Télétravailler durant le confinement – retour sur le lab « Prospective numérique » du 07/04

Aussi inspiré que contraint par les circonstances actuelles, le lab « Prospective numérique » du mois d’avril s’est tenu en ligne sur le sujet du télétravail pendant le confinement. Les participants ont été invités à partager leur expérience du travail à distance pendant cette période de crise.

Technique, es-tu là ?

Postes informatiques, outils de partage (visio, réseau partagé), outils de travail (solution logicielles, suites bureautiques adaptées), connexion internet etc., voilà autant de prérequis techniques indispensables au télétravail mais qui, de l’expérience des participants, sont inégalement au rendez-vous. La préparation du télétravail représentait un atout décisif dans la mise en place des moyens techniques. Les agents qui connaissaient déjà une situation de télétravail régulière avant la crise Covid disposaient d’outils plus fonctionnels. Pour certains, les grèves du mois de décembre avaient aussi été l’occasion de tester le télétravail. Mais dans la majorité des cas, la situation a demandé une grande capacité d’adaptation aussi bien au niveau individuel que collectif.

Le télétravail généralisé est l’occasion d’éprouver des applications de travail collaboratif. La visioconférence est incontournable et les outils de partage comme la suite framasoft, les applications type Slack sont légion. Cependant, l’utilisation de ces outils s’est vite heurtée à deux freins : l’accès à ces derniers (les plus performants sont souvent ceux qui requièrent une licence dont ne disposent pas les agents au titre du service) et la sécurité qu’ils garantissent pour les données qui y transitent, ce dernier aspect étant malheureusement souvent mis de côté pour garantir la continuité des activités.

Source : mediacommons.org

Bien souvent, lorsque les agents sont équipés de postes nomades professionnels, ces derniers se révèlent insuffisamment calibrés pour le télétravail (paramétrage des micros, versions obsolètes des navigateurs) si bien que leurs utilisateurs recourent à des postes personnels (conserver de vieux appareils peut s’avérer salutaire) accentuant les problèmes de sécurité et de gestion des documents qui transitent d’un support à un autre sous de multiples copies. La situation invite donc à repenser le records management, en appliquant les mesures de « bonne hygiène » documentaire afin de ne pas avoir à faire « la chasse aux documents finaux », une fois la situation de crise levée.  

Calendrier, emploi du temps : une recomposition difficile

L’annonce d’un confinement strict sur une période vraisemblablement amenée à se prolonger a bouleversé les calendriers (projets ralentis voire à l’arrêt, épreuves de concours redéfinies etc.) avec parfois des impacts budgétaires importants.

Crise mise à part, le confinement a laissé entrevoir l’opportunité de réaliser (enfin) certaines « tâches de fond », autrement dit des projets, des missions demandant disponibilité et concentration et finissant toujours sacrifiés sur l’autel de la priorisation, comme la formation par exemple, de nombreux cours étant à disposition en ligne (plateforme Fun etc.). Dans les faits et selon les profils, cette opportunité peut réellement être saisie, mais dans la plupart des cas, elle est passée au second plan au-fur-et-à-mesure que l’organisation du travail à distance s’est améliorée, notamment grâce à la prise en main des outils de visioconférence qui ont permis de reprogrammer un bon nombre de réunions en ligne.

La frontière domicile/bureau ayant été brouillée, il est difficile de maintenir le rythme que la distinction de ces espaces permettait, entraînant par là une désynchronisation du temps de travail avec celui de ses collègues, ses partenaires en fonction de la vie familiale de chacun.  Les agents avec des enfants scolarisés tout particulièrement doivent jongler avec un nombre plus grand de sollicitations qui aboutissent à une journée fragmentée du point de vue des tâches. Au contraire, les journées peuvent être perçues dans certains cas comme de « longs tunnels » quand bien même les tâches à réaliser ne manquent pas. La disponibilité intellectuelle est quoi qu’il en soit moindre et les leviers de motivation plus compliqués à actionner.  

Repenser le management et les procédures

La situation de télétravail implique in fine de revoir nos pratiques de management, celles appliquées non seulement aux autres mais aussi à soi en tenant compte des nouvelles contraintes. Là encore, la question est étroitement liée à la technique, ce qu’elle permet ou non. Il faut par exemple revoir des procédures entières pour certaines missions non dématérialisées comme c’est le cas pour la la signature des dérogations au SIAF par exemple, ce qui peut être chronophage. 

Le travail à distance agit finalement dans bien des cas comme un révélateur de difficultés préexistantes, bien plus qu’il n’en crée. Ainsi les règles de bon fonctionnement d’une réunion ne sont jamais autant d’actualité que lorsqu’elle se tient en ligne : importance d’avoir un ordre du jour précis, de maîtriser le temps et de distribuer la parole.

Le reporting peut compenser la perte de suivi direct des activités tant qu’il est utilisé avec mesure, au risque de devenir contre-productif.

Maintenir le lien

Le maintien du lien entre les agents, entre les institutions et leurs publics reste primordial : assurer la relation au travail mais aussi le moral des troupes, s’informer de la santé de chacun, prendre tout simplement des nouvelles. Pour cela, la création d’espaces de sociabilité virtuelle, parfois transpositions fidèles de la salle de pause, a été plébiscitée via des applications comme Slack ou Webex Teams avec une mise en place de rendez-vous réguliers pour rythmer les journées et les semaines. Cependant, si les outils collaboratifs et/ ou de communication en ligne permettent de maintenir un lien entre les personnes ainsi qu’une certaine forme de sociabilité, il ne se substitue jamais à la qualité des échanges en direct, notamment via des signaux que ne sauraient transmettre les écrans, idem pour la germination d’idées qui a du mal à opérer à distance.

L’attention portée à cet aspect aura quoi qu’il en soit son importance dans la reprise de l’activité.

Quels enseignements ?

Bien plus que la maîtrise des raccourcis clavier pour activer/couper son micro ou sa caméra (pour rappel : respectivement Alt+A et Alt+V), les enseignements à tirer de cette expérience sont nombreux et d’autant plus importants que les situations de crise sont amenées à se répéter. Pour beaucoup, l’anticipation reste le meilleur atout pour que le travail à distance puisse se dérouler dans de bonnes conditions. Cette période aura permis d’éprouver des réflexes, des solutions (aussi bien pratiques que logicielles) qui gagneront à être pérenniser dans le fonctionnement des institutions. Il demeure quoi qu’il en soit que le télétravail sur le long terme ne saurait se substituer au travail sur place mais il s’avère plus que jamais nécessaire de l’intégrer aux stratégies des services.

Liens utiles

Evolution du SEDA : reprise des travaux

Les comités SEDA se sont arrêtés en 2018 après la publication de la version 2.1, mise à jour significative de la deuxième génération du standard. En 2019, les utilisations opérationnelles du SEDA ont fait émerger des points d’amélioration à cette version 2.1. Réunie au SIAF le 7 janvier dernier, l’édition 2020 du comité a dessiné les orientations de travail pour faire évoluer le standard. Voici son compte-rendu. 

Entités représentées

  • SIAF
  • Archives nationales
  • Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
  • Ministère des Armées (SHD et DPMA)
  • Vitam
  • BnF
  • Cines
  • Maarch
  • Arkhineo
  • Xdemat
  • API SAS
  • Mintika
  • Libriciel Scop

Ordre du jour

  • Besoins en termes d’évolution de la dernière version du SEDA 2.1 

  • Organisation du nouveau comité

Discussions 

La dernière version du SEDA 2.1 (juin 2018) a vocation à rester la version de référence pour l’archivage numérique en France. Sans évolution de sa structure fondamentale, elle mérite néanmoins un travail de retouche:

  • Mise à jour de la documentation (par des exemples d’utilisation et/ou des explicitations)

  • Evolution de balises ciblées (revoir la cardinalité par exemple)

  • L’ajout de balises dans le cas limité où les RETEX font apparaître un manque (ex. un « bénéficiaire » d’un dossier d’aide sociale), ou la précision de l’usage d’une balise pour un usage coordonné entre services.

  • Le dictionnaire des balises mériterait d’être valorisé.

L’idée de créer une cartographie des différentes versions du SEDA utilisées au sein des institutions a été émise. Il a également été proposé qu’un outil de migration soit systématiquement mis en place lors de la publication d’une nouvelle version du SEDA.

Typologie

Il serait intéressant de produire des listes de métadonnées (techniques et de gestion) minimales selon le type de contenu que l’on traite : audiovisuel (images, vidéos, enregistrements sonores, etc.), mails. Pour les données structurées en revanche cela s’avère plus compliqué, cela relèverait plutôt d’un travail prospectif à plus long terme.

Référentiels

Les besoins diffèrent selon les communautés d’utilisateurs (Ministères, collectivités…). On observe souvent la création de référentiels locaux qui peuvent nuire à une utilisation généralisée du SEDA. Il faut encourager l’utilisation des référentiels existants et mieux les signaler.

Besoin de publication de listes de codes, par exemple sur les restrictions d’accès et DUA quand elles ne sont pas exprimées en durée.

Possibilité de faire un référentiel commun de durées de DUA pour les collectivités ? Cela semble difficile car la DUA peut dépendre de la politique d’archivage du producteur.

Ouvrir le format du standard 

Le schéma conceptuel du SEDA a été pensé pour du XML. Or certains formats comme le JSON peuvent être plus appropriés pour appréhender les objets.

Question : est-il possible d’admettre les deux formats (ou plus), tout en garantissant leur adhérence ?

🡺A étudier de manière prospective. Le Cines, qui a développé un générateur de profils, a travaillé sur un schéma de l’ensemble du SEDA en JSON. Le JSON est généré manuellement mais vérifiable par l’intermédiaire d’un parser.

Concernant, les profils d’archivage, comment faire évoluer l’outil Sherpa : versions du SEDA, validation des profils ?

🡺Questions qui seront à clarifier aux cours des prochaines discussions.

N. B.: une feuille de route sur les outils du SIAF est en cours d’élaboration en interne. Elle prend en compte Sherpa, l’outil en ligne d’aide à la création de profils (en SEDA 2.0).

La volonté que Resip puisse générer un profil une fois que le manifeste est créé a été évoquée.

La formation et la documentation

Le constat est partagé que le standard peut sembler d’un abord complexe et susciter des réticences chez les utilisateurs. La majorité des parties prenantes du comité a eu l’occasion de faire des formations ou de produire de la documentation (Vitam particulièrement).

🡺 La mise en commun de ces expériences serait bénéfique. Il faudrait produire une documentation à deux niveaux, un premier présentant les grands principes du SEDA, son intérêt etc. et un second plus expert avec un accès facilité cependant.

A ce sujet, la page web dédiée au SEDA nécessite des corrections, des mises à jour et une amélioration de la mise à disposition (exemple : URL pérenne pour le xsd) des schémas et des feuilles de style.

Un volet prospectif

Pour anticiper l’impact sur le SEDA de l’aboutissement des chantiers d’envergure pour la description archivistique que sont le modèle conceptuel Records in Context, lié à l’EAD, ainsi que le Fichier national d’entités (FNE), référentiel national d’autorités partagé.

Relevé de décisions 

  • Tout ce qui concerne le site SEDA en général relève de la responsabilité du SIAF (site adossé au portail France Archives).

  • Organisation d’un espace de travail pour le partage des documents.

  • Constitution de groupes de travail dédiés à des thématiques spécifiques, coordonnés par le Bureau de l’archivage numérique, des normes et des référentiels du SIAF : 

  • un groupe dédié à l’évolution des balises
  • un groupe consacré aux questions des évolutions techniques du SEDA : interopérabilité, ouverture au JSON etc.
  • un groupe de réflexion sur la formation/information autour du SEDA (mise en commun des expériences et des supports, travail sur les supports, révision de la présentation du dictionnaire des balises).
  • un groupe de prospective, chargé notamment de la veille sur l’avancée des projets RiC / FNE, l’évaluation de l’impact pour le SEDA.

Compte-tenu des mesures de confinement actuelles, la réunion du groupe de travail sur les balises, initialement prévue pour le 1er avril, a été reportée à une date pour le moment inderteminée. A suivre ! 

Les Nouveaux paradigmes de l’archive : retour en trois questions sur la première saison

Alors que s’ouvre ce lundi 24 février matin la deuxième saison des Nouveaux paradigmes de l’archive dont le thème sera l' »actualité des théories et pratiques professionnelles entre convergences numériques et spécificités des missions historiques », Claire Scopsi (CNAM) et Françoise Lemaire (Archives nationales), membres du conseil scientifique, ont accepté de faire un retour en trois questions sur la richesse des échanges et les perspectives issues de la saison 2019.

Bannière du blog Les Nouveaux paradigmes de l’archive

Pouvez-vous nous présenter le séminaire Nouveaux paradigmes de l’archive ?

Le séminaire Nouveaux paradigmes de l’archive existe depuis janvier 2019. Il résulte du partenariat du Labex Hastec, des Archives Nationales et du laboratoire de recherche Dicen-IDF du Cnam. Nous voulions renforcer la coopération entre les professionnels des archives et les experts du numérique pour mettre en commun nos vocabulaires, nos méthodes et nos réseaux autour de questionnements partagés. C’est ainsi que nous pouvons solliciter des professionnels variés : des chercheurs en sciences de l’information et de la communication et des archivistes bien sûr mais aussi des historiens, des ingénieurs ou des juristes. Le public est aussi divers. Nous avons accueilli des étudiants de master et doctorat, des chercheurs et de nombreux professionnels du patrimoine. Le comité scientifique du séminaire établit chaque année un programme thématique permettant à ces différents profils de réfléchir ensemble aux disruptions liées au numérique et à ses usages, en s’éclairant mutuellement.

Nous sommes très heureux d’accueillir en 2020 un nouveau partenaire, l’École Nationale des Chartes, qui vient élargir le réseau et compléter nos points de vue.

Le numérique brouille les frontières entre les métiers, les filières de traitement et constitue un objet inscrit au cœur de la stratégie des grands établissements patrimoniaux qui doivent être en mesure d’anticiper pour définir leurs politiques de préservation et d’offre de services. Les établissements d’enseignement doivent relever le défi d’adapter leur offre de formation. Disposer d’un espace d’échanges prospectifs et interdisciplinaire est vital. C’est ce qu’offre le séminaire.

Quel bilan tirez-vous des sessions de l’année 2019 ?

Le premier constat, est que quelles que soient nos approches, nous avions des besoins communs… comme nous faire expliquer à quoi sert et comment fonctionne une blockchain[1] par exemple ! Schématiquement nous avons mené 3 types de séances : d’une part une confrontation de nos terminologies et de nos concepts que nous prolongeons en 2020[2]. Puis des séances ciblant les innovations et les ruptures comme le traitement des données de masse, les nouvelles formes de narration ou la mise en ligne des instruments de recherche. Mais nous avons également tenu à souligner la permanence des missions des archivistes. La preuve, ou l’élimination sont des exemples de ces missions qu’il faut faire perdurer en reconfigurant les méthodes autour des nouveaux outils. Cette tension entre permanence et rupture qui caractérise la période actuelle constitue l’ossature du séminaire. L’historique des techniques de traitement documentaire, des normes, des outils informatiques et du web est aussi apparu comme un champ indispensable à analyser si l’on veut concevoir des stratégies pour le numérique alors que celui-ci nous tourne irrépressiblement vers le futur.

[1] Séance du 22 mai 2019 : Permanence des missions et nouvelles techniques de la preuve

[2] Séance du 24 février 2020 : table ronde : Données, métadonnées, documents ? Questions sémantiques

 

Quelle direction pour ce rendez-vous en 2020 ?

Le séminaire se tient alternativement au Cnam à Paris et aux Archives Nationales à Pierrefitte (et bientôt aussi à l’École des Chartes). Mais nous voulions ouvrir les contributions plus largement en les captant et en les diffusant rapidement sur notre web. C’est une expérience réussie, car en deux mois, ce mode d’accès a trouvé son public : Nous comptabilisons en 2019 plus de 6000 consultations de 15 minutes (une intervention) à plus d’une heure pour 17 contributions. Cela nous a donné l’envie de développer cette approche. Au-delà d’un service de « rattrapage » des conférences, nous allons proposer des accès thématiques qui valoriseront ces vidéos sous forme de base de connaissances.

Un grand merci à Claire Scopsi et Françoise Lemaire pour leur retour. Pour suivre l’actualité du séminaire, rendez-vous sur Les Nouveaux paradigmes de l’archive.

Réinformatisation des archives départementales (2011-2018) : bilan et perspectives 3/3

Cette étude est publiée en 3 parties :

  1. L’enquête SIAF 2018

  2. Les situations avant les réinformatisations

  3. Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Partie 3 : Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Le projet de réinformatisation

Les motivations du projet

Il était demandé de classer par ordre de priorité les motivations suivantes :

  • Utiliser de nouvelles fonctionnalités

  • Simplifier le système d’information (par exemple en ayant moins d’outils à utiliser et/ou à maintenir)

  • Prendre en compte les normes et standards

  • Utiliser un produit « ouvert » (c’est-à-dire offrant des formats de données interopérables et dont les spécifications techniques sont publiques, mais pas nécessairement open source)

  • Bénéficier d’une ergonomie plus agréable

  • Pallier l’obsolescence d’un produit (arrêt du suivi et/ou de la maintenance)

  • Sortir de dysfonctionnements répétés

  • Autres (préciser)

En concentrant l’analyse sur les priorités 1, 2 et 3 de chaque service, il en ressort que :

  1. L’acquisition de nouvelles fonctionnalités est une priorité majeure pour 80% des services : 9 l’ont placé en priorité 1, 4 en priorité 2 et 8 en priorité 3;

  2. 14 ont eu un souhait fort de simplification du système d’information : 6 en priorité 1, 7 en priorité 2 et 1 en priorité 3;

  3. Pallier à l’obsolescence du produit existant était un impératif pour 10 services, dont 6 en priorité 1;

  4. La prise en compte des normes est également importante pour 17 services : 5 en priorité 1, 8 en priorité 2 et 4 en priorité 3;

  5. L’ergonomie semblait à améliorer pour 11 autres, en priorité 2 ou 3;

  6. L’utilisation d’un produit ouvert n’est apparue en priorité 2 ou 3 que pour 4 services;

  7. Sortir des dysfonctionnements répétés n’est apparu en priorité 2 que pour un service.

Parmi les facteurs d’explication apportés au cours des échanges, les nouvelles fonctionnalités souhaitées concernent essentiellement la publication ou les liens avec l’archivage électronique. Pour des services informatisés jusque-là en mode base de données avec des instruments de recherche généralement peu structurés, l’importance de la prise en compte des normes et standards est de facto plus importante. Pour ce qui concerne l’obsolescence, l’alerte pouvait avoir été donnée par les services informatiques.

Globalement, il est recherché une chaîne fluide entre production et diffusion.

La gestion du projet

Les projets de réinformatisation ont des durées variables, de deux ans en moyenne, avec des extensions significatives lorsque plusieurs phases s’enchaînent comme en Savoie ou que des aléas se produisent. Ainsi, le département du Jura a dû procéder à une réinstallation tandis que l’Indre-et-Loire a dû faire face à des retards de livraison. Des événements RH ou des paramètres budgétaires, peuvent accentuer les intervalles entre la phase d’étude et le lancement du marché d’acquisition par la collectivité.

L’analyse des coûts s’avère assez difficile vu l’amplitude des montants d’acquisition, qui va de 22 942 euros à 253 195 HT pour l’un des produits et de 50 000 à 187 000 euros TTC pour un autre sans corrélation forte avec la taille de la collectivité. De même, les coûts de maintenance peuvent aller de 5 000 euros par an à 48 000 euros -mais incluant dans ce dernier cas l’hébergement des données. Cet aspect n’est pas anodin, il a pu en effet conduire certains départements à vouloir réinternaliser l’hébergement, la conséquence étant une charge de suivi par le service archives et/ou la direction informatique plus importante que lorsque tout était externalisé.

Côté direction informatique, les moyens mis à disposition se traduisent généralement par une personne ayant le service d’archives au sein d’un portefeuille de suivi de projets. Côté service d’archives, il faut distinguer le suivi « quotidien », du suivi spécifique du projet. En mode courant, la moyenne se situe autour de deux personnes constituant l’équivalent d’un ETP. Il s’agit souvent du directeur ou de son adjoint ainsi que d’une autre personne plus opérationnelle, chargée par ailleurs d’autres missions. Les e-archivistes ou chefs de projet dédiés existent dans plusieurs cas et même dans deux cas un service ad hoc. Pendant le projet, ce noyau s’étoffe toutefois pour atteindre 8 à 10 personnes sollicitées pour la réflexion préalable, la reprise des données ou encore des tests.

Périmètre et organisation du projet

Le périmètre fonctionnel choisi englobe la plupart du temps toutes les fonctions. Lorsque des modules du produit initial n’étaient pas utilisés, l’impression dégagée par le projet est plutôt celle d’une primo informatisation que d’une réinformatisation.

La question posée lors de l’enquête tendait à déterminer si le changement de système d’information faisait suite ou s’accompagnait d’une réflexion ou d’échanges internes sur tout ou partie des fonctionnalités couvertes par le système d’information, sur les articulations possibles avec l’archivage numérique.

Dans au moins 16 cas, des échanges de points de vue ont été organisés au préalable. Cette réflexion n’a inclus une articulation avec l’archivage électronique que dans quelques situations : dans les intitulés des CCTP collectés, un seul département fait apparaître explicitement la notion d’archivage électronique en lien avec le système d’information archivistique (SIA). Dans 12 cas c’est le terme de gestion qui est privilégié, couplé ou non avec d’autres notions comme la communication, la description ou encore la mise en ligne.

Il est constaté un écart entre l’idéal souhaité (une seule chaîne de traitement quels que soient les types d’archives) et l’organisation adoptée au moment de la mise en place effective : cette dernière est tributaire de facteurs tels que l’absence de connecteurs dans le cas de l’archivage électronique, le manque de fonctionnalités jugées adéquates pour la bibliothèque ou encore la préexistence de projets mutualisés soit en archivage électronique soit en bibliothèque.

Reprise des données

Les stratégies de reprise des données s’avèrent très différentes d’un service à un autre.

En ce qui concerne le choix des données, le récolement lorsqu’il est considéré comme fiable, est récupéré tout comme les instruments de recherche tandis que les inscriptions lecteurs et les communications sont plutôt reprises partiellement : par exemple, seule l’année en cours est prise en compte, des exports et des sauvegardes étant réalisés pour pouvoir se référer le cas échéant aux informations antérieures.

La rétroconversion des instruments de recherche a pris une tournure particulièrement active à travers des marchés dédiés, antérieurs ou parallèles, dans au moins huit services.

 

Le nouveau système d’information archivistique

Adaptation aux besoins

Globalement, les produits acquis correspondent aux attentes des utilisateurs. Dans deux services toutefois, la mise en œuvre du projet de réinformatisation n’a pas rencontré une adhésion des équipes, pour des questions techniques inhérentes au produit ou de conduite du changement spécifiques au service.

Dans tous les cas, des améliorations restent demandées ou envisagées, particulièrement dans les procédés de constitution des instruments de recherche, le temps de chargement des écrans successifs, les fonctions d’import/export. Quand elles existent, celles-ci gagneraient selon les utilisateurs à être perfectionnées. Ainsi, certains produits ne sont pas en capacité de gérer des imports volumineux, ne permettent pas plusieurs imports et exports successifs sans risque de fragilisation, ont des difficultés à gérer des imports provenant d’autres outils, ou encore limitent les niveaux créés après import.

La gestion des référentiels type thesaurus peut s’avérer également compliquée par exemple pour y rajouter des éléments nouveaux.

Enfin, la mise en cohérence dans le cas de différents modules entre la partie dite gestion par les éditeurs comprenant la production des instruments de recherche et la partie dite diffusion reste à perfectionner. Pour ce dernier domaine, la capacité à traiter de gros volumes est recherchée par les utilisateurs.

Prise en compte des archives électroniques dans les différentes fonctions

L’enquête posait systématiquement la question de savoir si les archives électroniques étaient prises en compte à chaque étape de la chaîne de traitement.

La prise en compte des archives numériques est fréquente pour les fonctions « description », pour les fonctions « gestion » elle est quasi exclusivement limitée au registre d’entrée.

Production des instruments de recherche

Dans les services où les agents utilisaient de façon privilégiée l’import à partir de tableur, le changement de produit a peu d’incidence sur les pratiques de saisie. Les éventuelles lourdeurs d’utilisation directe du logiciel sont d’autant plus facilement acceptées qu’il existe une alternative. Il est possible de dégager deux axes de pratiques : saisie directe dans le cas de petits instruments de recherche et/ou à la structure complexe, saisie via import depuis un tableur lorsque les instruments de recherche concernent des ensembles sériels. Plusieurs départements ont maintenu par ailleurs la possibilité d’importer des instruments de recherche produits via des éditeurs XML, il peut donc exister jusqu’à trois canaux de production. Tout est fédéré dans le produit acquis et harmonisé avant export pour publication.

L’enquête a cherché à savoir si la solution logicielle choisie permettait d’utiliser les normes de description des documents (ISAD-G) , des producteurs d’archives, ISAAR-CPF) et l’EAD, déclinaison en XML de l’ISAD-G , et dans quelle mesure.

Il en ressort que la conformité à la norme ISAD-G est convenable, même si certains produits ne permettent pas la gestion de la totalité des éléments EAD : certaines rubriques sont visibles mais non alimentables dans un logiciel, au nombre de caractères limités dans un autre.

La situation est moins bonne pour ISAAR-CPF, avec des limitations fortes, variables suivant les logiciels : pas de visibilité des notices pour les utilisateurs, pas d’import ou d’export, pas de relations hiérarchiques ou même, dans l’interface utilisateur, pas de possibilité de recherche sur les producteurs.

La norme relative aux fonctions a été mentionnée par trois services : deux pour regretter que cette dimension ne soit pas prise en compte dans les produits acquis (différent pour chacun d’eux), le troisième pour se réjouir d’avoir contribué à l’incorporation effective de ces aspects dans les caractéristiques d’un logiciel récent.

Indexation

L’enquête s’intéressait à l’utilisation de vocabulaires contrôlés type thesaurus ou listes d’autorité et de référentiels. Les réponses indiquent le plus souvent une démarche d’implémentation dans les produits acquis des référentiels réglementaires et « maison » quand ils existent. À cette occasion, est souvent pratiquée une démarche de lissage et d’alignement entre des vocabulaires ayant des objets voisins.

La cible stratégique de chaque service est plus difficile à identifier. Des services parient sur la puissance des recherches « plein texte », dans d’autres un effort particulier a été porté sur l’indexation géographique en lien avec l’interrogation sur les collections numérisées.

Format des Instruments de recherche

Tous les répondants indiquent au moins une production pivot en XML-EAD, soit une amélioration de l’interopérabilité des données par rapport à la situation antérieure. Toutefois, les réponses distinguent peu la notion de format de production de celle de publication. Le format tableur reste utilisé soit comme préalable à l’import soit comme format de modification. Le support papier reste préféré pour la salle de lecture dans quatre cas signalés explicitement.

Note méthodologique : l’évolution des instruments de recherche vers plus de conformité aux normes de description a pu s’amorcer en dehors du projet de réinformatisation, notamment à travers des opérations de rétroconversion antérieures ou parallèles.

Publication et interrogation des instruments de recherche

La volonté exprimée à de multiples reprises est d’effectuer un véritable « bond » dans la quantité d’instruments de recherche mis à disposition.

Le mode de publication adopté est l’XML-EAD, souvent doublé par du PDF : l’argument du « confort » du lecteur étant alors avancé. Dans plusieurs services, les PDF de l’alimentation initiale sont toutefois enlevés au fur et à mesure que les instruments de recherche en format XML-EAD sont produits (de manière native ou dans une opération de rétroconversion plus générale).

Les entrepôts de données moissonnables OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) ont été évoqués mais seuls cinq semblent en activité. Trois autres sont prévus, deux sont existants mais pas encore utilisés à la date de l’interview : cela correspond à moins de la moitié des services enquêtés. Les mises en service dans le cadre de partage de données pour un ensemble de bibliothèques semblent avoir été plus aisées que les expérimentations d’envoi automatisé vers le portail national France Archives.

Les modes d’interrogation les plus fréquemment retenus sont : la recherche dite simple « à la Google », la navigation au sein d’arborescence, des formulaires dédiés à une thématique, en plus ou moins grand nombre.

Fonctions liées à la bibliothèque

Le changement de système d’information archivistique a concerné ces fonctions dans moins de la moitié des cas et pas obligatoirement avec le même produit que celui choisi pour traiter des fonctions archivistiques.

Dans les services où un logiciel spécialisé était utilisé (Orphée, Aloes, Loris, JLB, Alexandrie, Horizon ou encore PMB), un changement n’est intervenu que dans deux cas, dont l’un pour un autre logiciel spécialisé, signe que les fonctions « bibliothèques » proposées par les produits dits « archives » restent en deçà des attentes.

Diffusion sur le web et services web

Tous les services d’archives disposent au moins de pages internet sur le site de leur collectivité départementale, plusieurs de sites dédiés : pour autant les fonctions sont plus ou moins étendues.

A la date de l’enquête, les services répondants ont tous, soit envoyé des fichiers à France Archives pour mise sur le portail national, soit prévu de le faire. Les actions vis-à-vis de portails internationaux se sont limitées en revanche au cadre de la Grande collecte.

Une question portait sur les réflexions ou expérimentations pour rendre les données archivistiques conformes aux standards du web sémantique : la réinformatisation semble un projet prioritaire et distinct, avec ce travail sur les données remis à plus tard.

Le sujet des identifiants pérennes préoccupe plusieurs services. Des identifiants Ark ont pu être mis en place avec l’appui de l’éditeur mais dans un premier temps plutôt côté diffusion, pour répondre à une forte demande des associations de généalogistes. Dans les réinformatisations plus récentes, la question est posée dès le cahier des charges et la mise en place de ces identifiants au moment de la conception des instruments de recherche s’amorce.

 

Relations avec les éditeurs

Connaissance préalable des produits

Dans la mesure où les produits sont peu nombreux, la prise de connaissance préalable s’effectue généralement par la consultation de collègues, des visites de services voisins et des démonstrations.

Maintenance et propositions d’évolutions

Les formules actuellement utilisées pour gérer les évolutions et échanger avec les utilisateurs ne sont pas pléthoriques. Système de tickets pour les anomalies, outil web pour effectuer des suggestions voire les arbitrer, journées utilisateurs, ateliers.

Ces deux derniers systèmes, restent très appréciés des utilisateurs comme lieu d’échange privilégié même si les développements des éditeurs peinent à intégrer les suggestions d’évolution.



Synthèse : enjeux et attentes des réinformatisations

Pour les services d’archives

L’enjeu évoqué par Claire Sibille dans son article sur les instruments de recherche électroniques1 de développer des pratiques normalisées s’appuyant sur des standards afin d’obtenir des réservoirs d’information exploitables et partageables reste totalement d’actualité. On constate en effet une évolution significative vers l’utilisation de l’EAD au sein des services réinformatisés. De ce point de vue, l’enquête et les ateliers menés par la section des archivistes départementaux de l’AAF sur les sites internet des services départementaux d’archives dont les résultats ont été présentés lors des RASAD 2020 à Lyon confortent l’idée que toutes les améliorations proposées pour la recherche des internautes auront une efficacité accrue si les données sont produites dans les règles de l’art. Pour autant, la problématique de la qualité des métadonnées nécessiterait un approfondissement : il existe une prise de conscience à accentuer sur l’utilisation généralisée de référentiels partagés et la pratique d’une indexation adaptée au web sémantique. De même, la question de l’ouverture des données reste un chantier, comme celui de la mise en place d’identifiants pérennes.

La conduite du changement est en filigrane de tous les entretiens, avec les éléments de réussite suivants : travail en atelier, formations collectives, mise en place de procédures ou amélioration de celles existantes. La présence d’un site internet est sans surprise importante pour la motivation des équipes, pour rendre visible le travail réalisé dans le nouveau système d’information, sans découragement ni contournement.

Pour les professionnels des archives –et leurs partenaires informatiques–, les attentes s’orientent autour d’une réflexion collective partagée et d’un accompagnement à l’adoption de bonnes pratiques : la question de l’ouverture, de l’exploitabilité et de la qualité des données mises en ligne devient centrale à l’heure du web des données. Le « passage à l’échelle » nécessite certes des outils performants mais aussi des archivistes formés et disposant de ressources à jour.

Pour les éditeurs de logiciels et les entreprises de services numériques

Des actions de sensibilisation des éditeurs sur ces mêmes sujets de qualité et d’ouverture des données sont à mener afin que les besoins encore peu couverts en matière d’identifiants pérennes, d’outils d’import/export systématique, de « nettoyage » et d’enrichissement de la qualité des données trouvent des réponses techniques.

L’étroitesse et la fragmentation du marché engendrent des difficultés pour les éditeurs à investir dans la recherche et à préparer la transition vers le web sémantique : un véritable défi se présente donc pour trouver des moyens innovants d’accompagner l’avenir.

Pour l’administration des archives

Du côté du SIAF, cette enquête de terrain a permis de nourrir le Cadre stratégique commun de modernisation des archives 2020-2024, qui reprend et développe les objectifs des services réinformatisés : rendre les archives numériques aisément consultables et exploitables, encourager et développer la recherche sur l’information numérique, promouvoir l’utilisation d’autorités et de référentiels partagés, favoriser l’interopérabilité entre systèmes métier et systèmes d’archivage électronique, systématiser et renforcer la formation des archivistes notamment dans le domaine du numérique.

 

Et maintenant ?

Pour faciliter l’émergence de réponses concrètes aux besoins exprimés lors de l’enquête et des séminaires, le SIAF a lancé un appel à participer à des travaux collectifs : la rédaction d’un guide d’indexation, l’identification des fonctionnalités socles à prendre en compte aujourd’hui par les éditeurs de logiciels ou l’étude et le choix de référentiels extérieurs que pourraient utiliser les services d’archives pour une indexation plus rapide et mieux visible du web sémantique. D’ores et déjà, les volontaires ne manquent pas, gage de débouchés fructueux.



1Sibille Claire. Les instruments de recherche électroniques. In: La Gazette des archives, n°204, 2006-4. Les archives en France. pp. 131-150. DOI : https://doi.org/10.3406/gazar.2006.3831

Réinformatisation des archives départementales (2011-2018) : bilan et perspectives 2/3

Cette étude est publiée en 3 parties :

  1. L’enquête SIAF 2018

  2. Les situations avant les réinformatisations

  3. Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Partie 2 : les situations avant les réinformatisations

Résultats et premières analyses

Les axes forts de l’enquête comprenaient la description de l’utilisation des différentes fonctions avant et après la ré-informatisation, les motivations, les moyens humains et financiers, la reprise des données ainsi que l’adaptation du nouveau produit aux besoins.

Sur les 26 services ayant répondu, 50% utilisaient l’ensemble des fonctionnalités acquises. Pour certaines fonctions, plusieurs produits pouvaient être mis en œuvre de façon parallèle.

Les fonctions dites de gestion

Pour l’enquête, cette famille de fonctionnalités était constituée des aspects entrée, gestion du récolement et/ou des espaces, prêts et/ou communications administratives ainsi que salle de lecture. Elle ne correspond pas forcément à la partie « gestion » des éditeurs, qui incorpore souvent la production des instruments de recherche.

Il en résulte que la fonctionnalité d’entrée est utilisée, mais de façon hétérogène suivant les séries : par exemple pour les archives contemporaines mais pas pour les archives privées.

Pour le récolement, les attentes diffèrent d’un service à l’autre : dans certains cas, une importance forte est accordée à des aspects du type état matériel, dans d’autres la rapidité de saisie des informations est primordiale, la précision de la localisation étant bien entendu incontournable. Dans un tiers des situations, le module n’était pas utilisé car jugé insuffisant au regard des souhaits, ou était doublé d’un récolement sur tableur.

La gestion de la salle de lecture est la fonction la plus utilisée avec peu de difficultés signalées.

Enfin, la fonction prêt (pour exposition) et communication administrative pouvait être réalisée de façon manuelle en utilisant des formulaires papier ou via le logiciel suivant la quantité de demandes à traiter.

La description

C’est la fonction pour laquelle les situations prenaient les formes les plus diverses. Cinq services n’utilisaient pas du tout la fonction acquise, jugée complexe (et sans que cela concerne un produit en particulier), quatorze l’utilisaient de façon conjointe avec des outils bureautiques et/ou un autre produit.

L’indexation est pratiquée par une vingtaine de services : plutôt pour l’iconographie et la série W, et se concentre plus volontiers sur les lieux que sur les mots matières.

Concernant les producteurs, suivant les capacités de l’outil, les informations se limitaient au nom ou pouvaient aller jusqu’à l’élaboration de fiches, voire dans certains cas (en dehors du logiciel) par des productions bureautiques complémentaires.

La publication et l’interrogation des instruments de recherche

Interrogation et publication étaient généralement les fonctions les moins utilisées, soit parce qu’elles ne correspondaient pas au besoin soit parce que l’outil disponible ne le permettait pas. Dans plusieurs services, seule la consultation d’instruments de recherche papier était pratiquée. Dans une dizaine de services, l’interrogation des bases de données n’était possible qu’en interne, et dans deux cas dépendante de l’agent spécialiste.

Fonctions liées à la bibliothèque

Une grande variété de produits étaient utilisés. Parmi les produits dit « archives » figurent Arkheïa pour six services (sur les treize équipés de ce produit) et Avenio pour deux services. Les autres structures recouraient à des produits spécialisés tels que Orphée, Aloes, Loris, JLB, Alexandrie, Horizon ou encore PMB [télécharger Tableauequipementslogiciels].