Cette étude est publiée en 3 parties :
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L’enquête SIAF 2018
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Les situations avant les réinformatisations
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Nouveaux systèmes d’information et synthèse
Partie 3 : Nouveaux systèmes d’information et synthèse
Le projet de réinformatisation
Les motivations du projet
Il était demandé de classer par ordre de priorité les motivations suivantes :
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Utiliser de nouvelles fonctionnalités
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Simplifier le système d’information (par exemple en ayant moins d’outils à utiliser et/ou à maintenir)
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Prendre en compte les normes et standards
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Utiliser un produit « ouvert » (c’est-à-dire offrant des formats de données interopérables et dont les spécifications techniques sont publiques, mais pas nécessairement open source)
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Bénéficier d’une ergonomie plus agréable
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Pallier l’obsolescence d’un produit (arrêt du suivi et/ou de la maintenance)
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Sortir de dysfonctionnements répétés
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Autres (préciser)
En concentrant l’analyse sur les priorités 1, 2 et 3 de chaque service, il en ressort que :
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L’acquisition de nouvelles fonctionnalités est une priorité majeure pour 80% des services : 9 l’ont placé en priorité 1, 4 en priorité 2 et 8 en priorité 3;
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14 ont eu un souhait fort de simplification du système d’information : 6 en priorité 1, 7 en priorité 2 et 1 en priorité 3;
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Pallier à l’obsolescence du produit existant était un impératif pour 10 services, dont 6 en priorité 1;
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La prise en compte des normes est également importante pour 17 services : 5 en priorité 1, 8 en priorité 2 et 4 en priorité 3;
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L’ergonomie semblait à améliorer pour 11 autres, en priorité 2 ou 3;
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L’utilisation d’un produit ouvert n’est apparue en priorité 2 ou 3 que pour 4 services;
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Sortir des dysfonctionnements répétés n’est apparu en priorité 2 que pour un service.
Parmi les facteurs d’explication apportés au cours des échanges, les nouvelles fonctionnalités souhaitées concernent essentiellement la publication ou les liens avec l’archivage électronique. Pour des services informatisés jusque-là en mode base de données avec des instruments de recherche généralement peu structurés, l’importance de la prise en compte des normes et standards est de facto plus importante. Pour ce qui concerne l’obsolescence, l’alerte pouvait avoir été donnée par les services informatiques.
Globalement, il est recherché une chaîne fluide entre production et diffusion.
La gestion du projet
Les projets de réinformatisation ont des durées variables, de deux ans en moyenne, avec des extensions significatives lorsque plusieurs phases s’enchaînent comme en Savoie ou que des aléas se produisent. Ainsi, le département du Jura a dû procéder à une réinstallation tandis que l’Indre-et-Loire a dû faire face à des retards de livraison. Des événements RH ou des paramètres budgétaires, peuvent accentuer les intervalles entre la phase d’étude et le lancement du marché d’acquisition par la collectivité.
L’analyse des coûts s’avère assez difficile vu l’amplitude des montants d’acquisition, qui va de 22 942 euros à 253 195 HT pour l’un des produits et de 50 000 à 187 000 euros TTC pour un autre sans corrélation forte avec la taille de la collectivité. De même, les coûts de maintenance peuvent aller de 5 000 euros par an à 48 000 euros -mais incluant dans ce dernier cas l’hébergement des données. Cet aspect n’est pas anodin, il a pu en effet conduire certains départements à vouloir réinternaliser l’hébergement, la conséquence étant une charge de suivi par le service archives et/ou la direction informatique plus importante que lorsque tout était externalisé.
Côté direction informatique, les moyens mis à disposition se traduisent généralement par une personne ayant le service d’archives au sein d’un portefeuille de suivi de projets. Côté service d’archives, il faut distinguer le suivi « quotidien », du suivi spécifique du projet. En mode courant, la moyenne se situe autour de deux personnes constituant l’équivalent d’un ETP. Il s’agit souvent du directeur ou de son adjoint ainsi que d’une autre personne plus opérationnelle, chargée par ailleurs d’autres missions. Les e-archivistes ou chefs de projet dédiés existent dans plusieurs cas et même dans deux cas un service ad hoc. Pendant le projet, ce noyau s’étoffe toutefois pour atteindre 8 à 10 personnes sollicitées pour la réflexion préalable, la reprise des données ou encore des tests.
Périmètre et organisation du projet
Le périmètre fonctionnel choisi englobe la plupart du temps toutes les fonctions. Lorsque des modules du produit initial n’étaient pas utilisés, l’impression dégagée par le projet est plutôt celle d’une primo informatisation que d’une réinformatisation.
La question posée lors de l’enquête tendait à déterminer si le changement de système d’information faisait suite ou s’accompagnait d’une réflexion ou d’échanges internes sur tout ou partie des fonctionnalités couvertes par le système d’information, sur les articulations possibles avec l’archivage numérique.
Dans au moins 16 cas, des échanges de points de vue ont été organisés au préalable. Cette réflexion n’a inclus une articulation avec l’archivage électronique que dans quelques situations : dans les intitulés des CCTP collectés, un seul département fait apparaître explicitement la notion d’archivage électronique en lien avec le système d’information archivistique (SIA). Dans 12 cas c’est le terme de gestion qui est privilégié, couplé ou non avec d’autres notions comme la communication, la description ou encore la mise en ligne.
Il est constaté un écart entre l’idéal souhaité (une seule chaîne de traitement quels que soient les types d’archives) et l’organisation adoptée au moment de la mise en place effective : cette dernière est tributaire de facteurs tels que l’absence de connecteurs dans le cas de l’archivage électronique, le manque de fonctionnalités jugées adéquates pour la bibliothèque ou encore la préexistence de projets mutualisés soit en archivage électronique soit en bibliothèque.
Reprise des données
Les stratégies de reprise des données s’avèrent très différentes d’un service à un autre.
En ce qui concerne le choix des données, le récolement lorsqu’il est considéré comme fiable, est récupéré tout comme les instruments de recherche tandis que les inscriptions lecteurs et les communications sont plutôt reprises partiellement : par exemple, seule l’année en cours est prise en compte, des exports et des sauvegardes étant réalisés pour pouvoir se référer le cas échéant aux informations antérieures.
La rétroconversion des instruments de recherche a pris une tournure particulièrement active à travers des marchés dédiés, antérieurs ou parallèles, dans au moins huit services.
Le nouveau système d’information archivistique
Adaptation aux besoins
Globalement, les produits acquis correspondent aux attentes des utilisateurs. Dans deux services toutefois, la mise en œuvre du projet de réinformatisation n’a pas rencontré une adhésion des équipes, pour des questions techniques inhérentes au produit ou de conduite du changement spécifiques au service.
Dans tous les cas, des améliorations restent demandées ou envisagées, particulièrement dans les procédés de constitution des instruments de recherche, le temps de chargement des écrans successifs, les fonctions d’import/export. Quand elles existent, celles-ci gagneraient selon les utilisateurs à être perfectionnées. Ainsi, certains produits ne sont pas en capacité de gérer des imports volumineux, ne permettent pas plusieurs imports et exports successifs sans risque de fragilisation, ont des difficultés à gérer des imports provenant d’autres outils, ou encore limitent les niveaux créés après import.
La gestion des référentiels type thesaurus peut s’avérer également compliquée par exemple pour y rajouter des éléments nouveaux.
Enfin, la mise en cohérence dans le cas de différents modules entre la partie dite gestion par les éditeurs comprenant la production des instruments de recherche et la partie dite diffusion reste à perfectionner. Pour ce dernier domaine, la capacité à traiter de gros volumes est recherchée par les utilisateurs.
Prise en compte des archives électroniques dans les différentes fonctions
L’enquête posait systématiquement la question de savoir si les archives électroniques étaient prises en compte à chaque étape de la chaîne de traitement.
La prise en compte des archives numériques est fréquente pour les fonctions « description », pour les fonctions « gestion » elle est quasi exclusivement limitée au registre d’entrée.
Production des instruments de recherche
Dans les services où les agents utilisaient de façon privilégiée l’import à partir de tableur, le changement de produit a peu d’incidence sur les pratiques de saisie. Les éventuelles lourdeurs d’utilisation directe du logiciel sont d’autant plus facilement acceptées qu’il existe une alternative. Il est possible de dégager deux axes de pratiques : saisie directe dans le cas de petits instruments de recherche et/ou à la structure complexe, saisie via import depuis un tableur lorsque les instruments de recherche concernent des ensembles sériels. Plusieurs départements ont maintenu par ailleurs la possibilité d’importer des instruments de recherche produits via des éditeurs XML, il peut donc exister jusqu’à trois canaux de production. Tout est fédéré dans le produit acquis et harmonisé avant export pour publication.
L’enquête a cherché à savoir si la solution logicielle choisie permettait d’utiliser les normes de description des documents (ISAD-G) , des producteurs d’archives, ISAAR-CPF) et l’EAD, déclinaison en XML de l’ISAD-G , et dans quelle mesure.
Il en ressort que la conformité à la norme ISAD-G est convenable, même si certains produits ne permettent pas la gestion de la totalité des éléments EAD : certaines rubriques sont visibles mais non alimentables dans un logiciel, au nombre de caractères limités dans un autre.
La situation est moins bonne pour ISAAR-CPF, avec des limitations fortes, variables suivant les logiciels : pas de visibilité des notices pour les utilisateurs, pas d’import ou d’export, pas de relations hiérarchiques ou même, dans l’interface utilisateur, pas de possibilité de recherche sur les producteurs.
La norme relative aux fonctions a été mentionnée par trois services : deux pour regretter que cette dimension ne soit pas prise en compte dans les produits acquis (différent pour chacun d’eux), le troisième pour se réjouir d’avoir contribué à l’incorporation effective de ces aspects dans les caractéristiques d’un logiciel récent.
Indexation
L’enquête s’intéressait à l’utilisation de vocabulaires contrôlés type thesaurus ou listes d’autorité et de référentiels. Les réponses indiquent le plus souvent une démarche d’implémentation dans les produits acquis des référentiels réglementaires et « maison » quand ils existent. À cette occasion, est souvent pratiquée une démarche de lissage et d’alignement entre des vocabulaires ayant des objets voisins.
La cible stratégique de chaque service est plus difficile à identifier. Des services parient sur la puissance des recherches « plein texte », dans d’autres un effort particulier a été porté sur l’indexation géographique en lien avec l’interrogation sur les collections numérisées.
Format des Instruments de recherche
Tous les répondants indiquent au moins une production pivot en XML-EAD, soit une amélioration de l’interopérabilité des données par rapport à la situation antérieure. Toutefois, les réponses distinguent peu la notion de format de production de celle de publication. Le format tableur reste utilisé soit comme préalable à l’import soit comme format de modification. Le support papier reste préféré pour la salle de lecture dans quatre cas signalés explicitement.
Note méthodologique : l’évolution des instruments de recherche vers plus de conformité aux normes de description a pu s’amorcer en dehors du projet de réinformatisation, notamment à travers des opérations de rétroconversion antérieures ou parallèles.
Publication et interrogation des instruments de recherche
La volonté exprimée à de multiples reprises est d’effectuer un véritable « bond » dans la quantité d’instruments de recherche mis à disposition.
Le mode de publication adopté est l’XML-EAD, souvent doublé par du PDF : l’argument du « confort » du lecteur étant alors avancé. Dans plusieurs services, les PDF de l’alimentation initiale sont toutefois enlevés au fur et à mesure que les instruments de recherche en format XML-EAD sont produits (de manière native ou dans une opération de rétroconversion plus générale).
Les entrepôts de données moissonnables OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) ont été évoqués mais seuls cinq semblent en activité. Trois autres sont prévus, deux sont existants mais pas encore utilisés à la date de l’interview : cela correspond à moins de la moitié des services enquêtés. Les mises en service dans le cadre de partage de données pour un ensemble de bibliothèques semblent avoir été plus aisées que les expérimentations d’envoi automatisé vers le portail national France Archives.
Les modes d’interrogation les plus fréquemment retenus sont : la recherche dite simple « à la Google », la navigation au sein d’arborescence, des formulaires dédiés à une thématique, en plus ou moins grand nombre.
Fonctions liées à la bibliothèque
Le changement de système d’information archivistique a concerné ces fonctions dans moins de la moitié des cas et pas obligatoirement avec le même produit que celui choisi pour traiter des fonctions archivistiques.
Dans les services où un logiciel spécialisé était utilisé (Orphée, Aloes, Loris, JLB, Alexandrie, Horizon ou encore PMB), un changement n’est intervenu que dans deux cas, dont l’un pour un autre logiciel spécialisé, signe que les fonctions « bibliothèques » proposées par les produits dits « archives » restent en deçà des attentes.
Diffusion sur le web et services web
Tous les services d’archives disposent au moins de pages internet sur le site de leur collectivité départementale, plusieurs de sites dédiés : pour autant les fonctions sont plus ou moins étendues.
A la date de l’enquête, les services répondants ont tous, soit envoyé des fichiers à France Archives pour mise sur le portail national, soit prévu de le faire. Les actions vis-à-vis de portails internationaux se sont limitées en revanche au cadre de la Grande collecte.
Une question portait sur les réflexions ou expérimentations pour rendre les données archivistiques conformes aux standards du web sémantique : la réinformatisation semble un projet prioritaire et distinct, avec ce travail sur les données remis à plus tard.
Le sujet des identifiants pérennes préoccupe plusieurs services. Des identifiants Ark ont pu être mis en place avec l’appui de l’éditeur mais dans un premier temps plutôt côté diffusion, pour répondre à une forte demande des associations de généalogistes. Dans les réinformatisations plus récentes, la question est posée dès le cahier des charges et la mise en place de ces identifiants au moment de la conception des instruments de recherche s’amorce.
Relations avec les éditeurs
Connaissance préalable des produits
Dans la mesure où les produits sont peu nombreux, la prise de connaissance préalable s’effectue généralement par la consultation de collègues, des visites de services voisins et des démonstrations.
Maintenance et propositions d’évolutions
Les formules actuellement utilisées pour gérer les évolutions et échanger avec les utilisateurs ne sont pas pléthoriques. Système de tickets pour les anomalies, outil web pour effectuer des suggestions voire les arbitrer, journées utilisateurs, ateliers.
Ces deux derniers systèmes, restent très appréciés des utilisateurs comme lieu d’échange privilégié même si les développements des éditeurs peinent à intégrer les suggestions d’évolution.
Synthèse : enjeux et attentes des réinformatisations
Pour les services d’archives
L’enjeu évoqué par Claire Sibille dans son article sur les instruments de recherche électroniques de développer des pratiques normalisées s’appuyant sur des standards afin d’obtenir des réservoirs d’information exploitables et partageables reste totalement d’actualité. On constate en effet une évolution significative vers l’utilisation de l’EAD au sein des services réinformatisés. De ce point de vue, l’enquête et les ateliers menés par la section des archivistes départementaux de l’AAF sur les sites internet des services départementaux d’archives dont les résultats ont été présentés lors des RASAD 2020 à Lyon confortent l’idée que toutes les améliorations proposées pour la recherche des internautes auront une efficacité accrue si les données sont produites dans les règles de l’art. Pour autant, la problématique de la qualité des métadonnées nécessiterait un approfondissement : il existe une prise de conscience à accentuer sur l’utilisation généralisée de référentiels partagés et la pratique d’une indexation adaptée au web sémantique. De même, la question de l’ouverture des données reste un chantier, comme celui de la mise en place d’identifiants pérennes.
La conduite du changement est en filigrane de tous les entretiens, avec les éléments de réussite suivants : travail en atelier, formations collectives, mise en place de procédures ou amélioration de celles existantes. La présence d’un site internet est sans surprise importante pour la motivation des équipes, pour rendre visible le travail réalisé dans le nouveau système d’information, sans découragement ni contournement.
Pour les professionnels des archives –et leurs partenaires informatiques–, les attentes s’orientent autour d’une réflexion collective partagée et d’un accompagnement à l’adoption de bonnes pratiques : la question de l’ouverture, de l’exploitabilité et de la qualité des données mises en ligne devient centrale à l’heure du web des données. Le « passage à l’échelle » nécessite certes des outils performants mais aussi des archivistes formés et disposant de ressources à jour.
Pour les éditeurs de logiciels et les entreprises de services numériques
Des actions de sensibilisation des éditeurs sur ces mêmes sujets de qualité et d’ouverture des données sont à mener afin que les besoins encore peu couverts en matière d’identifiants pérennes, d’outils d’import/export systématique, de « nettoyage » et d’enrichissement de la qualité des données trouvent des réponses techniques.
L’étroitesse et la fragmentation du marché engendrent des difficultés pour les éditeurs à investir dans la recherche et à préparer la transition vers le web sémantique : un véritable défi se présente donc pour trouver des moyens innovants d’accompagner l’avenir.
Pour l’administration des archives
Du côté du SIAF, cette enquête de terrain a permis de nourrir le Cadre stratégique commun de modernisation des archives 2020-2024, qui reprend et développe les objectifs des services réinformatisés : rendre les archives numériques aisément consultables et exploitables, encourager et développer la recherche sur l’information numérique, promouvoir l’utilisation d’autorités et de référentiels partagés, favoriser l’interopérabilité entre systèmes métier et systèmes d’archivage électronique, systématiser et renforcer la formation des archivistes notamment dans le domaine du numérique.
Et maintenant ?
Pour faciliter l’émergence de réponses concrètes aux besoins exprimés lors de l’enquête et des séminaires, le SIAF a lancé un appel à participer à des travaux collectifs : la rédaction d’un guide d’indexation, l’identification des fonctionnalités socles à prendre en compte aujourd’hui par les éditeurs de logiciels ou l’étude et le choix de référentiels extérieurs que pourraient utiliser les services d’archives pour une indexation plus rapide et mieux visible du web sémantique. D’ores et déjà, les volontaires ne manquent pas, gage de débouchés fructueux.
