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Consultation « Archives pour demain » : synthèse de la phase 1

Lancée le 16 avril, la première phase de la consultation en ligne « Archives pour demain » vient de s’achever. Trois cent quinze personnes  ont dressé un état des lieux commun de leurs approches, de leurs pratiques, de leurs outils et parfois de leurs interrogations en matière de collecte et d’évaluation des archives.

Les contributeurs étaient invités à explorer cinq thématiques : « quelles archives conserver ? », « Transparence de la sélection », « Outils et méthodes de collecte », « Contrôle scientifique et technique », « Politique(s) de collecte ».

Pour mieux rendre compte de la richesse des contributions, une synthèse plus détaillée sera produite à l’issue de la concertation. En attendant, toutes les contributions de cette phase restent accessibles sur la plateforme « Archives pour demain ».

Quelles archives conserver ?

Quels documents et données les archivistes doivent-ils aujourd’hui collecter pour que nous les transmettions aux générations futures ? La façon dont nous avons abordé ce thème a suscité de nombreuses réactions, souvent vives et parfois contradictoires. Des cinq thématiques retenues, il s’agit de celle qui a suscité  le plus de contributions et dans laquelle les non-archivistes se sont le plus investis.

Un petit nombre de contributeurs est venu dénoncer le principe même de la consultation : « Cette consultation est aussi scandaleuse que démagogique. Laissez les archivistes faire leur travail ». D’autres semblent avoir cru comprendre que nous demandions quelles archives conserver parmi celles déjà entrées dans les services d’archives. Rappelons donc que l’essentiel de notre réflexion porte sur la collecte des archives qui  sont encore dans les bureaux de l’administration qui les a produites. La réévaluation de l’intérêt des archives alors qu’elles sont déjà entrées dans un service d’archives n’a pas pour autant été éludée.  Elle a été traitée dans les thématiques « Outils et méthodes de collecte » et « Transparence de la sélection ».

La plupart des contributeurs ont dressé des listes de documents, de thématiques ou de domaines de l’action publique, reconnaissant parfois le caractère très subjectif de leur choix.  De nombreux généalogistes sont venus rappeler leur intérêt pour tous les documents permettant de retracer les histoires individuelles – et notamment les photographies d’identité – , dont ils ne comprennent pas toujours qu’on ne les conserve pas tous ou qu’on les échantillonne.  Certains contributeurs ont jugé la question vaine, voire dangereuse, notamment parce qu’« on ne peut pas savoir aujourd’hui ce qui sera utile demain ».

C’est pourtant une question à laquelle les archivistes ont à répondre tous les jours, soit en appliquant le cadre réglementaire que constituent les instructions de tri et de sélection produites par les Archives de France, soit – lorsqu’ aucune de ces dernières ne couvre le domaine considéré – en évaluant eux-mêmes les documents dans le respect des bonnes pratiques récapitulées par le Cadre méthodologique pour le l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives.

Dans cette perspective, la suggestion de certains contributeurs qui proposent de s’interroger non pas sur les archives qui doivent être collectées, mais sur les raisons qui doivent fonder la sélection, nous paraît particulièrement intéressante.

Transparence de la sélection

De récentes polémiques ont mis en lumière chez les usagers et les professionnels des archives une forte attente de transparence quant aux pratiques d’évaluation et de sélection des archives publiques. Cette première phase de la consultation a permis de mettre en évidence les points suivants  :

  • Les contributeurs intervenant en tant qu’usagers ou citoyens s’estiment globalement peu associés au processus de sélection et peu informés des résultats de la collecte.
  • Les professionnels rappellent quant à eux l’existence d’un cadre légal et réglementaire et de diverses ressources en la matière. Ils reconnaissent cependant que ces documents (code du patrimoine, instructions de tri et de sélection, cadre méthodologique, instruments de recherche, etc.), conçus dans des buts et à destination de publics spécifiques, sont souvent difficiles d’accès pour un public non- professionnel ou non -spécialiste.

Ce constat amène à soulever deux questions distinctes :

  • Quels outils imaginer pour informer des règles et du processus d’évaluation et de sélection, ainsi que pour rendre compte de la façon dont il est appliqué et du résultat de la collecte aux usagers, aux citoyens, mais aussi aux producteurs et aux décideurs ?
  •  Faut-il associer le citoyen, l’usager, et/ou l’administré au processus d’évaluation et de sélection des archives ?

Outils et méthodes de collecte

Dans cette thématique, les contributions sont celles d’archivistes, venus témoigner de leur expérience quotidienne en matière de sélection et de collecte. Elles mettent en évidence les points suivants :

  • L’existence d’un solide cadre réglementaire et méthodologique : Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives d’une part et instructions de tri et de sélection d’autre part.
  • L’unanimité autour de l’intérêt de ces instructions, ainsi que la richesse de l’information contenue dans celles qui ont été produites au cours des dernières années.
  • Une certaine inquiétude autour de la collecte des archives numériques, notamment en ce qui concerne l’articulation de l’échelon national et l’échelon territorial pour l’archivage des applications nationales alimentées localement.
  • Des actions de collecte  très tributaires des sollicitations des services producteurs d’archives.
  • La plupart des archivistes ayant contribué ont déjà pratiqué des opérations de réévaluation, notamment à l’occasion du classement ou de l’entrée d’un ensemble archivistique.  Certains sont en train ou prévoient de réévaluer d’une manière plus systématique tout ou partie des archives entrées depuis 1945 (série W).

Les contributions dessinent les perspectives suivantes :

  • Passer d’instructions de tri et de sélection centrées sur la production archivistique d’un service ou d’un type de services, à l’évaluation de l’ensemble des documents produits dans le cadre d’un domaine d’action publique ou d’une fonction, quel que soit le producteur concerné. Cela permettrait une meilleure coordination de la collecte.
  • Associer  à l’élaboration des instructions par fonction des représentants du contrôle scientifique et technique ainsi que de tous les services d’archives concernés (Archives de France, services d’archives des ministères, Archives nationales, Archives régionales, départementales, communales).
  • Tenir compte de tous les usages, et notamment la reconstitution des  histoires individuelles et, dans cette optique, reconsidérer la pratique de l’échantillonnage.

Le contrôle scientifique et technique

Reconnu comme “indispensable”, “utile et nécessaire au bon fonctionnement d’un état démocratique “, le contrôle scientifique et technique est aussi considéré, par une partie de ceux qui l’exercent et pour différentes raisons, comme “de plus en plus difficile à exercer” et comme manquant de poids auprès d’une partie des services contrôlés.

La place dévolue par le code du patrimoine au producteur dans la détermination de la durée d’utilité administrative,  est en général considérée comme pertinente. En revanche,  il semble que pour beaucoup, le producteur ne devrait intervenir que pour avis dans la détermination du sort final.

La question sur la place de l’usager dans le processus d’évaluation suscite des réponses contrastées. Certains archivistes ne comprennent pas qu’on puisse la poser, en tout cas  pas en ce qui concerne la durée d’utilité administrative. D’autres proposent des solutions permettant d’associer plus systématiquement que cela n’a été fait jusqu’à présent l’usager à l’évaluation. Une contribution enfin invite à poser la question en distinguant citoyen et usager, dont les intérêts en matière de conservation peuvent être divergents.

Quand certains contributeurs  insistent sur le lien de confiance établi ou à établir entre contrôleurs et contrôlés, d’autres rappellent que les services producteurs ont souvent, en matière d’archivage, une logique de gestion de stocks. Les archives deviennent alors des stocks à détruire ou à transférer au plus vite au service d’archives compétent. Durées d’utilité administrative et sorts finaux deviennent alors des enjeux entre deux, et souvent trois intervenants : contrôle scientifique et technique, service chargé de la conservation des archives définitives (qui se confond parfois avec le précédent), service producteur.

Dans ce contexte, deux problématiques ont été identifiées :

  • quelles pistes d’évolution pour un contrôle scientifique et technique plus crédible, et plus efficace ?
  • Comment resserrer les liens avec les producteurs autour de la conservation des archives définitives ?

Politique(s) de collecte

Cette thématique destinée aux archivistes est celle qui a intéressé le moins de contributeurs.

Beaucoup de contributeurs disent que leur service n’a de politique qu’en matière d’archives privées. D’ailleurs, la notion de politique de collecte appliquée aux archives publiques est-elle réellement pertinente ? Un contributeur observe qu’en « l’état actuel de la législation, parler de politique de collecte en matière d’archives publiques ne me semble tout simplement pas possible : on prend ce que la réglementation nous demande de prendre au moment où les services producteurs sont tenus de nous le verser. » La notion semble cependant avoir du sens pour certains, même une fois la part faite des contributions faisant peut-être plus état de priorités que d’une politique.  « La politique de collecte est intimement et par essence liée à l’entité au sein de laquelle nous œuvrons, que ce soit une collectivité, une institution, une entreprise, etc, ou l’État. Elle prend en compte à la fois les missions et compétences de l’entité et celles du lieu géographique et du contexte historique de cette entité. »

Quelques contributions abordent la question des moyens et ses répercussions en matière de collecte. L’espace est bien évidemment une préoccupation importante. Par manque de place ou par souci de la ménager, certains archivistes reconnaissent refuser des versements ou temporiser quand ils trouvent que la conservation prescrite par les instructions est « peu compréhensible ». Il est suggéré que l’impact des décisions sur les services d’archives  soit mieux pris en compte au moment de l’élaboration des circulaires. D’autres contributions évoquent également les ressources humaines, puisqu’il faut bien tenir « compte de nos capacités à accueillir et surtout à traiter les documents. Pour trier, il faut avoir du temps et des moyens humains… ».

Beaucoup soulignent les répercussions des réorganisations administratives, « incessantes depuis 15 ans qui impactent la vie de nos services et plus encore la cohérence de la collecte même ». Elles ont « entraîné une multiplication voire un chevauchement des acteurs, y compris chez les archivistes (différents niveaux de CST [contrôle scientifique et technique], différents niveaux d’archiviste interne aux services producteurs) dont la coordination est d’autant plus essentielle qu’elle devient plus complexe ». Nombreux également sont ceux qui soulignent que la concentration des systèmes d’information des services – pourtant –  déconcentrés de l’État pose problème pour la collecte. L’impression générale qui se dégage des contributions est que les solutions d’ores et déjà mises en œuvre dans ces domaines  ne sont pas jugées  satisfaisantes  :  la coordination régionale qui vient tout juste de se mettre en place (dont l’intérêt est cependant largement souligné) mériterait d’être renforcée ; une coordination nationale via une évaluation par fonction mériterait d’être mise en place (sur la coordination, voir aussi « Outils et méthodes de collecte ») ;   les principes appliqués à la collecte des données en provenance d’applications métier centralisées et ayant abouti à la redistribution de la matrice cadastrale vers les services départementaux d’archives, devraient être reconsidérés.

 

 

Évaluation et sélection des archives : ressources en ligne

Au moment où s’ouvre la consultation en ligne « Archives pour demain » sur l’évaluation et la sélection des archives, voici quelques références en ligne pour mieux appréhender et mieux contextualiser le débat.

La pratique et la réflexion françaises

Les règles en vigueur en France

L’évaluation à travers la littérature professionnelle française (par ordre chronologique des articles)

L’évaluation dans d’autres pays

La macro-évaluation au Canada

Autres pays

Revue de presse et actualités du débat

Interviews réalisées dans le cadre de la consultation

  • Interviews d’Anthea Seles, secrétaire générale du Conseil international des Archives.

  •  Interview de Rosine Cleyet-Michaud, conservatrice générale du patrimoine ayant notamment exercé à la Direction des Archives de France et ancienne directrice des Archives départementales des Alpes-Maritimes et du Nord.

Un outil pour traiter les vracs bureautiques : OCTAVE

Les Archives de France travaillent actuellement au développement d’un Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Vracs Électroniques (OCTAVE). Basé sur le logiciel libre Docuteam Packer, développé en java et téléchargeable à cette adresse, OCTAVE permettra à l’archiviste de transformer ses arborescences bureautiques en SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.

Lors de l’import de l’arborescence, tirée d’un disque dur ou d’un support amovible, le logiciel génèrera des alertes en cas de format de fichier inconnu de la base DROID (outil d’identification de formats développé par les Archives nationales au Royaume-Uni et téléchargeable en suivant ce lien).  Les noms de fichiers trop longs ou comportant des caractères spéciaux seront formatés (en conservant dans les métadonnées le nom d’origine) . L’archiviste pourra alors ensuite modifier manuellement l’arborescence (renommage, ajouts, suppressions, attributions de niveaux de description, métadonnées descriptives, imports de référentiels). Des attributs « corbeille » et « restitution » permettront de signaler les documents d’archives destinés à l’élimination ou à la restitution, le temps de la procédure de contrôle. OCTAVE permettra enfin d’exporter plusieurs types de documents liés au paquet : métadonnées aux formats xml et csv, rapport d’élimination, rapport de restitution, récolement, logs et SIP au format SEDA.

Interface du logiciel OCTAVE : à gauche l’arborescence bureautique, à droite les champs de métadonnées.

Si vous désirez des informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter Marion Humbert (marion.humbert@culture.gouv.fr), cheffe de projet OCTAVE au Service interministériel des Archives de France.

D’un standard national d’échange de données pour l’archivage à un projet de norme ISO

Les Archives de France élaborent le dispositif réglementaire et normatif qui permet aux services publics d’archives d’assurer leurs missions, notamment concernant l’archivage numérique. C’est ainsi que depuis 2006, elles maintiennent et font évoluer un Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) visant à faciliter les échanges entre les systèmes d’information des services publics d’archives et de leurs partenaires (administrations productrices d’archives publiques, utilisateurs…). Le SEDA constitue aujourd’hui un élément de structuration fort pour les services qui l’utilisent dans la mesure où le formalisme utilisé permet de contrôler finement les échanges, les objets qui sont échangés et une partie des accords établie dans les conventions entre les services qui échangent des données. Inscrit dans le Référentiel général d’interopérabilité (RGI), le SEDA fait partie des standards sur lesquels s’appuie la solution logicielle d’archivage numérique VITAM en cours de développement.

Pour consolider ces apports, les Archives de France ont travaillé et continuent à œuvrer dans plusieurs directions. Du point de vue de la gouvernance du standard, un comité de pilotage a été mis en place regroupant différents acteurs ayant déjà une expérience de la mise en œuvre du SEDA. Du point de vue de l’outillage, un outil a été spécialement conçu pour aider à la création de modèles de description associés à une typologie d’archives – les profils – (SHERPA). Enfin, après deux révisions successives, respectivement en 2010 et 2012, le SEDA a fait l’objet d’une normalisation dans le cadre de la commission « interopérabilité technique » (CN46-4) de l’Association française de normalisation (Afnor). Cette démarche normative était souhaitée tant par les services d’archives publics que les prestataires de tiers-archivage ayant obtenu l’agrément du ministère de la Culture pour la conservation d’archives publiques numériques pendant l’âge courant et intermédiaire ou encore les éditeurs de solutions logicielles. D’autres communautés (banques, éditeurs de coffres-forts numériques) manifestaient également leur intérêt pour une telle initiative. Le processus de normalisation s’est donc déroulé tout au long de l’année 2013, un groupe d’experts étant constitué au sein de la CN46-4 à partir de volontaires issus du comité de pilotage du SEDA et suite à un appel à participation diffusé par l’Afnor. Les travaux ont abouti à la publication, en janvier 2014, de la norme NF Z 44-022 « Modélisation des Échanges de DONnées pour l’Archivage » ou MEDONA.

Le processus de normalisation s’est poursuivi, avec le portage de la norme MEDONA auprès de l’Organisation internationale de normalisation (ISO). En lien avec les objectifs de l’État en termes de simplification administrative et de dématérialisation, le portage à la normalisation internationale de la norme Afnor répondait à plusieurs objectifs :

  • lui conférer une portée internationale et limiter ainsi le risque de se voir imposer une norme non compatible venue d’ailleurs ;
  • augmenter le rayonnement de la norme en élargissant le marché des éditeurs de logiciels qui la mettront en œuvre et faire baisser les coûts d’investissement pour les administrations qui voudront réaliser des versements dans des systèmes d’archivage numérique ;
  • élargir le domaine d’application des archives à toute entité chargée d’assurer à terme la pérennisation d’objets numériques (musées, bibliothèques) et au secteur privé (retrait des spécificités du secteur public) ;
  • renforcer et promouvoir l’expertise française en matière d’archivage numérique.

Relativement complexe, le processus s’est déroulé en cinq phases s’accompagnant à chaque fois du vote des pays membres de l’ISO : proposition, préparation, comité, enquête et approbation. La nouvelle norme  ISO 20614 « Protocole d’échange de données pour l’interopérabilité et la préservation » (DEPIP) a donc été publiée en novembre 2017 en anglais et en français, et la norme NF ISO 20614 vient de l’être à son tour.

Tout au long du processus de normalisation ISO, la principale difficulté a été de trouver un équilibre entre les attentes des pays et organisations membres du sous-comité sur l’interopérabilité du comité technique « Information et documentation » (TC46/SC4) et le respect du consensus auquel la commission nationale CN46-4 était parvenue. L’enjeu était de ne pas remettre en cause les implémentations et les spécifications auxquelles la norme MEDONA a déjà donné lieu. Ces échanges à un niveau international ont néanmoins entraîné des évolutions significatives. En effet, la norme ISO 20614 ne concerne plus seulement les services d’archives mais son périmètre a été élargi à toute entité chargée d’assurer à terme la pérennisation d’objets numériques. De plus, la norme DEPIP est davantage alignée sur d’autres normes, notamment le modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information (OAIS), ce qui a amené à revoir la terminologie et les concepts utilisés. Une liaison a par ailleurs été établie avec le TC20/SC13 « Systèmes de transfert des informations et données spatiales », qui est chargé de maintenir la norme OAIS, afin de faciliter le rapprochement entre les deux textes. La nouvelle norme NF prévoit également le développement de profils normalisés internationaux propres à un domaine ou génériques spécifiant différents niveaux d’interopérabilité qui pourront être développés en soutien aux responsables de la mise en œuvre de la norme. Enfin, le XML n’est plus la seule possibilité pour implémenter DEPIP, d’autres technologies (JSON) sont possibles et les parties les plus techniques ont été sorties de la norme (schéma xsd, cas d’usage figurant dans les annexes de MEDONA) pour être mises à disposition sur un site ISO qui sera enrichi progressivement d’exemples de mise en œuvre.

Un webinaire, organisé le 2 mai prochain par l’Afnor, sera l’occasion de revenir sur le déroulement du projet, ses différents acteurs et les évolutions significatives de la norme NF Z 44-022 à la norme NF ISO 20614.

Claire SIBILLE – DE GRIMOÜARD,
Sous-directrice de la politique archivistique.

Service interministériel des archives de France

 

NIVEAU DE
FORMALISATION

PÉRIMÈTRE

SEDA

Standard

Services publics
d’archives

MEDONA

Norme française
(NF Z 44-022)

Tout service
d’archives

DEPIP

Norme
internationale (NF ISO 20614

Tout entité
chargée d’assurer la conservation d’archives
numériques

Lancement d’une concertation nationale sur l’évaluation et la collecte des archives publiques

Quelles archives collecter aujourd’hui et transmettre demain aux générations futures ? C’est le débat qu’a lancé Françoise Nyssen, ministre de la culture, le 8 février 2018, lors d’une matinée organisée par les Archives de France au Conseil économique, social et environnemental.

En effet, de nombreux signaux en provenance des services publics d’archives et le récent rapport de Christine Nougaret, Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l’ère numérique, amènent à s’interroger sur la pertinence et la qualité des documents collectés aujourd’hui, sur la base de principes et de méthodes élaborés pour l’essentiel au moment de la parution de la première loi sur les archives, en 1979. Dans le même temps, les usagers demandent une plus grande transparence sur les processus de tri, de sélection et d’élimination menés par les archivistes.

« Nous ne ferons pas d’économie sur notre mémoire » a déclaré d’emblée la ministre qui a dissocié le débat sur les archives des nécessités budgétaires, tout en plaidant pour « un débat de société » rassemblant bien au-delà de la stricte communauté archivistique.

La première étape de ce débat se déroulera sur une plateforme de consultation accessible à tous sur internet et qui s’ouvrira le 16 avril prochain. La concertation se poursuivra ensuite au sein du Conseil supérieur des archives et fera l’objet d’une restitution au public au début de l’année 2019.

Restitution sonore de la matinée débat du 8 février 2018 : « Évaluation et collecte des archives publiques : vers une politique renouvelée ? »

Retrouvez ici les enregistrements sonores des différentes interventions* :

Mot d’accueil de M. Patrick Bernasconi, président du Conseil économique, social et environnemental (CESE).

Discours de Mme Françoise Nyssen, ministre de la Culture.

Allocution d’ouverture de M. Hervé Lemoine, directeur chargé des Archives de France.

Table-ronde 1 : « Craindre ou espérer ? Les enjeux de la collecte et de l’évaluation au prisme des archivistes ». Animée par Catherine Junges, cheffe du bureau du contrôle et de la collecte des archives publiques au Service interministériel des Archives de France avec Françoise Banat-Berger, directrice des Archives nationales, Céline Guyon, première vice-présidente de l’association des archivistes français, Mireille Jean, directrice des Archives départementales du Nord, et Hélène Laverdure, directrice de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Table-ronde 2 : « Craindre ou espérer ? Les enjeux de la collecte et de l’évaluation au prisme des usagers des archives ». Animée par Bruno Galland, directeur des Archives départementales du Rhône et de la métropole de Lyon avec Thierry Chestier, président de la Fédération française de généalogie, Antoine Djikpa, président de l’association professionnelle Généalogistes de France, Gilles Morin, historien et président du comité des usagers des Archives nationales, Annette Wieviorka, historienne et membre du Conseil supérieur des archives.

Débat

Discours de clôture de M. Jean-Louis Debré, président du Conseil supérieur des Archives.

 

* Dans le cadre de cette mise en ligne, l’accord des intervenants a été sollicité.

 

Le bureau du contrôle et de la collecte des archives publiques, Service interministériel des Archives de France.