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Réinformatisation des archives départementales (2011-2018) : bilan et perspectives 3/3

Cette étude est publiée en 3 parties :

  1. L’enquête SIAF 2018

  2. Les situations avant les réinformatisations

  3. Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Partie 3 : Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Le projet de réinformatisation

Les motivations du projet

Il était demandé de classer par ordre de priorité les motivations suivantes :

  • Utiliser de nouvelles fonctionnalités

  • Simplifier le système d’information (par exemple en ayant moins d’outils à utiliser et/ou à maintenir)

  • Prendre en compte les normes et standards

  • Utiliser un produit « ouvert » (c’est-à-dire offrant des formats de données interopérables et dont les spécifications techniques sont publiques, mais pas nécessairement open source)

  • Bénéficier d’une ergonomie plus agréable

  • Pallier l’obsolescence d’un produit (arrêt du suivi et/ou de la maintenance)

  • Sortir de dysfonctionnements répétés

  • Autres (préciser)

En concentrant l’analyse sur les priorités 1, 2 et 3 de chaque service, il en ressort que :

  1. L’acquisition de nouvelles fonctionnalités est une priorité majeure pour 80% des services : 9 l’ont placé en priorité 1, 4 en priorité 2 et 8 en priorité 3;

  2. 14 ont eu un souhait fort de simplification du système d’information : 6 en priorité 1, 7 en priorité 2 et 1 en priorité 3;

  3. Pallier à l’obsolescence du produit existant était un impératif pour 10 services, dont 6 en priorité 1;

  4. La prise en compte des normes est également importante pour 17 services : 5 en priorité 1, 8 en priorité 2 et 4 en priorité 3;

  5. L’ergonomie semblait à améliorer pour 11 autres, en priorité 2 ou 3;

  6. L’utilisation d’un produit ouvert n’est apparue en priorité 2 ou 3 que pour 4 services;

  7. Sortir des dysfonctionnements répétés n’est apparu en priorité 2 que pour un service.

Parmi les facteurs d’explication apportés au cours des échanges, les nouvelles fonctionnalités souhaitées concernent essentiellement la publication ou les liens avec l’archivage électronique. Pour des services informatisés jusque-là en mode base de données avec des instruments de recherche généralement peu structurés, l’importance de la prise en compte des normes et standards est de facto plus importante. Pour ce qui concerne l’obsolescence, l’alerte pouvait avoir été donnée par les services informatiques.

Globalement, il est recherché une chaîne fluide entre production et diffusion.

La gestion du projet

Les projets de réinformatisation ont des durées variables, de deux ans en moyenne, avec des extensions significatives lorsque plusieurs phases s’enchaînent comme en Savoie ou que des aléas se produisent. Ainsi, le département du Jura a dû procéder à une réinstallation tandis que l’Indre-et-Loire a dû faire face à des retards de livraison. Des événements RH ou des paramètres budgétaires, peuvent accentuer les intervalles entre la phase d’étude et le lancement du marché d’acquisition par la collectivité.

L’analyse des coûts s’avère assez difficile vu l’amplitude des montants d’acquisition, qui va de 22 942 euros à 253 195 HT pour l’un des produits et de 50 000 à 187 000 euros TTC pour un autre sans corrélation forte avec la taille de la collectivité. De même, les coûts de maintenance peuvent aller de 5 000 euros par an à 48 000 euros -mais incluant dans ce dernier cas l’hébergement des données. Cet aspect n’est pas anodin, il a pu en effet conduire certains départements à vouloir réinternaliser l’hébergement, la conséquence étant une charge de suivi par le service archives et/ou la direction informatique plus importante que lorsque tout était externalisé.

Côté direction informatique, les moyens mis à disposition se traduisent généralement par une personne ayant le service d’archives au sein d’un portefeuille de suivi de projets. Côté service d’archives, il faut distinguer le suivi « quotidien », du suivi spécifique du projet. En mode courant, la moyenne se situe autour de deux personnes constituant l’équivalent d’un ETP. Il s’agit souvent du directeur ou de son adjoint ainsi que d’une autre personne plus opérationnelle, chargée par ailleurs d’autres missions. Les e-archivistes ou chefs de projet dédiés existent dans plusieurs cas et même dans deux cas un service ad hoc. Pendant le projet, ce noyau s’étoffe toutefois pour atteindre 8 à 10 personnes sollicitées pour la réflexion préalable, la reprise des données ou encore des tests.

Périmètre et organisation du projet

Le périmètre fonctionnel choisi englobe la plupart du temps toutes les fonctions. Lorsque des modules du produit initial n’étaient pas utilisés, l’impression dégagée par le projet est plutôt celle d’une primo informatisation que d’une réinformatisation.

La question posée lors de l’enquête tendait à déterminer si le changement de système d’information faisait suite ou s’accompagnait d’une réflexion ou d’échanges internes sur tout ou partie des fonctionnalités couvertes par le système d’information, sur les articulations possibles avec l’archivage numérique.

Dans au moins 16 cas, des échanges de points de vue ont été organisés au préalable. Cette réflexion n’a inclus une articulation avec l’archivage électronique que dans quelques situations : dans les intitulés des CCTP collectés, un seul département fait apparaître explicitement la notion d’archivage électronique en lien avec le système d’information archivistique (SIA). Dans 12 cas c’est le terme de gestion qui est privilégié, couplé ou non avec d’autres notions comme la communication, la description ou encore la mise en ligne.

Il est constaté un écart entre l’idéal souhaité (une seule chaîne de traitement quels que soient les types d’archives) et l’organisation adoptée au moment de la mise en place effective : cette dernière est tributaire de facteurs tels que l’absence de connecteurs dans le cas de l’archivage électronique, le manque de fonctionnalités jugées adéquates pour la bibliothèque ou encore la préexistence de projets mutualisés soit en archivage électronique soit en bibliothèque.

Reprise des données

Les stratégies de reprise des données s’avèrent très différentes d’un service à un autre.

En ce qui concerne le choix des données, le récolement lorsqu’il est considéré comme fiable, est récupéré tout comme les instruments de recherche tandis que les inscriptions lecteurs et les communications sont plutôt reprises partiellement : par exemple, seule l’année en cours est prise en compte, des exports et des sauvegardes étant réalisés pour pouvoir se référer le cas échéant aux informations antérieures.

La rétroconversion des instruments de recherche a pris une tournure particulièrement active à travers des marchés dédiés, antérieurs ou parallèles, dans au moins huit services.

 

Le nouveau système d’information archivistique

Adaptation aux besoins

Globalement, les produits acquis correspondent aux attentes des utilisateurs. Dans deux services toutefois, la mise en œuvre du projet de réinformatisation n’a pas rencontré une adhésion des équipes, pour des questions techniques inhérentes au produit ou de conduite du changement spécifiques au service.

Dans tous les cas, des améliorations restent demandées ou envisagées, particulièrement dans les procédés de constitution des instruments de recherche, le temps de chargement des écrans successifs, les fonctions d’import/export. Quand elles existent, celles-ci gagneraient selon les utilisateurs à être perfectionnées. Ainsi, certains produits ne sont pas en capacité de gérer des imports volumineux, ne permettent pas plusieurs imports et exports successifs sans risque de fragilisation, ont des difficultés à gérer des imports provenant d’autres outils, ou encore limitent les niveaux créés après import.

La gestion des référentiels type thesaurus peut s’avérer également compliquée par exemple pour y rajouter des éléments nouveaux.

Enfin, la mise en cohérence dans le cas de différents modules entre la partie dite gestion par les éditeurs comprenant la production des instruments de recherche et la partie dite diffusion reste à perfectionner. Pour ce dernier domaine, la capacité à traiter de gros volumes est recherchée par les utilisateurs.

Prise en compte des archives électroniques dans les différentes fonctions

L’enquête posait systématiquement la question de savoir si les archives électroniques étaient prises en compte à chaque étape de la chaîne de traitement.

La prise en compte des archives numériques est fréquente pour les fonctions « description », pour les fonctions « gestion » elle est quasi exclusivement limitée au registre d’entrée.

Production des instruments de recherche

Dans les services où les agents utilisaient de façon privilégiée l’import à partir de tableur, le changement de produit a peu d’incidence sur les pratiques de saisie. Les éventuelles lourdeurs d’utilisation directe du logiciel sont d’autant plus facilement acceptées qu’il existe une alternative. Il est possible de dégager deux axes de pratiques : saisie directe dans le cas de petits instruments de recherche et/ou à la structure complexe, saisie via import depuis un tableur lorsque les instruments de recherche concernent des ensembles sériels. Plusieurs départements ont maintenu par ailleurs la possibilité d’importer des instruments de recherche produits via des éditeurs XML, il peut donc exister jusqu’à trois canaux de production. Tout est fédéré dans le produit acquis et harmonisé avant export pour publication.

L’enquête a cherché à savoir si la solution logicielle choisie permettait d’utiliser les normes de description des documents (ISAD-G) , des producteurs d’archives, ISAAR-CPF) et l’EAD, déclinaison en XML de l’ISAD-G , et dans quelle mesure.

Il en ressort que la conformité à la norme ISAD-G est convenable, même si certains produits ne permettent pas la gestion de la totalité des éléments EAD : certaines rubriques sont visibles mais non alimentables dans un logiciel, au nombre de caractères limités dans un autre.

La situation est moins bonne pour ISAAR-CPF, avec des limitations fortes, variables suivant les logiciels : pas de visibilité des notices pour les utilisateurs, pas d’import ou d’export, pas de relations hiérarchiques ou même, dans l’interface utilisateur, pas de possibilité de recherche sur les producteurs.

La norme relative aux fonctions a été mentionnée par trois services : deux pour regretter que cette dimension ne soit pas prise en compte dans les produits acquis (différent pour chacun d’eux), le troisième pour se réjouir d’avoir contribué à l’incorporation effective de ces aspects dans les caractéristiques d’un logiciel récent.

Indexation

L’enquête s’intéressait à l’utilisation de vocabulaires contrôlés type thesaurus ou listes d’autorité et de référentiels. Les réponses indiquent le plus souvent une démarche d’implémentation dans les produits acquis des référentiels réglementaires et « maison » quand ils existent. À cette occasion, est souvent pratiquée une démarche de lissage et d’alignement entre des vocabulaires ayant des objets voisins.

La cible stratégique de chaque service est plus difficile à identifier. Des services parient sur la puissance des recherches « plein texte », dans d’autres un effort particulier a été porté sur l’indexation géographique en lien avec l’interrogation sur les collections numérisées.

Format des Instruments de recherche

Tous les répondants indiquent au moins une production pivot en XML-EAD, soit une amélioration de l’interopérabilité des données par rapport à la situation antérieure. Toutefois, les réponses distinguent peu la notion de format de production de celle de publication. Le format tableur reste utilisé soit comme préalable à l’import soit comme format de modification. Le support papier reste préféré pour la salle de lecture dans quatre cas signalés explicitement.

Note méthodologique : l’évolution des instruments de recherche vers plus de conformité aux normes de description a pu s’amorcer en dehors du projet de réinformatisation, notamment à travers des opérations de rétroconversion antérieures ou parallèles.

Publication et interrogation des instruments de recherche

La volonté exprimée à de multiples reprises est d’effectuer un véritable « bond » dans la quantité d’instruments de recherche mis à disposition.

Le mode de publication adopté est l’XML-EAD, souvent doublé par du PDF : l’argument du « confort » du lecteur étant alors avancé. Dans plusieurs services, les PDF de l’alimentation initiale sont toutefois enlevés au fur et à mesure que les instruments de recherche en format XML-EAD sont produits (de manière native ou dans une opération de rétroconversion plus générale).

Les entrepôts de données moissonnables OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) ont été évoqués mais seuls cinq semblent en activité. Trois autres sont prévus, deux sont existants mais pas encore utilisés à la date de l’interview : cela correspond à moins de la moitié des services enquêtés. Les mises en service dans le cadre de partage de données pour un ensemble de bibliothèques semblent avoir été plus aisées que les expérimentations d’envoi automatisé vers le portail national France Archives.

Les modes d’interrogation les plus fréquemment retenus sont : la recherche dite simple « à la Google », la navigation au sein d’arborescence, des formulaires dédiés à une thématique, en plus ou moins grand nombre.

Fonctions liées à la bibliothèque

Le changement de système d’information archivistique a concerné ces fonctions dans moins de la moitié des cas et pas obligatoirement avec le même produit que celui choisi pour traiter des fonctions archivistiques.

Dans les services où un logiciel spécialisé était utilisé (Orphée, Aloes, Loris, JLB, Alexandrie, Horizon ou encore PMB), un changement n’est intervenu que dans deux cas, dont l’un pour un autre logiciel spécialisé, signe que les fonctions « bibliothèques » proposées par les produits dits « archives » restent en deçà des attentes.

Diffusion sur le web et services web

Tous les services d’archives disposent au moins de pages internet sur le site de leur collectivité départementale, plusieurs de sites dédiés : pour autant les fonctions sont plus ou moins étendues.

A la date de l’enquête, les services répondants ont tous, soit envoyé des fichiers à France Archives pour mise sur le portail national, soit prévu de le faire. Les actions vis-à-vis de portails internationaux se sont limitées en revanche au cadre de la Grande collecte.

Une question portait sur les réflexions ou expérimentations pour rendre les données archivistiques conformes aux standards du web sémantique : la réinformatisation semble un projet prioritaire et distinct, avec ce travail sur les données remis à plus tard.

Le sujet des identifiants pérennes préoccupe plusieurs services. Des identifiants Ark ont pu être mis en place avec l’appui de l’éditeur mais dans un premier temps plutôt côté diffusion, pour répondre à une forte demande des associations de généalogistes. Dans les réinformatisations plus récentes, la question est posée dès le cahier des charges et la mise en place de ces identifiants au moment de la conception des instruments de recherche s’amorce.

 

Relations avec les éditeurs

Connaissance préalable des produits

Dans la mesure où les produits sont peu nombreux, la prise de connaissance préalable s’effectue généralement par la consultation de collègues, des visites de services voisins et des démonstrations.

Maintenance et propositions d’évolutions

Les formules actuellement utilisées pour gérer les évolutions et échanger avec les utilisateurs ne sont pas pléthoriques. Système de tickets pour les anomalies, outil web pour effectuer des suggestions voire les arbitrer, journées utilisateurs, ateliers.

Ces deux derniers systèmes, restent très appréciés des utilisateurs comme lieu d’échange privilégié même si les développements des éditeurs peinent à intégrer les suggestions d’évolution.



Synthèse : enjeux et attentes des réinformatisations

Pour les services d’archives

L’enjeu évoqué par Claire Sibille dans son article sur les instruments de recherche électroniques1 de développer des pratiques normalisées s’appuyant sur des standards afin d’obtenir des réservoirs d’information exploitables et partageables reste totalement d’actualité. On constate en effet une évolution significative vers l’utilisation de l’EAD au sein des services réinformatisés. De ce point de vue, l’enquête et les ateliers menés par la section des archivistes départementaux de l’AAF sur les sites internet des services départementaux d’archives dont les résultats ont été présentés lors des RASAD 2020 à Lyon confortent l’idée que toutes les améliorations proposées pour la recherche des internautes auront une efficacité accrue si les données sont produites dans les règles de l’art. Pour autant, la problématique de la qualité des métadonnées nécessiterait un approfondissement : il existe une prise de conscience à accentuer sur l’utilisation généralisée de référentiels partagés et la pratique d’une indexation adaptée au web sémantique. De même, la question de l’ouverture des données reste un chantier, comme celui de la mise en place d’identifiants pérennes.

La conduite du changement est en filigrane de tous les entretiens, avec les éléments de réussite suivants : travail en atelier, formations collectives, mise en place de procédures ou amélioration de celles existantes. La présence d’un site internet est sans surprise importante pour la motivation des équipes, pour rendre visible le travail réalisé dans le nouveau système d’information, sans découragement ni contournement.

Pour les professionnels des archives –et leurs partenaires informatiques–, les attentes s’orientent autour d’une réflexion collective partagée et d’un accompagnement à l’adoption de bonnes pratiques : la question de l’ouverture, de l’exploitabilité et de la qualité des données mises en ligne devient centrale à l’heure du web des données. Le « passage à l’échelle » nécessite certes des outils performants mais aussi des archivistes formés et disposant de ressources à jour.

Pour les éditeurs de logiciels et les entreprises de services numériques

Des actions de sensibilisation des éditeurs sur ces mêmes sujets de qualité et d’ouverture des données sont à mener afin que les besoins encore peu couverts en matière d’identifiants pérennes, d’outils d’import/export systématique, de « nettoyage » et d’enrichissement de la qualité des données trouvent des réponses techniques.

L’étroitesse et la fragmentation du marché engendrent des difficultés pour les éditeurs à investir dans la recherche et à préparer la transition vers le web sémantique : un véritable défi se présente donc pour trouver des moyens innovants d’accompagner l’avenir.

Pour l’administration des archives

Du côté du SIAF, cette enquête de terrain a permis de nourrir le Cadre stratégique commun de modernisation des archives 2020-2024, qui reprend et développe les objectifs des services réinformatisés : rendre les archives numériques aisément consultables et exploitables, encourager et développer la recherche sur l’information numérique, promouvoir l’utilisation d’autorités et de référentiels partagés, favoriser l’interopérabilité entre systèmes métier et systèmes d’archivage électronique, systématiser et renforcer la formation des archivistes notamment dans le domaine du numérique.

 

Et maintenant ?

Pour faciliter l’émergence de réponses concrètes aux besoins exprimés lors de l’enquête et des séminaires, le SIAF a lancé un appel à participer à des travaux collectifs : la rédaction d’un guide d’indexation, l’identification des fonctionnalités socles à prendre en compte aujourd’hui par les éditeurs de logiciels ou l’étude et le choix de référentiels extérieurs que pourraient utiliser les services d’archives pour une indexation plus rapide et mieux visible du web sémantique. D’ores et déjà, les volontaires ne manquent pas, gage de débouchés fructueux.



1Sibille Claire. Les instruments de recherche électroniques. In: La Gazette des archives, n°204, 2006-4. Les archives en France. pp. 131-150. DOI : https://doi.org/10.3406/gazar.2006.3831

Réinformatisation des archives départementales (2011-2018) : bilan et perspectives 2/3

Cette étude est publiée en 3 parties :

  1. L’enquête SIAF 2018

  2. Les situations avant les réinformatisations

  3. Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Partie 2 : les situations avant les réinformatisations

Résultats et premières analyses

Les axes forts de l’enquête comprenaient la description de l’utilisation des différentes fonctions avant et après la ré-informatisation, les motivations, les moyens humains et financiers, la reprise des données ainsi que l’adaptation du nouveau produit aux besoins.

Sur les 26 services ayant répondu, 50% utilisaient l’ensemble des fonctionnalités acquises. Pour certaines fonctions, plusieurs produits pouvaient être mis en œuvre de façon parallèle.

Les fonctions dites de gestion

Pour l’enquête, cette famille de fonctionnalités était constituée des aspects entrée, gestion du récolement et/ou des espaces, prêts et/ou communications administratives ainsi que salle de lecture. Elle ne correspond pas forcément à la partie « gestion » des éditeurs, qui incorpore souvent la production des instruments de recherche.

Il en résulte que la fonctionnalité d’entrée est utilisée, mais de façon hétérogène suivant les séries : par exemple pour les archives contemporaines mais pas pour les archives privées.

Pour le récolement, les attentes diffèrent d’un service à l’autre : dans certains cas, une importance forte est accordée à des aspects du type état matériel, dans d’autres la rapidité de saisie des informations est primordiale, la précision de la localisation étant bien entendu incontournable. Dans un tiers des situations, le module n’était pas utilisé car jugé insuffisant au regard des souhaits, ou était doublé d’un récolement sur tableur.

La gestion de la salle de lecture est la fonction la plus utilisée avec peu de difficultés signalées.

Enfin, la fonction prêt (pour exposition) et communication administrative pouvait être réalisée de façon manuelle en utilisant des formulaires papier ou via le logiciel suivant la quantité de demandes à traiter.

La description

C’est la fonction pour laquelle les situations prenaient les formes les plus diverses. Cinq services n’utilisaient pas du tout la fonction acquise, jugée complexe (et sans que cela concerne un produit en particulier), quatorze l’utilisaient de façon conjointe avec des outils bureautiques et/ou un autre produit.

L’indexation est pratiquée par une vingtaine de services : plutôt pour l’iconographie et la série W, et se concentre plus volontiers sur les lieux que sur les mots matières.

Concernant les producteurs, suivant les capacités de l’outil, les informations se limitaient au nom ou pouvaient aller jusqu’à l’élaboration de fiches, voire dans certains cas (en dehors du logiciel) par des productions bureautiques complémentaires.

La publication et l’interrogation des instruments de recherche

Interrogation et publication étaient généralement les fonctions les moins utilisées, soit parce qu’elles ne correspondaient pas au besoin soit parce que l’outil disponible ne le permettait pas. Dans plusieurs services, seule la consultation d’instruments de recherche papier était pratiquée. Dans une dizaine de services, l’interrogation des bases de données n’était possible qu’en interne, et dans deux cas dépendante de l’agent spécialiste.

Fonctions liées à la bibliothèque

Une grande variété de produits étaient utilisés. Parmi les produits dit « archives » figurent Arkheïa pour six services (sur les treize équipés de ce produit) et Avenio pour deux services. Les autres structures recouraient à des produits spécialisés tels que Orphée, Aloes, Loris, JLB, Alexandrie, Horizon ou encore PMB [télécharger Tableauequipementslogiciels].

Réinformatisation des archives départementales (2011-2018) : bilan et perspectives 1/3

Cette étude est publiée en 3 parties :

  1. L’enquête SIAF 2018

  2. Les situations avant les réinformatisations

  3. Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Partie 1 : l’enquête SIAF 2018

Pourquoi une enquête ?

Depuis 2011, 30% des services départementaux d’archives ont mené ou entamé une démarche de réinformatisation, c’est-à-dire de modification substantielle de leur système d’information archivistique ayant un impact sur des fonctions de gestion et/ou documentaires et impliquant un ou plusieurs changements de logiciels ainsi que des opérations de reprise de données.

Ce phénomène, qui concernait jusqu’à présent deux à trois services par an, a pris de l’ampleur en 2016 puisque dix services se sont engagés dans cette démarche et plusieurs autres l’ont amorcé. Cette tendance semble toutefois se ralentir : d’après les rapports annuels, seuls cinq services en 2017 et trois en 2018 se sont lancés dans l’aventure.

Les clientèles des éditeurs sur le territoire s’en trouvent modifiées. Les acteurs connus de longue date, depuis les années 1980 pour Arkheïa (société Anaphore) et Gaïa (département de Seine-et Marne), les années 1990 comme Avenio commercialisé par la société Di’x ou Thot de la société Sicem, semblent céder du terrain à une génération logicielle plus récente voire disparaissent comme le produit Clara d’Ever Team. Ligeo (Empreinte digitale) et Arkothèque (1 égal 2), conçus initialement pour des besoins de diffusion au début des années 2000 ont incorporé les aspects gestion en 2010 et 2018. Mnesys (société Naoned), lancé en 2007, ambitionnait de couvrir également l’archivage électronique.

Pour répondre à l’émergence de nouvelles technologies et aux nouveaux concurrents, plusieurs éditeurs « historiques » ont renouvelé leurs offres, développé des fonctionnalités absentes, noué des partenariats ou encore incorporé les spécificités du web.

L’enquête sur les facteurs et les modalités de la réinformatisation visait ainsi à identifier les enjeux et les attentes concrètes des services engagés dans ces projets.

La méthode

Cette étude a été cadrée par une observation des différentes situations via les rapports annuels (https://francearchives.fr/article/37979), des sources en ligne et l’étude sur les sites internet commanditée par le SIAF (https://francearchives.fr/fr/article/37891).

Pour qualifier la réinformatisation et le déroulé des projets, un panel de trente-deux services a été identifié, dont 25 ayant mené une réinformatisation dite totale avec passage d’un système d’information vers un autre :

Avant

Après

  • 12 Arkhéïa

  • 5 Clara

  • 3 Gaïa

  • 3 Thot

  • 2 Avenio

  • 14 Mnesys

  • 8 Ligeo

  • 1 Arkothèque

  • 1 Thot / Arkothèque

  • 1 Ligeo / Arkothèque

L’enquête a été annoncée lors du séminaire des directeurs d’archives départementales à Rennes en novembre 2017, lequel a été également l’occasion de mener un atelier de réflexion sur « L’informatisation des services d’archives aujourd’hui: constats, réflexions et enjeux » qui a rassemblé de nombreux participants et s’est appuyé sur les situations concrètes de quatre services. [télécharger Synthese_atelier_Seminaire_Rennes]

La sous-direction de la politique archivistique du SIAF a ensuite diffusé l’enquête (un message et une liste de questions [télécharger Grille_Enquete_2018]) auprès des services faisant partie du panel : 26 départements se sont rendus disponibles pour des entretiens téléphoniques au cours du premier semestre 2018. Les réponses obtenues ont souvent été complétées par l’envoi de documentation (CCTP, fiches de procédure, etc.).

La dématérialisation au Conseil départemental de la Seine-Maritime : de la mise en place d’une chaîne de numérisation à l’archivage des données

Retour d’expérience proposé par Matthieu Angebault et Thomas Bernard, Archives départementales de la Seine-Maritime

Stratégie de dématérialisation et de numérisation

En 2015, le Conseil départemental de la Seine-Maritime a opté pour une stratégie de dématérialisation processus métier par processus métier (pas de numérisation de l’intégralité des flux entrants par exemple).

Pour un processus métier donné, la dématérialisation est cependant complète ou dite « de bout en bout » (full demat) : l’instruction des affaires est réalisée à l’écran et la collectivité ne gère pas de dossiers mixtes. Cela sous-entend la numérisation du flux entrant mais également la numérisation des dossiers de stock pour que l’instruction des nouvelles demandes puisse être réalisée avec l’ensemble des éléments à l’écran.

La numérisation est répartie entre deux acteurs. Un Centre de dématérialisation interne (CDD) a été créé. Sa vocation première est la numérisation du flux. Il est cependant capable de traiter ponctuellement des dossiers de stock. Ces derniers sont pour l’essentiel confiés à un prestataire externe de numérisation.

L’objectif de conférer aux dossiers numériques le statut de dossiers de référence a rapidement été validé avec, pour corollaire, la destruction anticipée des documents papier. Les jalons posés par le vade-mecum « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation »[1] ont alors pu être utilisés comme fil conducteur dans les groupes de travail.

Accompagnement des métiers

La Direction de l’autonomie du conseil départemental (DA) et la Maison départementale des personnes handicapées (MDPH) ont été retenues comme pilotes des projets de dématérialisation.

Le passage à une gestion dématérialisée a été l’occasion de réviser les plans de classement internes des dossiers et leur cycle de vie. Cela a particulièrement été le cas pour la DA où l’on est passé d’un dossier d’aide familial dont la DUA courrait à compter de la clôture de la dernière mesure à un dossier d’aide individuel géré, en matière de cycle de vie, mesure par mesure. Ce travail amont des AD avec les métiers a permis de présenter à la Direction des systèmes d’information (DSI) un cahier des charges négocié et partagé, coordonnant les besoins métiers et les besoins d’archivage.

La révision des plans de classement métiers et du cycle de vie des dossiers a également permis de préparer les dossiers de stock en vue de leur numérisation. Des opérations dites de « toilettage » ont été conduites par les agents de la MDPH et de la DA. Ces opérations consistaient tout d’abord à identifier les dossiers clos exclus du périmètre de la numérisation. Les dossiers vivants (55.000 pour la DA et 100.000 pour la MDPH) ont été épurées en application des nouvelles DUA et réorganisés afin de faire correspondre leur structure à la structure attendue pour le dossier numérique dans la GED.

Cadrage des prestations de numérisation des dossiers

Les AD ont été associés au cadrage des prestations de numérisation dès la rédaction du CCTP du marché de numérisation de masse. À ce stade l’objectif était de s’assurer de la présence de clauses faisant référence au vade-mecum : sécurisation des documents de la prise en charge jusqu’à la restitution, résolution et format des fichiers livrés, traitements autorisés sur les images, structure des livrables, métadonnées associées et contrôle qualité des prestations notamment. L’ensemble des exigences spécifiées dans le CCTP ont été affinées après notification du marché lors de points techniques préalables au lancement des prestations.

Dans la perspective de l’audit de la chaîne de numérisation, les AD ont également été fortement impliquées dans la mise en place des procédures de numérisation du CDD. La principale problématique rencontrée a été celle du contrôle qualité des prestations. Ce point a suscité de nombreuses inquiétudes tant sur le plan de l’intégration des tâches de contrôles au sein de la chaîne de numérisation que de la charge de travail représentée.

Les modalités de contrôle n’ont été arrêtées qu’après stabilisation des processus du CDD pour associer à chaque étape de la numérisation des contrôles adaptés. Pour assurer la fluidité des activités, les points de contrôles les plus fins et les plus chronophages sont positionnés en bout de chaîne, lorsque les lots numérisés répondent déjà à certains prérequis. Ainsi, on contrôlera, dans l’ordre, la cohérence entre le nombre de dossiers scannés et le nombre de dossiers à l’écran, la bonne indexation du dossier à l’usager et, enfin, la lisibilité des images et leur rattachement aux bonnes typologies documentaires.

Une fois les points de contrôles fixés, il convient de définir leur modalité précise de mise en œuvre et leur ampleur. Le premier contrôle est directement réalisé par l’opérateur de numérisation et porte donc sur l’ensemble des plis numérisés. Pour les autres contrôles, réalisés par des agents dédiés, les AD et le CDD ont opté, en complément des préconisations de la NF Z42-026[2], pour une méthodologie de contrôle par échantillon en s’inspirant de la norme NF ISO 2859-1[3]. La taille de l’échantillon contrôlé est déterminée en fonction de la taille du lot numérisé (nombre de dossiers ou nombre de page numérisés en une journée) et du niveau – plus ou moins fin – du contrôle. La norme permet également de s’engager sur un taux de qualité en faisant varier le nombre maximum d’erreurs acceptables pour un échantillon contrôlé. Cette possibilité a été retenue pour les derniers points de contrôle réalisés sur les images.

Lorsque le nombre maximum d’erreur est atteint, les contrôles s’arrêtent et le lot est rejeté. La numérisation ou l’indexation sont reprises et les contrôles relancés jusqu’à validation du lot. Un niveau de contrôle renforcé est appliqué à l’initialisation des prestations et jusqu’à leur stabilisation sur le plan qualitatif. Ce niveau de contrôle plus strict est réactivé dès que le contrôles mettent en évidence une dégradation de la qualité des livrables.

Audit de la chaîne de numérisation des dossiers de stock de la MDPH

Cet audit a été réalisé en trois phases : audit des méthodes de travail du prestataire de numérisation en juin 2017, audit des infrastructures informatiques de stockage du Conseil départemental, la même année, et audit du CDD en 2019, en clôture de la phase d’élaboration des procédures internes de numérisation.

Les audits ont été conduits sur pièce puis sur site en suivant la grille proposée par le vade-mecum. Ils n’ont laissé apparaître aucun point bloquant dans la démarche de dématérialisation. Une autorisation d’élimination anticipée 6 mois après numérisation a donc pu être délivrée. Cette autorisation est assortie de remarques portant principalement sur la sécurité des espaces dédiés à la conservation des dossiers papier, la répartition des tâches au sein du CDD pour assurer une continuité de service et la coordination des acteurs. Un bilan des actions correctives mises en place sera effectué en mai 2020 dans le cadre de l’instruction du renouvellement de l’autorisation d’élimination.

Les destructions de dossiers numérisés n’ont cependant été autorisées par les AD qu’après signature par la MDPH, le CDD, la DSI et les AD d’une Charte qualité pour la numérisation fidèle de documents[4]. Cette charte, basée sur le modèle proposé par le SIAF[5], définit les principes et les règles à mettre en œuvre afin de garantir la création de copies numériques fidèles et fixe les responsabilités de chacun. Cette charte sera déclinée pour chacune des chaînes qui seront auditées et, en premier lieu, le flux MDPH en 2020.

L’archivage des dossiers numériques n’a pas été exigé pour la délivrance de l’autorisation initiale. Un délai d’un an a été convenu entre la DSI et les AD. C’est donc le renouvellement de l’autorisation d’élimination qui est conditionné à la mise en production d’un outil d’export de données de la GED.

Gestion du cycle de vie et archivage des dossiers MDPH numériques

Le socle technico-fonctionnel sur lequel s’appuie la dématérialisation a fortement évolué en 2015. Les différents systèmes de GED nativement connectés aux applications métier ont été remplacés par un système de GED unique (Alfresco). Dans ce contexte d’urbanisation, les métadonnées présentes en GED ne permettent en aucun cas de gérer le cycle de vie des dossiers numériques. L’export des données repose donc sur la mise en relation et la combinaison de données de gestion issues de l’application métier et de la GED.

Le point de départ du processus d’archivage est une requête dans l’application métier permettant d’identifier les usagers de la MDPH disposant d’un dossier dont la DUA est échue. Un rapport de requête est livré sous la forme d’un tableur Excel contenant les métadonnées attendues pour la description de haut niveau des dossiers : nom de l’usager, sexe, date de naissance, dates extrêmes, etc. Le rapport contient également une métadonnée « clé GED » permettant d’associer un usager dans Génésis à son dossier en GED.

Un générateur XML SEDA, issu de développements internes au format JSON et connecté à la GED, est ensuite utilisé. Après avoir été éventuellement épuré pour sélection d’un échantillon, le rapport de requête est chargé dans cet outil et associé à un modèle de bordereau de transfert. Un bordereau de transfert SEDA 1.0 peut alors être produit : le générateur encode les données du rapport de requête et, lorsqu’il rencontre une métadonnée « clé GED », appelle Alfresco via un web service. Il récupère alors et encode dans le bordereau les métadonnées issues de la GED : intitulé des répertoires, sous-répertoires et documents. Dans un second temps, le générateur exploite le bordereau pour extraire les documents de la GED et générer un paquet SEDA (bordereau de transfert et pièces jointes sous la forme d’un fichier compressé).

Générateur interne XML SEDA. Colonne à gauche : liste des métadonnées disponibles, en haut de l’écran, les premières valeurs du tableur Excel chargé et sur la partie basse, le modèle de bordereau de transfert SEDA (partie dossier de l’usager).

Le paquet SEDA est versé dans le SAE As@lae (version 1.6.7) via la fonction « Transfert pré-formaté ». Les tests de performance réalisés fin 2019 ont permis l’export de 40 Go de données de la GED (2000 dossiers) et le versement d’un paquet de 13 Go de données (7000 fichiers / 600 dossiers) dans le SAE.

Fichier XML SEDA, balises correspondant à un dossier usager.

Le générateur dispose également d’une fonction de suppression de données qui permet, toujours sur la base d’un bordereau XML SEDA, de procéder aux éliminations réglementaires dans la GED.

Le choix de ne connecter le générateur qu’à la GED et non à l’application métier permettra de le mettre en œuvre facilement et sans développement complémentaire pour l’ensemble des flux documentaires pris en charge par Alfresco. La connexion au SAE sera examinée dans un second temps, lorsque le volume et la fréquence des flux le justifieront.

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[1] Dénommé « vade-mecum » dans la suite de l’article.

[2] Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations

[3] Règles d’échantillonnage pour les contrôles par attributs – Partie 1 : procédures d’échantillonnage pour les contrôles lot par lot, indexés d’après le niveau de qualité acceptable

[4] Le prestataire n’a pas été inclus car ses modes opératoires sont fixés par le CCTP et les documents de cadrage établis après notification du marché.

[5] https://francearchives.fr/file/ff3319f66e51aa8c35970bfde2f7bc12bbe68361/BDR_06_Charte_qualite.pdf

Dématérialisation et archivage des dossiers d’étrangers à la préfecture de Seine-Maritime

Ce retour d’expérience est proposé par Matthieu Angebault et Thomas Bernard, Archives départementales de la Seine-Maritime

Le cas des dossiers d’étrangers en préfecture

Contexte

 L’archivage des dossiers numériques d’étrangers, et plus particulièrement des demandes de titres de séjour, est un sujet déjà largement analysé au sein de la profession. Tandis que la préfecture des Ardennes avait développé un module d’export des dossiers au format SEDA[1] fonctionnant avec le logiciel de GED[2] Gargantua, le groupe de travail constitué sous l’égide du Service interministériel des Archives de France a produit la circulaire DGP/SIAF/2011/021 du 15 novembre 2011, qui donnait des règles quant à la gestion du cycle de vie des dossiers d’étrangers et proposait un profil d’archivage. Cependant, force est de constater que les modalités d’application de ces dispositions dans les préfectures ont été variables, et le plus souvent presque inexistantes.

 En Seine-Maritime, la dématérialisation des dossiers d’étrangers a démarré en 2005. Elle porte en priorité sur le flux des demandes de titres de séjour, mais s’est également étendue au stock et à d’autres typologies comme les dossiers d’éloignement. La chaîne de numérisation repose sur une application nationale AGDREF, qui contient les données dont la conservation est à la charge des Archives nationales, et une GED locale, Gargantua[3], qui contient les documents dont la conservation est à la charge des Archives départementales. La préfecture est concernée depuis l’origine, tandis que la sous-préfecture du Havre vient de se lancer dans la dématérialisation. Le sujet n’est pas anodin dans la mesure où plus de 10 000 dossiers sont instruits chaque année en matière de séjour par la préfecture de Seine-Maritime.

 L’intervention des Archives départementales

 La numérisation des dossiers d’étrangers et la gestion des originaux papiers sont des questions qui sont suivies depuis le début par les Archives départementales de Seine-Maritime. Les échanges entre le service et la préfecture avaient fait apparaître un besoin de définition d’un périmètre précis pour la numérisation et de révision des procédures internes pour une meilleure efficacité. Par ailleurs, le classement et le nommage des dossiers et documents en GED n’étaient pas formalisés, et les mécanismes de gestion du cycle de vie et d’archivage déjà présents dans Gargantua (distinction entre base active et base archives) n’étaient pas maîtrisés.

 En 2017, le contexte est devenu favorable. Côté préfecture, la présence d’un référent Archives bien identifié, le recrutement d’un développeur au SIDSIC[4] et l’installation de la GED en sous-préfecture du Havre ont été des leviers. Aux Archives départementales, la mise en production d’un SAE en 2017, reposant sur le logiciel As@lae édité par Libriciel SCOP, a doté le service des outils nécessaires à l’archivage pérenne des dossiers numériques.

 Les contours d’un projet ont ainsi pu être délimités autour de trois axes principaux : l’organisation de l’arborescence des dossiers en GED par un plan de classement, l’export des dossiers qui se trouvent dans Gargantua pour archivage définitif dans le SAE[5] des Archives départementales et l’audit de la chaîne de numérisation en vue d’une autorisation de destruction anticipée des originaux papiers après numérisation. Seuls les deux premiers points ont été instruits à ce stade.

Organiser les dossiers en GED

 La première étape a consisté à travailler sur un plan de classement des dossiers d’étrangers en GED, en repartant d’un travail mené par les Archives départementales et la préfecture du Calvados. Cette organisation, voulue simple afin de ne pas transformer radicalement les habitudes de travail des opérateurs de numérisation, reflète les différentes procédures relatives aux événements qui peuvent survenir dans le parcours d’un étranger (asile, séjour, regroupement familial, éloignement, naturalisation, etc.). Des consignes de nommage ont également été diffusées afin de standardiser la structure des dossiers et sous-dossiers. Enfin, le traitement des dossiers en doublon sur la base d’un premier repérage demeure à mener.

Exporter les dossiers d’étrangers numériques

 L’export des dossiers numériques qui se trouvent dans Gargantua constitue la principale difficulté à laquelle les archivistes et la préfecture ont été confrontés. Vraisemblablement issu des expérimentations menées dans les Ardennes, un module d’export SEDA existe nativement dans Gargantua. Les tests menés à partir de ce module n’ont toutefois pas permis d’aboutir à un paquet conforme au standard d’échange, si bien qu’il a fallu repartir de zéro.

 En partant d’un bordereau modèle spécifié par les Archives départementales, le SIDSIC a pu développer un fichier de configuration au format JSON permettant de faire la correspondance entre les données et documents présents dans Gargantua et la structure du SEDA telle qu’elle est préconisée par la circulaire de 2011. Cet outil a permis de produire, pour chaque année, un paquet contenant un fichier XML au format SEDA 1.0 et un fichier ZIP contenant les objets-données. Le fichier XML est construit selon trois niveaux d’objets d’archives : le dossier, au nom de l’étranger, qui porte les métadonnées issues d’AGDREF (identifiants, dates, informations d’état civil, nationalité, etc.), le sous-dossier, pour chaque événement (première demande, renouvellement de titre, etc.) et le document.

 Les Archives départementales ont fait le choix d’opérer un versement intégral et non un échantillonnage, en raison de la valeur administrative de ces dossiers. Les dossiers papiers plus anciens déjà versé aux Archives départementales font en effet l’objet de nombreuses demandes de recherche de la part du public, surtout à des fins de preuve, mais aussi pour la recherche historique.

 

Structure XML-SEDA pour un dossier d’usager

Cycle de vie et métadonnées

 Il existe en théorie au sein de Gargantua une métadonnée au niveau de chaque dossier intitulée « date de fin de validité du dernier titre délivré », qui devrait permettre d’opérer un export des dossiers clos depuis plus de cinq ans en application de la circulaire susdite.

 Or, les premiers exports réalisés par le SIDSIC ont rapidement mis en évidence le fait que cette information n’est pas systématiquement mise à jour lorsqu’un nouveau titre est délivré à la personne, si bien que la date indiquée est régulièrement obsolète, le dossier pouvant même contenir des documents postérieurs à cette date. Le problème tient du mode d’alimentation des métadonnées dans Gargantua : les informations tirées d’AGDREF sont importées lorsqu’un dossier est ouvert par l’édition d’une « feuille patch » qui est lue par le scanner, mais elles ne sont pas écrasées lorsque de nouveaux événements surviennent dans la vie du dossier.

 Il a donc fallu adopter une approche « pragmatique » consistant à combiner la date de fin de validité du dernier titre délivré avec la date du document le plus récent. En appliquant un délai de sécurité de dix ans, soit la durée maximale d’un titre de séjour, cette méthode a permis de s’assurer que seuls des dossiers véritablement clos seraient exportés.

État de la volumétrie des versements de dossiers d’étrangers par année. Note : les premières années sont essentiellement constituées de dossiers vides constitués à partir de la reprise des données d’AGDREF.

Conclusion

 Bien que majoritairement composés de pièces justificatives, les dossiers d’étrangers sont un exemple de données issues d’un système d’information déconcentré de l’État pour lequel la continuité est très forte avec les dossiers papiers conservés aux Archives départementales dans les séries modernes et en série W. Permettant de retracer l’histoire de l’immigration au sein du département, ils ont une dimension locale et une valeur ajoutée manifestes.

 Le projet d’archivage numérique des dossiers d’étrangers a amené les Archives départementales de la Seine-Maritime à changer d’échelle en matière d’utilisation de leur SAE, dans la mesure où les exports annuels font état de volumétries importantes, non en taille brute des objets-données (il s’agit d’une numérisation de faible qualité), mais en nombre d’objets d’archives dans les bordereaux SEDA. De telles quantités posent la question de la capacité des outils actuels à traiter, à la fois lors de l’import puis au moment de la recherche, des cas réels de versements annuels concernant des procédures dématérialisées touchant un grand nombre d’usagers. Cette question est sans doute destinée à devenir cruciale dans un contexte où, en dehors des flux « traditionnels » liés aux finances, au contrôle de légalité ou aux marchés publics, il sera difficile de mettre en place des procédures d’exports fréquents et automatisés depuis les applications. Les Archives départementales sont en effet dans la plupart des cas confrontées à des systèmes vieillissants dans lesquels les mécanismes d’archivage sont embryonnaires, et où il importe en premier lieu d’obtenir une extraction exploitable. 

 À ce titre, le travail mené sur les dossiers d’usagers de la MDPH est un contre-exemple qui illustre une fois de plus l’intérêt du positionnement en amont de l’archiviste dans le déroulement d’un projet de dématérialisation.

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[1]     Standard d’Échange de Données pour l’Archivage.

[2]     Gestion Électronique de Documents.

[3]     À ce jour, le logiciel Gargantua édité par SIATEL équipe environ 55 préfectures.

[4]     Service Interministériel Départemental des Systèmes d’Information et de Communication.

[5]     Système d’Archivage Electronique