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Journée de restitution des porteurs de projet AD-Essor 2018, 5 juin 2019

Dans le cadre de l’appel à projet AD-Essor, les Archives de France réunissent tous les ans les porteurs de projet afin de présenter quelques-unes des réalisations de l’année écoulée et de permettre échanges et partage de retours d’expérience entre les bénéficiaires du dispositif.

Cette année encore, l’Institut national du patrimoine a accepté d’accueillir les participants à cette journée, dont l’ordre du jour a permis d’aborder des problématiques d’archivage numérique dans des collectivités aux contextes très variés.

Présentation du département du Nord : “Un SAE pour le département du Nord : récit d’une longue marche”.

L’introduction de Françoise Banat-Berger a été l’occasion de rappeler l’impulsion décisive qu’avait constituée le programme VITAM pour l’archivage électronique sur l’ensemble du territoire, et de souligner que l’entrée dans la phase de Maintenance et Amélioration Continue (MAC) du programme sera l’occasion de poursuivre le travail de partenariat entre les acteurs publics et l’équipe VITAM.

Il a été souligné par ailleurs que les Archives de France souhaitent poursuivre leur soutien aux collectivités pour l’équipement en systèmes d’archivage électronique, outils de conservation des archives publiques au même titre que les bâtiments d’archives. La tenue d’ateliers et d’une journée de réflexion le 16 avril dernier autour du dispositif AD-Essor reflète les actuelles réflexions en cours pour conserver les points forts du dispositif et explorer des pistes d’amélioration.

Sept collectivités ont ensuite présenté un point d’étape de leurs travaux en cours. L’objectif du programme était d’introduire des problématiques et des contextes très différents autour du thème central de l’archivage électronique.

La fin de la journée a été consacrée aux actualités du Programme Vitam ainsi qu’à une présentation des livrables de l’étude pilotée par le SIAF sur la pérennisation à long terme de l’information numérique.

Les échanges de la journée ont fait émerger plusieurs axes de réflexion, témoignant de la maturité croissante des services publics d’archives sur le sujet et de l’inscription de l’archivage électronique dans les politiques des collectivités autour de la donnée. Tout d’abord, plusieurs porteurs de projet ont inscrit l’archivage électronique dans un contexte plus global de gouvernance de la donnée au sein de leur collectivité. L’archivage électronique est ainsi pensé en lien avec le ou la délégué(e) à la protection des données, le ou la responsable de la sécurité informatique, de l’open data, etc.

De façon plus prégnante que les années précédentes, les porteurs de projet ont soulevé les questions de communication et d’accès aux archives, notamment dans un contexte où les outils d’archivage électronique peuvent prendre plusieurs formes : système d’archivage électronique, outil de gestion électronique de documents, etc.

Enfin, outre la mise en production d’un système d’archivage électronique, la prise en charge et le versement de nouveaux flux sont de plus en plus perçus comme des projets à part entière, qui doivent être réfléchis et planifiés pour éviter une sous-utilisation du SAE. Le temps parfois considérable nécessité par ce passage à l’échelle permet une dimension expérimentale et pédagogique, mais pourrait peut-être être réduit dans les années à venir grâce aux échanges et partages de compétences au sein du réseau des services publics d’archives sur le territoire.

Le SIAF tient à remercier l’ensemble des participants à cette journée. Toute question sur le sujet peut-être adressée à archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr

Journée de restitution AD-Essor 2018

Les participants à l’appel à projets AD-Essor 2016-2017 se sont réunis le 4 juillet dernier dans les locaux de l’Institut national du patrimoine pour échanger leurs retours d’expérience et aborder des problématiques transverses dans le domaine de l’archivage électronique (hébergement, mutualisation, relations avec les éditeurs…)

Vous trouverez ci-dessous le compte-rendu des échanges de la journée ainsi que les supports de présentation de plusieurs projets qui ont fait l’objet d’interventions plus approfondies.

CR_journee_ADESSOR_04072018

AMLyon_@rchipeL_AD-Essor_20180704

D92_AD-Essor_20180704

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Le SIAF tient à remercier une fois encore l’Institut national du patrimoine pour son accueil ainsi que les participants pour leurs interventions et leurs échanges très riches et très complets.

Un outil pour traiter les vracs bureautiques : OCTAVE

Les Archives de France travaillent actuellement au développement d’un Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Vracs Électroniques (OCTAVE). Basé sur le logiciel Docuteam Packer, développé en java et téléchargeable à cette adresse, OCTAVE permettra à l’archiviste de transformer ses arborescences bureautiques en SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.

Lors de l’import de l’arborescence, tirée d’un disque dur ou d’un support amovible, le logiciel génèrera des alertes en cas de format de fichier inconnu de la base DROID (outil d’identification de formats développé par les Archives nationales au Royaume-Uni et téléchargeable en suivant ce lien).  Les noms de fichiers trop longs ou comportant des caractères spéciaux seront formatés (en conservant dans les métadonnées le nom d’origine) . L’archiviste pourra alors ensuite modifier manuellement l’arborescence (renommage, ajouts, suppressions, attributions de niveaux de description, métadonnées descriptives, imports de référentiels). Des attributs “corbeille” et “restitution” permettront de signaler les documents d’archives destinés à l’élimination ou à la restitution, le temps de la procédure de contrôle. OCTAVE permettra enfin d’exporter plusieurs types de documents liés au paquet : métadonnées aux formats xml et csv, rapport d’élimination, rapport de restitution, récolement, logs et SIP au format SEDA.

Interface du logiciel OCTAVE : à gauche l’arborescence bureautique, à droite les champs de métadonnées.

Si vous désirez des informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter Marion Humbert (marion.humbert@culture.gouv.fr), cheffe de projet OCTAVE au Service interministériel des Archives de France.

Journées AD-ESSOR de retours d’expérience sur les projets de SAE

Les journées des 31 mars et 8 avril 2015 ont réuni, dans les locaux du ministère de la Culture, l’ensemble des porteurs des projets subventionnés au titre du premier appel à projet AD-ESSOR lancé en 2014 (archivistes et informaticiens des collectivités et centres de gestion). Elles ont été l’occasion de faire le point sur l’état d’avancement de chaque projet en rapport avec les objectifs annoncés dans le dossier de demande de subvention et d’échanger au sujet des enjeux, difficultés et perspectives autour de ceux-ci.

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