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La dématérialisation de la gestion de l’APA dans le Calvados

C’est à nouveau dans le cadre du projet AD-ESSOR d’accompagnement des collectivités territoriales pour le développement de l’archivage électronique que nous avons proposé à Amélie Brun, chargée de mission dématérialisation et administration électronique au Conseil général du Calvados, de présenter un exemple de dématérialisation complète d’une mission de service public, en lien avec les Archives départementales.

Depuis la fin des années 2000, le Conseil général du Calvados s’est lancé dans une démarche globale de modernisation, avec le parti pris de simplifier les demandes pour les usagers. Une approche qui nous permet de remettre à plat nos procédures internes pour être plus efficient.

Le grand chantier autour de l’Allocation Personnalisée d’Autonomie a débuté en 2011. Dans le Calvados, ce sont plus de 10 000 personnes qui bénéficient de cette allocation. Sur le terrain, treize équipes, composées de secrétaires et de travailleurs médico-sociaux, instruisent les dossiers et en assurent le suivi.

Partant du constat qu’environ 50% des dossiers était rempli par des proches, que la signature du demandeur n’était pas obligatoire, que l’on pouvait dématérialiser de bout en bout la demande et son instruction, il nous a semblé intéressant de proposer un télé-service. L’objectif était double : permettre aux futurs allocataires d’effectuer leur demande à distance, 24h/24, et de pouvoir suivre son état d’avancement tout en faisant gagner du temps aux instructeurs avec moins de saisie et moins d’appels.

Après avoir constitué un groupe de travail composé de la direction de l’Autonomie, de deux équipes APA, de la Direction de la Stratégie de Modernisation de l’Information (AMOA) et de la DSI, nous avons commencé par mettre à plat le mode de fonctionnement existant. Un préalable, avant de proposer des pistes de simplification imaginées en étroite collaboration avec d’autres services tels que les Archives départementales, le service juridique, le correspondant informatique et libertés, etc.

Différents niveaux d’arbitrage ont permis de valider un certain nombre de principes :

  • s’en tenir au Code de l’action sociale (ni plus, ni moins) ;
  • mettre en place un mandat pour faciliter la vie des proches et leur permettre d’effectuer la demande à la place du futur bénéficiaire, en toute légalité ;
  • demander le moins de pièces justificatives possible, tout en contrôlant les données ponctuellement et a posteriori ;
  • mettre en place une convention avec les Archives départementales sur la conservation des pièces ;
  • centraliser les demandes entrantes (papier et électronique) dans le même outil pour faciliter le travail des agents ;
  • traiter de manière similaire les demandes papier et électronique avec pour conséquence la refonte des formulaires papier ;
  • automatiser un maximum d’actions à faible valeur ajoutée (relances, etc.) ;
  • dématérialiser les échanges avec nos partenaires autour de l’APA (mairie, CCAS, SAD).

Une fois les principes posés et le nouveau mode de fonctionnement validé, nous avons beaucoup travaillé avec la direction de la communication, la DSI et nos prestataires informatiques (logiciel d’action sociale et guichet de télé service) pour que cela soit le plus simple possible côté usagers et côté agents. De très nombreux tests ont permis de vérifier que l’échange d’informations entre les différents systèmes se déroulait bien.

Nous nous sommes ensuite fortement investis dans la formation des équipes APA car, en plus d’un nouvel outil à maîtriser, les agents devaient également s’approprier un nouveau mode de fonctionnement.

Le télé-service a été lancé au mois d’octobre 2013. Tout au long de ces deux années, nous avons beaucoup communiqué (comité de direction, réunion de cadres, réunion d’équipes, article dans le journal interne etc.). Nous sommes allés régulièrement sur le terrain, au plus près des équipes APA, afin de leur faire part de notre état d’avancement, de nos questionnements. Ils ont été force de proposition et, quand c’était possible, nous en avons tenu compte.

Les facteurs clés de la réussite de ce projet :

  • une démarche progressive et pragmatique ;
  • un porteur de projet (la direction de l’autonomie) moteur et volontaire pour y consacrer du temps ;
  • un soutien important de la direction générale ;
  • une étroite collaboration entre services ;
  • une assistance à maîtrise d’ouvrage interne ;
  • un accompagnement permanent des équipes APA après le lancement.

Les écueils à éviter :

  • vouloir reproduire le mode de fonctionnement « papier »
  • ne pas avoir la même approche pour le papier et l’électronique
  • ne pas dématérialiser de bout en bout.

Après les ajustements des premiers mois, nous sommes maintenant en train d’évaluer le dispositif.

Pour en savoir plus : https://teleservices.calvados.fr/.

Amélie BRUN

Chargée de mission dématérialisation et administration électronique au Conseil général du Calvados.

Comment mettre en valeur les débats publics grâce au web des données ? Un nouveau chantier de la DILA

L’initiative “DebatesCore” vient d’un constat mitigé qui a été fait après une douzaine d’années sur le référencement des débats publics sur internet : les présentations et les descriptions des débats publics produites par les différents acteurs en charge des débats sont très hétérogènes.

L’émergence d’un “nouveau web des données” favorise aujourd’hui la convergence des principaux acteurs du débat public en France pour harmoniser l’échange de données, favorisant ainsi l’accès du citoyen à la décision publique.

Les différents partenaires (Commission nationale du débat public, ministère de l’Environnement, Démocratie ouverte, Respublica Conseil, Sopinspace, Villes internet et vie-publique.fr) ont défini six objectifs au projet “DebatesCore”. Il s’agit en effet améliorer la qualité d’information du citoyen pour une meilleure participation à la concertation par trois leviers : assurer un recensement exhaustif (en automatisant les processus), développer un meilleur partage et une mutualisation de l’information entre acteurs du débat public et rentrer véritablement dans une démarche d’open data.

Le projet s’inscrit bien évidemment dans une démarche de rationalisation des moyens et des coûts pour chaque partenaire.

L’objectif est bien évidemment de montrer tout l’intérêt du web sémantique sur une communauté spécifique : le débat. Il s’agit par conséquent d’établir un modèle de données standardisé. La norme de description de ces débats publics, issue du DublinCore et, actuellement, soumis à un appel à commentaire, vise donc à faire émerger un “noyau” commun de standardisation comprenant des référentiels d’indexation partagé.

Adopté et porté à la fois par les décideurs et entités en charge des débats, comme par les prestataires opérateurs de plate-formes métiers, ce projet pourra ainsi mettre en synergie la communauté du débat public et plus largement de l’e-citoyenneté.

Pour plus d’informations :

Olivier GARRY

Responsable du pôle gestion des produits numériques à la direction de l’Information légale et administrative (DILA)

Archivage des flux et archivage contextualisé

Nous continuons aujourd’hui la série de billets faisant état des sujets abordés lors des réunions organisées dans le cadre du projet AD-ESSOR. Céline Guyon, du Conseil général de l’Aube, poursuit la présentation des choix de son CG en matière de gestion des documents au sein du système d’archivage électronique.

La nécessité de maintenir les caractéristiques du document numérique (authenticité et intégrité notamment) se traduit par l’archivage du document dès validation. L’une des principales conséquences est la mise en œuvre d’une archivistique que l’on pourrait qualifier de flux par opposition à une archivistique des fonds.

Un même document est archivé plusieurs fois à des temporalités différentes, pour des raisons différentes et donc pour des durées de conservation différentes : l’attribution d’une aide est archivée en tant que trace d’une décision à un instant T, puis comme pièce justificative des dépenses à un instant T1. Cette même décision d’attribution, qui appartient à un dossier de demande de subvention ou de demande d’aide sociale par exemple, pourra également être archivée à un instant T2, avec les autres documents du dossier, comme témoignage, au titre de l’archivage historique. L’instant T correspond à la validation de la décision d’attribution, l’instant T1 à l’ordonnancement de la dépense et l’instant T2 à la clôture du dossier ou à la fin de la DUA.

D’un point de vue pratique, l’archivage à l’instant T et à l’instant T1, se traduit par le dépôt de documents unitaires dans le système d’archivage électronique (SAE), un peu dans une logique d’ensilage (d’ailleurs, le dictionnaire des synonymes de Windows propose « archivage » comme synonyme « d’ensilage » !). D’un point de vue archivistique, cette logique « d’ensilage » se traduit par la constitution de séries homogènes par grandes typologies documentaires : décisions individuelles, pièces justificatives des dépenses, délibérations, preuves d’envoi au contrôle de légalité, preuves d’envoi en recommandé, etc. D’un point de vue diplomatique, ces séries homogènes peuvent être qualifiées de minutiers car il s’agit des documents validés dans leur forme originelle et originale (cf. précédent billet sur l’unicité du document).

Dans l’environnement papier, cette pratique existe ; elle vise à s’assurer que les documents ne sont pas modifiés après validation : les registres des délibérations, des actes d’état civil, des minutes notariales, des minutes judiciaires en témoignent. Elle se traduit par un formalisme dans la constitution et la tenue des registres : reliure des documents, numérotation continue des actes et des pages du registre, sommaire des actes contenus dans le registre, etc. Dans l’environnement électronique, ce formalisme a été remplacé par le dépôt dès validation des documents dans le SAE mais l’objectif reste le même : mettre en sécurité les documents.

Au fil des années et de notre pratique archivistique, nous sommes passés de la collecte de fonds clos (séries modernes), à la collecte de dossiers (série W) puis avec le numérique à la collecte de documents et bientôt de données. L’un des enjeux de l’archivistique de demain sera donc de pouvoir reconstituer, a posteriori, grâce aux métadonnées, toute la chaîne, en associant le document à un dossier et en reliant le dossier à un fonds.

Céline Guyon, Conseil général de l’Aube

La réforme de l’administration territoriale l’Etat

Lors du conseil des ministres de ce jour, a été annoncée l’ouverture d’un nouveau chantier sur la réforme de l’État :
http://www.gouvernement.fr/gouvernement/la-reforme-de-l-etat

On peut signaler plusieurs points : la réforme de l’État sera menée d’ici 2017 de manière complémentaire et dans le même calendrier que la réforme territoriale.

A l’échelon régional, l’État se concentrera sur son positionnement stratégique. Son organisation coïncidera avec les 14 futures grandes régions. A l’échelon départemental, l’État verra ses responsabilités régaliennes et opérationnelles confortées dans son rôle de proximité vis-à-vis de l’usager et continuera de veiller à la cohésion sociale et territoriale en offrant un accès rapide à tous les services publics. Il s’adaptera à la nouvelle donne créée par l’émergence des métropoles et le renforcement des intercommunalités. Des points de contact de proximité, avec les maisons de service public et les maisons de l’État, garantiront, à une échelle plus petite, infra-départementale, un accès facilité à toutes les administrations“.

Par ailleurs, le mouvement de déconcentration sera relancé et toute forme de mutualisation entre services permettant des économies sera encouragée.

D’une manière générale, ces chantiers prioritaires s’intégreront à la réforme d’ensemble confiée au secrétaire d’État à la réforme de l’État et à la simplification.

C’est ainsi que début 2015, le plan d’action du Gouvernement pour la réforme de l’État jusqu’en 2017 sera arrêté.

Quelle nouvelle organisation territoriale de la République ?

Le projet de loi portant nouvelle organisation territoriale de la République qui est passé devant le conseil des ministres du 18 juin 2014 comporte quatre titres.

Le premier porte sur le « renforcement des responsabilités régionales et l’évolution de la carte des régions avec pour objectif le développement équilibré des territoires ».

 Les principales nouveautés concernent

– l’introduction d’un pouvoir réglementaire pour les régions, un ou plusieurs conseils régionaux pouvant présenter des propositions tendant à modifier ou à adapter des dispositions législatives ou réglementaires e concernant les compétences, l’organisation et le fonctionnement de l’ensemble des régions.

– En termes de compétences, revient à la région le premier rôle dans le soutien au développement économique. Celle-ci définit en effet les orientations sur son territoire en adoptant un schéma régional de développement économique, d’innovation et d’internationalisation. Ce schéma est prescriptif.
De même les régions auront-elles une compétence exclusive pour définir les régimes d’aides aux entreprises. En matière de tourisme, la région est désignée en qualité de chef de file chargé d’organiser les modalités de l’action commune des collectivités territoriales et de leurs groupements. Elle élabore, dans ce cadre, le projet de schéma régional de développement touristique.

– Est également prévue la création d’un plan régional de prévention et de gestion des déchets, plan unique qui doit se substituer aux plans départementaux existants.

– Est également créé un schéma régional d’aménagement et de développement durable du territoire (SRADDT). Ce schéma, qui aura une valeur prescriptive, se substitue aux divers schémas existants.

– La région voit son rôle renforcé en matière de transports avec notamment, à compter du 1er septembre 2017, le transfert du département à la région de l’organisation et du fonctionnement des transports scolaires.

– La gestion de la voirie relevant des départements est confiée à la région (exception faite du département de Paris qui conserve la gestion de sa voirie). La métropole de Lyon n’est pas non plus concernée, la compétence lui appartenant en propre. Il en est de même des métropoles de droit commun qui disposeront automatiquement, au 1er janvier 2017, des transferts de la voirie départementale située sur leur territoire et en assureront la gestion en lieu et place des régions.

– Le projet introduit de plus la possibilité de transférer, au cas par cas, les aérodromes.

– S’agissant de la gestion des ports décentralisés, leurs compétences sont regroupées autour de la région et du bloc communal.

– Le projet instaure enfin le transfert des collèges à la région. La métropole de Lyon et le conseil de Paris continuent, par dérogation, à exercer les compétences transférées des départements aux régions. Ces dispositions entrent en vigueur au 1er septembre 2017.

– Un article spécifique est consacré à la Corse.

Le titre II prévoit la rationalisation de l’organisation territoriale et, dans ce cadre, facilite le regroupement de collectivités

Le projet propose une rationalisation de la carte intercommunale resserrée autour des bassins de vie, avec un accroissement de la taille minimale des EPCI à fiscalité propre de 5 000 à 20 000 habitants. Le projet prévoit aussi une réduction du nombre des syndicats intervenant en particulier dans les domaines de l’eau potable, de l’assainissement, des déchets, du gaz, de l’électricité et des transports.

Le préfet peut, selon une procédure dérogatoire au droit commun, créer, modifier le périmètre ou fusionner tout EPCI à fiscalité propre. Pendant une période de deux ans, il peut également dissoudre tout syndicat prévu à l’article L. 5711-1 du code général des collectivités territoriales conformément au schéma départemental de la coopération intercommunale. Il peut également, sous certaines conditions, proposer une dissolution non prévue dans le schéma. L’ensemble de ces opérations doit être achevé au 31 décembre 2016.

Le projet prévoit également un renforcement du bloc des compétences obligatoires des communautés de communes et communautés d’agglomérations (promotion du tourisme par la création d’office de tourisme et l’aménagement, entretien et gestion des aires d’accueil des gens du voyage) et complète par ailleurs le champ des compétences optionnelles (création et gestion de maisons de services au public).

Le projet prévoit également le transfert de compétences des départements aux métropoles : il étend à plusieurs compétences le mécanisme de transfert automatique du département à la métropole créé par la loi du 27 janvier 2014. À défaut de convention avant le 1er janvier 2017 entre la métropole et le département prévoyant le transfert d’au moins trois des sept groupes de compétences visés, l’ensemble de ces compétences sera réputé transféré à la métropole.

Ces sept groupes concernent le domaine social (fonds de solidarité pour le logement, action sociale, programme départemental d’insertion, aides aux jeunes en difficulté, actions de prévention spécialisée auprès des jeunes et des familles en difficulté) et le tourisme.

Le titre III vise à garantir la solidarité et l’égalité des territoires.

Le projet supprime la clause de compétence générale des départements et précise les capacités d’intervention de ces derniers pour assurer les solidarités territoriales et humaines. Un débat sera engagé sur l’avenir des départements.

Pour garantir l’égalité des territoires est prévue la création d’un schéma d’amélioration de l’accessibilité des services au public sur le territoire départemental. Sont créées des « maisons de services au public » en remplacement des actuelles « maisons de services publics » : celles-ci peuvent relever de l’État, d’EPCI à fiscalité propre ou d’organismes de droit privé chargés d’une mission de service public.

Plusieurs dispositions concernent également la lutte contre la fracture numérique.

Dans les domaines de la culture, du sport et du tourisme, sont conservées des compétences partagées. En effet, il apparaît nécessaire, au vu de la diversité des situations et du caractère transversal de ces domaines, de maintenir une possibilité d’intervention de chaque niveau de collectivité territoriale.

Enfin, le projet prévoit la faculté de créer un guichet unique pour les aides et subventions, dans un souci de simplification de l’action publique pour les usagers.

Enfin, un dernier titre vise à améliorer la transparence et la responsabilité financières des collectivités territoriales.

 Premières conclusions s’agissant des archives

 Le projet actuel aura des impacts sur les actuels services d’archives régionaux en raison de la fusion annoncée de plusieurs régions. Les directeurs des archives départementales territorialement compétents au titre du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives pourront, dans ces conditions, être amenés à conseiller et accompagner les responsables des services d’archives régionales.

 L’actuel projet de loi ne concerne pas la compétence obligatoire « archives » des conseils généraux. Toutefois, la suppression de ces derniers est annoncée à horizon 2020. Les Archives de France réfléchissent d’ores et déjà sur les conséquences de cette suppression pour les Archives départementales et travailleront sur cette question en lien étroit avec la direction générale des collectivités locales du ministère de l’Intérieur.

 Enfin, les transferts annoncés (conseils généraux vers les régions, conseils généraux vers les métropoles) vont entraîner de massifs transferts d’archives suivant des modalités qui seront parfois complexes à mettre en œuvre (notamment dans le cas des métropoles). Il s’ensuivra un travail important pour les Archives départementales et certaines archives de communes ou de groupements de communes que les Archives de France accompagneront dans les semaines et mois à venir.