Aussi inspiré que contraint par les circonstances actuelles, le lab « Prospective numérique » du mois d’avril s’est tenu en ligne sur le sujet du télétravail pendant le confinement. Les participants ont été invités à partager leur expérience du travail à distance pendant cette période de crise.

Technique, es-tu là ?

Postes informatiques, outils de partage (visio, réseau partagé), outils de travail (solution logicielles, suites bureautiques adaptées), connexion internet etc., voilà autant de prérequis techniques indispensables au télétravail mais qui, de l’expérience des participants, sont inégalement au rendez-vous. La préparation du télétravail représentait un atout décisif dans la mise en place des moyens techniques. Les agents qui connaissaient déjà une situation de télétravail régulière avant la crise Covid disposaient d’outils plus fonctionnels. Pour certains, les grèves du mois de décembre avaient aussi été l’occasion de tester le télétravail. Mais dans la majorité des cas, la situation a demandé une grande capacité d’adaptation aussi bien au niveau individuel que collectif.

Le télétravail généralisé est l’occasion d’éprouver des applications de travail collaboratif. La visioconférence est incontournable et les outils de partage comme la suite framasoft, les applications type Slack sont légion. Cependant, l’utilisation de ces outils s’est vite heurtée à deux freins : l’accès à ces derniers (les plus performants sont souvent ceux qui requièrent une licence dont ne disposent pas les agents au titre du service) et la sécurité qu’ils garantissent pour les données qui y transitent, ce dernier aspect étant malheureusement souvent mis de côté pour garantir la continuité des activités.

Bien souvent, lorsque les agents sont équipés de postes nomades professionnels, ces derniers se révèlent insuffisamment calibrés pour le télétravail (paramétrage des micros, versions obsolètes des navigateurs) si bien que leurs utilisateurs recourent à des postes personnels (conserver de vieux appareils peut s’avérer salutaire) accentuant les problèmes de sécurité et de gestion des documents qui transitent d’un support à un autre sous de multiples copies. La situation invite donc à repenser le records management, en appliquant les mesures de « bonne hygiène » documentaire afin de ne pas avoir à faire « la chasse aux documents finaux », une fois la situation de crise levée.  

Calendrier, emploi du temps : une recomposition difficile

L’annonce d’un confinement strict sur une période vraisemblablement amenée à se prolonger a bouleversé les calendriers (projets ralentis voire à l’arrêt, épreuves de concours redéfinies etc.) avec parfois des impacts budgétaires importants.

Crise mise à part, le confinement a laissé entrevoir l’opportunité de réaliser (enfin) certaines « tâches de fond », autrement dit des projets, des missions demandant disponibilité et concentration et finissant toujours sacrifiés sur l’autel de la priorisation, comme la formation par exemple, de nombreux cours étant à disposition en ligne (plateforme Fun etc.). Dans les faits et selon les profils, cette opportunité peut réellement être saisie, mais dans la plupart des cas, elle est passée au second plan au-fur-et-à-mesure que l’organisation du travail à distance s’est améliorée, notamment grâce à la prise en main des outils de visioconférence qui ont permis de reprogrammer un bon nombre de réunions en ligne.

La frontière domicile/bureau ayant été brouillée, il est difficile de maintenir le rythme que la distinction de ces espaces permettait, entraînant par là une désynchronisation du temps de travail avec celui de ses collègues, ses partenaires en fonction de la vie familiale de chacun.  Les agents avec des enfants scolarisés tout particulièrement doivent jongler avec un nombre plus grand de sollicitations qui aboutissent à une journée fragmentée du point de vue des tâches. Au contraire, les journées peuvent être perçues dans certains cas comme de « longs tunnels » quand bien même les tâches à réaliser ne manquent pas. La disponibilité intellectuelle est quoi qu’il en soit moindre et les leviers de motivation plus compliqués à actionner.  

Repenser le management et les procédures

La situation de télétravail implique in fine de revoir nos pratiques de management, celles appliquées non seulement aux autres mais aussi à soi en tenant compte des nouvelles contraintes. Là encore, la question est étroitement liée à la technique, ce qu’elle permet ou non. Il faut par exemple revoir des procédures entières pour certaines missions non dématérialisées comme c’est le cas pour la la signature des dérogations au SIAF par exemple, ce qui peut être chronophage. 

Le travail à distance agit finalement dans bien des cas comme un révélateur de difficultés préexistantes, bien plus qu’il n’en crée. Ainsi les règles de bon fonctionnement d’une réunion ne sont jamais autant d’actualité que lorsqu’elle se tient en ligne : importance d’avoir un ordre du jour précis, de maîtriser le temps et de distribuer la parole.

Le reporting peut compenser la perte de suivi direct des activités tant qu’il est utilisé avec mesure, au risque de devenir contre-productif.

Maintenir le lien

Le maintien du lien entre les agents, entre les institutions et leurs publics reste primordial : assurer la relation au travail mais aussi le moral des troupes, s’informer de la santé de chacun, prendre tout simplement des nouvelles. Pour cela, la création d’espaces de sociabilité virtuelle, parfois transpositions fidèles de la salle de pause, a été plébiscitée via des applications comme Slack ou Webex Teams avec une mise en place de rendez-vous réguliers pour rythmer les journées et les semaines. Cependant, si les outils collaboratifs et/ ou de communication en ligne permettent de maintenir un lien entre les personnes ainsi qu’une certaine forme de sociabilité, il ne se substitue jamais à la qualité des échanges en direct, notamment via des signaux que ne sauraient transmettre les écrans, idem pour la germination d’idées qui a du mal à opérer à distance.

L’attention portée à cet aspect aura quoi qu’il en soit son importance dans la reprise de l’activité.

Quels enseignements ?

Bien plus que la maîtrise des raccourcis clavier pour activer/couper son micro ou sa caméra (pour rappel : respectivement Alt+A et Alt+V), les enseignements à tirer de cette expérience sont nombreux et d’autant plus importants que les situations de crise sont amenées à se répéter. Pour beaucoup, l’anticipation reste le meilleur atout pour que le travail à distance puisse se dérouler dans de bonnes conditions. Cette période aura permis d’éprouver des réflexes, des solutions (aussi bien pratiques que logicielles) qui gagneront à être pérenniser dans le fonctionnement des institutions. Il demeure quoi qu’il en soit que le télétravail sur le long terme ne saurait se substituer au travail sur place mais il s’avère plus que jamais nécessaire de l’intégrer aux stratégies des services.

Liens utiles

• L’AAF a produit un ensemble de ressources autour de la crise Covid-19 qui inclut une liste de missions particulièrement adaptées aux archivistes en situation de télétravail : https://www.archivistes.org/Les-archivistes-teletravaillent
• Pour les questions de sécurité, le site cybermalveillance.gouv.fr recense un certain nombre de recommandations à destination des télétravailleurs et des employeurs