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Evolution du SEDA : reprise des travaux

Les comités SEDA se sont arrêtés en 2018 après la publication de la version 2.1, mise à jour significative de la deuxième génération du standard. En 2019, les utilisations opérationnelles du SEDA ont fait émerger des points d’amélioration à cette version 2.1. Réunie au SIAF le 7 janvier dernier, l’édition 2020 du comité a dessiné les orientations de travail pour faire évoluer le standard. Voici son compte-rendu. 

Entités représentées

  • SIAF
  • Archives nationales
  • Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
  • Ministère des Armées (SHD et DPMA)
  • Vitam
  • BnF
  • Cines
  • Maarch
  • Arkhineo
  • Xdemat
  • API SAS
  • Mintika
  • Libriciel Scop

Ordre du jour

  • Besoins en termes d’évolution de la dernière version du SEDA 2.1 

  • Organisation du nouveau comité

Discussions 

La dernière version du SEDA 2.1 (juin 2018) a vocation à rester la version de référence pour l’archivage numérique en France. Sans évolution de sa structure fondamentale, elle mérite néanmoins un travail de retouche:

  • Mise à jour de la documentation (par des exemples d’utilisation et/ou des explicitations)

  • Evolution de balises ciblées (revoir la cardinalité par exemple)

  • L’ajout de balises dans le cas limité où les RETEX font apparaître un manque (ex. un « bénéficiaire » d’un dossier d’aide sociale), ou la précision de l’usage d’une balise pour un usage coordonné entre services.

  • Le dictionnaire des balises mériterait d’être valorisé.

L’idée de créer une cartographie des différentes versions du SEDA utilisées au sein des institutions a été émise. Il a également été proposé qu’un outil de migration soit systématiquement mis en place lors de la publication d’une nouvelle version du SEDA.

Typologie

Il serait intéressant de produire des listes de métadonnées (techniques et de gestion) minimales selon le type de contenu que l’on traite : audiovisuel (images, vidéos, enregistrements sonores, etc.), mails. Pour les données structurées en revanche cela s’avère plus compliqué, cela relèverait plutôt d’un travail prospectif à plus long terme.

Référentiels

Les besoins diffèrent selon les communautés d’utilisateurs (Ministères, collectivités…). On observe souvent la création de référentiels locaux qui peuvent nuire à une utilisation généralisée du SEDA. Il faut encourager l’utilisation des référentiels existants et mieux les signaler.

Besoin de publication de listes de codes, par exemple sur les restrictions d’accès et DUA quand elles ne sont pas exprimées en durée.

Possibilité de faire un référentiel commun de durées de DUA pour les collectivités ? Cela semble difficile car la DUA peut dépendre de la politique d’archivage du producteur.

Ouvrir le format du standard 

Le schéma conceptuel du SEDA a été pensé pour du XML. Or certains formats comme le JSON peuvent être plus appropriés pour appréhender les objets.

Question : est-il possible d’admettre les deux formats (ou plus), tout en garantissant leur adhérence ?

🡺A étudier de manière prospective. Le Cines, qui a développé un générateur de profils, a travaillé sur un schéma de l’ensemble du SEDA en JSON. Le JSON est généré manuellement mais vérifiable par l’intermédiaire d’un parser.

Concernant, les profils d’archivage, comment faire évoluer l’outil Sherpa : versions du SEDA, validation des profils ?

🡺Questions qui seront à clarifier aux cours des prochaines discussions.

N. B.: une feuille de route sur les outils du SIAF est en cours d’élaboration en interne. Elle prend en compte Sherpa, l’outil en ligne d’aide à la création de profils (en SEDA 2.0).

La volonté que Resip puisse générer un profil une fois que le manifeste est créé a été évoquée.

La formation et la documentation

Le constat est partagé que le standard peut sembler d’un abord complexe et susciter des réticences chez les utilisateurs. La majorité des parties prenantes du comité a eu l’occasion de faire des formations ou de produire de la documentation (Vitam particulièrement).

🡺 La mise en commun de ces expériences serait bénéfique. Il faudrait produire une documentation à deux niveaux, un premier présentant les grands principes du SEDA, son intérêt etc. et un second plus expert avec un accès facilité cependant.

A ce sujet, la page web dédiée au SEDA nécessite des corrections, des mises à jour et une amélioration de la mise à disposition (exemple : URL pérenne pour le xsd) des schémas et des feuilles de style.

Un volet prospectif

Pour anticiper l’impact sur le SEDA de l’aboutissement des chantiers d’envergure pour la description archivistique que sont le modèle conceptuel Records in Context, lié à l’EAD, ainsi que le Fichier national d’entités (FNE), référentiel national d’autorités partagé.

Relevé de décisions 

  • Tout ce qui concerne le site SEDA en général relève de la responsabilité du SIAF (site adossé au portail France Archives).

  • Organisation d’un espace de travail pour le partage des documents.

  • Constitution de groupes de travail dédiés à des thématiques spécifiques, coordonnés par le Bureau de l’archivage numérique, des normes et des référentiels du SIAF : 

  • un groupe dédié à l’évolution des balises
  • un groupe consacré aux questions des évolutions techniques du SEDA : interopérabilité, ouverture au JSON etc.
  • un groupe de réflexion sur la formation/information autour du SEDA (mise en commun des expériences et des supports, travail sur les supports, révision de la présentation du dictionnaire des balises).
  • un groupe de prospective, chargé notamment de la veille sur l’avancée des projets RiC / FNE, l’évaluation de l’impact pour le SEDA.

Compte-tenu des mesures de confinement actuelles, la réunion du groupe de travail sur les balises, initialement prévue pour le 1er avril, a été reportée à une date pour le moment inderteminée. A suivre ! 

Publication de la norme Z 44-022 (MEDONA) issue du SEDA

Depuis 2006, les Archives de France maintiennent et font évoluer un
Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) en s’appuyant sur
un comité de gouvernance rassemblant l’ensemble des communautés
(archivistes, informaticiens, privés, publics) intéressées par le sujet.
Ce standard, conçu initialement en collaboration avec l’ancienne
Direction générale à la modernisation de l’état (DGME) permet de
normaliser les échanges entre applications métier (systèmes
d’information) et systèmes d’archivage numérique avec un double objectif
: pouvoir automatiser les échanges et pouvoir permettre aux systèmes de
se « comprendre » entre eux (objectif d’interopérabilité nécessaire pour
ensuite permettre la récupération ou réversibilité d’un système à
l’autre des fichiers archivés). Ce standard est par conséquent inscrit
dans le référentiel général d’interopérabilité (RGI).

En 2012, le SIAF a engagé une démarche de normalisation du SEDA à partir
de la version 1.0. Cette démarche était souhaitée tant par les services
d’archives publics, les prestataires de tiers archivage ayant obtenu
l’agrément du ministère pour la conservation d’archives publiques
numériques pendant l’âge courant et intermédiaire, les éditeurs de
solutions logicielles.

Ce travail de normalisation s’est effectué dans le cadre de l’Afnor au
sein de la commission de normalisation sur l’interopérabilité technique
(CN46-4).   Des liaisons ont également été établies avec la commission
de normalisation 171 « Applications pour l’archivage et la gestion du
cycle de vie du document », et la CN46-11 « Archives / Gestion des
documents d’activité ».

MEDONA apporte un cadre normatif pour les différents échanges
d’informations (données comme métadonnées) entre le Service d’archives
et ses partenaires. Les échanges entre plusieurs services en charge des
archives (services intégrés dans les organisations, services publics
d’archives, prestataires d’archivage) sont également concernés. La
présente norme définit des diagrammes d’activités et des modèles de
données selon le formalisme UML. Les échanges se traduisent par des
messages formalisés par des schémas XML. La norme apporte des éléments
utiles pour la construction d’applications ou de modules complémentaires
aux applications existantes en amont et en aval des messages. Elle
indique en particulier les informations nécessaires que ces applications
doivent gérer. Ces informations seront utilisées pour générer ou
recevoir les messages, par mise en correspondance entre le modèle de
données des applications et les schémas XML.

En parallèle de ce travail de normalisation, le SEDA devra faire l’objet
d’une nouvelle version afin de le rendre compatible avec la norme
MEDONA. Ce travail s’inscrit dans un environnement technique qui a
beaucoup évolué depuis 2006 (l’EAD est en cours de révision, les
standards de la bibliothèque du Congrès PREMIS et METS se sont
stabilisés et bénéficient d’expériences diverses). Dans ce nouveau
contexte, les choix du départ doivent être reconsidérés. Cette activité
sera celle du comité de pilotage pour 2014. Ce travail s’inscrit par
ailleurs dans l’évolution du référentiel général d’interopérabilité
(version 2) piloté par la DISIC (Direction interministérielle des
systèmes d’information et de communication).

La norme Afnor NF
Z44-022 MEDONA – Modélisation des échanges de données pour l’archivage est disponible à l’adresse suivante :

http://www.boutique.afnor.org/norme/nf-z44-022/medona-modelisation-des-echanges-de-donnees-pour-l-archivage/article/814057/fa179927.