Les formats, une préoccupation internationale : l’exemple du Netwerk Digitaal Erfgoed

Article rédigé pour la Cellule nationale de veille sur les formats par Bertrand Caron (BNF) et Dominique Naud (SIAF)

Dans le billet du 6 août 2020 https://siaf.hypotheses.org/1501, était traitée la question de l’identification et de la validation des formats de fichiers, le sujet n’est pas épuisé loin de là !

Il s’avère en effet essentiel de bien connaître les formats pour que puisse être envisagée une véritable pérennisation, c’est-à-dire la possibilité de conserver dans le temps des fichiers numériques dans une forme utilisable et exploitable.

C’est la raison d’être de la Cellule nationale de veille sur les formats (CNVF), créée en France en 2019 et regroupant plus d’une dizaine d’institutions publiques ayant dans leurs missions la préservation numérique ainsi que des acteurs du secteur privé ou des experts invités.

Constituée sous l’égide du groupe PIN, la Cellule poursuit des objectifs multiples et ambitieux : mutualiser les savoir-faire et expertises sur les formats de fichiers, produire des recommandations concrètes et diffusables ainsi que des outils d’analyse afin de servir d’aide à la décision dans la mise en place des politiques de préservation des établissements, diffuser de l’information, développer la traduction de ressources, mutualiser la veille, contribuer et influer sur les outils, et enfin être un relais entre l’échelon national et l’échelon international.

C’est dans ce cadre que des rencontres virtuelles avec l’acteur incontournable de la préservation aux Pays-Bas, le Netwerk Digitaal Erfgoed (en anglais : Dutch Digital Heritage Network, DDHN) ont pris place en 2021.

Rassemblant des dizaines d’institutions patrimoniales, d’instituts de recherche, de partenariats et d’organisations de la connaissance issus de différents domaines aux Pays-Bas, il constitue un véritable réseau qui a pu s’appuyer en 2019-2020 sur la feuille de route définie dans la stratégie nationale pour le patrimoine numérique des Pays-Bas.

« Faire partie du Dutch Digital Heritage Network signifie travailler selon certains principes et passer de la “pensée institutionnelle” à la “pensée réseau”. » https://www.dpconline.org/events/digital-preservation-awards/dpa2020-ddhn

Parmi les nombreux travaux du DDHN, il est possible de relever :

  • Une approche nationale pour la mise en œuvre d’identifiants pérennes pour les institutions patrimoniales, basée sur la collaboration avec des fournisseurs de logiciels pour mettre en œuvre des services d’identification pérenne dans leurs systèmes de gestion des collections ;
  • Un guide pour le développement de politiques de préservation, fondé sur les éléments de politique de préservation du projet SCAPE ;
  • Un aperçu national de l’état de préservation des informations numériques stockées sur des supports dits volatiles (CD, DVD, bandes, disques magnétiques). Sur la base de ces informations, le DDHN élabore une carte des risques à ajouter à la liste des digitally endangered species (« espèces numériquement menacées ») et deux ou trois unités fonctionnelles informatiques performantes à l’intention des organismes patrimoniaux pour la création d’images disque à partir de leurs supports volatiles ;
  • Le Virtual Research Environment, machine virtuelle embarquant une sélection des outils de préservation numérique les plus couramment utilisés, en coopération avec l’Open Preservation Foundation (OPF) ;
  • Un guide interactif permettant aux institutions de définir et de publier leur politique sur les formats de données dans une perspective de préservation à long terme.

Ce dernier point intéressait particulièrement la CNVF qui a organisé une séance d’échanges à ce sujet le 18 février 2021 lors de laquelle les collègues néerlandais ont présenté ce projet. L’outil, en cours de réalisation, permet aux institutions de publier de manière homogène leurs préférences en matière de formats de fichiers ainsi que leur niveau de connaissance des différents formats de fichiers. L’infrastructure technique est l’outil Semantic MediaWiki, un wiki publiant ses données selon les standards du web sémantique.

La définition étape par étape d’une « politique formats » consiste tout d’abord à définir les types de contenu (texte, image, son, vidéo, jeux de données, données cartographiques, etc.) pour lesquels l’organisation a une mission de conservation, puis à évaluer l’importance de chacun des formats de ce type de contenu au regard de ses missions, de son public et de ses producteurs.

Note : les captures d’écran suivantes montrent des pages traduites automatiquement par Google, d’où les approximations, notamment dans les noms des formats !

Figure 1. Etapes 1 et 2 de l’élaboration de la politique formats :
définition des domaines, familles de format et importance

Au terme de cette première étape, l’institution obtient un graphique sur deux axes : l’importance des types de contenu et l’évaluation de la durabilité des formats associés (cette dernière, chiffrée, étant fournie par la NARA).

Figure 2. Graphique présentant chaque format sélectionné selon son importance
pour l’organisation et sa durabilité

Chaque point représente un format ; les formats situés dans le quart en haut à droite étant évidemment à privilégier (haute importance et durabilité satisfaisante). Le graphique ci-dessus représente le résultat obtenu par le Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (en anglais : Netherlands Institute for Sound and Vision).

Il est ensuite possible pour l’institution de qualifier chaque format selon sa politique et son niveau de connaissance. Les valeurs pour la politique sont les suivantes :

  • Format préféré : format privilégié par l’institution pour ce type de contenu ;
  • Format accepté : format accepté par l’institution, si la situation le justifie ;
  • Format historique : le format correspond à des données obtenues par l’institution dans le passé, mais des données dans ce format ne sont plus acceptées dans une perspective de préservation à long terme.

Pour le niveau de connaissance, les niveaux sont les suivants :

  • Format connu : le format est bien connu et maîtrisé par l’institution, qui dispose d’outils et de compétences pour le lire, l’exploiter, l’analyser, le transformer ;
  • Format identifié : l’institution est capable d’identifier ce format, mais ne dispose pas d’outils et de compétences suffisantes pour le préserver ;
  • Format stocké : l’institution ne sait pas identifier le format. Les données dans ce format font l’objet d’une simple préservation du train d’octets.
Figure 3. Etapes 3 et 4 : définition de la politique et
du niveau de connaissance par format

L’objectif de ce processus est la publication de la politique de formats de l’organisation sous forme d’une page de synthèse présentant les préférences et le niveau de connaissance de l’organisation en termes de formats.

Figure 4. Page publique présentant la politique de formats
d’une organisation

Suivez ce lien pour consulter le résultat publié de ce processus pour l’organisation DANS, le centre national néerlandais d’expertise sur les données de la recherche.

Un prochain billet vous parlera de l’utilisation du Preservation Action Registry (registre d’actions de préservation, dit PAR), piloté par une équipe issue des organisations Preservica, Actefactual, Archivum et l’Open Preservation Foundation dont le DDHN nous a parlé le 15 mars 2021.

Identification et validation de formats de fichiers

En réponse à une question du Conseil international des archives (ICA) sur les pratiques françaises, une petite synthèse sur les questions d’identification et validation de formats de fichiers.  Merci à la documentation VITAM et à Marion Ville (VITAM), Lorène Béchard (CINES) et Yannick Grandcolas (BnF) pour leurs retours d’expérience !

File Extension Type – Image libre Image par Shafin Al Asad Protic de Pixabay

Ressources

  1. Le chantier préservation VITAM : http://www.programmevitam.fr/pages/documentation/
  • Identification des formats de fichiers (pdf)
  • Validation du format des fichiers (pdf)
  • Extraction des métadonnées techniques (pdf)
  1. Les pages formats de fichiers et l’outil FACILE du CINES : https://www.cines.fr/archivage/des-expertises/les-formats-de-fichier/
  1. La préservation numérique à la BnF, en particulier les pages métadonnées et formats : https://www.bnf.fr/fr/la-preservation-lheure-du-numerique#bnf-donn-es-et-m-tadonn-es-formats-et-impl-mentation-bnf

L’identification de formats

Les fichiers numériques ont besoin de matériels ou de logiciels adaptés à leur format et en mesure de les identifier pour être utilisables, c’est-à-dire exécutés, consultés, modifiés ou imprimés.

Plusieurs outils et stratégies existent pour identifier la plupart des formats usuels. La plupart de ces outils sont génériques et mis en œuvre par les outils informatiques les plus courants : systèmes d’exploitation, serveurs et navigateurs internet. Les spécialistes de la préservation numérique se sont rapidement mis d’accord sur le fait que ces méthodes génériques étaient insuffisantes pour déterminer précisément à quel type de fichier ils avaient à faire. Ils ont décidé de définir et de mettre en œuvre des méthodes plus sophistiquées

Il existe trois moyens courants d’identifier le format d’un fichier numérique :

  • son extension,
  • les métadonnées techniques qu’il contient – et notamment son type MIME,
  • des caractéristiques récurrentes dans son contenu, véritables « signatures » d’un type de fichier.

La validation

L’objectif de la préservation numérique est de conserver dans le temps des fichiers numériques dans une forme utilisable et exploitable. Pour une plate-forme d’archivage, il est donc important de disposer de mécanismes permettant de vérifier que les fichiers numériques qui lui sont transmis, pour prise en charge sont dans une forme qui sera utilisable et exploitable dans le temps.

La validation des formats est un des mécanismes mis en œuvre pour effectuer cette vérification. Son objectif est de vérifier si un fichier numérique est conforme aux spécifications connues du format, d’un point de vue syntaxique comme sémantique.

Si le format du fichier est déclaré valide, la plate-forme d’archivage pourra être sûre que tout logiciel identifié comme capable de représenter un fichier de ce format sera capable de le faire.

Contrairement à l’identification de format qui se base uniquement sur l’extension ou les « signatures de fichiers », la validation de format nécessite une analyse complète du train de bits et sa comparaison avec les spécifications. À ce titre, le coût en puissance de calcul de la validation est bien supérieur à celui de l’identification et se rapproche de celui d’une transformation.

La validation de format se décompose souvent en deux niveaux :

  • la vérification qu’un fichier est bien formé (well-formed), ce qui relève de la syntaxe ;
  • la vérification qu’un fichier est valide (valid), ce qui relève de la sémantique.

Les outils

  • Outils de caractérisation des fichiers utilisés à la BnF (Bibliothèque nationale, avec des « filières d’entrée » bien déterminées) :
    • EpubCheck (livres numériques au format EPUB)
    • Jpylyzer (JPEG2000)
    • JHOVE (Images, XML, HTML)
    • MediaInfo (vidéo et son)
    • JWAT-Tools (archives de l’internet)
    • Tika (PDF, bureautique)
  • Au CINES
    • La caractérisation des fichiers se fait avec Droid.
    • L’outil interne FACILE est la base du validateur de formats.
    • La validation utilise des validateurs spécialisés : Jhove, ImageMagick, ffmpeg, …
  • Chez VITAM
    • La caractérisation des formats en entrée du système utilise Siedgfired
    • Un autre outil de gestion des versements (en amont du SAE donc) développé par le programme VITAM. RESIP, utilise Droid.
    • Le logiciel VITAM livre quelques outils (griffons), chaque projet peut en utiliser d’autres.
      • ImageMagick : validation et extraction de métadonnées
      • Jhove : validation
      • VeraPDF : validation
      • ODF validator : validation
      • Siegfried : identification
      • Tesseract : extraction de métadonnées.
      •  Dans la documentation VITAM, on trouvera également les résultats de tests avec Droid et Validroid (outil développé par Jean-Séverin Lair, non publié, combinant plusieurs outils de validation : BFFOffice, ImageMagick, JHOVE, ODF Toolkit, OpenXML,veraPDF), Tika.

Oui, mais…

Attention, les systèmes d’identification des formats peuvent être volontairement déjoués, qu’il s’agisse de l’extension ou de système des marqueurs ou “signatures” de format,  qui peuvent être présents dans un fichier d’un autre type, soit accidentellement soit exprès : voir par exemple  ici (en anglais) ou un ingénieur Google a créé un fichier (sans contenu) susceptible d’être reconnu comme « appartenant » à 29 formats différents, sans pour autant être valide en regard d’aucune spécification correspondant : lorsqu’une mesure devient un objectif, elle cesse d’être une bonne mesure…

Retour sur le MOOC « records management et dématérialisation »

J’ai débuté fin mars 2020, donc en plein confinement, un stage long au SIAF devant conclure une scolarité “Master 2 Archives numériques” à l’Ecole nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib). Les premières semaines à distance m’ont permis de suivre des formations complémentaires aux enseignements de l’école, dont les MOOCs du CR2PA et du Cnam.

Voici un retour QQOQCP sur le plus récent de ces “cours en ligne ouverts et massifs” (Massive Open Online Course), celui de l’INTD-Cnam sur le records management et la dématérialisation, pour jauger les caractéristiques de ces nouvelles formes d’enseignements.

Qui ?

Les cours furent assurés par Thibault Ribba, consultant dématérialisation, gestion de la valeur probatoire et archivage électronique pour Xdemat et maître de conférence associé à l’INTD-Cnam. 

 Au fil des séquences, plusieurs intervenants prirent le relai sur des sujets précis : 

– Noureddine Lamriri, vice-président expertise produit pour Everteam et coordinateur ISO du groupe de travail qui traite de la gouvernance de l’information (S1-4 : la gouvernance de l’information et des données) ; 

– Roger Rimenez, président du cabinet Xdemat (S3-2 et S3-3 : la GED, S4-1 : la signature électronique) ; 

– Alain Broustail, président et cofondateur de la société de conseil Blockchain EZ (S4-2 : la Blockchain) ; 

– Charles de Ternay, consultant en dématérialisation et archivage électronique pour Xdemat (S5-2 et S5-3 : le SAE). 

Cette formation était une production du Cnam. 

Quoi ? 

Le MOOC s’intitulait « Records management et dématérialisation » mais abordait également l’archivistique et la description, la GED, la Blockchain, le RGPD, les formats de fichiers. 

Où ?

Il était accessible sur la plate-forme France Université Numérique.

Quand ? 

La première session du MOOC s’étala sur cinq semaines entre le 2 mars et le 5 avril 2020. 

Comment ? 

Le MOOC se présenta sous forme de séquences de cours (vingt au total), chaque séquence se composant d’une vidéo, d’un QCM de compréhension et d’un questionnaire d’évaluation de la séquence. Les vidéos étaient téléchargeables (1080p, 720p ou 480p), sous-titrées et retranscrites au format TXT. 

Le dispositif pédagogique fut le même pour l’ensemble des vidéos : l’intervenant occupait le coin inférieur droit de l’écran et utilisait un diaporama affiché en arrière-plan. En plus d’adapter la vitesse de défilement des diapositives à son discours, l’intervenant pouvait écrire sur celles-ci à l’aide d’un stylet afin de mettre en valeur un élément ou ajouter une précision. 

Chaque cycle de séquences se concluait par un test hebdomadaire. Un espace de discussion (similaire à un fil de publications) et des rendez-vous en direct avec l’enseignant furent également proposés. 

Pourquoi ? Pour qui ? 

La vidéo de présentation du MOOC partait du stéréotype qui définit les archives comme « quelque chose de poussiéreux » afin de mieux le balayer et souligner leur diversité ainsi que leur actualité. Thibault Ribba évoquait ensuite plusieurs notions (records management, dématérialisation, gestion de la preuve, archivage électronique, signature électronique, blockchain) et déclarait que la formation était destinée à ceux qui s’intéressent « au futur du records management, à la gestion de la preuve ou à l’archivage électronique ». Le prérequis était tout de même « [d’]avoir une connaissance technique informatique de premier niveau ou une connaissance archivistique de premier niveau ». 

Notons que la participation au MOOC pouvait déboucher sur l’obtention d’une attestation de suivi (gratuite) ou d’une certification payante. 

Bilan

Le cours « Records management et dématérialisation » abordait une grande diversité de sujets.  Toutefois, avec un format d’enseignement aussi condensé que celui imposé par le système MOOC, il s’avéra difficile d’étudier en profondeur tous les éléments (d’autant plus lorsque certains de ceux-ci, comme l’encodage XML ou le RGS, figuraient dans les intitulés des séquences mais pas dans les séquences elles-mêmes).  Ainsi, un renvoi vers plus de ressources complémentaires eût été judicieux : soit des documents conçus spécialement pour le MOOC (glossaires, exemples développés, études de cas) soit davantage de références bibliographiques et sitographiques.

Le déroulement progressif des « semaines » était assez structuré pour permettre un apprentissage par séquences, même si certaines auraient pu être davantage articulées autour de concepts clés définis en semaine 1 : c’est le cas pour la notion de records, qui apparut dès le début du MOOC (et parfois sous la dénomination « documents d’activité », sans qu’un lien fût clairement établi entre les deux) mais dont les spécificités en tant qu’archives et par rapport aux autres documents ne furent explicitées, par le biais de la théorie des trois âges, qu’au cours de la dernière semaine. À l’inverse, les cours consacrés aux rappels de l’archivistique prirent place très tôt dans le MOOC et les concepts ne furent pas intégrés dans la continuité des séquences, ce qui put entraîner une certaine confusion chez les participants sans prérequis en archivistique (le MOOC s’adressant également à un public disposant d’une formation initiale IT). 

En synthèse, la diversité des sujets qui formaient ce MOOC représentait sa principale qualité. S’il se voulait, en effet, une entrée en matière dans le domaine de la gestion de documents et d’archives, il dressait un panorama suffisamment complet des notions, normes, méthodes et outils à connaître à l’heure actuelle, tout en proposant des séquences moins attendues mais particulièrement actuelles, à l’image de celles sur la gouvernance de l’information ou encore la Blockchain. 

 

Utiliser des outils avant, pendant et après le confinement – échos du café atelier Octave du 21 avril 2020

Un café-atelier a été proposé par le Siaf le 21 avril 2020 à toutes celles et ceux qui, soit de longue date comme formateurs internes soit plus récemment, avaient manifesté de l’intérêt pour l’outil de pré-versement Octave, pour partager pratiques, projets et questions.

Il a rassemblé plus d’une quinzaine de collègues d’horizons variés : archives départementales des Bouches-du-Rhône, de la Drôme, Eure, Eure-et-Loir, Moselle, Oise, ou encore Saône-et-Loire, archives municipales et/ou métropolitaine de Brest, Chelles, Lyon, missions archives du Ministère de l’Agriculture et des Ministères sociaux, bibliothèque La Contemporaine, autour de questions portant sur :

  • L’expérimentation d’Octave
  • Le manuel
  • La formation d’autres collègues
  • La préparation de paquets pour versement dans un SAE
  • L’utilisation d’autres outils

L’expérimentation d’Octave

En ce qui concerne l’expérimentation d’Octave, la période du confinement dans  l’Eure-et-Loir a été l’occasion de réaliser des expériences de traitement à partir d’un lot de 67 000 partitions musicales numériques.

Les arborescences bureautiques ont été un terrain de tests notamment à Brest, Lyon, dans l’Eure ou encore dans l’Oise. Des arborescences ont ainsi pu être réorganisées et des paquets préparés mais dans plusieurs cas une difficulté s’est produite à l’entrée dans des SAE équipés avec une version antérieure à 1.6.9 d’As@lae (les versions type 1.6. se basaient sur des caractéristiques de versions préparatoires d’Octave). Cet écueil a disparu avec la publication de la version officielle d’Octave sur France Archives que la version 1.6.9 d’As@lae a bien prise en compte  et des paquets ont pu être effectivement versés. Avec le produit Maarch des paquets ont pu être transférés dans le SAE moyennant quelques modifications de balises dans le manifest.xml : message identifier, archival agency et transferring agency.

Former et s’auto-former à Octave

Pour ce qui est du manuel, il ressort qu’il permet de s’auto-former à l’outil dont l’approche se révèle par ailleurs assez intuitive. Il serait cependant intéressant d’expérimenter d’autres supports à visée pédagogique. Ainsi pourraient être élaborés un manuel « administrateur » et un manuel « agent de traitement », des vidéos pas-à-pas pour des fonctionnalités très précises d’un ou deux minutes, diffusées petit à petit. Une forme wiki du manuel dans l’esprit de celui mis à disposition pour Archifiltre https://github.com/SocialGouv/archifiltre/wiki/Wiki-Archifiltre serait également très appréciée. Par ailleurs disposer d’un manuel général ne dispense pas d’utiliser une forme plus personnalisée collant à des pratiques partagées par une même aire géographique, les collègues des départements de la région Centre Val de Loir ont à cet égard été précurseurs sur le volet guide pédagogique.

Les formateurs et formatrices Octave, qui avaient reçu une formation spécifique au Siaf en octobre 2018, se sont employés à transmettre les notions à leurs collègues de la même structure (services archives, DSI, services métiers), d’autres départements de la même région, auprès d’étudiants, lors d’échanges avec des collègues locaux ou encore dans des formations AAF. Quelquefois mitigé (réticence à l’emploi d’outils libres pour une DSI, liée à l’absence de visibilité sur la pérennité pour une autre) l’accueil est généralement positif. Des collègues faisant de l’assistance aux utilisateurs ont par exemple vu l’intérêt que cela pourrait présenter pour répondre aux questions récurrentes de gestion des données bureautiques. La formation au traitement des vracs bureautiques, quel que soit l’outil, comporte de grands principes qu’il est toujours utile de diffuser.

Déploiement, préparation de versement : de l’intention à l’opérationnel ?

Sur les intentions de déploiement d’Octave par les organisations, il ressort différentes tendances : mise à disposition des correspondants archives pour aider à la préparation des versements (Lyon), des services versants souhaitant réorganiser leurs arborescences (Drôme), outil de communication auprès des services producteurs et de sensibilisation des services d’archives constitués (Eure-et-Loir).

Quelques services d’archives disposant d’un SAE ont testé avec différentes versions d’As@lae et avec Maarch (voir plus haut), ceux qui ne sont pas encore équipés ont prévu de le faire.

Octave n’est bien sûr pas le seul outil utilisé et/ou expérimenté. La complémentarité des solutions comme celle évoquée sur le tableau https://siaf.hypotheses.org/1033 n’ayant pas échappé aux collègues. Ainsi Archifiltre, Windistats, Alldup, Data accessionner ou des outils internes sont utilisés. Le projet Cyvido en Saône-et-Loire continue quant à lui les campagnes de traitement systématiques des arborescences bureautiques déclenchées par les mises en place de plans de classement.

Et pour la suite ?

Exercice avec un lot de fichiers communs puis partage des stratégies adoptées via un atelier, Wiki, mini tutos vidéos, arbre d’outils, mise à jour de la page Hypothèses sur les outils, précisions sur les différences Docuteam/Octave, mise en place d’une communauté Octave, les idées ne manquent pas !

Télétravailler durant le confinement – retour sur le lab “Prospective numérique” du 07/04

Aussi inspiré que contraint par les circonstances actuelles, le lab « Prospective numérique » du mois d’avril s’est tenu en ligne sur le sujet du télétravail pendant le confinement. Les participants ont été invités à partager leur expérience du travail à distance pendant cette période de crise.

Technique, es-tu là ?

Postes informatiques, outils de partage (visio, réseau partagé), outils de travail (solution logicielles, suites bureautiques adaptées), connexion internet etc., voilà autant de prérequis techniques indispensables au télétravail mais qui, de l’expérience des participants, sont inégalement au rendez-vous. La préparation du télétravail représentait un atout décisif dans la mise en place des moyens techniques. Les agents qui connaissaient déjà une situation de télétravail régulière avant la crise Covid disposaient d’outils plus fonctionnels. Pour certains, les grèves du mois de décembre avaient aussi été l’occasion de tester le télétravail. Mais dans la majorité des cas, la situation a demandé une grande capacité d’adaptation aussi bien au niveau individuel que collectif.

Le télétravail généralisé est l’occasion d’éprouver des applications de travail collaboratif. La visioconférence est incontournable et les outils de partage comme la suite framasoft, les applications type Slack sont légion. Cependant, l’utilisation de ces outils s’est vite heurtée à deux freins : l’accès à ces derniers (les plus performants sont souvent ceux qui requièrent une licence dont ne disposent pas les agents au titre du service) et la sécurité qu’ils garantissent pour les données qui y transitent, ce dernier aspect étant malheureusement souvent mis de côté pour garantir la continuité des activités.

Source : mediacommons.org

Bien souvent, lorsque les agents sont équipés de postes nomades professionnels, ces derniers se révèlent insuffisamment calibrés pour le télétravail (paramétrage des micros, versions obsolètes des navigateurs) si bien que leurs utilisateurs recourent à des postes personnels (conserver de vieux appareils peut s’avérer salutaire) accentuant les problèmes de sécurité et de gestion des documents qui transitent d’un support à un autre sous de multiples copies. La situation invite donc à repenser le records management, en appliquant les mesures de « bonne hygiène » documentaire afin de ne pas avoir à faire « la chasse aux documents finaux », une fois la situation de crise levée.  

Calendrier, emploi du temps : une recomposition difficile

L’annonce d’un confinement strict sur une période vraisemblablement amenée à se prolonger a bouleversé les calendriers (projets ralentis voire à l’arrêt, épreuves de concours redéfinies etc.) avec parfois des impacts budgétaires importants.

Crise mise à part, le confinement a laissé entrevoir l’opportunité de réaliser (enfin) certaines « tâches de fond », autrement dit des projets, des missions demandant disponibilité et concentration et finissant toujours sacrifiés sur l’autel de la priorisation, comme la formation par exemple, de nombreux cours étant à disposition en ligne (plateforme Fun etc.). Dans les faits et selon les profils, cette opportunité peut réellement être saisie, mais dans la plupart des cas, elle est passée au second plan au-fur-et-à-mesure que l’organisation du travail à distance s’est améliorée, notamment grâce à la prise en main des outils de visioconférence qui ont permis de reprogrammer un bon nombre de réunions en ligne.

La frontière domicile/bureau ayant été brouillée, il est difficile de maintenir le rythme que la distinction de ces espaces permettait, entraînant par là une désynchronisation du temps de travail avec celui de ses collègues, ses partenaires en fonction de la vie familiale de chacun.  Les agents avec des enfants scolarisés tout particulièrement doivent jongler avec un nombre plus grand de sollicitations qui aboutissent à une journée fragmentée du point de vue des tâches. Au contraire, les journées peuvent être perçues dans certains cas comme de « longs tunnels » quand bien même les tâches à réaliser ne manquent pas. La disponibilité intellectuelle est quoi qu’il en soit moindre et les leviers de motivation plus compliqués à actionner.  

Repenser le management et les procédures

La situation de télétravail implique in fine de revoir nos pratiques de management, celles appliquées non seulement aux autres mais aussi à soi en tenant compte des nouvelles contraintes. Là encore, la question est étroitement liée à la technique, ce qu’elle permet ou non. Il faut par exemple revoir des procédures entières pour certaines missions non dématérialisées comme c’est le cas pour la la signature des dérogations au SIAF par exemple, ce qui peut être chronophage. 

Le travail à distance agit finalement dans bien des cas comme un révélateur de difficultés préexistantes, bien plus qu’il n’en crée. Ainsi les règles de bon fonctionnement d’une réunion ne sont jamais autant d’actualité que lorsqu’elle se tient en ligne : importance d’avoir un ordre du jour précis, de maîtriser le temps et de distribuer la parole.

Le reporting peut compenser la perte de suivi direct des activités tant qu’il est utilisé avec mesure, au risque de devenir contre-productif.

Maintenir le lien

Le maintien du lien entre les agents, entre les institutions et leurs publics reste primordial : assurer la relation au travail mais aussi le moral des troupes, s’informer de la santé de chacun, prendre tout simplement des nouvelles. Pour cela, la création d’espaces de sociabilité virtuelle, parfois transpositions fidèles de la salle de pause, a été plébiscitée via des applications comme Slack ou Webex Teams avec une mise en place de rendez-vous réguliers pour rythmer les journées et les semaines. Cependant, si les outils collaboratifs et/ ou de communication en ligne permettent de maintenir un lien entre les personnes ainsi qu’une certaine forme de sociabilité, il ne se substitue jamais à la qualité des échanges en direct, notamment via des signaux que ne sauraient transmettre les écrans, idem pour la germination d’idées qui a du mal à opérer à distance.

L’attention portée à cet aspect aura quoi qu’il en soit son importance dans la reprise de l’activité.

Quels enseignements ?

Bien plus que la maîtrise des raccourcis clavier pour activer/couper son micro ou sa caméra (pour rappel : respectivement Alt+A et Alt+V), les enseignements à tirer de cette expérience sont nombreux et d’autant plus importants que les situations de crise sont amenées à se répéter. Pour beaucoup, l’anticipation reste le meilleur atout pour que le travail à distance puisse se dérouler dans de bonnes conditions. Cette période aura permis d’éprouver des réflexes, des solutions (aussi bien pratiques que logicielles) qui gagneront à être pérenniser dans le fonctionnement des institutions. Il demeure quoi qu’il en soit que le télétravail sur le long terme ne saurait se substituer au travail sur place mais il s’avère plus que jamais nécessaire de l’intégrer aux stratégies des services.

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