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Un outil pour traiter les vracs bureautiques : OCTAVE

Les Archives de France travaillent actuellement au développement d’un Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Vracs Électroniques (OCTAVE). Basé sur le logiciel Docuteam Packer, développé en java et téléchargeable à cette adresse, OCTAVE permettra à l’archiviste de transformer ses arborescences bureautiques en SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.

Lors de l’import de l’arborescence, tirée d’un disque dur ou d’un support amovible, le logiciel génèrera des alertes en cas de format de fichier inconnu de la base DROID (outil d’identification de formats développé par les Archives nationales au Royaume-Uni et téléchargeable en suivant ce lien).  Les noms de fichiers trop longs ou comportant des caractères spéciaux seront formatés (en conservant dans les métadonnées le nom d’origine) . L’archiviste pourra alors ensuite modifier manuellement l’arborescence (renommage, ajouts, suppressions, attributions de niveaux de description, métadonnées descriptives, imports de référentiels). Des attributs « corbeille » et « restitution » permettront de signaler les documents d’archives destinés à l’élimination ou à la restitution, le temps de la procédure de contrôle. OCTAVE permettra enfin d’exporter plusieurs types de documents liés au paquet : métadonnées aux formats xml et csv, rapport d’élimination, rapport de restitution, récolement, logs et SIP au format SEDA.

Interface du logiciel OCTAVE : à gauche l’arborescence bureautique, à droite les champs de métadonnées.

Si vous désirez des informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter Marion Humbert (marion.humbert@culture.gouv.fr), cheffe de projet OCTAVE au Service interministériel des Archives de France.

La Métropole Européenne de Lille et la collecte de données non structurées

Ce billet a été rédigé par Jérôme Bariselle, responsable du service d’archives de la Métropole Européenne de Lille (MEL). Il présente les modalités d’intervention des archivistes, de façon conjointe avec les informaticiens, dans le cadre d’une migration des documents bureautiques gérés au sein de la collectivité des répertoires partagés vers un système de gestion électronique de documents.

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Préparation des versements : conversion des formats de fichiers

Ce billet, rédigé par Baptiste Nichele, fait partie du cycle de publications sur la thématique des outils de pré-versement d’archives numériques.

L’archivage électronique nécessite de sélectionner des formats garantissant la lisibilité et l’intelligibilité des informations contenues par les fichiers sur le long terme. Outre leur identification et leur validation, il peut donc être nécessaire de convertir les formats de fichiers dans des équivalents jugés plus pérennes que les originaux.

Au vu de la grande diversité des formats existants, il n’est pas possible de proposer des outils pour l’ensemble des types de fichiers que l’archiviste pourrait rencontrer. Le présent billet présente quelques solutions en mesure de répondre à certains besoins en bureautique, dans le domaine du multimédia et celui des fichiers 3D.

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Préparation des versements : identification et validation des formats de fichiers

Ce billet, rédigé par Baptiste Nichele, fait partie du cycle de publications sur la thématique des outils de pré-versement d’archives numériques.

La pérennisation de l’information numérique passe par deux étapes primordiales d’identification et de validation des formats de fichiers. Au cours de la première, on reconnaît le format et dans la seconde, on vérifie que le fichier respecte bien ses spécifications.

Bien que ces deux fonctions doivent être distinguées, nous les traitons dans le même billet car beaucoup d’outils réalisent les deux, l’une à la suite de l’autre, même si certaines applications ne proposent qu’une validation des formats.

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