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La boîte à outils numériques de l’archiviste

Le 24 octobre dernier s’est tenu au SIAF un lab “Prospective numérique” dédié aux outils utilisés quotidiennement par les archivistes (hors SAE et SIA). Les participants ont cité près d’une centaine d’applications, de plateformes ou de logiciels qui leur servent régulièrement pour des tâches aussi variées que la bureautique (au-delà des suite office classiques), l’animation de réunions, de communication, de gestion de projet, de traitement des fichiers, de production et analyse de données, de sécurité et partage etc.

Sur le modèle de la Cartographie des outils et pratiques de la vie privée de la CNIL, l’ensemble des logiciels cités vous est proposé sous forme de carte mentale., pour vous aider à construire la stratégie numérique correspondant à vos besoins.Carte mentale boîte à outils numériques archiviste

N’hésitez pas à signaler d’autres outils que vous trouvez pratiques au quotidien, ou à commenter la cartographie.

Note : vous pouvez télécharger la carte XMIND et les fichiers images ici.

Contact : merci d’avance de vos propositions pour compléter la carte et la tenir à jour. Envoyez-les à archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr  !

 

Trois outils contribuant à l’archivage numérique

Voici une présentation rapide d’Archifiltre, Octave et ReSip pour vous permettre de construire votre stratégie de traitement des documents numériques.

Evaluation, tri, traitements, descriptions, envoi vers un système d’archivage électronique, chaque outil a sa personnalité et ses ensembles de fonctionnalités cohérentes.

Après quelques éléments de présentation, un tableau des principales fonctionnalités couvertes par les versions de septembre 2019 vous permettra un premier aperçu. N’hésitez pas à essayer, et à suivre l’évolution de ces logiciels !

  • Son manifeste : L’objectif d’ArchiFiltre est de proposer à tout utilisateur de fichiers bureautiques un outil de visualisation d’arborescences complètes afin de pouvoir les appréhender rapidement en vue de les décrire, les organiser, les trier et aussi les enrichir en apportant de la contextualisation et de la qualification aux documents.
  • Son histoire : l’outil est né en 2018 dans le cadre du programme « entrepreneurs d’intérêt général » (porté par la DINSIC). Depuis avril 2019, il a rejoint l’Incubateur des ministères sous forme de startup d’Etat et les développements se poursuivent (corrections d’anomalies, nouvelles fonctionnalités). Le chef de produit (responsable du pilotage de l’équipe projet) est le bureau des archives (également mission des archives de France auprès des ministères sociaux). L’outil est libre et gratuit et se construit en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs.
  • L’équipe du produit peut être contactée à l’adresse archifiltre@sg.social.gouv.fr.
  • Où le trouver : https://archifiltre.github.io/ (application en téléchargement)
  • Un peu de technique : V12 Lucky Llama est une application locale, exécutable à la fois sur des postes en 32 bits et en 64 bits sans installation, la version 64 bits est disponible également sous Linux ; la V8, dernière version utilisable par navigateur web (Chrome ou Firefox) est toujours accessible sur le site.
  • Le code est entièrement accessible sur github (https://github.com/SocialGouv/archifiltre) et ouvert aux contributions.

 

  • Son manifeste : Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Versements Électroniques (OCTAVE) permet à l’archiviste de traiter après import des arborescences bureautiques (dédoublonnage, tri, fusion, classement, renommage), d’enrichir les métadonnées et de constituer des SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.1 accompagné d’un manifeste xml, tout en pouvant produire bordereau de récolement et d’élimination
  • Son histoire : il est le fruit d’un certain nombre d’actions menées par le SIAF pour répondre à la problématique du vrac bureautique et notamment l’animation en 2015 d’un groupe de travail transverse et d’un recueil de cas d’usage, un benchmark international des outils de préparation des versements déjà existants, pour prendre une tournure concrète avec le démarrage de développements en novembre 2017. Tests, échanges avec les utilisateurs, séances de sensibilisation ont permis de faire des ajustements et d’aboutir à la présente version qui a été l’objet d’un audit de sécurité informatique commandé par le RSSI du Ministère de la Culture à Ernst & Young.
  • Contact : le SIAF rassemble les retours d’expérience sur OCTAVE à l’adresse archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr
  • Où le trouver : https://francearchives.fr/fr/article/88482499 (Téléchargeable  accompagné d’un manuel d’utilisation)
  • Un peu de technique : Version de septembre 2019 basée sur la version 5.3 de Docuteam Packer, logiciel libre, développé en Java par la société Docuteam https://www.docuteam.ch/fr/.

 

RESIP
  • Son manifeste : L’application ReSIP, construite au-dessus de la bibliothèque sedalib, permet de construire et manipuler des structures arborescentes d’archives, d’en éditer les métadonnées, de les importer et exporter sous la forme de SIP, sous la forme de hiérarchie disque ou encore sous forme csv pour les plans de classement. Elle peut prendre en compte des fichiers bureautiques ou des conteneurs de messagerie.
  • Son histoire : L’objectif était initialement de créer un outil pour faciliter le travail de recette des archivistes de l’équipe Vitam. En effet, dans le cadre des développements Agile, ils sont amenés à tester les développements réalisés à l’issue de chaque itération et donc à effectuer de multiples tests d’entrées de paquets d’archives (SIP) dans Vitam. Au commencement des développements en 2016, ces jeux de tests étaient réalisés manuellement rendant très long et fastidieux le travail de recette. Un outil, le « générateur Seda » a donc été créé pour industrialiser la réalisation des jeux de tests. Cette moulinette, rapidement adoptée par les archivistes de l’équipe projets Vitam et des projets utilisateurs, a été plébiscitée et priorisée pour en faire un réel outil de production pour la préparation des entrées d’archives. Les fonctionnalités en ont été améliorées et complétée au fil des itérations, aboutissant à l’actuel RESIP.
  • Contact : contact@programmevitam.fr
  • Où le trouver: http://www.programmevitam.fr/pages/ressources/resip/
  • Un peu de technique : version courante 1.10.0-SNAPSHOT compilée le 01/09/2019, fichier exécutable portable nécessitant la présence de Java 8, une version Linux est disponible également.
Tableau des fonctionnalités d’Archifiltre, Octave et Resip, septembre 2019
Tableau des fonctionnalités d’Archifiltre, Octave et Resip, septembre 2019

Journée de restitution des porteurs de projet AD-Essor 2018, 5 juin 2019

Dans le cadre de l’appel à projet AD-Essor, les Archives de France réunissent tous les ans les porteurs de projet afin de présenter quelques-unes des réalisations de l’année écoulée et de permettre échanges et partage de retours d’expérience entre les bénéficiaires du dispositif.

Cette année encore, l’Institut national du patrimoine a accepté d’accueillir les participants à cette journée, dont l’ordre du jour a permis d’aborder des problématiques d’archivage numérique dans des collectivités aux contextes très variés.

Présentation du département du Nord : “Un SAE pour le département du Nord : récit d’une longue marche”.

L’introduction de Françoise Banat-Berger a été l’occasion de rappeler l’impulsion décisive qu’avait constituée le programme VITAM pour l’archivage électronique sur l’ensemble du territoire, et de souligner que l’entrée dans la phase de Maintenance et Amélioration Continue (MAC) du programme sera l’occasion de poursuivre le travail de partenariat entre les acteurs publics et l’équipe VITAM.

Il a été souligné par ailleurs que les Archives de France souhaitent poursuivre leur soutien aux collectivités pour l’équipement en systèmes d’archivage électronique, outils de conservation des archives publiques au même titre que les bâtiments d’archives. La tenue d’ateliers et d’une journée de réflexion le 16 avril dernier autour du dispositif AD-Essor reflète les actuelles réflexions en cours pour conserver les points forts du dispositif et explorer des pistes d’amélioration.

Sept collectivités ont ensuite présenté un point d’étape de leurs travaux en cours. L’objectif du programme était d’introduire des problématiques et des contextes très différents autour du thème central de l’archivage électronique.

La fin de la journée a été consacrée aux actualités du Programme Vitam ainsi qu’à une présentation des livrables de l’étude pilotée par le SIAF sur la pérennisation à long terme de l’information numérique.

Les échanges de la journée ont fait émerger plusieurs axes de réflexion, témoignant de la maturité croissante des services publics d’archives sur le sujet et de l’inscription de l’archivage électronique dans les politiques des collectivités autour de la donnée. Tout d’abord, plusieurs porteurs de projet ont inscrit l’archivage électronique dans un contexte plus global de gouvernance de la donnée au sein de leur collectivité. L’archivage électronique est ainsi pensé en lien avec le ou la délégué(e) à la protection des données, le ou la responsable de la sécurité informatique, de l’open data, etc.

De façon plus prégnante que les années précédentes, les porteurs de projet ont soulevé les questions de communication et d’accès aux archives, notamment dans un contexte où les outils d’archivage électronique peuvent prendre plusieurs formes : système d’archivage électronique, outil de gestion électronique de documents, etc.

Enfin, outre la mise en production d’un système d’archivage électronique, la prise en charge et le versement de nouveaux flux sont de plus en plus perçus comme des projets à part entière, qui doivent être réfléchis et planifiés pour éviter une sous-utilisation du SAE. Le temps parfois considérable nécessité par ce passage à l’échelle permet une dimension expérimentale et pédagogique, mais pourrait peut-être être réduit dans les années à venir grâce aux échanges et partages de compétences au sein du réseau des services publics d’archives sur le territoire.

Le SIAF tient à remercier l’ensemble des participants à cette journée. Toute question sur le sujet peut-être adressée à archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr

Journée de restitution AD-Essor 2018

Les participants à l’appel à projets AD-Essor 2016-2017 se sont réunis le 4 juillet dernier dans les locaux de l’Institut national du patrimoine pour échanger leurs retours d’expérience et aborder des problématiques transverses dans le domaine de l’archivage électronique (hébergement, mutualisation, relations avec les éditeurs…)

Vous trouverez ci-dessous le compte-rendu des échanges de la journée ainsi que les supports de présentation de plusieurs projets qui ont fait l’objet d’interventions plus approfondies.

CR_journee_ADESSOR_04072018

AMLyon_@rchipeL_AD-Essor_20180704

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Le SIAF tient à remercier une fois encore l’Institut national du patrimoine pour son accueil ainsi que les participants pour leurs interventions et leurs échanges très riches et très complets.

Un outil pour traiter les vracs bureautiques : OCTAVE

Les Archives de France travaillent actuellement au développement d’un Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Vracs Électroniques (OCTAVE). Basé sur le logiciel Docuteam Packer, développé en java et téléchargeable à cette adresse, OCTAVE permettra à l’archiviste de transformer ses arborescences bureautiques en SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.

Lors de l’import de l’arborescence, tirée d’un disque dur ou d’un support amovible, le logiciel génèrera des alertes en cas de format de fichier inconnu de la base DROID (outil d’identification de formats développé par les Archives nationales au Royaume-Uni et téléchargeable en suivant ce lien).  Les noms de fichiers trop longs ou comportant des caractères spéciaux seront formatés (en conservant dans les métadonnées le nom d’origine) . L’archiviste pourra alors ensuite modifier manuellement l’arborescence (renommage, ajouts, suppressions, attributions de niveaux de description, métadonnées descriptives, imports de référentiels). Des attributs “corbeille” et “restitution” permettront de signaler les documents d’archives destinés à l’élimination ou à la restitution, le temps de la procédure de contrôle. OCTAVE permettra enfin d’exporter plusieurs types de documents liés au paquet : métadonnées aux formats xml et csv, rapport d’élimination, rapport de restitution, récolement, logs et SIP au format SEDA.

Interface du logiciel OCTAVE : à gauche l’arborescence bureautique, à droite les champs de métadonnées.

Si vous désirez des informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter Marion Humbert (marion.humbert@culture.gouv.fr), cheffe de projet OCTAVE au Service interministériel des Archives de France.