Comment accompagner au mieux les collectivités territoriales dans le développement de l’archivage électronique ? En 2014, les Archives de France ont inauguré le dispositif d’appel à projet AD-Essor, destiné à soutenir les initiatives en matière d’archivage électronique dans les territoires. Lié au programme VITAM, l’appel à projet connaît en 2018-2019 sa dernière édition. Le bilan en est très positif : 141 projets ont pu être soutenus entre 2014 et 2019 pour un total de plus de trois millions d’euros, et le tour de France de l’archivage numérique, exécuté en parallèle de l’appel à projet pour sensibiliser les acteurs, a permis de toucher plus de 450 services en deux ans.

Un appel à participation lancé auprès de l’ensemble des bénéficiaires de l’appel à projet depuis 2014 a permis de réunir plus d’une quarantaine de personnes dans les locaux de la DINSIC. Les Archives de France ont été accompagnées pour cet événement des membres du programme DCANT, dans la continuité de la coopération engagée depuis plusieurs années avec la DINSIC sur le sujet de l’archivage électronique.

La journée a été articulée en deux temps : une séance plénière le matin afin de présenter les travaux de synthèse et de bilan menés par le SIAF sur la question et des ateliers l’après-midi autour de trois thèmes : Quelle forme pour le futur appel à projet ? Comment capitaliser sur les retours d’expérience des porteurs de projet ? Quel périmètre pour le futur appel à projet ?

Les échanges du matin ont permis de faire émerger des idées et d’enrichir les perspectives des ateliers de l’après-midi : les problématiques de l’hébergement, des relations avec les éditeurs de solutions, de la normalisation ou encore de la mise en réseau ont ainsi été abordés.

Ces échanges vont nourrir et compléter le bilan effectué au début de l’année par les Archives de France sur le dispositif AD-Essor et plus largement sur l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux. Ce bilan sera diffusé dès sa finalisation sur le portail FranceArchives.

Le SIAF tient à remercier l’ensemble des participants pour leur contribution à cette réflexion, ainsi que les collègues de la DINSIC, pour leur aide et leur co-animation.

Voici la synthèse des réflexions menées dans les trois ateliers.

Quel périmètre pour le futur appel à projet ?

En amont de l’appel à projet :

• Un accompagnement en amont de la constitution du dossier serait utile pour identifier le cadre réglementaire et juridique de l’archivage électronique ;
• Un accompagnement en amont de la constitution du dossier serait utile pour que les candidats soient informés des projets, notamment les dispositifs mutualisés, déjà existants, afin de mener leur projet en cohérence avec leur contexte et d’éviter l’éparpillement et la concurrence entre les projets.
• La mutualisation ne doit pas être un point bloquant pour participer, mais un « bonus » si elle est envisagée ;
• Quid des collectivités ne possédant pas de service d’archives ? Elles sont pour le moment exclues du périmètre mais peut-être un système de chef de file, notamment en lien avec les centres de gestion, pourrait-il permettre de les réintégrer dans le dispositif ;

Il a été fait le choix pour le dispositif AD-Essor de ne pas poser de contrainte dans le contenu des projets d’archivage électronique. L’idée d’appels à projet thématiques a été soulevée durant l’atelier. L’objectif est de prioriser les domaines de collecte en matière d’archivage électronique.

• Les collectivités pourraient candidater sur un thème précis, poursuivi pendant une ou plusieurs années.
• Ces thèmes pourraient notamment porter sur un flux en particulier, en lien avec les missions archives dans les ministères et les cartographies des systèmes d’information déjà réalisées dans certaines structures.

Postes pouvant entrer dans le périmètre de l’appel à projet :

• Les études préalables aux projets sont souvent indispensables pour des questions politiques et pédagogiques. Il serait néanmoins utile de capitaliser sur l’ensemble des travaux déjà réalisés jusqu’ici pour permettre aux collectivités d’avoir accès à un tronc commun d’informations et de dégager dans l’étude ce qui est le plus spécifique et intéressant pour leur cas précis. Remarque : Les études actuelles ont tendance à manquer d’expertise en matière technique. Pour coordonner les demandes de ces études, peut-on imaginer un marché à l’échelle nationale ?
• Tout le monde est d’accord pour réintégrer la formation dans le périmètre, avec prudence cependant : doit-elle être un moyen de former les utilisateurs ou permettre à des profils spécialisés de monter en compétence ?
• Il pourrait être intéressant d’inclure des coûts RH dans le périmètre, dans la mesure où l’animation de réseau et l’expertise sont des éléments décisifs pour la pérennité des projets. Ces éléments induisent néanmoins de la complexité dans le dispositif, tant du point de vue de sa mise en place que de son contrôle ;
• Il est également utile que les infrastructures demeurent dans le périmètre des coûts subventionnables, pour peu qu’il soit possible de s’assurer qu’elles sont bien dédiées aux activités d’archivage électronique. Leur dimensionnement est un élément complexe mais important à prendre en compte ;
• Les connecteurs et développements doivent être au maximum génériques et réutilisables, au minimum recensés afin que les porteurs de projet sachent ce qui a déjà été réalisé dans le passé.

Autres remarques :

• Le futur dispositif doit favoriser et soutenir l’accompagnement humain des projets, sur le court et moyen terme pour éviter d’avoir des outils sous-utilisés.
• La question des collectivités sans services d’archives constitués pose la question des conditions de dépôt des archives électroniques aux Archives départementales : alors que le dépôt des archives papier est gratuit, est-il possible de prévoir une formule payante pour l’électronique ?
• Le dispositif doit être accompagné de groupes de travail à l’échelle nationale, et encadré par des textes réglementaires (circulaires comme celle sur les pièces comptables).
• Le dispositif doit permettre également aux projets de s’adapter aux évolutions normatives. En parallèle, un dialogue peut être mené avec les éditeurs pour préparer les évolutions dans le domaine.

Les objectifs finaux que doit permettre d’atteindre le dispositif sont la continuité des missions de collecte menées dans l’univers papier et la constitution d’archives définitives.

Quelle forme pour le futur appel à projets ?

La première idée débattue est celle des modalités d’instruction du dossier :

• Le fait d’avoir deux interlocuteurs, SIAF et DRAC, complexifie les échanges et le calendrier (celui-ci est déjà serré, surtout lorsque la collectivité fait passer une délibération sur la participation à l’appel à projet).
• Pouvoir affecter les crédits en investissement ou en fonctionnement permettrait davantage de souplesse dans leur utilisation.
• Associer la DINSIC à l’instruction des dossiers pourrait apporter une plus-value d’expertise et permettre une meilleure circulation de l’information à l’interministériel.

La question du calendrier a été abordée ensuite : même si les délais serrés encouragent le projet à avancer rapidement, le planning annuel est court pour des projets de cette ampleur. Il faudrait pouvoir envisager un planning sur deux ans.

Le groupe a ensuite constaté que le nom de l’appel à projet n’était pas très parlant, notamment pour les DSI et la hiérarchie. Ils proposent par exemple « Démat’ Essor » pour gagner en visibilité et bénéficier d’une image plus compréhensible par les non-archivistes.

Un des atouts de l’appel à projets est le portage Archives/DSI, qui associe les deux entités sur le projet de SAE, permet éventuellement un apport budgétaire côté DSI et plus globalement un engagement conjoint qui permet une meilleure conduite de projet.

Plusieurs idées ont émergé autour de la question de la mutualisation :

• Elle ne doit pas être un prérequis obligatoire afin de ne pas bloquer de projets mais un « bonus » lors de l’examen des dossiers.
• Afin de favoriser les échanges et les partages d’expérience, la réutilisation des livrables et des résultats des projets doit être pensée en amont, « by design ».
• Dans la même perspective, l’utilisation et le développement de logiciels libres doivent être favorisés afin de favoriser l’émergence de biens collectifs.

Les modalités concrètes de mise en œuvre de l’appel à projet ont fait l’objet des idées suivantes :

• Sélectionner des cibles thématiques afin de réaliser les objectifs d’une politique publiques en quelques années. Attention cependant, toutes les collectivités ne sont pas mûres en même temps sur les mêmes sujets, doivent-elles pour autant être exclues de facto de l’appel à projet s’il est exclusivement thématique ?
• Essayer de remédier à l’effet de seuil observé pour les petites collectivités : comment les sensibiliser ? réfléchir à un service globalisé afin de rendre un service pour le moment encore largement inexistant.
• Le dépôt des dossiers devrait s’accompagner d’un dialogue en amont avec le SIAF pour favoriser le rapprochement avec d’autres projets, aider au calibrage et rendre le projet le plus complet et le plus efficace possible. Dans le même objectif, les réunions de restitution des porteurs de projet pourraient associer les porteurs de l’année en cours.

Les principales cibles identifiées par les participants étaient les suivantes : simplifier la procédure, créer des ressources communes afin de favoriser la montée en compétence, l’interopérabilité et la baisse des coûts, favoriser les projets d’archivage électronique dans les petites collectivités et optimiser les dynamiques qui existent déjà.

Comment capitaliser sur les retours d’expérience ?

Les idées du dernier atelier se déclinent elle aussi en plusieurs thèmes :

• La publication des résultats des appels à projet permettrait une réutilisation par les projets suivants mais aussi une communication auprès des décideurs, utile pour favoriser le portage des projets auprès des associations d’élus et des éditeurs de logiciels.
• A été soulignée l’importance de partir des besoins métier (« user-centricity ») plutôt que de la vision des archivistes, en associant largement la DSI, le DPO et les producteurs d’archives. La DSI pourrait être notamment acculturée grâce à des webinaires sur le sujet de l’archivage électronique.
• Au sein de cette équipe-projet pluridisciplinaire, il est ensuite important de permettre un accompagnement et de la formation, notamment grâce à la mise en relation entre porteurs de projets.
• Plusieurs outils peuvent favoriser les échanges entre les acteurs : une plate-forme (qui requiert de l’animation et de la modération) ou encore des groupes de travail thématiques. Cela permettrait des échanges sur les travaux déjà menés pour ne pas passer du temps sur des questions déjà résolues ainsi qu’une meilleure coordination dans les échanges avec des éditeurs de logiciels.
• Se pose par ailleurs la question de l’échelon territorial le plus adapté pour des réunions en présentiel, toujours précieuses pour animer un réseau : la région ?

Les objectifs visés sont multiples : gagner du temps tout au long du processus, mieux dialoguer avec les entreprises de services numériques et les éditeurs de logiciel pour optimiser les coûts, valoriser l‘archivage dans la transformation numérique des institutions, s’inscrire dans la gouvernance et le cycle de vie de la donnée, faire travailler les porteurs de projet sur l’essentiel, notamment en matière d’études de cadrage.

Avant de mettre en œuvre ces idées, il est indispensable de réfléchir à leur application dans un contexte de diversité territoriale et institutionnelle très importante mais aussi à la coordination entre les échelons national et territorial.