Archives de catégorie : Billets

Bilan du dispositif AD-Essor 2014-2016 : compte-rendu de la journée du 16 avril 2019

Comment accompagner au mieux les collectivités territoriales dans le développement de l’archivage électronique ? En 2014, les Archives de France ont inauguré le dispositif d’appel à projet AD-Essor, destiné à soutenir les initiatives en matière d’archivage électronique dans les territoires. Lié au programme VITAM, l’appel à projet connaît en 2018-2019 sa dernière édition. Le bilan en est très positif : 141 projets ont pu être soutenus entre 2014 et 2019 pour un total de plus de trois millions d’euros, et le tour de France de l’archivage numérique, exécuté en parallèle de l’appel à projet pour sensibiliser les acteurs, a permis de toucher plus de 450 services en deux ans.

Un appel à participation lancé auprès de l’ensemble des bénéficiaires de l’appel à projet depuis 2014 a permis de réunir plus d’une quarantaine de personnes dans les locaux de la DINSIC. Les Archives de France ont été accompagnées pour cet événement des membres du programme DCANT, dans la continuité de la coopération engagée depuis plusieurs années avec la DINSIC sur le sujet de l’archivage électronique.

La journée a été articulée en deux temps : une séance plénière le matin afin de présenter les travaux de synthèse et de bilan menés par le SIAF sur la question et des ateliers l’après-midi autour de trois thèmes : Quelle forme pour le futur appel à projet ? Comment capitaliser sur les retours d’expérience des porteurs de projet ? Quel périmètre pour le futur appel à projet ?

Les échanges du matin ont permis de faire émerger des idées et d’enrichir les perspectives des ateliers de l’après-midi : les problématiques de l’hébergement, des relations avec les éditeurs de solutions, de la normalisation ou encore de la mise en réseau ont ainsi été abordés.

Ces échanges vont nourrir et compléter le bilan effectué au début de l’année par les Archives de France sur le dispositif AD-Essor et plus largement sur l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux. Ce bilan sera diffusé dès sa finalisation sur le portail FranceArchives.

Le SIAF tient à remercier l’ensemble des participants pour leur contribution à cette réflexion, ainsi que les collègues de la DINSIC, pour leur aide et leur co-animation.

Les résultats de l’atelier “Quelle forme pour le futur appel à projet ?”

Voici la synthèse des réflexions menées dans les trois ateliers.

Quel périmètre pour le futur appel à projet ?

En amont de l’appel à projet :

  • Un accompagnement en amont de la constitution du dossier serait utile pour identifier le cadre réglementaire et juridique de l’archivage électronique ;
  • Un accompagnement en amont de la constitution du dossier serait utile pour que les candidats soient informés des projets, notamment les dispositifs mutualisés, déjà existants, afin de mener leur projet en cohérence avec leur contexte et d’éviter l’éparpillement et la concurrence entre les projets.
  • La mutualisation ne doit pas être un point bloquant pour participer, mais un « bonus » si elle est envisagée ;
  • Quid des collectivités ne possédant pas de service d’archives ? Elles sont pour le moment exclues du périmètre mais peut-être un système de chef de file, notamment en lien avec les centres de gestion, pourrait-il permettre de les réintégrer dans le dispositif ;

Il a été fait le choix pour le dispositif AD-Essor de ne pas poser de contrainte dans le contenu des projets d’archivage électronique. L’idée d’appels à projet thématiques a été soulevée durant l’atelier. L’objectif est de prioriser les domaines de collecte en matière d’archivage électronique.

  • Les collectivités pourraient candidater sur un thème précis, poursuivi pendant une ou plusieurs années.
  • Ces thèmes pourraient notamment porter sur un flux en particulier, en lien avec les missions archives dans les ministères et les cartographies des systèmes d’information déjà réalisées dans certaines structures.

Postes pouvant entrer dans le périmètre de l’appel à projet :

  • Les études préalables aux projets sont souvent indispensables pour des questions politiques et pédagogiques. Il serait néanmoins utile de capitaliser sur l’ensemble des travaux déjà réalisés jusqu’ici pour permettre aux collectivités d’avoir accès à un tronc commun d’informations et de dégager dans l’étude ce qui est le plus spécifique et intéressant pour leur cas précis. Remarque : Les études actuelles ont tendance à manquer d’expertise en matière technique. Pour coordonner les demandes de ces études, peut-on imaginer un marché à l’échelle nationale ?
  • Tout le monde est d’accord pour réintégrer la formation dans le périmètre, avec prudence cependant : doit-elle être un moyen de former les utilisateurs ou permettre à des profils spécialisés de monter en compétence ?
  • Il pourrait être intéressant d’inclure des coûts RH dans le périmètre, dans la mesure où l’animation de réseau et l’expertise sont des éléments décisifs pour la pérennité des projets. Ces éléments induisent néanmoins de la complexité dans le dispositif, tant du point de vue de sa mise en place que de son contrôle ;
  • Il est également utile que les infrastructures demeurent dans le périmètre des coûts subventionnables, pour peu qu’il soit possible de s’assurer qu’elles sont bien dédiées aux activités d’archivage électronique. Leur dimensionnement est un élément complexe mais important à prendre en compte ;
  • Les connecteurs et développements doivent être au maximum génériques et réutilisables, au minimum recensés afin que les porteurs de projet sachent ce qui a déjà été réalisé dans le passé.

Autres remarques :

  • Le futur dispositif doit favoriser et soutenir l’accompagnement humain des projets, sur le court et moyen terme pour éviter d’avoir des outils sous-utilisés.
  • La question des collectivités sans services d’archives constitués pose la question des conditions de dépôt des archives électroniques aux Archives départementales : alors que le dépôt des archives papier est gratuit, est-il possible de prévoir une formule payante pour l’électronique ?
  • Le dispositif doit être accompagné de groupes de travail à l’échelle nationale, et encadré par des textes réglementaires (circulaires comme celle sur les pièces comptables).
  • Le dispositif doit permettre également aux projets de s’adapter aux évolutions normatives. En parallèle, un dialogue peut être mené avec les éditeurs pour préparer les évolutions dans le domaine.

Les objectifs finaux que doit permettre d’atteindre le dispositif sont la continuité des missions de collecte menées dans l’univers papier et la constitution d’archives définitives.

Quelle forme pour le futur appel à projets ?

La première idée débattue est celle des modalités d’instruction du dossier :

  • Le fait d’avoir deux interlocuteurs, SIAF et DRAC, complexifie les échanges et le calendrier (celui-ci est déjà serré, surtout lorsque la collectivité fait passer une délibération sur la participation à l’appel à projet).
  • Pouvoir affecter les crédits en investissement ou en fonctionnement permettrait davantage de souplesse dans leur utilisation.
  • Associer la DINSIC à l’instruction des dossiers pourrait apporter une plus-value d’expertise et permettre une meilleure circulation de l’information à l’interministériel.

La question du calendrier a été abordée ensuite : même si les délais serrés encouragent le projet à avancer rapidement, le planning annuel est court pour des projets de cette ampleur. Il faudrait pouvoir envisager un planning sur deux ans.

Le groupe a ensuite constaté que le nom de l’appel à projet n’était pas très parlant, notamment pour les DSI et la hiérarchie. Ils proposent par exemple « Démat’ Essor » pour gagner en visibilité et bénéficier d’une image plus compréhensible par les non-archivistes.

Un des atouts de l’appel à projets est le portage Archives/DSI, qui associe les deux entités sur le projet de SAE, permet éventuellement un apport budgétaire côté DSI et plus globalement un engagement conjoint qui permet une meilleure conduite de projet.

Plusieurs idées ont émergé autour de la question de la mutualisation :

  • Elle ne doit pas être un prérequis obligatoire afin de ne pas bloquer de projets mais un « bonus » lors de l’examen des dossiers.
  • Afin de favoriser les échanges et les partages d’expérience, la réutilisation des livrables et des résultats des projets doit être pensée en amont, « by design ».
  • Dans la même perspective, l’utilisation et le développement de logiciels libres doivent être favorisés afin de favoriser l’émergence de biens collectifs.

Les modalités concrètes de mise en œuvre de l’appel à projet ont fait l’objet des idées suivantes :

  • Sélectionner des cibles thématiques afin de réaliser les objectifs d’une politique publiques en quelques années. Attention cependant, toutes les collectivités ne sont pas mûres en même temps sur les mêmes sujets, doivent-elles pour autant être exclues de facto de l’appel à projet s’il est exclusivement thématique ?
  • Essayer de remédier à l’effet de seuil observé pour les petites collectivités : comment les sensibiliser ? réfléchir à un service globalisé afin de rendre un service pour le moment encore largement inexistant.
  • Le dépôt des dossiers devrait s’accompagner d’un dialogue en amont avec le SIAF pour favoriser le rapprochement avec d’autres projets, aider au calibrage et rendre le projet le plus complet et le plus efficace possible. Dans le même objectif, les réunions de restitution des porteurs de projet pourraient associer les porteurs de l’année en cours.

Les principales cibles identifiées par les participants étaient les suivantes : simplifier la procédure, créer des ressources communes afin de favoriser la montée en compétence, l’interopérabilité et la baisse des coûts, favoriser les projets d’archivage électronique dans les petites collectivités et optimiser les dynamiques qui existent déjà.

Comment capitaliser sur les retours d’expérience ?

Les idées du dernier atelier se déclinent elle aussi en plusieurs thèmes :

  • La publication des résultats des appels à projet permettrait une réutilisation par les projets suivants mais aussi une communication auprès des décideurs, utile pour favoriser le portage des projets auprès des associations d’élus et des éditeurs de logiciels.
  • A été soulignée l’importance de partir des besoins métier (« user-centricity ») plutôt que de la vision des archivistes, en associant largement la DSI, le DPO et les producteurs d’archives. La DSI pourrait être notamment acculturée grâce à des webinaires sur le sujet de l’archivage électronique.
  • Au sein de cette équipe-projet pluridisciplinaire, il est ensuite important de permettre un accompagnement et de la formation, notamment grâce à la mise en relation entre porteurs de projets.
  • Plusieurs outils peuvent favoriser les échanges entre les acteurs : une plate-forme (qui requiert de l’animation et de la modération) ou encore des groupes de travail thématiques. Cela permettrait des échanges sur les travaux déjà menés pour ne pas passer du temps sur des questions déjà résolues ainsi qu’une meilleure coordination dans les échanges avec des éditeurs de logiciels.
  • Se pose par ailleurs la question de l’échelon territorial le plus adapté pour des réunions en présentiel, toujours précieuses pour animer un réseau : la région ?

Les objectifs visés sont multiples : gagner du temps tout au long du processus, mieux dialoguer avec les entreprises de services numériques et les éditeurs de logiciel pour optimiser les coûts, valoriser l‘archivage dans la transformation numérique des institutions, s’inscrire dans la gouvernance et le cycle de vie de la donnée, faire travailler les porteurs de projet sur l’essentiel, notamment en matière d’études de cadrage.

Avant de mettre en œuvre ces idées, il est indispensable de réfléchir à leur application dans un contexte de diversité territoriale et institutionnelle très importante mais aussi à la coordination entre les échelons national et territorial.

Journée de restitution AD-Essor 2018

Les participants à l’appel à projets AD-Essor 2016-2017 se sont réunis le 4 juillet dernier dans les locaux de l’Institut national du patrimoine pour échanger leurs retours d’expérience et aborder des problématiques transverses dans le domaine de l’archivage électronique (hébergement, mutualisation, relations avec les éditeurs…)

Vous trouverez ci-dessous le compte-rendu des échanges de la journée ainsi que les supports de présentation de plusieurs projets qui ont fait l’objet d’interventions plus approfondies.

CR_journee_ADESSOR_04072018

AMLyon_@rchipeL_AD-Essor_20180704

D92_AD-Essor_20180704

D56_AD-Essor_20180704

D49_AD-Essor_ 20180704

D37-41_SAEM_AD-Essor_20180704

D05_AD-Essor_20180704

Le SIAF tient à remercier une fois encore l’Institut national du patrimoine pour son accueil ainsi que les participants pour leurs interventions et leurs échanges très riches et très complets.

Consultation “Archives pour demain” : synthèse de la phase 2

On trouvera ci-dessous la synthèse provisoire de la phase 2 de la consultation Archives pour demain qui s’est déroulée du 3 au 27 mai 2018 sur la plateforme en ligne dédiée à cet effet.

Quelles archives définitives collecter ?

Politiques de collecte des services compétents en matière d’archives définitives

Quelles bases pour élaborer des politiques de collecte ?

Des idées forces

  • La plupart des contributeurs sont d’accord pour dire qu’il conviendrait de distinguer, en ce qui concerne la collecte des archives publiques, une « collecte réglementaire », régie par des textes de portées nationale, et une « collecte libre » ou « collecte locale », laissée à l’appréciation des services d’archives compétents.
  • Plusieurs insistent sur l’importance, et même, sur la primauté de l’accès aux archives : collecter ne suffit pas si on n’offre pas un accès satisfaisant (cas de l’archivage électronique par exemple), ou si la collecte ne rencontre pas les attentes des publics du service d’archives. Collecter n’est d’ailleurs pas indispensable, un service peut par exemple garantir l’accès à des archives conservées par un autre organisme, surtout dans le monde numérique.
  • D’autres soulignent enfin que la politique de collecte d’un service d’archives est aussi une affaire de moyens, qu’elle est en partie tributaire d’opportunités ou de contraintes difficilement maîtrisables par le service, et qu’elle doit beaucoup aux rapports entretenus avec les producteurs d’archives.
  • Une contribution vient rappeler que toute politique de collecte doit aujourd’hui s’articuler avec les politiques de développement de l’administration numérique : « il me paraît essentiel de penser la politique de collecte en pleine coordination avec les responsables de la politique d’administration numérique, au niveau de l’État (DINSIC), et au niveau de chaque entité qui possède une telle politique.»

Des points d’attention

  • Une archiviste d’un centre de gestion indique cependant qu’« il n’est pas possible de parler de politique de collecte dans les collectivités dans lesquelles interviennent les archivistes itinérants du centre de gestion », c’est-à-dire dans les communes dépourvues de service public d’archives.
  • Alors qu’un contributeur invite à rechercher la cohérence de la collecte à l’échelle nationale, « dans la complémentarité plus que dans l’homogénéité», un autre évoque l’intérêt pour les chercheurs de retrouver des sources du même type, conservées selon les mêmes critères et sur les mêmes périodes, d’un département, d’une commune ou d’une région à l’autre.

Quels objectifs pour la collecte des archives définitives ?

 La conservation des archives est « organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes […] que pour la documentation historique de la recherche » (article L211-2 du Code du patrimoine).  Mais, concrètement, s’agissant de la collecte des archives définitives, que doit-on chercher à documenter ?

Les objectifs généraux

Deux objectifs principaux ont été avancés :

  • Garantir des droits : « l’un des buts essentiels est celui de l’établissement de “la preuve”, en matière de filiations et plus largement de droits héréditaires ainsi qu’en droits de propriété»
  • Témoigner d’une activité (d’aucuns parlent plutôt de « politique publique ») de la façon dont elle a été menée et du contexte dans lequel elle l’a été : « rendre compte de ce que l’on fait et du comment on le fait devrait couvrir a priori l’ensemble des exploitations à venir en sortant de la notion de typologie documentaire.»

Collecte « réglementaire » / collecte « libre »

D’autres contributeurs tentent de conjuguer cette approche avec les résultats de la réflexion ayant abouti à distinguer une « collecte libre » d’une collecte « réglementaire ». Quels objectifs assigner à l’une et à l’autre ?

Seraient ainsi du ressort de la collecte réglementaire :

  • « les documents/données sur lesquels sont fondés des droits individuels et collectifs, qui documentent le fonctionnement des institutions et l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques »
  • Ou encore, « les documents décisionnels des différents producteurs concernés, les documents récapitulatifs de l’ensemble des activités de chaque producteur » pour un autre contributeur, qui laisserait en revanche le soin à chaque service d’archives de décider du sort des « documents du cœur de métier (dossiers sériels notamment)».

Deux points d’attention

  • Dans quelle mesure répondre à la demande sociale ?

En vertu de la primauté de l’accès en matière de politique de collecte, l’un des contributeurs estime qu’un service d’archives définitives est fondé à construire « son projet scientifique, éducatif et culturel en fonction des attentes de ses publics », rejoignant ainsi une suggestion déjà émise en phase 1. Voir aussi, dans la rubrique ci-dessous consacrée à la transparence de la sélection, les propositions visant à associer les usagers aux choix de collecte et d’acquisition.

La proposition n’a pas été discutée mais vient percuter les conclusions auxquelles arrive un autre contributeur à propos de l’échantillonnage. Parce qu’il ne peut pas répondre à toutes les demandes, notamment à celles ayant trait à la reconstitution des histoires individuelles, l’archiviste a « tout intérêt à œuvrer pour l’intérêt général, à se déconnecter des intérêts particuliers. Archiver, c’est faire des choix en sachant pertinemment que si l’archiviste répondra à certaines attentes, il en décevra beaucoup d’autres. »

  • Un débat qui s’amorce sur l’intérêt des documents sériels

Certains contributeurs s’agacent ou s’inquiètent du peu de cas que d’autres leur semblent faire des documents sériels : « (…) quand on étudie les documents décisionnels et qu’on ne les confronte pas aux documents individuels qui permettent de donner corps aux politiques, d’incarner les problématiques, on passe à côté d’une bonne partie de l’histoire. »

Renforcer la coordination de la collecte

La coordination de la collecte des archives privées

En ce qui concerne les archives privées, dont la richesse avait été soulignée dès la phase 1, les échanges de la phase 2 ont mis l’accent sur la nécessité d’une meilleure coordination des acquisitions à l’échelle régionale, par exemple sur le modèle de ce qui se fait pour les musées ou pour les bibliothèques (commissions et/ou fonds d’acquisition, déconcentration des subventions d’acquisition aux directions régionales des affaires culturelles).

On note, en revanche, que nul n’est revenu sur la coordination à une échelle nationale, évoquée en phase 1 à travers la mention d’initiatives telles que le CODHOS (collectif des centres de documentation en histoire ouvrière et sociale), ou à travers des allusions aux campagnes de la Grande Collecte, initiées par le Service interministériel des Archives de France.

On relève enfin la proposition visant à mettre en place des stratégies de partenariat entre collectionneurs privés et services publics d’archives.

La coordination de la collecte des archives publiques

Certains contributeurs se déclarent intéressés par la mise en place d’une coordination de la collecte des archives publiques au niveau local. Cette coordination viendrait à l’appui de l’élaboration d’une politique de « collecte libre », telle que définie plus haut.

Si l’échelle régional est souvent évoquée, la réflexion reste à affiner pour définir l’échelle la plus pertinente : « Il s’agirait donc de définir un ressort de coopération critique, ni trop grand, ni trop petit, sachant que ce ressort pourrait évoluer en fonction des thématiques abordées »

Les buts exacts de cette coordination varient selon les contributeurs : préconisations de tri et de sélection à élaborer et appliquer à l’échelle locale, campagnes de collecte coordonnées, mise en regard des pratiques en matière d’échantillonnage et de réévaluation.

Il est intéressant de relever que l’on voit se dessiner deux conceptions différentes de cette coordination à l’échelle locale, découlant d’une conception différente de la « collecte libre » (dite aussi « collecte locale ») :

  • Tous les services publics d’archives chargés de la collecte des archives définitives se voient reconnaître une marge de manœuvre qui leur permet de définir une politique de collecte qui leur est propre. C’est cette politique qu’ils choisissent de mettre en concordance avec celles d’autres services d’une même zone géographique.
  • Une marge de manœuvre est reconnue aux Archives départementales pour organiser à l’échelle appropriée une coopération dans laquelle « les AD joueraient un rôle central en raison de leur connaissance fine du terrain», coopération dont il leur reviendrait de « fixer les règles ».

Quant à la coordination de la collecte des archives publiques à l’échelle nationale, elle a été abordée dans la thématique consacrée aux outils et méthodes d’évaluation, à propos de l’élaboration des instructions de tri et de sélection (voir ci-dessous). C’est dire que la réflexion s’est focalisée sur les seules préconisations (ce que doit collecter chaque service d’archives), et que la coordination d’autres aspects de la collecte (programmation, opérations, évaluation…) n’a pas été abordée.

Un point d’attention : la viabilité de tout dispositif de coordination

A plusieurs reprises et quels que soient les dispositifs imaginés, les contributeurs ont souligné qu’une politique de collecte concertée devait avoir « des objectifs réalistes », ne pas s’avérer trop « contraignante», ne pas être « bloquante ».

Des outils pour construire une politique de collecte

Deux contributeurs viennent conforter des observations déjà faites en phase 1, qui mettaient l’accent sur la nécessaire analyse de ce qu’un service d’archives a déjà collecté, n’a pas collecté, voire devrait avoir déjà collecté, avant de définir des priorités. « L’expérience de la Gironde d’une politique de collecte intégrant des secteurs prioritaires est intéressante en ce qu’elle repose sur une analyse de l’existant (états de versements) et des actions prospectives. »

L’un d’entre eux propose de décliner la politique de collecte des services publics d’archives autour de « projet[s] de collecte », notion qui « permettrait d’éviter l’émiettement et l’incomplétude des fonds (…) [et] nous aiderait à collecter des archives souvent oubliées (archives décisionnelles notamment) ». Leur conception et leur mise en œuvre s’appuieraient sur deux outils principaux :

  • une fiche synthétique décrivant « les éléments de contexte et d’aide à la décision (évaluation des fonctions du producteur, évaluation globale de sa production, état des entrées déjà versées, état des lacunes, état complet des archives non encore versées, volumétries), les objectifs du projet définis par rapport à une stratégie d’accès (quels usages, quels usagers, quels instruments de recherche, quelles modalités d’accès ?) »
  • « un programme pluriannuel de collecte et de traitement (calendrier, méthode, logistique, etc.) ».

Méthodes et outils de l’évaluation

Les instructions de tri et de sélection

Les instructions de tri et de sélection sont considérées comme un véritable capital, qu’il s’agit maintenant de « mettre en perspective », de mieux exploiter, de compléter et de faire évoluer mais aussi, de concevoir autrement.

Mise en perspective et meilleure exploitation

Un outil de publication mieux adapté permettrait à la fois de mettre en perspective le corpus existant et de mieux l’exploiter. Les contributeurs évoquent un « outil dédié, qui offrirait des fonctionnalités dynamiques de contribution et d’actualisation », un outil conçu selon une approche « design de service », permettant « la consultation des instructions de tri et des fiches normalisées (ISAAR, ISDF et typologies documentaires) ».

Une approche par fonction

Les contributeurs confirment leur intérêt pour des instructions de tri et de sélection élaborées selon une approche par fonction : on réaliserait ainsi des instructions transverses pour les fonctions support ; d’autres instructions seraient centrées, quant à elles, sur « le cœur de métier » ; cela permettrait de « mieux intégrer les problématiques de l’archivage électronique ».

Des outils complémentaires

Faisant écho au constat réalisé en phase 1 d’une couverture toujours incomplète et en partie obsolète de l’action administrative par les instructions de tri et de sélection, un contributeur avoue qu’il lui « semble illusoire, et pas nécessaire, de rechercher l’exhaustivité dans l’élaboration des textes nationaux relatifs à la sélection ».

Un autre lui fait écho en suggérant de « privilégier une approche par fonctions (…)  pour permettre au réseau de disposer de fiches synthétiques (…). Pour telle politique publique, on disposerait ainsi en quelques pages d’une présentation générale, d’une cartographie des organismes qui y contribuent et d’une chronologie simplifiée [sur la base desquelles] les archivistes pourraient mieux orienter leur politique de collecte sur le terrain. »

Repenser la collaboration autour de l’élaboration des instructions de tri et de sélection

Comme le rappelle un contributeur, les instructions de tri et de sélection ont toujours été le fruit d’un travail collaboratif : « Ces groupes de travail étaient une excellente animation du réseau professionnel (…) et le lieu idoine pour discuter avec les producteurs, les usagers et les chercheurs. »

Il avait déjà été noté en phase 1 qu’une approche par fonction nécessiterait d’intégrer de façon systématique dans les groupes de travail des représentants de toutes les parties prenantes à la collecte, à la conservation et/ou au contrôle scientifique et technique, c’est-à-dire archivistes des collectivités territoriales et de leurs groupements, archivistes départementaux, archivistes en poste dans les services producteurs et dans les ministères, archivistes des Archives nationales. Certains contributeurs invitent à aller plus loin, voyant dans l’approche par fonction l’opportunité de renforcer :

  • « (…) le rôle de coordination des Missions et favoriser une meilleure diffusion de l’information (tableaux de gestion, notes décrivant les processus administratifs de l’Etat…). »
  • « la coordination interministérielle (…) avec un positionnement fort du Comité interministériel des Archives de France qui coordonne la politique sur les archives publiques et traite des questions transverses notamment de l’archivage des applications interministérielles (Chorus, PES V2, SIRHIUS, etc.). »

Des interrogations sur l’usage de la notion de durée d’utilisation administrative

Deux contributions nous invitent à nous interroger sur l’usage qui est fait de la notion de durée d’utilité administrative (DUA) :

  • Ne serait-il pas pertinent de dissocier durée d’utilité administrative et délai de versement (laps de temps à l’issue duquel le service producteur doit transférer ses documents au service d’archives compétent) ? « La France gagnerait à s’inspirer de la législation britannique qui impose un délai maximal unique de versement (20 ans sauf dérogation motivée) qui donne un meilleur recul pour l’évaluation, simplifie considérablement les relations de collecte avec les producteurs et contribue à la complétude et à la cohérence des fonds. »
  • Dans certains cas, ne peut-on imaginer « introduire, à côté des DUA impératives, des DUA simplement recommandées pour certains documents. Dès lors, (…) des éliminations “anticipées” sur la DUA deviennent possibles sous la responsabilité du service producteur.»

L’échantillonnage

Faire un bilan de l’application du cadre méthodologique ?

La pratique de l’échantillonnage, en général, et l’application des préconisations du cadre méthodologique, en particulier, continuent à susciter beaucoup de questions.  Est-il adapté aux spécificités des petites et moyennes communes ? A « une pratique de terrain » et aux multiples biais qu’induit la façon dont le producteur constitue ses dossiers, les range et les conserve ?

Plusieurs contributions pointent la nécessité d’une réflexion plus approfondie, nourrie de cas d’usages, qu’on pourrait concevoir comme une sorte de bilan de l’application du cadre méthodologique.

« Si les points de vue divergent autant, une concertation prolongée s’impose très certainement ».

« Il me semble essentiel d’avoir un groupe de travail sur l’échantillonnage au plus haut niveau de l’administration des archives qui rassemblerait principalement des archivistes communaux et intercommunaux ».

« La collecte de cas d’usage semble tout à fait pertinente ».

Point d’alerte

Voir aussi « Points d’attention » dans Quelles bases pour élaborer une politique de collecte ?

Transparence de la sélection

La publication d’informations par les services d’archives et les services producteurs

Les contributeurs sont favorables à la publication systématique du rapport annuel des services d’archives et s’interrogent sur les modalités les plus efficaces de validation et de diffusion de ce document.

Un débat s’est en revanche engagé sur l’intérêt de publier annuellement le registre des entrées. Ne faut-il pas privilégier le bordereau de versement et plus généralement, cela ne fait-il pas double emploi avec les instruments de recherche ? La question n’est pas tranchée mais la réflexion de l’un des contributeurs, qui rappelle au passage le but poursuivi : « révéler nos stratégies de collecte (à travers leur résultat) » permettra peut-être de la faire rebondir.

Le débat est encore plus vif en ce qui concerne la publication des bordereaux ou registre des éliminations : au prétexte de la transparence, ne risque-t-on pas de noyer l’usager sous une information inutilisable ? Est-ce aux services producteurs de le faire ou bien à l’administration des archives qui a donné l’autorisation d’éliminer ?

Enfin certaines contributions proposent que les services producteurs publient la liste des archives publiques qu’ils détiennent et rappellent qu’ils sont déjà tenus de le faire.  En ce qui concerne les services de l’État, une circulaire le prescrit depuis 2001. Mais, surtout, en application de l’article L322-6 du Code des Relations entre le Public et l’Administration (CRPA), « les administrations qui produisent ou détiennent des informations publiques tiennent à la disposition des usagers un répertoire des principaux documents dans lesquels ces informations figurent ».

Associer les parties intéressées aux travaux d’évaluation

Nouer des partenariats scientifiques autour de l’analyse des grandes fonctions administratives

Un contributeur voit dans une approche fonctionnelle de l’évaluation l’opportunité de nouer des partenariats scientifiques fructueux, qui viendraient nourrir une relation de confiance avec les usagers : « Il y aurait peut-être une piste qui consisterait à développer des axes de recherches sur les grandes fonctions administratives qui sont par ailleurs généralement communes à tous les niveaux (du central au local) et ce, en partenariat structuré avec les organismes de recherche. (….). » Ce travail menée en coopération permettrait de créer « un lien permanent avec ces usagers que sont les chercheurs, ici constitués en collectif et pas seulement en tant qu’individus associés à tel ou tel comité. »

Élus, usagers et experts

Il a été notamment proposé d’associer :

  • les usagers lors des campagnes de réévaluation via, par exemple, des comités des usagers, sur le modèle de ce qui se pratique aux Archives nationales ;
  • les élus aux processus d’acquisition ou d’élimination, par exemple dans le cadre de comités, qui pourraient également être ouverts à des usagers et citoyens ;
  • des experts, au sein de commissions s’inspirant de celles mises en place à l’échelle régionale pour les acquisitions des musées de France, en tout cas pour les acquisitions d’archives privées (voir aussi ci-dessus la partie consacrée aux moyens de renforcer la coordination de la collecte).

Point d’attention

Les compétences exactes de ce type d’instance ont été discutées, certains craignant la paralysie. « Il ne s’agirait bien entendu pas dans mon esprit de l’imposer avant toute acquisition, publique ou privée, ni avant chacune élimination, mais de nous aider à construire et à coordonner notre politique d’archivage, de façon réfléchie et démocratique. Elle pourrait publier ses procès-verbaux, ce qui participerait à la transparence. »

 

Contrôle scientifique et technique et rapports avec les producteurs

Améliorer et éclaircir les rapports entre services producteurs et services chargés de la collecte et/ou du contrôle scientifique et technique

Les contributions permettent de dessiner les pistes suivantes :

  • Renforcer la formation auprès des agents publics et assimilés, pour « faire entrer durablement l’archivage dans la conscience professionnelle ».
  • Faire respecter les dispositions de la circulaire de 2001 sur la gestion de leur archivage par les services de l’Etat.
  • Mieux contractualiser entre service producteurs et services d’archives « avec un renforcement [de leurs] obligations réciproques (…) et des conséquences réelles (donc juridiques) en cas de non-respect de ces obligations. »
  • Enclencher les dispositions pénales prévues par le code du patrimoine en cas de détournement, soustraction ou destruction non autorisée d’archives publiques.

Modalités du contrôle scientifique et technique

Les évolutions suggérées pour le contrôle scientifique et technique sont de deux ordres :

– Focaliser le contrôle scientifique et technique sur les archives dont le sort final est la conservation définitive. Cette proposition, vivement débattue, apparaît comme particulièrement clivante.

– Moduler le contrôle en fonction des types de documents et/ou en fonction du service producteur, et notamment de la capacité de ce dernier à mettre en œuvre une véritable politique d’archivage.

De nouveaux outils pour le CST

D’autres contributeurs insistent sur un nécessaire renouveau des outils du contrôle scientifique et technique :

  • Dématérialiser le contrôle scientifique « sur pièces (bordereaux d’élimination, tableaux d’archivage, rapports d’activités, etc.), sur une plateforme centralisée, constituerait un progrès essentiel pour tous les acteurs concernés : services producteurs, services d’archives intermédiaires, services d’archives définitives, agents exerçant le CST, usagers des archives».
  • « Ouvrir une plateforme d’échange et de collaboration entre “contrôleurs” pour se transmettre et des outils et des questions ».

Points d’attention

En cas de modulation du contrôle scientifique et technique, comment continuer à assurer la traçabilité des éliminations si on la personne chargée du CST ne vise plus les éliminations ? Comment continuer à avoir une vision globale de la production archivistique ?

Consultation “Archives pour demain” : synthèse de la phase 1

Lancée le 16 avril, la première phase de la consultation en ligne “Archives pour demain” vient de s’achever. Trois cent quinze personnes  ont dressé un état des lieux commun de leurs approches, de leurs pratiques, de leurs outils et parfois de leurs interrogations en matière de collecte et d’évaluation des archives.

Les contributeurs étaient invités à explorer cinq thématiques : “quelles archives conserver ?”, “Transparence de la sélection”, “Outils et méthodes de collecte”, “Contrôle scientifique et technique”, “Politique(s) de collecte”.

Pour mieux rendre compte de la richesse des contributions, une synthèse plus détaillée sera produite à l’issue de la concertation. En attendant, toutes les contributions de cette phase restent accessibles sur la plateforme “Archives pour demain”.

Quelles archives conserver ?

Quels documents et données les archivistes doivent-ils aujourd’hui collecter pour que nous les transmettions aux générations futures ? La façon dont nous avons abordé ce thème a suscité de nombreuses réactions, souvent vives et parfois contradictoires. Des cinq thématiques retenues, il s’agit de celle qui a suscité  le plus de contributions et dans laquelle les non-archivistes se sont le plus investis.

Un petit nombre de contributeurs est venu dénoncer le principe même de la consultation : “Cette consultation est aussi scandaleuse que démagogique. Laissez les archivistes faire leur travail”. D’autres semblent avoir cru comprendre que nous demandions quelles archives conserver parmi celles déjà entrées dans les services d’archives. Rappelons donc que l’essentiel de notre réflexion porte sur la collecte des archives qui  sont encore dans les bureaux de l’administration qui les a produites. La réévaluation de l’intérêt des archives alors qu’elles sont déjà entrées dans un service d’archives n’a pas pour autant été éludée.  Elle a été traitée dans les thématiques “Outils et méthodes de collecte” et “Transparence de la sélection”.

La plupart des contributeurs ont dressé des listes de documents, de thématiques ou de domaines de l’action publique, reconnaissant parfois le caractère très subjectif de leur choix.  De nombreux généalogistes sont venus rappeler leur intérêt pour tous les documents permettant de retracer les histoires individuelles – et notamment les photographies d’identité – , dont ils ne comprennent pas toujours qu’on ne les conserve pas tous ou qu’on les échantillonne.  Certains contributeurs ont jugé la question vaine, voire dangereuse, notamment parce qu’« on ne peut pas savoir aujourd’hui ce qui sera utile demain ».

C’est pourtant une question à laquelle les archivistes ont à répondre tous les jours, soit en appliquant le cadre réglementaire que constituent les instructions de tri et de sélection produites par les Archives de France, soit – lorsqu’ aucune de ces dernières ne couvre le domaine considéré – en évaluant eux-mêmes les documents dans le respect des bonnes pratiques récapitulées par le Cadre méthodologique pour le l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives.

Dans cette perspective, la suggestion de certains contributeurs qui proposent de s’interroger non pas sur les archives qui doivent être collectées, mais sur les raisons qui doivent fonder la sélection, nous paraît particulièrement intéressante.

Transparence de la sélection

De récentes polémiques ont mis en lumière chez les usagers et les professionnels des archives une forte attente de transparence quant aux pratiques d’évaluation et de sélection des archives publiques. Cette première phase de la consultation a permis de mettre en évidence les points suivants  :

  • Les contributeurs intervenant en tant qu’usagers ou citoyens s’estiment globalement peu associés au processus de sélection et peu informés des résultats de la collecte.
  • Les professionnels rappellent quant à eux l’existence d’un cadre légal et réglementaire et de diverses ressources en la matière. Ils reconnaissent cependant que ces documents (code du patrimoine, instructions de tri et de sélection, cadre méthodologique, instruments de recherche, etc.), conçus dans des buts et à destination de publics spécifiques, sont souvent difficiles d’accès pour un public non- professionnel ou non -spécialiste.

Ce constat amène à soulever deux questions distinctes :

  • Quels outils imaginer pour informer des règles et du processus d’évaluation et de sélection, ainsi que pour rendre compte de la façon dont il est appliqué et du résultat de la collecte aux usagers, aux citoyens, mais aussi aux producteurs et aux décideurs ?
  •  Faut-il associer le citoyen, l’usager, et/ou l’administré au processus d’évaluation et de sélection des archives ?

Outils et méthodes de collecte

Dans cette thématique, les contributions sont celles d’archivistes, venus témoigner de leur expérience quotidienne en matière de sélection et de collecte. Elles mettent en évidence les points suivants :

  • L’existence d’un solide cadre réglementaire et méthodologique : Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives d’une part et instructions de tri et de sélection d’autre part.
  • L’unanimité autour de l’intérêt de ces instructions, ainsi que la richesse de l’information contenue dans celles qui ont été produites au cours des dernières années.
  • Une certaine inquiétude autour de la collecte des archives numériques, notamment en ce qui concerne l’articulation de l’échelon national et l’échelon territorial pour l’archivage des applications nationales alimentées localement.
  • Des actions de collecte  très tributaires des sollicitations des services producteurs d’archives.
  • La plupart des archivistes ayant contribué ont déjà pratiqué des opérations de réévaluation, notamment à l’occasion du classement ou de l’entrée d’un ensemble archivistique.  Certains sont en train ou prévoient de réévaluer d’une manière plus systématique tout ou partie des archives entrées depuis 1945 (série W).

Les contributions dessinent les perspectives suivantes :

  • Passer d’instructions de tri et de sélection centrées sur la production archivistique d’un service ou d’un type de services, à l’évaluation de l’ensemble des documents produits dans le cadre d’un domaine d’action publique ou d’une fonction, quel que soit le producteur concerné. Cela permettrait une meilleure coordination de la collecte.
  • Associer  à l’élaboration des instructions par fonction des représentants du contrôle scientifique et technique ainsi que de tous les services d’archives concernés (Archives de France, services d’archives des ministères, Archives nationales, Archives régionales, départementales, communales).
  • Tenir compte de tous les usages, et notamment la reconstitution des  histoires individuelles et, dans cette optique, reconsidérer la pratique de l’échantillonnage.

Le contrôle scientifique et technique

Reconnu comme “indispensable”, “utile et nécessaire au bon fonctionnement d’un état démocratique “, le contrôle scientifique et technique est aussi considéré, par une partie de ceux qui l’exercent et pour différentes raisons, comme “de plus en plus difficile à exercer” et comme manquant de poids auprès d’une partie des services contrôlés.

La place dévolue par le code du patrimoine au producteur dans la détermination de la durée d’utilité administrative,  est en général considérée comme pertinente. En revanche,  il semble que pour beaucoup, le producteur ne devrait intervenir que pour avis dans la détermination du sort final.

La question sur la place de l’usager dans le processus d’évaluation suscite des réponses contrastées. Certains archivistes ne comprennent pas qu’on puisse la poser, en tout cas  pas en ce qui concerne la durée d’utilité administrative. D’autres proposent des solutions permettant d’associer plus systématiquement que cela n’a été fait jusqu’à présent l’usager à l’évaluation. Une contribution enfin invite à poser la question en distinguant citoyen et usager, dont les intérêts en matière de conservation peuvent être divergents.

Quand certains contributeurs  insistent sur le lien de confiance établi ou à établir entre contrôleurs et contrôlés, d’autres rappellent que les services producteurs ont souvent, en matière d’archivage, une logique de gestion de stocks. Les archives deviennent alors des stocks à détruire ou à transférer au plus vite au service d’archives compétent. Durées d’utilité administrative et sorts finaux deviennent alors des enjeux entre deux, et souvent trois intervenants : contrôle scientifique et technique, service chargé de la conservation des archives définitives (qui se confond parfois avec le précédent), service producteur.

Dans ce contexte, deux problématiques ont été identifiées :

  • quelles pistes d’évolution pour un contrôle scientifique et technique plus crédible, et plus efficace ?
  • Comment resserrer les liens avec les producteurs autour de la conservation des archives définitives ?

Politique(s) de collecte

Cette thématique destinée aux archivistes est celle qui a intéressé le moins de contributeurs.

Beaucoup de contributeurs disent que leur service n’a de politique qu’en matière d’archives privées. D’ailleurs, la notion de politique de collecte appliquée aux archives publiques est-elle réellement pertinente ? Un contributeur observe qu’en “l’état actuel de la législation, parler de politique de collecte en matière d’archives publiques ne me semble tout simplement pas possible : on prend ce que la réglementation nous demande de prendre au moment où les services producteurs sont tenus de nous le verser.” La notion semble cependant avoir du sens pour certains, même une fois la part faite des contributions faisant peut-être plus état de priorités que d’une politique.  “La politique de collecte est intimement et par essence liée à l’entité au sein de laquelle nous œuvrons, que ce soit une collectivité, une institution, une entreprise, etc, ou l’État. Elle prend en compte à la fois les missions et compétences de l’entité et celles du lieu géographique et du contexte historique de cette entité.”

Quelques contributions abordent la question des moyens et ses répercussions en matière de collecte. L’espace est bien évidemment une préoccupation importante. Par manque de place ou par souci de la ménager, certains archivistes reconnaissent refuser des versements ou temporiser quand ils trouvent que la conservation prescrite par les instructions est “peu compréhensible”. Il est suggéré que l’impact des décisions sur les services d’archives  soit mieux pris en compte au moment de l’élaboration des circulaires. D’autres contributions évoquent également les ressources humaines, puisqu’il faut bien tenir “compte de nos capacités à accueillir et surtout à traiter les documents. Pour trier, il faut avoir du temps et des moyens humains…”.

Beaucoup soulignent les répercussions des réorganisations administratives, “incessantes depuis 15 ans qui impactent la vie de nos services et plus encore la cohérence de la collecte même”. Elles ont “entraîné une multiplication voire un chevauchement des acteurs, y compris chez les archivistes (différents niveaux de CST [contrôle scientifique et technique], différents niveaux d’archiviste interne aux services producteurs) dont la coordination est d’autant plus essentielle qu’elle devient plus complexe”. Nombreux également sont ceux qui soulignent que la concentration des systèmes d’information des services – pourtant –  déconcentrés de l’État pose problème pour la collecte. L’impression générale qui se dégage des contributions est que les solutions d’ores et déjà mises en œuvre dans ces domaines  ne sont pas jugées  satisfaisantes  :  la coordination régionale qui vient tout juste de se mettre en place (dont l’intérêt est cependant largement souligné) mériterait d’être renforcée ; une coordination nationale via une évaluation par fonction mériterait d’être mise en place (sur la coordination, voir aussi “Outils et méthodes de collecte”) ;   les principes appliqués à la collecte des données en provenance d’applications métier centralisées et ayant abouti à la redistribution de la matrice cadastrale vers les services départementaux d’archives, devraient être reconsidérés.

 

 

Évaluation et sélection des archives : ressources en ligne

Au moment où s’ouvre la consultation en ligne “Archives pour demain” sur l’évaluation et la sélection des archives, voici quelques références en ligne pour mieux appréhender et mieux contextualiser le débat.

La pratique et la réflexion françaises

Les règles en vigueur en France

L’évaluation à travers la littérature professionnelle française (par ordre chronologique des articles)

L’évaluation dans d’autres pays

La macro-évaluation au Canada

Autres pays

Revue de presse et actualités du débat

Interviews réalisées dans le cadre de la consultation

  • Interviews d’Anthea Seles, secrétaire générale du Conseil international des Archives.

  •  Interview de Rosine Cleyet-Michaud, conservatrice générale du patrimoine ayant notamment exercé à la Direction des Archives de France et ancienne directrice des Archives départementales des Alpes-Maritimes et du Nord.