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La transition bibliographique en bibliothèque, un horizon pour les archives ?

L’installation en avril du SIAF dans ses nouveaux locaux a permis de créer un rendez-vous « Prospective numérique ». Sur le modèle des ateliers « Pérennisation » de VITAM, des « labs » de la CNIL ou du programme DCANT de la DINSIC, nous souhaitons :

  • Faire le lien entre évolutions technologiques et pratiques archivistiques
  • Rapprocher les professionnels intéressés par le numérique
Image Gerd Altmann / Licence CC0 Public Domain / https://www.publicdomainpictures.net/fr/view-image.php?image=212237&picture=monde-numerique

La première séance s’est déroulée le 5 juillet 2019. Emmanuel Jaslier, adjoint à la directrice du département des métadonnées à la BnF, a présenté la “transition bibliographique” en cours dans les bibliothèques. La discussion avec plusieurs experts du programme VITAM, du SIAF et des Archives nationales a ensuite été l’occasion d’envisager les transpositions possibles aux archives et notamment la convergence des outils de production des référentiels.

La Transition bibliographique

Capture d’écran du bandeau du site de la Transition bibliographique

Les catalogues au défi du web

Rendre visible et exploitable la richesse des données en tenant compte de l’évolution des pratiques de recherche sur le web, tel est le défi auquel sont aujourd’hui confrontées les institutions qui donnent accès à leurs ressources en ligne.  

Dès les années 70, les bibliothèques ont entamé une réflexion à l’échelle internationale afin de normaliser la description des documents et échanger les données de leurs catalogues, aboutissant à des normes et des formats communs. Si les standards issus de ces réflexions ont permis le signalement d’un nombre croissant de collections, ils ont en revanche perdu de leur pertinence avec le passage au web sémantique. Ce dernier coïncide avec un tournant où la productivité des requêtes diminue alors que la masse des données continue elle à croître. Dans un tel contexte, l’enjeu n’est plus tant la description du document en lui-même que le positionnement de son contenu au sein d’un réseau significatif de données. Le référencement insuffisant des notices de catalogues de bibliothèque au profit des résultats commerciaux dans les moteurs de recherche est symptomatique de cela.

Courbe d'évolution de la pertinence des requêtes sur le Web en fonction de la quantité de données.
Le Web 3.0 : une réponse à la baisse d’efficacité des requêtes.
Source : présentation BnF

 

Un nouveau modèle de données

Ces constats ont mené à l’élaboration de nouveaux modèles conceptuels basés sur une logique entités-relations pour la description des ressources. Depuis 2015, la profession s’est accordée autour du modèle IFLA-LRM dans lequel toutes les entités sont liées entre elles. Des autorités sont définies de manière autonome (par exemple un titre ou un auteur). Elles sont toutes susceptibles de servir de points d’accès pour l’utilisateur, et sont connectées les unes avec les autres selon les types de relations nécessaires, ce qui facilite considérablement les recherches en langage naturel.

Ces principes ont ensuite été traduits dans le code de catalogage RDA-FR (déclinaison française du code international RDA).

La transition bibliographique, programme national porté par le Comité stratégique bibliographique, consiste donc à implémenter RDA-FR dans les différents catalogues des bibliothèques. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un changement progressif, rythmé par ses livraisons successives depuis 2015. Au-delà de l’établissement de la norme, il s’agit en effet d’une adaptation majeure de la structure des systèmes informatiques  et d’un changement profond des pratiques métier.

Les premières réalisations

Le site data.bnf.fr agrège et organise depuis 2011 les données extraites du catalogue de la bibliothèque nationale selon les technologies du web sémantique. Aujourd’hui, le référencement du site dans les moteurs de recherche en fait le premier point d’accès vers Gallica.

La nouvelle application de catalogage de la BnF, NOEMI (pour Nouer les Œuvres, les Expressions, les Manifestations et les Items), suit les principes du code RDA-FR. Elle va progressivement remplacer l’ancien outil de catalogage.

Un projet à suivre : le Fichier national d’entités

Le Fichier national d’entités (FNE), base centrale destinée à regrouper toutes les entités produites en France par les organismes dépositaires de collections documentaires est un projet porté conjointement par l’Abes et la BnF. En phase pilote depuis 2019 avec un prototypage dans Wikibase, le FNE servira à aligner les données existantes et sera un outil de production national et collaboratif des autorités.

L’existence de ce projet ouvre de nombreuses perspectives d’échanges avec les services d’archives, également grands producteurs de données d’autorité.

Pour aller plus loin

Le site de la Transition bibliographique.

Le support de la présentation BnF du 5 juillet 2019.

Journée de restitution des porteurs de projet AD-Essor 2018, 5 juin 2019

Dans le cadre de l’appel à projet AD-Essor, les Archives de France réunissent tous les ans les porteurs de projet afin de présenter quelques-unes des réalisations de l’année écoulée et de permettre échanges et partage de retours d’expérience entre les bénéficiaires du dispositif.

Cette année encore, l’Institut national du patrimoine a accepté d’accueillir les participants à cette journée, dont l’ordre du jour a permis d’aborder des problématiques d’archivage numérique dans des collectivités aux contextes très variés.

Présentation du département du Nord : “Un SAE pour le département du Nord : récit d’une longue marche”.

L’introduction de Françoise Banat-Berger a été l’occasion de rappeler l’impulsion décisive qu’avait constituée le programme VITAM pour l’archivage électronique sur l’ensemble du territoire, et de souligner que l’entrée dans la phase de Maintenance et Amélioration Continue (MAC) du programme sera l’occasion de poursuivre le travail de partenariat entre les acteurs publics et l’équipe VITAM.

Il a été souligné par ailleurs que les Archives de France souhaitent poursuivre leur soutien aux collectivités pour l’équipement en systèmes d’archivage électronique, outils de conservation des archives publiques au même titre que les bâtiments d’archives. La tenue d’ateliers et d’une journée de réflexion le 16 avril dernier autour du dispositif AD-Essor reflète les actuelles réflexions en cours pour conserver les points forts du dispositif et explorer des pistes d’amélioration.

Sept collectivités ont ensuite présenté un point d’étape de leurs travaux en cours. L’objectif du programme était d’introduire des problématiques et des contextes très différents autour du thème central de l’archivage électronique.

La fin de la journée a été consacrée aux actualités du Programme Vitam ainsi qu’à une présentation des livrables de l’étude pilotée par le SIAF sur la pérennisation à long terme de l’information numérique.

Les échanges de la journée ont fait émerger plusieurs axes de réflexion, témoignant de la maturité croissante des services publics d’archives sur le sujet et de l’inscription de l’archivage électronique dans les politiques des collectivités autour de la donnée. Tout d’abord, plusieurs porteurs de projet ont inscrit l’archivage électronique dans un contexte plus global de gouvernance de la donnée au sein de leur collectivité. L’archivage électronique est ainsi pensé en lien avec le ou la délégué(e) à la protection des données, le ou la responsable de la sécurité informatique, de l’open data, etc.

De façon plus prégnante que les années précédentes, les porteurs de projet ont soulevé les questions de communication et d’accès aux archives, notamment dans un contexte où les outils d’archivage électronique peuvent prendre plusieurs formes : système d’archivage électronique, outil de gestion électronique de documents, etc.

Enfin, outre la mise en production d’un système d’archivage électronique, la prise en charge et le versement de nouveaux flux sont de plus en plus perçus comme des projets à part entière, qui doivent être réfléchis et planifiés pour éviter une sous-utilisation du SAE. Le temps parfois considérable nécessité par ce passage à l’échelle permet une dimension expérimentale et pédagogique, mais pourrait peut-être être réduit dans les années à venir grâce aux échanges et partages de compétences au sein du réseau des services publics d’archives sur le territoire.

Le SIAF tient à remercier l’ensemble des participants à cette journée. Toute question sur le sujet peut-être adressée à archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr

Bilan du dispositif AD-Essor 2014-2016 : compte-rendu de la journée du 16 avril 2019

Comment accompagner au mieux les collectivités territoriales dans le développement de l’archivage électronique ? En 2014, les Archives de France ont inauguré le dispositif d’appel à projet AD-Essor, destiné à soutenir les initiatives en matière d’archivage électronique dans les territoires. Lié au programme VITAM, l’appel à projet connaît en 2018-2019 sa dernière édition. Le bilan en est très positif : 141 projets ont pu être soutenus entre 2014 et 2019 pour un total de plus de trois millions d’euros, et le tour de France de l’archivage numérique, exécuté en parallèle de l’appel à projet pour sensibiliser les acteurs, a permis de toucher plus de 450 services en deux ans.

Un appel à participation lancé auprès de l’ensemble des bénéficiaires de l’appel à projet depuis 2014 a permis de réunir plus d’une quarantaine de personnes dans les locaux de la DINSIC. Les Archives de France ont été accompagnées pour cet événement des membres du programme DCANT, dans la continuité de la coopération engagée depuis plusieurs années avec la DINSIC sur le sujet de l’archivage électronique.

La journée a été articulée en deux temps : une séance plénière le matin afin de présenter les travaux de synthèse et de bilan menés par le SIAF sur la question et des ateliers l’après-midi autour de trois thèmes : Quelle forme pour le futur appel à projet ? Comment capitaliser sur les retours d’expérience des porteurs de projet ? Quel périmètre pour le futur appel à projet ?

Les échanges du matin ont permis de faire émerger des idées et d’enrichir les perspectives des ateliers de l’après-midi : les problématiques de l’hébergement, des relations avec les éditeurs de solutions, de la normalisation ou encore de la mise en réseau ont ainsi été abordés.

Ces échanges vont nourrir et compléter le bilan effectué au début de l’année par les Archives de France sur le dispositif AD-Essor et plus largement sur l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux. Ce bilan sera diffusé dès sa finalisation sur le portail FranceArchives.

Le SIAF tient à remercier l’ensemble des participants pour leur contribution à cette réflexion, ainsi que les collègues de la DINSIC, pour leur aide et leur co-animation.

Les résultats de l’atelier “Quelle forme pour le futur appel à projet ?”

Voici la synthèse des réflexions menées dans les trois ateliers.

Quel périmètre pour le futur appel à projet ?

En amont de l’appel à projet :

  • Un accompagnement en amont de la constitution du dossier serait utile pour identifier le cadre réglementaire et juridique de l’archivage électronique ;
  • Un accompagnement en amont de la constitution du dossier serait utile pour que les candidats soient informés des projets, notamment les dispositifs mutualisés, déjà existants, afin de mener leur projet en cohérence avec leur contexte et d’éviter l’éparpillement et la concurrence entre les projets.
  • La mutualisation ne doit pas être un point bloquant pour participer, mais un « bonus » si elle est envisagée ;
  • Quid des collectivités ne possédant pas de service d’archives ? Elles sont pour le moment exclues du périmètre mais peut-être un système de chef de file, notamment en lien avec les centres de gestion, pourrait-il permettre de les réintégrer dans le dispositif ;

Il a été fait le choix pour le dispositif AD-Essor de ne pas poser de contrainte dans le contenu des projets d’archivage électronique. L’idée d’appels à projet thématiques a été soulevée durant l’atelier. L’objectif est de prioriser les domaines de collecte en matière d’archivage électronique.

  • Les collectivités pourraient candidater sur un thème précis, poursuivi pendant une ou plusieurs années.
  • Ces thèmes pourraient notamment porter sur un flux en particulier, en lien avec les missions archives dans les ministères et les cartographies des systèmes d’information déjà réalisées dans certaines structures.

Postes pouvant entrer dans le périmètre de l’appel à projet :

  • Les études préalables aux projets sont souvent indispensables pour des questions politiques et pédagogiques. Il serait néanmoins utile de capitaliser sur l’ensemble des travaux déjà réalisés jusqu’ici pour permettre aux collectivités d’avoir accès à un tronc commun d’informations et de dégager dans l’étude ce qui est le plus spécifique et intéressant pour leur cas précis. Remarque : Les études actuelles ont tendance à manquer d’expertise en matière technique. Pour coordonner les demandes de ces études, peut-on imaginer un marché à l’échelle nationale ?
  • Tout le monde est d’accord pour réintégrer la formation dans le périmètre, avec prudence cependant : doit-elle être un moyen de former les utilisateurs ou permettre à des profils spécialisés de monter en compétence ?
  • Il pourrait être intéressant d’inclure des coûts RH dans le périmètre, dans la mesure où l’animation de réseau et l’expertise sont des éléments décisifs pour la pérennité des projets. Ces éléments induisent néanmoins de la complexité dans le dispositif, tant du point de vue de sa mise en place que de son contrôle ;
  • Il est également utile que les infrastructures demeurent dans le périmètre des coûts subventionnables, pour peu qu’il soit possible de s’assurer qu’elles sont bien dédiées aux activités d’archivage électronique. Leur dimensionnement est un élément complexe mais important à prendre en compte ;
  • Les connecteurs et développements doivent être au maximum génériques et réutilisables, au minimum recensés afin que les porteurs de projet sachent ce qui a déjà été réalisé dans le passé.

Autres remarques :

  • Le futur dispositif doit favoriser et soutenir l’accompagnement humain des projets, sur le court et moyen terme pour éviter d’avoir des outils sous-utilisés.
  • La question des collectivités sans services d’archives constitués pose la question des conditions de dépôt des archives électroniques aux Archives départementales : alors que le dépôt des archives papier est gratuit, est-il possible de prévoir une formule payante pour l’électronique ?
  • Le dispositif doit être accompagné de groupes de travail à l’échelle nationale, et encadré par des textes réglementaires (circulaires comme celle sur les pièces comptables).
  • Le dispositif doit permettre également aux projets de s’adapter aux évolutions normatives. En parallèle, un dialogue peut être mené avec les éditeurs pour préparer les évolutions dans le domaine.

Les objectifs finaux que doit permettre d’atteindre le dispositif sont la continuité des missions de collecte menées dans l’univers papier et la constitution d’archives définitives.

Quelle forme pour le futur appel à projets ?

La première idée débattue est celle des modalités d’instruction du dossier :

  • Le fait d’avoir deux interlocuteurs, SIAF et DRAC, complexifie les échanges et le calendrier (celui-ci est déjà serré, surtout lorsque la collectivité fait passer une délibération sur la participation à l’appel à projet).
  • Pouvoir affecter les crédits en investissement ou en fonctionnement permettrait davantage de souplesse dans leur utilisation.
  • Associer la DINSIC à l’instruction des dossiers pourrait apporter une plus-value d’expertise et permettre une meilleure circulation de l’information à l’interministériel.

La question du calendrier a été abordée ensuite : même si les délais serrés encouragent le projet à avancer rapidement, le planning annuel est court pour des projets de cette ampleur. Il faudrait pouvoir envisager un planning sur deux ans.

Le groupe a ensuite constaté que le nom de l’appel à projet n’était pas très parlant, notamment pour les DSI et la hiérarchie. Ils proposent par exemple « Démat’ Essor » pour gagner en visibilité et bénéficier d’une image plus compréhensible par les non-archivistes.

Un des atouts de l’appel à projets est le portage Archives/DSI, qui associe les deux entités sur le projet de SAE, permet éventuellement un apport budgétaire côté DSI et plus globalement un engagement conjoint qui permet une meilleure conduite de projet.

Plusieurs idées ont émergé autour de la question de la mutualisation :

  • Elle ne doit pas être un prérequis obligatoire afin de ne pas bloquer de projets mais un « bonus » lors de l’examen des dossiers.
  • Afin de favoriser les échanges et les partages d’expérience, la réutilisation des livrables et des résultats des projets doit être pensée en amont, « by design ».
  • Dans la même perspective, l’utilisation et le développement de logiciels libres doivent être favorisés afin de favoriser l’émergence de biens collectifs.

Les modalités concrètes de mise en œuvre de l’appel à projet ont fait l’objet des idées suivantes :

  • Sélectionner des cibles thématiques afin de réaliser les objectifs d’une politique publiques en quelques années. Attention cependant, toutes les collectivités ne sont pas mûres en même temps sur les mêmes sujets, doivent-elles pour autant être exclues de facto de l’appel à projet s’il est exclusivement thématique ?
  • Essayer de remédier à l’effet de seuil observé pour les petites collectivités : comment les sensibiliser ? réfléchir à un service globalisé afin de rendre un service pour le moment encore largement inexistant.
  • Le dépôt des dossiers devrait s’accompagner d’un dialogue en amont avec le SIAF pour favoriser le rapprochement avec d’autres projets, aider au calibrage et rendre le projet le plus complet et le plus efficace possible. Dans le même objectif, les réunions de restitution des porteurs de projet pourraient associer les porteurs de l’année en cours.

Les principales cibles identifiées par les participants étaient les suivantes : simplifier la procédure, créer des ressources communes afin de favoriser la montée en compétence, l’interopérabilité et la baisse des coûts, favoriser les projets d’archivage électronique dans les petites collectivités et optimiser les dynamiques qui existent déjà.

Comment capitaliser sur les retours d’expérience ?

Les idées du dernier atelier se déclinent elle aussi en plusieurs thèmes :

  • La publication des résultats des appels à projet permettrait une réutilisation par les projets suivants mais aussi une communication auprès des décideurs, utile pour favoriser le portage des projets auprès des associations d’élus et des éditeurs de logiciels.
  • A été soulignée l’importance de partir des besoins métier (« user-centricity ») plutôt que de la vision des archivistes, en associant largement la DSI, le DPO et les producteurs d’archives. La DSI pourrait être notamment acculturée grâce à des webinaires sur le sujet de l’archivage électronique.
  • Au sein de cette équipe-projet pluridisciplinaire, il est ensuite important de permettre un accompagnement et de la formation, notamment grâce à la mise en relation entre porteurs de projets.
  • Plusieurs outils peuvent favoriser les échanges entre les acteurs : une plate-forme (qui requiert de l’animation et de la modération) ou encore des groupes de travail thématiques. Cela permettrait des échanges sur les travaux déjà menés pour ne pas passer du temps sur des questions déjà résolues ainsi qu’une meilleure coordination dans les échanges avec des éditeurs de logiciels.
  • Se pose par ailleurs la question de l’échelon territorial le plus adapté pour des réunions en présentiel, toujours précieuses pour animer un réseau : la région ?

Les objectifs visés sont multiples : gagner du temps tout au long du processus, mieux dialoguer avec les entreprises de services numériques et les éditeurs de logiciel pour optimiser les coûts, valoriser l‘archivage dans la transformation numérique des institutions, s’inscrire dans la gouvernance et le cycle de vie de la donnée, faire travailler les porteurs de projet sur l’essentiel, notamment en matière d’études de cadrage.

Avant de mettre en œuvre ces idées, il est indispensable de réfléchir à leur application dans un contexte de diversité territoriale et institutionnelle très importante mais aussi à la coordination entre les échelons national et territorial.

Journée de restitution AD-Essor 2018

Les participants à l’appel à projets AD-Essor 2016-2017 se sont réunis le 4 juillet dernier dans les locaux de l’Institut national du patrimoine pour échanger leurs retours d’expérience et aborder des problématiques transverses dans le domaine de l’archivage électronique (hébergement, mutualisation, relations avec les éditeurs…)

Vous trouverez ci-dessous le compte-rendu des échanges de la journée ainsi que les supports de présentation de plusieurs projets qui ont fait l’objet d’interventions plus approfondies.

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Le SIAF tient à remercier une fois encore l’Institut national du patrimoine pour son accueil ainsi que les participants pour leurs interventions et leurs échanges très riches et très complets.

Consultation “Archives pour demain” : synthèse de la phase 2

On trouvera ci-dessous la synthèse provisoire de la phase 2 de la consultation Archives pour demain qui s’est déroulée du 3 au 27 mai 2018 sur la plateforme en ligne dédiée à cet effet.

Quelles archives définitives collecter ?

Politiques de collecte des services compétents en matière d’archives définitives

Quelles bases pour élaborer des politiques de collecte ?

Des idées forces

  • La plupart des contributeurs sont d’accord pour dire qu’il conviendrait de distinguer, en ce qui concerne la collecte des archives publiques, une « collecte réglementaire », régie par des textes de portées nationale, et une « collecte libre » ou « collecte locale », laissée à l’appréciation des services d’archives compétents.
  • Plusieurs insistent sur l’importance, et même, sur la primauté de l’accès aux archives : collecter ne suffit pas si on n’offre pas un accès satisfaisant (cas de l’archivage électronique par exemple), ou si la collecte ne rencontre pas les attentes des publics du service d’archives. Collecter n’est d’ailleurs pas indispensable, un service peut par exemple garantir l’accès à des archives conservées par un autre organisme, surtout dans le monde numérique.
  • D’autres soulignent enfin que la politique de collecte d’un service d’archives est aussi une affaire de moyens, qu’elle est en partie tributaire d’opportunités ou de contraintes difficilement maîtrisables par le service, et qu’elle doit beaucoup aux rapports entretenus avec les producteurs d’archives.
  • Une contribution vient rappeler que toute politique de collecte doit aujourd’hui s’articuler avec les politiques de développement de l’administration numérique : « il me paraît essentiel de penser la politique de collecte en pleine coordination avec les responsables de la politique d’administration numérique, au niveau de l’État (DINSIC), et au niveau de chaque entité qui possède une telle politique.»

Des points d’attention

  • Une archiviste d’un centre de gestion indique cependant qu’« il n’est pas possible de parler de politique de collecte dans les collectivités dans lesquelles interviennent les archivistes itinérants du centre de gestion », c’est-à-dire dans les communes dépourvues de service public d’archives.
  • Alors qu’un contributeur invite à rechercher la cohérence de la collecte à l’échelle nationale, « dans la complémentarité plus que dans l’homogénéité», un autre évoque l’intérêt pour les chercheurs de retrouver des sources du même type, conservées selon les mêmes critères et sur les mêmes périodes, d’un département, d’une commune ou d’une région à l’autre.

Quels objectifs pour la collecte des archives définitives ?

 La conservation des archives est « organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes […] que pour la documentation historique de la recherche » (article L211-2 du Code du patrimoine).  Mais, concrètement, s’agissant de la collecte des archives définitives, que doit-on chercher à documenter ?

Les objectifs généraux

Deux objectifs principaux ont été avancés :

  • Garantir des droits : « l’un des buts essentiels est celui de l’établissement de “la preuve”, en matière de filiations et plus largement de droits héréditaires ainsi qu’en droits de propriété»
  • Témoigner d’une activité (d’aucuns parlent plutôt de « politique publique ») de la façon dont elle a été menée et du contexte dans lequel elle l’a été : « rendre compte de ce que l’on fait et du comment on le fait devrait couvrir a priori l’ensemble des exploitations à venir en sortant de la notion de typologie documentaire.»

Collecte « réglementaire » / collecte « libre »

D’autres contributeurs tentent de conjuguer cette approche avec les résultats de la réflexion ayant abouti à distinguer une « collecte libre » d’une collecte « réglementaire ». Quels objectifs assigner à l’une et à l’autre ?

Seraient ainsi du ressort de la collecte réglementaire :

  • « les documents/données sur lesquels sont fondés des droits individuels et collectifs, qui documentent le fonctionnement des institutions et l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques »
  • Ou encore, « les documents décisionnels des différents producteurs concernés, les documents récapitulatifs de l’ensemble des activités de chaque producteur » pour un autre contributeur, qui laisserait en revanche le soin à chaque service d’archives de décider du sort des « documents du cœur de métier (dossiers sériels notamment)».

Deux points d’attention

  • Dans quelle mesure répondre à la demande sociale ?

En vertu de la primauté de l’accès en matière de politique de collecte, l’un des contributeurs estime qu’un service d’archives définitives est fondé à construire « son projet scientifique, éducatif et culturel en fonction des attentes de ses publics », rejoignant ainsi une suggestion déjà émise en phase 1. Voir aussi, dans la rubrique ci-dessous consacrée à la transparence de la sélection, les propositions visant à associer les usagers aux choix de collecte et d’acquisition.

La proposition n’a pas été discutée mais vient percuter les conclusions auxquelles arrive un autre contributeur à propos de l’échantillonnage. Parce qu’il ne peut pas répondre à toutes les demandes, notamment à celles ayant trait à la reconstitution des histoires individuelles, l’archiviste a « tout intérêt à œuvrer pour l’intérêt général, à se déconnecter des intérêts particuliers. Archiver, c’est faire des choix en sachant pertinemment que si l’archiviste répondra à certaines attentes, il en décevra beaucoup d’autres. »

  • Un débat qui s’amorce sur l’intérêt des documents sériels

Certains contributeurs s’agacent ou s’inquiètent du peu de cas que d’autres leur semblent faire des documents sériels : « (…) quand on étudie les documents décisionnels et qu’on ne les confronte pas aux documents individuels qui permettent de donner corps aux politiques, d’incarner les problématiques, on passe à côté d’une bonne partie de l’histoire. »

Renforcer la coordination de la collecte

La coordination de la collecte des archives privées

En ce qui concerne les archives privées, dont la richesse avait été soulignée dès la phase 1, les échanges de la phase 2 ont mis l’accent sur la nécessité d’une meilleure coordination des acquisitions à l’échelle régionale, par exemple sur le modèle de ce qui se fait pour les musées ou pour les bibliothèques (commissions et/ou fonds d’acquisition, déconcentration des subventions d’acquisition aux directions régionales des affaires culturelles).

On note, en revanche, que nul n’est revenu sur la coordination à une échelle nationale, évoquée en phase 1 à travers la mention d’initiatives telles que le CODHOS (collectif des centres de documentation en histoire ouvrière et sociale), ou à travers des allusions aux campagnes de la Grande Collecte, initiées par le Service interministériel des Archives de France.

On relève enfin la proposition visant à mettre en place des stratégies de partenariat entre collectionneurs privés et services publics d’archives.

La coordination de la collecte des archives publiques

Certains contributeurs se déclarent intéressés par la mise en place d’une coordination de la collecte des archives publiques au niveau local. Cette coordination viendrait à l’appui de l’élaboration d’une politique de « collecte libre », telle que définie plus haut.

Si l’échelle régional est souvent évoquée, la réflexion reste à affiner pour définir l’échelle la plus pertinente : « Il s’agirait donc de définir un ressort de coopération critique, ni trop grand, ni trop petit, sachant que ce ressort pourrait évoluer en fonction des thématiques abordées »

Les buts exacts de cette coordination varient selon les contributeurs : préconisations de tri et de sélection à élaborer et appliquer à l’échelle locale, campagnes de collecte coordonnées, mise en regard des pratiques en matière d’échantillonnage et de réévaluation.

Il est intéressant de relever que l’on voit se dessiner deux conceptions différentes de cette coordination à l’échelle locale, découlant d’une conception différente de la « collecte libre » (dite aussi « collecte locale ») :

  • Tous les services publics d’archives chargés de la collecte des archives définitives se voient reconnaître une marge de manœuvre qui leur permet de définir une politique de collecte qui leur est propre. C’est cette politique qu’ils choisissent de mettre en concordance avec celles d’autres services d’une même zone géographique.
  • Une marge de manœuvre est reconnue aux Archives départementales pour organiser à l’échelle appropriée une coopération dans laquelle « les AD joueraient un rôle central en raison de leur connaissance fine du terrain», coopération dont il leur reviendrait de « fixer les règles ».

Quant à la coordination de la collecte des archives publiques à l’échelle nationale, elle a été abordée dans la thématique consacrée aux outils et méthodes d’évaluation, à propos de l’élaboration des instructions de tri et de sélection (voir ci-dessous). C’est dire que la réflexion s’est focalisée sur les seules préconisations (ce que doit collecter chaque service d’archives), et que la coordination d’autres aspects de la collecte (programmation, opérations, évaluation…) n’a pas été abordée.

Un point d’attention : la viabilité de tout dispositif de coordination

A plusieurs reprises et quels que soient les dispositifs imaginés, les contributeurs ont souligné qu’une politique de collecte concertée devait avoir « des objectifs réalistes », ne pas s’avérer trop « contraignante», ne pas être « bloquante ».

Des outils pour construire une politique de collecte

Deux contributeurs viennent conforter des observations déjà faites en phase 1, qui mettaient l’accent sur la nécessaire analyse de ce qu’un service d’archives a déjà collecté, n’a pas collecté, voire devrait avoir déjà collecté, avant de définir des priorités. « L’expérience de la Gironde d’une politique de collecte intégrant des secteurs prioritaires est intéressante en ce qu’elle repose sur une analyse de l’existant (états de versements) et des actions prospectives. »

L’un d’entre eux propose de décliner la politique de collecte des services publics d’archives autour de « projet[s] de collecte », notion qui « permettrait d’éviter l’émiettement et l’incomplétude des fonds (…) [et] nous aiderait à collecter des archives souvent oubliées (archives décisionnelles notamment) ». Leur conception et leur mise en œuvre s’appuieraient sur deux outils principaux :

  • une fiche synthétique décrivant « les éléments de contexte et d’aide à la décision (évaluation des fonctions du producteur, évaluation globale de sa production, état des entrées déjà versées, état des lacunes, état complet des archives non encore versées, volumétries), les objectifs du projet définis par rapport à une stratégie d’accès (quels usages, quels usagers, quels instruments de recherche, quelles modalités d’accès ?) »
  • « un programme pluriannuel de collecte et de traitement (calendrier, méthode, logistique, etc.) ».

Méthodes et outils de l’évaluation

Les instructions de tri et de sélection

Les instructions de tri et de sélection sont considérées comme un véritable capital, qu’il s’agit maintenant de « mettre en perspective », de mieux exploiter, de compléter et de faire évoluer mais aussi, de concevoir autrement.

Mise en perspective et meilleure exploitation

Un outil de publication mieux adapté permettrait à la fois de mettre en perspective le corpus existant et de mieux l’exploiter. Les contributeurs évoquent un « outil dédié, qui offrirait des fonctionnalités dynamiques de contribution et d’actualisation », un outil conçu selon une approche « design de service », permettant « la consultation des instructions de tri et des fiches normalisées (ISAAR, ISDF et typologies documentaires) ».

Une approche par fonction

Les contributeurs confirment leur intérêt pour des instructions de tri et de sélection élaborées selon une approche par fonction : on réaliserait ainsi des instructions transverses pour les fonctions support ; d’autres instructions seraient centrées, quant à elles, sur « le cœur de métier » ; cela permettrait de « mieux intégrer les problématiques de l’archivage électronique ».

Des outils complémentaires

Faisant écho au constat réalisé en phase 1 d’une couverture toujours incomplète et en partie obsolète de l’action administrative par les instructions de tri et de sélection, un contributeur avoue qu’il lui « semble illusoire, et pas nécessaire, de rechercher l’exhaustivité dans l’élaboration des textes nationaux relatifs à la sélection ».

Un autre lui fait écho en suggérant de « privilégier une approche par fonctions (…)  pour permettre au réseau de disposer de fiches synthétiques (…). Pour telle politique publique, on disposerait ainsi en quelques pages d’une présentation générale, d’une cartographie des organismes qui y contribuent et d’une chronologie simplifiée [sur la base desquelles] les archivistes pourraient mieux orienter leur politique de collecte sur le terrain. »

Repenser la collaboration autour de l’élaboration des instructions de tri et de sélection

Comme le rappelle un contributeur, les instructions de tri et de sélection ont toujours été le fruit d’un travail collaboratif : « Ces groupes de travail étaient une excellente animation du réseau professionnel (…) et le lieu idoine pour discuter avec les producteurs, les usagers et les chercheurs. »

Il avait déjà été noté en phase 1 qu’une approche par fonction nécessiterait d’intégrer de façon systématique dans les groupes de travail des représentants de toutes les parties prenantes à la collecte, à la conservation et/ou au contrôle scientifique et technique, c’est-à-dire archivistes des collectivités territoriales et de leurs groupements, archivistes départementaux, archivistes en poste dans les services producteurs et dans les ministères, archivistes des Archives nationales. Certains contributeurs invitent à aller plus loin, voyant dans l’approche par fonction l’opportunité de renforcer :

  • « (…) le rôle de coordination des Missions et favoriser une meilleure diffusion de l’information (tableaux de gestion, notes décrivant les processus administratifs de l’Etat…). »
  • « la coordination interministérielle (…) avec un positionnement fort du Comité interministériel des Archives de France qui coordonne la politique sur les archives publiques et traite des questions transverses notamment de l’archivage des applications interministérielles (Chorus, PES V2, SIRHIUS, etc.). »

Des interrogations sur l’usage de la notion de durée d’utilisation administrative

Deux contributions nous invitent à nous interroger sur l’usage qui est fait de la notion de durée d’utilité administrative (DUA) :

  • Ne serait-il pas pertinent de dissocier durée d’utilité administrative et délai de versement (laps de temps à l’issue duquel le service producteur doit transférer ses documents au service d’archives compétent) ? « La France gagnerait à s’inspirer de la législation britannique qui impose un délai maximal unique de versement (20 ans sauf dérogation motivée) qui donne un meilleur recul pour l’évaluation, simplifie considérablement les relations de collecte avec les producteurs et contribue à la complétude et à la cohérence des fonds. »
  • Dans certains cas, ne peut-on imaginer « introduire, à côté des DUA impératives, des DUA simplement recommandées pour certains documents. Dès lors, (…) des éliminations “anticipées” sur la DUA deviennent possibles sous la responsabilité du service producteur.»

L’échantillonnage

Faire un bilan de l’application du cadre méthodologique ?

La pratique de l’échantillonnage, en général, et l’application des préconisations du cadre méthodologique, en particulier, continuent à susciter beaucoup de questions.  Est-il adapté aux spécificités des petites et moyennes communes ? A « une pratique de terrain » et aux multiples biais qu’induit la façon dont le producteur constitue ses dossiers, les range et les conserve ?

Plusieurs contributions pointent la nécessité d’une réflexion plus approfondie, nourrie de cas d’usages, qu’on pourrait concevoir comme une sorte de bilan de l’application du cadre méthodologique.

« Si les points de vue divergent autant, une concertation prolongée s’impose très certainement ».

« Il me semble essentiel d’avoir un groupe de travail sur l’échantillonnage au plus haut niveau de l’administration des archives qui rassemblerait principalement des archivistes communaux et intercommunaux ».

« La collecte de cas d’usage semble tout à fait pertinente ».

Point d’alerte

Voir aussi « Points d’attention » dans Quelles bases pour élaborer une politique de collecte ?

Transparence de la sélection

La publication d’informations par les services d’archives et les services producteurs

Les contributeurs sont favorables à la publication systématique du rapport annuel des services d’archives et s’interrogent sur les modalités les plus efficaces de validation et de diffusion de ce document.

Un débat s’est en revanche engagé sur l’intérêt de publier annuellement le registre des entrées. Ne faut-il pas privilégier le bordereau de versement et plus généralement, cela ne fait-il pas double emploi avec les instruments de recherche ? La question n’est pas tranchée mais la réflexion de l’un des contributeurs, qui rappelle au passage le but poursuivi : « révéler nos stratégies de collecte (à travers leur résultat) » permettra peut-être de la faire rebondir.

Le débat est encore plus vif en ce qui concerne la publication des bordereaux ou registre des éliminations : au prétexte de la transparence, ne risque-t-on pas de noyer l’usager sous une information inutilisable ? Est-ce aux services producteurs de le faire ou bien à l’administration des archives qui a donné l’autorisation d’éliminer ?

Enfin certaines contributions proposent que les services producteurs publient la liste des archives publiques qu’ils détiennent et rappellent qu’ils sont déjà tenus de le faire.  En ce qui concerne les services de l’État, une circulaire le prescrit depuis 2001. Mais, surtout, en application de l’article L322-6 du Code des Relations entre le Public et l’Administration (CRPA), « les administrations qui produisent ou détiennent des informations publiques tiennent à la disposition des usagers un répertoire des principaux documents dans lesquels ces informations figurent ».

Associer les parties intéressées aux travaux d’évaluation

Nouer des partenariats scientifiques autour de l’analyse des grandes fonctions administratives

Un contributeur voit dans une approche fonctionnelle de l’évaluation l’opportunité de nouer des partenariats scientifiques fructueux, qui viendraient nourrir une relation de confiance avec les usagers : « Il y aurait peut-être une piste qui consisterait à développer des axes de recherches sur les grandes fonctions administratives qui sont par ailleurs généralement communes à tous les niveaux (du central au local) et ce, en partenariat structuré avec les organismes de recherche. (….). » Ce travail menée en coopération permettrait de créer « un lien permanent avec ces usagers que sont les chercheurs, ici constitués en collectif et pas seulement en tant qu’individus associés à tel ou tel comité. »

Élus, usagers et experts

Il a été notamment proposé d’associer :

  • les usagers lors des campagnes de réévaluation via, par exemple, des comités des usagers, sur le modèle de ce qui se pratique aux Archives nationales ;
  • les élus aux processus d’acquisition ou d’élimination, par exemple dans le cadre de comités, qui pourraient également être ouverts à des usagers et citoyens ;
  • des experts, au sein de commissions s’inspirant de celles mises en place à l’échelle régionale pour les acquisitions des musées de France, en tout cas pour les acquisitions d’archives privées (voir aussi ci-dessus la partie consacrée aux moyens de renforcer la coordination de la collecte).

Point d’attention

Les compétences exactes de ce type d’instance ont été discutées, certains craignant la paralysie. « Il ne s’agirait bien entendu pas dans mon esprit de l’imposer avant toute acquisition, publique ou privée, ni avant chacune élimination, mais de nous aider à construire et à coordonner notre politique d’archivage, de façon réfléchie et démocratique. Elle pourrait publier ses procès-verbaux, ce qui participerait à la transparence. »

 

Contrôle scientifique et technique et rapports avec les producteurs

Améliorer et éclaircir les rapports entre services producteurs et services chargés de la collecte et/ou du contrôle scientifique et technique

Les contributions permettent de dessiner les pistes suivantes :

  • Renforcer la formation auprès des agents publics et assimilés, pour « faire entrer durablement l’archivage dans la conscience professionnelle ».
  • Faire respecter les dispositions de la circulaire de 2001 sur la gestion de leur archivage par les services de l’Etat.
  • Mieux contractualiser entre service producteurs et services d’archives « avec un renforcement [de leurs] obligations réciproques (…) et des conséquences réelles (donc juridiques) en cas de non-respect de ces obligations. »
  • Enclencher les dispositions pénales prévues par le code du patrimoine en cas de détournement, soustraction ou destruction non autorisée d’archives publiques.

Modalités du contrôle scientifique et technique

Les évolutions suggérées pour le contrôle scientifique et technique sont de deux ordres :

– Focaliser le contrôle scientifique et technique sur les archives dont le sort final est la conservation définitive. Cette proposition, vivement débattue, apparaît comme particulièrement clivante.

– Moduler le contrôle en fonction des types de documents et/ou en fonction du service producteur, et notamment de la capacité de ce dernier à mettre en œuvre une véritable politique d’archivage.

De nouveaux outils pour le CST

D’autres contributeurs insistent sur un nécessaire renouveau des outils du contrôle scientifique et technique :

  • Dématérialiser le contrôle scientifique « sur pièces (bordereaux d’élimination, tableaux d’archivage, rapports d’activités, etc.), sur une plateforme centralisée, constituerait un progrès essentiel pour tous les acteurs concernés : services producteurs, services d’archives intermédiaires, services d’archives définitives, agents exerçant le CST, usagers des archives».
  • « Ouvrir une plateforme d’échange et de collaboration entre “contrôleurs” pour se transmettre et des outils et des questions ».

Points d’attention

En cas de modulation du contrôle scientifique et technique, comment continuer à assurer la traçabilité des éliminations si on la personne chargée du CST ne vise plus les éliminations ? Comment continuer à avoir une vision globale de la production archivistique ?