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Télétravailler durant le confinement – retour sur le lab « Prospective numérique » du 07/04

Aussi inspiré que contraint par les circonstances actuelles, le lab « Prospective numérique » du mois d’avril s’est tenu en ligne sur le sujet du télétravail pendant le confinement. Les participants ont été invités à partager leur expérience du travail à distance pendant cette période de crise.

Technique, es-tu là ?

Postes informatiques, outils de partage (visio, réseau partagé), outils de travail (solution logicielles, suites bureautiques adaptées), connexion internet etc., voilà autant de prérequis techniques indispensables au télétravail mais qui, de l’expérience des participants, sont inégalement au rendez-vous. La préparation du télétravail représentait un atout décisif dans la mise en place des moyens techniques. Les agents qui connaissaient déjà une situation de télétravail régulière avant la crise Covid disposaient d’outils plus fonctionnels. Pour certains, les grèves du mois de décembre avaient aussi été l’occasion de tester le télétravail. Mais dans la majorité des cas, la situation a demandé une grande capacité d’adaptation aussi bien au niveau individuel que collectif.

Le télétravail généralisé est l’occasion d’éprouver des applications de travail collaboratif. La visioconférence est incontournable et les outils de partage comme la suite framasoft, les applications type Slack sont légion. Cependant, l’utilisation de ces outils s’est vite heurtée à deux freins : l’accès à ces derniers (les plus performants sont souvent ceux qui requièrent une licence dont ne disposent pas les agents au titre du service) et la sécurité qu’ils garantissent pour les données qui y transitent, ce dernier aspect étant malheureusement souvent mis de côté pour garantir la continuité des activités.

Source : mediacommons.org

Bien souvent, lorsque les agents sont équipés de postes nomades professionnels, ces derniers se révèlent insuffisamment calibrés pour le télétravail (paramétrage des micros, versions obsolètes des navigateurs) si bien que leurs utilisateurs recourent à des postes personnels (conserver de vieux appareils peut s’avérer salutaire) accentuant les problèmes de sécurité et de gestion des documents qui transitent d’un support à un autre sous de multiples copies. La situation invite donc à repenser le records management, en appliquant les mesures de « bonne hygiène » documentaire afin de ne pas avoir à faire « la chasse aux documents finaux », une fois la situation de crise levée.  

Calendrier, emploi du temps : une recomposition difficile

L’annonce d’un confinement strict sur une période vraisemblablement amenée à se prolonger a bouleversé les calendriers (projets ralentis voire à l’arrêt, épreuves de concours redéfinies etc.) avec parfois des impacts budgétaires importants.

Crise mise à part, le confinement a laissé entrevoir l’opportunité de réaliser (enfin) certaines « tâches de fond », autrement dit des projets, des missions demandant disponibilité et concentration et finissant toujours sacrifiés sur l’autel de la priorisation, comme la formation par exemple, de nombreux cours étant à disposition en ligne (plateforme Fun etc.). Dans les faits et selon les profils, cette opportunité peut réellement être saisie, mais dans la plupart des cas, elle est passée au second plan au-fur-et-à-mesure que l’organisation du travail à distance s’est améliorée, notamment grâce à la prise en main des outils de visioconférence qui ont permis de reprogrammer un bon nombre de réunions en ligne.

La frontière domicile/bureau ayant été brouillée, il est difficile de maintenir le rythme que la distinction de ces espaces permettait, entraînant par là une désynchronisation du temps de travail avec celui de ses collègues, ses partenaires en fonction de la vie familiale de chacun.  Les agents avec des enfants scolarisés tout particulièrement doivent jongler avec un nombre plus grand de sollicitations qui aboutissent à une journée fragmentée du point de vue des tâches. Au contraire, les journées peuvent être perçues dans certains cas comme de « longs tunnels » quand bien même les tâches à réaliser ne manquent pas. La disponibilité intellectuelle est quoi qu’il en soit moindre et les leviers de motivation plus compliqués à actionner.  

Repenser le management et les procédures

La situation de télétravail implique in fine de revoir nos pratiques de management, celles appliquées non seulement aux autres mais aussi à soi en tenant compte des nouvelles contraintes. Là encore, la question est étroitement liée à la technique, ce qu’elle permet ou non. Il faut par exemple revoir des procédures entières pour certaines missions non dématérialisées comme c’est le cas pour la la signature des dérogations au SIAF par exemple, ce qui peut être chronophage. 

Le travail à distance agit finalement dans bien des cas comme un révélateur de difficultés préexistantes, bien plus qu’il n’en crée. Ainsi les règles de bon fonctionnement d’une réunion ne sont jamais autant d’actualité que lorsqu’elle se tient en ligne : importance d’avoir un ordre du jour précis, de maîtriser le temps et de distribuer la parole.

Le reporting peut compenser la perte de suivi direct des activités tant qu’il est utilisé avec mesure, au risque de devenir contre-productif.

Maintenir le lien

Le maintien du lien entre les agents, entre les institutions et leurs publics reste primordial : assurer la relation au travail mais aussi le moral des troupes, s’informer de la santé de chacun, prendre tout simplement des nouvelles. Pour cela, la création d’espaces de sociabilité virtuelle, parfois transpositions fidèles de la salle de pause, a été plébiscitée via des applications comme Slack ou Webex Teams avec une mise en place de rendez-vous réguliers pour rythmer les journées et les semaines. Cependant, si les outils collaboratifs et/ ou de communication en ligne permettent de maintenir un lien entre les personnes ainsi qu’une certaine forme de sociabilité, il ne se substitue jamais à la qualité des échanges en direct, notamment via des signaux que ne sauraient transmettre les écrans, idem pour la germination d’idées qui a du mal à opérer à distance.

L’attention portée à cet aspect aura quoi qu’il en soit son importance dans la reprise de l’activité.

Quels enseignements ?

Bien plus que la maîtrise des raccourcis clavier pour activer/couper son micro ou sa caméra (pour rappel : respectivement Alt+A et Alt+V), les enseignements à tirer de cette expérience sont nombreux et d’autant plus importants que les situations de crise sont amenées à se répéter. Pour beaucoup, l’anticipation reste le meilleur atout pour que le travail à distance puisse se dérouler dans de bonnes conditions. Cette période aura permis d’éprouver des réflexes, des solutions (aussi bien pratiques que logicielles) qui gagneront à être pérenniser dans le fonctionnement des institutions. Il demeure quoi qu’il en soit que le télétravail sur le long terme ne saurait se substituer au travail sur place mais il s’avère plus que jamais nécessaire de l’intégrer aux stratégies des services.

Liens utiles

Evolution du SEDA : reprise des travaux

Les comités SEDA se sont arrêtés en 2018 après la publication de la version 2.1, mise à jour significative de la deuxième génération du standard. En 2019, les utilisations opérationnelles du SEDA ont fait émerger des points d’amélioration à cette version 2.1. Réunie au SIAF le 7 janvier dernier, l’édition 2020 du comité a dessiné les orientations de travail pour faire évoluer le standard. Voici son compte-rendu. 

Entités représentées

  • SIAF
  • Archives nationales
  • Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
  • Ministère des Armées (SHD et DPMA)
  • Vitam
  • BnF
  • Cines
  • Maarch
  • Arkhineo
  • Xdemat
  • API SAS
  • Mintika
  • Libriciel Scop

Ordre du jour

  • Besoins en termes d’évolution de la dernière version du SEDA 2.1 

  • Organisation du nouveau comité

Discussions 

La dernière version du SEDA 2.1 (juin 2018) a vocation à rester la version de référence pour l’archivage numérique en France. Sans évolution de sa structure fondamentale, elle mérite néanmoins un travail de retouche:

  • Mise à jour de la documentation (par des exemples d’utilisation et/ou des explicitations)

  • Evolution de balises ciblées (revoir la cardinalité par exemple)

  • L’ajout de balises dans le cas limité où les RETEX font apparaître un manque (ex. un « bénéficiaire » d’un dossier d’aide sociale), ou la précision de l’usage d’une balise pour un usage coordonné entre services.

  • Le dictionnaire des balises mériterait d’être valorisé.

L’idée de créer une cartographie des différentes versions du SEDA utilisées au sein des institutions a été émise. Il a également été proposé qu’un outil de migration soit systématiquement mis en place lors de la publication d’une nouvelle version du SEDA.

Typologie

Il serait intéressant de produire des listes de métadonnées (techniques et de gestion) minimales selon le type de contenu que l’on traite : audiovisuel (images, vidéos, enregistrements sonores, etc.), mails. Pour les données structurées en revanche cela s’avère plus compliqué, cela relèverait plutôt d’un travail prospectif à plus long terme.

Référentiels

Les besoins diffèrent selon les communautés d’utilisateurs (Ministères, collectivités…). On observe souvent la création de référentiels locaux qui peuvent nuire à une utilisation généralisée du SEDA. Il faut encourager l’utilisation des référentiels existants et mieux les signaler.

Besoin de publication de listes de codes, par exemple sur les restrictions d’accès et DUA quand elles ne sont pas exprimées en durée.

Possibilité de faire un référentiel commun de durées de DUA pour les collectivités ? Cela semble difficile car la DUA peut dépendre de la politique d’archivage du producteur.

Ouvrir le format du standard 

Le schéma conceptuel du SEDA a été pensé pour du XML. Or certains formats comme le JSON peuvent être plus appropriés pour appréhender les objets.

Question : est-il possible d’admettre les deux formats (ou plus), tout en garantissant leur adhérence ?

🡺A étudier de manière prospective. Le Cines, qui a développé un générateur de profils, a travaillé sur un schéma de l’ensemble du SEDA en JSON. Le JSON est généré manuellement mais vérifiable par l’intermédiaire d’un parser.

Concernant, les profils d’archivage, comment faire évoluer l’outil Sherpa : versions du SEDA, validation des profils ?

🡺Questions qui seront à clarifier aux cours des prochaines discussions.

N. B.: une feuille de route sur les outils du SIAF est en cours d’élaboration en interne. Elle prend en compte Sherpa, l’outil en ligne d’aide à la création de profils (en SEDA 2.0).

La volonté que Resip puisse générer un profil une fois que le manifeste est créé a été évoquée.

La formation et la documentation

Le constat est partagé que le standard peut sembler d’un abord complexe et susciter des réticences chez les utilisateurs. La majorité des parties prenantes du comité a eu l’occasion de faire des formations ou de produire de la documentation (Vitam particulièrement).

🡺 La mise en commun de ces expériences serait bénéfique. Il faudrait produire une documentation à deux niveaux, un premier présentant les grands principes du SEDA, son intérêt etc. et un second plus expert avec un accès facilité cependant.

A ce sujet, la page web dédiée au SEDA nécessite des corrections, des mises à jour et une amélioration de la mise à disposition (exemple : URL pérenne pour le xsd) des schémas et des feuilles de style.

Un volet prospectif

Pour anticiper l’impact sur le SEDA de l’aboutissement des chantiers d’envergure pour la description archivistique que sont le modèle conceptuel Records in Context, lié à l’EAD, ainsi que le Fichier national d’entités (FNE), référentiel national d’autorités partagé.

Relevé de décisions 

  • Tout ce qui concerne le site SEDA en général relève de la responsabilité du SIAF (site adossé au portail France Archives).

  • Organisation d’un espace de travail pour le partage des documents.

  • Constitution de groupes de travail dédiés à des thématiques spécifiques, coordonnés par le Bureau de l’archivage numérique, des normes et des référentiels du SIAF : 

  • un groupe dédié à l’évolution des balises
  • un groupe consacré aux questions des évolutions techniques du SEDA : interopérabilité, ouverture au JSON etc.
  • un groupe de réflexion sur la formation/information autour du SEDA (mise en commun des expériences et des supports, travail sur les supports, révision de la présentation du dictionnaire des balises).
  • un groupe de prospective, chargé notamment de la veille sur l’avancée des projets RiC / FNE, l’évaluation de l’impact pour le SEDA.

Compte-tenu des mesures de confinement actuelles, la réunion du groupe de travail sur les balises, initialement prévue pour le 1er avril, a été reportée à une date pour le moment inderteminée. A suivre ! 

Les Nouveaux paradigmes de l’archive : retour en trois questions sur la première saison

Alors que s’ouvre ce lundi 24 février matin la deuxième saison des Nouveaux paradigmes de l’archive dont le thème sera l' »actualité des théories et pratiques professionnelles entre convergences numériques et spécificités des missions historiques », Claire Scopsi (CNAM) et Françoise Lemaire (Archives nationales), membres du conseil scientifique, ont accepté de faire un retour en trois questions sur la richesse des échanges et les perspectives issues de la saison 2019.

Bannière du blog Les Nouveaux paradigmes de l’archive

Pouvez-vous nous présenter le séminaire Nouveaux paradigmes de l’archive ?

Le séminaire Nouveaux paradigmes de l’archive existe depuis janvier 2019. Il résulte du partenariat du Labex Hastec, des Archives Nationales et du laboratoire de recherche Dicen-IDF du Cnam. Nous voulions renforcer la coopération entre les professionnels des archives et les experts du numérique pour mettre en commun nos vocabulaires, nos méthodes et nos réseaux autour de questionnements partagés. C’est ainsi que nous pouvons solliciter des professionnels variés : des chercheurs en sciences de l’information et de la communication et des archivistes bien sûr mais aussi des historiens, des ingénieurs ou des juristes. Le public est aussi divers. Nous avons accueilli des étudiants de master et doctorat, des chercheurs et de nombreux professionnels du patrimoine. Le comité scientifique du séminaire établit chaque année un programme thématique permettant à ces différents profils de réfléchir ensemble aux disruptions liées au numérique et à ses usages, en s’éclairant mutuellement.

Nous sommes très heureux d’accueillir en 2020 un nouveau partenaire, l’École Nationale des Chartes, qui vient élargir le réseau et compléter nos points de vue.

Le numérique brouille les frontières entre les métiers, les filières de traitement et constitue un objet inscrit au cœur de la stratégie des grands établissements patrimoniaux qui doivent être en mesure d’anticiper pour définir leurs politiques de préservation et d’offre de services. Les établissements d’enseignement doivent relever le défi d’adapter leur offre de formation. Disposer d’un espace d’échanges prospectifs et interdisciplinaire est vital. C’est ce qu’offre le séminaire.

Quel bilan tirez-vous des sessions de l’année 2019 ?

Le premier constat, est que quelles que soient nos approches, nous avions des besoins communs… comme nous faire expliquer à quoi sert et comment fonctionne une blockchain[1] par exemple ! Schématiquement nous avons mené 3 types de séances : d’une part une confrontation de nos terminologies et de nos concepts que nous prolongeons en 2020[2]. Puis des séances ciblant les innovations et les ruptures comme le traitement des données de masse, les nouvelles formes de narration ou la mise en ligne des instruments de recherche. Mais nous avons également tenu à souligner la permanence des missions des archivistes. La preuve, ou l’élimination sont des exemples de ces missions qu’il faut faire perdurer en reconfigurant les méthodes autour des nouveaux outils. Cette tension entre permanence et rupture qui caractérise la période actuelle constitue l’ossature du séminaire. L’historique des techniques de traitement documentaire, des normes, des outils informatiques et du web est aussi apparu comme un champ indispensable à analyser si l’on veut concevoir des stratégies pour le numérique alors que celui-ci nous tourne irrépressiblement vers le futur.

[1] Séance du 22 mai 2019 : Permanence des missions et nouvelles techniques de la preuve

[2] Séance du 24 février 2020 : table ronde : Données, métadonnées, documents ? Questions sémantiques

 

Quelle direction pour ce rendez-vous en 2020 ?

Le séminaire se tient alternativement au Cnam à Paris et aux Archives Nationales à Pierrefitte (et bientôt aussi à l’École des Chartes). Mais nous voulions ouvrir les contributions plus largement en les captant et en les diffusant rapidement sur notre web. C’est une expérience réussie, car en deux mois, ce mode d’accès a trouvé son public : Nous comptabilisons en 2019 plus de 6000 consultations de 15 minutes (une intervention) à plus d’une heure pour 17 contributions. Cela nous a donné l’envie de développer cette approche. Au-delà d’un service de « rattrapage » des conférences, nous allons proposer des accès thématiques qui valoriseront ces vidéos sous forme de base de connaissances.

Un grand merci à Claire Scopsi et Françoise Lemaire pour leur retour. Pour suivre l’actualité du séminaire, rendez-vous sur Les Nouveaux paradigmes de l’archive.

La boîte à outils numériques de l’archiviste

Le 24 octobre dernier s’est tenu au SIAF un lab « Prospective numérique » dédié aux outils utilisés quotidiennement par les archivistes (hors SAE et SIA). Les participants ont cité près d’une centaine d’applications, de plateformes ou de logiciels qui leur servent régulièrement pour des tâches aussi variées que la bureautique (au-delà des suite office classiques), l’animation de réunions, de communication, de gestion de projet, de traitement des fichiers, de production et analyse de données, de sécurité et partage etc.

Sur le modèle de la Cartographie des outils et pratiques de la vie privée de la CNIL, l’ensemble des logiciels cités vous est proposé sous forme de carte mentale., pour vous aider à construire la stratégie numérique correspondant à vos besoins.Carte mentale boîte à outils numériques archiviste

N’hésitez pas à signaler d’autres outils que vous trouvez pratiques au quotidien, ou à commenter la cartographie.

Note : vous pouvez télécharger la carte XMIND et les fichiers images ici.

Contact : merci d’avance de vos propositions pour compléter la carte et la tenir à jour. Envoyez-les à archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr  !