Archives par mot-clé : pré-versement

Utiliser des outils avant, pendant et après le confinement – échos du café atelier Octave du 21 avril 2020

Un café-atelier a été proposé par le Siaf le 21 avril 2020 à toutes celles et ceux qui, soit de longue date comme formateurs internes soit plus récemment, avaient manifesté de l’intérêt pour l’outil de pré-versement Octave, pour partager pratiques, projets et questions.

Il a rassemblé plus d’une quinzaine de collègues d’horizons variés : archives départementales des Bouches-du-Rhône, de la Drôme, Eure, Eure-et-Loir, Moselle, Oise, ou encore Saône-et-Loire, archives municipales et/ou métropolitaine de Brest, Chelles, Lyon, missions archives du Ministère de l’Agriculture et des Ministères sociaux, bibliothèque La Contemporaine, autour de questions portant sur :

  • L’expérimentation d’Octave
  • Le manuel
  • La formation d’autres collègues
  • La préparation de paquets pour versement dans un SAE
  • L’utilisation d’autres outils

L’expérimentation d’Octave

En ce qui concerne l’expérimentation d’Octave, la période du confinement dans  l’Eure-et-Loir a été l’occasion de réaliser des expériences de traitement à partir d’un lot de 67 000 partitions musicales numériques.

Les arborescences bureautiques ont été un terrain de tests notamment à Brest, Lyon, dans l’Eure ou encore dans l’Oise. Des arborescences ont ainsi pu être réorganisées et des paquets préparés mais dans plusieurs cas une difficulté s’est produite à l’entrée dans des SAE équipés avec une version antérieure à 1.6.9 d’As@lae (les versions type 1.6. se basaient sur des caractéristiques de versions préparatoires d’Octave). Cet écueil a disparu avec la publication de la version officielle d’Octave sur France Archives que la version 1.6.9 d’As@lae a bien prise en compte  et des paquets ont pu être effectivement versés. Avec le produit Maarch des paquets ont pu être transférés dans le SAE moyennant quelques modifications de balises dans le manifest.xml : message identifier, archival agency et transferring agency.

Former et s’auto-former à Octave

Pour ce qui est du manuel, il ressort qu’il permet de s’auto-former à l’outil dont l’approche se révèle par ailleurs assez intuitive. Il serait cependant intéressant d’expérimenter d’autres supports à visée pédagogique. Ainsi pourraient être élaborés un manuel « administrateur » et un manuel « agent de traitement », des vidéos pas-à-pas pour des fonctionnalités très précises d’un ou deux minutes, diffusées petit à petit. Une forme wiki du manuel dans l’esprit de celui mis à disposition pour Archifiltre https://github.com/SocialGouv/archifiltre/wiki/Wiki-Archifiltre serait également très appréciée. Par ailleurs disposer d’un manuel général ne dispense pas d’utiliser une forme plus personnalisée collant à des pratiques partagées par une même aire géographique, les collègues des départements de la région Centre Val de Loir ont à cet égard été précurseurs sur le volet guide pédagogique.

Les formateurs et formatrices Octave, qui avaient reçu une formation spécifique au Siaf en octobre 2018, se sont employés à transmettre les notions à leurs collègues de la même structure (services archives, DSI, services métiers), d’autres départements de la même région, auprès d’étudiants, lors d’échanges avec des collègues locaux ou encore dans des formations AAF. Quelquefois mitigé (réticence à l’emploi d’outils libres pour une DSI, liée à l’absence de visibilité sur la pérennité pour une autre) l’accueil est généralement positif. Des collègues faisant de l’assistance aux utilisateurs ont par exemple vu l’intérêt que cela pourrait présenter pour répondre aux questions récurrentes de gestion des données bureautiques. La formation au traitement des vracs bureautiques, quel que soit l’outil, comporte de grands principes qu’il est toujours utile de diffuser.

Déploiement, préparation de versement : de l’intention à l’opérationnel ?

Sur les intentions de déploiement d’Octave par les organisations, il ressort différentes tendances : mise à disposition des correspondants archives pour aider à la préparation des versements (Lyon), des services versants souhaitant réorganiser leurs arborescences (Drôme), outil de communication auprès des services producteurs et de sensibilisation des services d’archives constitués (Eure-et-Loir).

Quelques services d’archives disposant d’un SAE ont testé avec différentes versions d’As@lae et avec Maarch (voir plus haut), ceux qui ne sont pas encore équipés ont prévu de le faire.

Octave n’est bien sûr pas le seul outil utilisé et/ou expérimenté. La complémentarité des solutions comme celle évoquée sur le tableau https://siaf.hypotheses.org/1033 n’ayant pas échappé aux collègues. Ainsi Archifiltre, Windistats, Alldup, Data accessionner ou des outils internes sont utilisés. Le projet Cyvido en Saône-et-Loire continue quant à lui les campagnes de traitement systématiques des arborescences bureautiques déclenchées par les mises en place de plans de classement.

Et pour la suite ?

Exercice avec un lot de fichiers communs puis partage des stratégies adoptées via un atelier, Wiki, mini tutos vidéos, arbre d’outils, mise à jour de la page Hypothèses sur les outils, précisions sur les différences Docuteam/Octave, mise en place d’une communauté Octave, les idées ne manquent pas !

Trois outils contribuant à l’archivage numérique

Voici une présentation rapide d’Archifiltre, Octave et ReSip pour vous permettre de construire votre stratégie de traitement des documents numériques.

Evaluation, tri, traitements, descriptions, envoi vers un système d’archivage électronique, chaque outil a sa personnalité et ses ensembles de fonctionnalités cohérentes.

Après quelques éléments de présentation, un tableau des principales fonctionnalités couvertes par les versions de septembre 2019 vous permettra un premier aperçu. N’hésitez pas à essayer, et à suivre l’évolution de ces logiciels !

  • Son manifeste : L’objectif d’ArchiFiltre est de proposer à tout utilisateur de fichiers bureautiques un outil de visualisation d’arborescences complètes afin de pouvoir les appréhender rapidement en vue de les décrire, les organiser, les trier et aussi les enrichir en apportant de la contextualisation et de la qualification aux documents.
  • Son histoire : l’outil est né en 2018 dans le cadre du programme « entrepreneurs d’intérêt général » (porté par la DINSIC). Depuis avril 2019, il a rejoint l’Incubateur des ministères sous forme de startup d’Etat et les développements se poursuivent (corrections d’anomalies, nouvelles fonctionnalités). Le chef de produit (responsable du pilotage de l’équipe projet) est le bureau des archives (également mission des archives de France auprès des ministères sociaux). L’outil est libre et gratuit et se construit en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs.
  • L’équipe du produit peut être contactée à l’adresse archifiltre@sg.social.gouv.fr.
  • Où le trouver : https://archifiltre.github.io/ (application en téléchargement)
  • Un peu de technique : V12 Lucky Llama est une application locale, exécutable à la fois sur des postes en 32 bits et en 64 bits sans installation, la version 64 bits est disponible également sous Linux ; la V8, dernière version utilisable par navigateur web (Chrome ou Firefox) est toujours accessible sur le site.
  • Le code est entièrement accessible sur github (https://github.com/SocialGouv/archifiltre) et ouvert aux contributions.

 

  • Son manifeste : Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Versements Électroniques (OCTAVE) permet à l’archiviste de traiter après import des arborescences bureautiques (dédoublonnage, tri, fusion, classement, renommage), d’enrichir les métadonnées et de constituer des SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.1 accompagné d’un manifeste xml, tout en pouvant produire bordereau de récolement et d’élimination
  • Son histoire : il est le fruit d’un certain nombre d’actions menées par le SIAF pour répondre à la problématique du vrac bureautique et notamment l’animation en 2015 d’un groupe de travail transverse et d’un recueil de cas d’usage, un benchmark international des outils de préparation des versements déjà existants, pour prendre une tournure concrète avec le démarrage de développements en novembre 2017. Tests, échanges avec les utilisateurs, séances de sensibilisation ont permis de faire des ajustements et d’aboutir à la présente version qui a été l’objet d’un audit de sécurité informatique commandé par le RSSI du Ministère de la Culture à Ernst & Young.
  • Contact : le SIAF rassemble les retours d’expérience sur OCTAVE à l’adresse archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr
  • Où le trouver : https://francearchives.fr/fr/article/88482499 (Téléchargeable  accompagné d’un manuel d’utilisation)
  • Un peu de technique : Version de septembre 2019 basée sur la version 5.3 de Docuteam Packer, logiciel libre, développé en Java par la société Docuteam https://www.docuteam.ch/fr/.

 

RESIP
  • Son manifeste : L’application ReSIP, construite au-dessus de la bibliothèque sedalib, permet de construire et manipuler des structures arborescentes d’archives, d’en éditer les métadonnées, de les importer et exporter sous la forme de SIP, sous la forme de hiérarchie disque ou encore sous forme csv pour les plans de classement. Elle peut prendre en compte des fichiers bureautiques ou des conteneurs de messagerie.
  • Son histoire : L’objectif était initialement de créer un outil pour faciliter le travail de recette des archivistes de l’équipe Vitam. En effet, dans le cadre des développements Agile, ils sont amenés à tester les développements réalisés à l’issue de chaque itération et donc à effectuer de multiples tests d’entrées de paquets d’archives (SIP) dans Vitam. Au commencement des développements en 2016, ces jeux de tests étaient réalisés manuellement rendant très long et fastidieux le travail de recette. Un outil, le « générateur Seda » a donc été créé pour industrialiser la réalisation des jeux de tests. Cette moulinette, rapidement adoptée par les archivistes de l’équipe projets Vitam et des projets utilisateurs, a été plébiscitée et priorisée pour en faire un réel outil de production pour la préparation des entrées d’archives. Les fonctionnalités en ont été améliorées et complétée au fil des itérations, aboutissant à l’actuel RESIP.
  • Contact : contact@programmevitam.fr
  • Où le trouver: http://www.programmevitam.fr/pages/ressources/resip/
  • Un peu de technique : version courante 1.10.0-SNAPSHOT compilée le 01/09/2019, fichier exécutable portable nécessitant la présence de Java 8, une version Linux est disponible également.
Tableau des fonctionnalités d’Archifiltre, Octave et Resip, septembre 2019
Tableau des fonctionnalités d’Archifiltre, Octave et Resip, septembre 2019

Un outil pour traiter les vracs bureautiques : OCTAVE

Les Archives de France travaillent actuellement au développement d’un Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Vracs Électroniques (OCTAVE). Basé sur le logiciel Docuteam Packer, développé en java et téléchargeable à cette adresse, OCTAVE permettra à l’archiviste de transformer ses arborescences bureautiques en SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.

Lors de l’import de l’arborescence, tirée d’un disque dur ou d’un support amovible, le logiciel génèrera des alertes en cas de format de fichier inconnu de la base DROID (outil d’identification de formats développé par les Archives nationales au Royaume-Uni et téléchargeable en suivant ce lien).  Les noms de fichiers trop longs ou comportant des caractères spéciaux seront formatés (en conservant dans les métadonnées le nom d’origine) . L’archiviste pourra alors ensuite modifier manuellement l’arborescence (renommage, ajouts, suppressions, attributions de niveaux de description, métadonnées descriptives, imports de référentiels). Des attributs « corbeille » et « restitution » permettront de signaler les documents d’archives destinés à l’élimination ou à la restitution, le temps de la procédure de contrôle. OCTAVE permettra enfin d’exporter plusieurs types de documents liés au paquet : métadonnées aux formats xml et csv, rapport d’élimination, rapport de restitution, récolement, logs et SIP au format SEDA.

Interface du logiciel OCTAVE : à gauche l’arborescence bureautique, à droite les champs de métadonnées.

Si vous désirez des informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter Marion Humbert (marion.humbert@culture.gouv.fr), cheffe de projet OCTAVE au Service interministériel des Archives de France.

La Métropole Européenne de Lille et la collecte de données non structurées

Ce billet a été rédigé par Jérôme Bariselle, responsable du service d’archives de la Métropole Européenne de Lille (MEL). Il présente les modalités d’intervention des archivistes, de façon conjointe avec les informaticiens, dans le cadre d’une migration des documents bureautiques gérés au sein de la collectivité des répertoires partagés vers un système de gestion électronique de documents.

Continuer la lecture de La Métropole Européenne de Lille et la collecte de données non structurées