On trouvera ci-dessous la synthèse provisoire de la phase 2 de la consultation Archives pour demain qui s’est déroulée du 3 au 27 mai 2018 sur la plateforme en ligne dédiée à cet effet.

Quelles archives définitives collecter ?

Politiques de collecte des services compétents en matière d’archives définitives

Quelles bases pour élaborer des politiques de collecte ?

Des idées forces

• La plupart des contributeurs sont d’accord pour dire qu’il conviendrait de distinguer, en ce qui concerne la collecte des archives publiques, une « collecte réglementaire », régie par des textes de portées nationale, et une « collecte libre » ou « collecte locale », laissée à l’appréciation des services d’archives compétents.
• Plusieurs insistent sur l’importance, et même, sur la primauté de l’accès aux archives : collecter ne suffit pas si on n’offre pas un accès satisfaisant (cas de l’archivage électronique par exemple), ou si la collecte ne rencontre pas les attentes des publics du service d’archives. Collecter n’est d’ailleurs pas indispensable, un service peut par exemple garantir l’accès à des archives conservées par un autre organisme, surtout dans le monde numérique.
• D’autres soulignent enfin que la politique de collecte d’un service d’archives est aussi une affaire de moyens, qu’elle est en partie tributaire d’opportunités ou de contraintes difficilement maîtrisables par le service, et qu’elle doit beaucoup aux rapports entretenus avec les producteurs d’archives.
• Une contribution vient rappeler que toute politique de collecte doit aujourd’hui s’articuler avec les politiques de développement de l’administration numérique : « il me paraît essentiel de penser la politique de collecte en pleine coordination avec les responsables de la politique d’administration numérique, au niveau de l’État (DINSIC), et au niveau de chaque entité qui possède une telle politique.»

Des points d’attention

• Une archiviste d’un centre de gestion indique cependant qu’« il n’est pas possible de parler de politique de collecte dans les collectivités dans lesquelles interviennent les archivistes itinérants du centre de gestion », c’est-à-dire dans les communes dépourvues de service public d’archives.
• Alors qu’un contributeur invite à rechercher la cohérence de la collecte à l’échelle nationale, « dans la complémentarité plus que dans l’homogénéité», un autre évoque l’intérêt pour les chercheurs de retrouver des sources du même type, conservées selon les mêmes critères et sur les mêmes périodes, d’un département, d’une commune ou d’une région à l’autre.

Quels objectifs pour la collecte des archives définitives ?

 La conservation des archives est « organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes […] que pour la documentation historique de la recherche » (article L211-2 du Code du patrimoine).  Mais, concrètement, s’agissant de la collecte des archives définitives, que doit-on chercher à documenter ?

Les objectifs généraux

Deux objectifs principaux ont été avancés :

• Garantir des droits : « l’un des buts essentiels est celui de l’établissement de “la preuve”, en matière de filiations et plus largement de droits héréditaires ainsi qu’en droits de propriété»
• Témoigner d’une activité (d’aucuns parlent plutôt de « politique publique ») de la façon dont elle a été menée et du contexte dans lequel elle l’a été : « rendre compte de ce que l’on fait et du comment on le fait devrait couvrir a priori l’ensemble des exploitations à venir en sortant de la notion de typologie documentaire.»

Collecte « réglementaire » / collecte « libre »

D’autres contributeurs tentent de conjuguer cette approche avec les résultats de la réflexion ayant abouti à distinguer une « collecte libre » d’une collecte « réglementaire ». Quels objectifs assigner à l’une et à l’autre ?

Seraient ainsi du ressort de la collecte réglementaire :

• « les documents/données sur lesquels sont fondés des droits individuels et collectifs, qui documentent le fonctionnement des institutions et l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques »
• Ou encore, « les documents décisionnels des différents producteurs concernés, les documents récapitulatifs de l’ensemble des activités de chaque producteur » pour un autre contributeur, qui laisserait en revanche le soin à chaque service d’archives de décider du sort des « documents du cœur de métier (dossiers sériels notamment)».

Deux points d’attention

• Dans quelle mesure répondre à la demande sociale ?

En vertu de la primauté de l’accès en matière de politique de collecte, l’un des contributeurs estime qu’un service d’archives définitives est fondé à construire « son projet scientifique, éducatif et culturel en fonction des attentes de ses publics », rejoignant ainsi une suggestion déjà émise en phase 1. Voir aussi, dans la rubrique ci-dessous consacrée à la transparence de la sélection, les propositions visant à associer les usagers aux choix de collecte et d’acquisition.

La proposition n’a pas été discutée mais vient percuter les conclusions auxquelles arrive un autre contributeur à propos de l’échantillonnage. Parce qu’il ne peut pas répondre à toutes les demandes, notamment à celles ayant trait à la reconstitution des histoires individuelles, l’archiviste a « tout intérêt à œuvrer pour l’intérêt général, à se déconnecter des intérêts particuliers. Archiver, c’est faire des choix en sachant pertinemment que si l’archiviste répondra à certaines attentes, il en décevra beaucoup d’autres. »

• Un débat qui s’amorce sur l’intérêt des documents sériels

Certains contributeurs s’agacent ou s’inquiètent du peu de cas que d’autres leur semblent faire des documents sériels : « (…) quand on étudie les documents décisionnels et qu’on ne les confronte pas aux documents individuels qui permettent de donner corps aux politiques, d’incarner les problématiques, on passe à côté d’une bonne partie de l’histoire. »

Renforcer la coordination de la collecte

La coordination de la collecte des archives privées

En ce qui concerne les archives privées, dont la richesse avait été soulignée dès la phase 1, les échanges de la phase 2 ont mis l’accent sur la nécessité d’une meilleure coordination des acquisitions à l’échelle régionale, par exemple sur le modèle de ce qui se fait pour les musées ou pour les bibliothèques (commissions et/ou fonds d’acquisition, déconcentration des subventions d’acquisition aux directions régionales des affaires culturelles).

On note, en revanche, que nul n’est revenu sur la coordination à une échelle nationale, évoquée en phase 1 à travers la mention d’initiatives telles que le CODHOS (collectif des centres de documentation en histoire ouvrière et sociale), ou à travers des allusions aux campagnes de la Grande Collecte, initiées par le Service interministériel des Archives de France.

On relève enfin la proposition visant à mettre en place des stratégies de partenariat entre collectionneurs privés et services publics d’archives.

La coordination de la collecte des archives publiques

Certains contributeurs se déclarent intéressés par la mise en place d’une coordination de la collecte des archives publiques au niveau local. Cette coordination viendrait à l’appui de l’élaboration d’une politique de « collecte libre », telle que définie plus haut.

Si l’échelle régional est souvent évoquée, la réflexion reste à affiner pour définir l’échelle la plus pertinente : « Il s’agirait donc de définir un ressort de coopération critique, ni trop grand, ni trop petit, sachant que ce ressort pourrait évoluer en fonction des thématiques abordées »

Les buts exacts de cette coordination varient selon les contributeurs : préconisations de tri et de sélection à élaborer et appliquer à l’échelle locale, campagnes de collecte coordonnées, mise en regard des pratiques en matière d’échantillonnage et de réévaluation.

Il est intéressant de relever que l’on voit se dessiner deux conceptions différentes de cette coordination à l’échelle locale, découlant d’une conception différente de la « collecte libre » (dite aussi « collecte locale ») :

• Tous les services publics d’archives chargés de la collecte des archives définitives se voient reconnaître une marge de manœuvre qui leur permet de définir une politique de collecte qui leur est propre. C’est cette politique qu’ils choisissent de mettre en concordance avec celles d’autres services d’une même zone géographique.
• Une marge de manœuvre est reconnue aux Archives départementales pour organiser à l’échelle appropriée une coopération dans laquelle « les AD joueraient un rôle central en raison de leur connaissance fine du terrain», coopération dont il leur reviendrait de « fixer les règles ».

Quant à la coordination de la collecte des archives publiques à l’échelle nationale, elle a été abordée dans la thématique consacrée aux outils et méthodes d’évaluation, à propos de l’élaboration des instructions de tri et de sélection (voir ci-dessous). C’est dire que la réflexion s’est focalisée sur les seules préconisations (ce que doit collecter chaque service d’archives), et que la coordination d’autres aspects de la collecte (programmation, opérations, évaluation…) n’a pas été abordée.

Un point d’attention : la viabilité de tout dispositif de coordination

A plusieurs reprises et quels que soient les dispositifs imaginés, les contributeurs ont souligné qu’une politique de collecte concertée devait avoir « des objectifs réalistes », ne pas s’avérer trop « contraignante», ne pas être « bloquante ».

Des outils pour construire une politique de collecte

Deux contributeurs viennent conforter des observations déjà faites en phase 1, qui mettaient l’accent sur la nécessaire analyse de ce qu’un service d’archives a déjà collecté, n’a pas collecté, voire devrait avoir déjà collecté, avant de définir des priorités. « L’expérience de la Gironde d’une politique de collecte intégrant des secteurs prioritaires est intéressante en ce qu’elle repose sur une analyse de l’existant (états de versements) et des actions prospectives. »

L’un d’entre eux propose de décliner la politique de collecte des services publics d’archives autour de « projet[s] de collecte », notion qui « permettrait d’éviter l’émiettement et l’incomplétude des fonds (…) [et] nous aiderait à collecter des archives souvent oubliées (archives décisionnelles notamment) ». Leur conception et leur mise en œuvre s’appuieraient sur deux outils principaux :

• une fiche synthétique décrivant « les éléments de contexte et d’aide à la décision (évaluation des fonctions du producteur, évaluation globale de sa production, état des entrées déjà versées, état des lacunes, état complet des archives non encore versées, volumétries), les objectifs du projet définis par rapport à une stratégie d’accès (quels usages, quels usagers, quels instruments de recherche, quelles modalités d’accès ?) »
• « un programme pluriannuel de collecte et de traitement (calendrier, méthode, logistique, etc.) ».

Méthodes et outils de l’évaluation

Les instructions de tri et de sélection

Les instructions de tri et de sélection sont considérées comme un véritable capital, qu’il s’agit maintenant de « mettre en perspective », de mieux exploiter, de compléter et de faire évoluer mais aussi, de concevoir autrement.

Mise en perspective et meilleure exploitation

Un outil de publication mieux adapté permettrait à la fois de mettre en perspective le corpus existant et de mieux l’exploiter. Les contributeurs évoquent un « outil dédié, qui offrirait des fonctionnalités dynamiques de contribution et d’actualisation », un outil conçu selon une approche « design de service », permettant « la consultation des instructions de tri et des fiches normalisées (ISAAR, ISDF et typologies documentaires) ».

Une approche par fonction

Les contributeurs confirment leur intérêt pour des instructions de tri et de sélection élaborées selon une approche par fonction : on réaliserait ainsi des instructions transverses pour les fonctions support ; d’autres instructions seraient centrées, quant à elles, sur « le cœur de métier » ; cela permettrait de « mieux intégrer les problématiques de l’archivage électronique ».

Des outils complémentaires

Faisant écho au constat réalisé en phase 1 d’une couverture toujours incomplète et en partie obsolète de l’action administrative par les instructions de tri et de sélection, un contributeur avoue qu’il lui « semble illusoire, et pas nécessaire, de rechercher l’exhaustivité dans l’élaboration des textes nationaux relatifs à la sélection ».

Un autre lui fait écho en suggérant de « privilégier une approche par fonctions (…)  pour permettre au réseau de disposer de fiches synthétiques (…). Pour telle politique publique, on disposerait ainsi en quelques pages d’une présentation générale, d’une cartographie des organismes qui y contribuent et d’une chronologie simplifiée [sur la base desquelles] les archivistes pourraient mieux orienter leur politique de collecte sur le terrain. »

Repenser la collaboration autour de l’élaboration des instructions de tri et de sélection

Comme le rappelle un contributeur, les instructions de tri et de sélection ont toujours été le fruit d’un travail collaboratif : « Ces groupes de travail étaient une excellente animation du réseau professionnel (…) et le lieu idoine pour discuter avec les producteurs, les usagers et les chercheurs. »

Il avait déjà été noté en phase 1 qu’une approche par fonction nécessiterait d’intégrer de façon systématique dans les groupes de travail des représentants de toutes les parties prenantes à la collecte, à la conservation et/ou au contrôle scientifique et technique, c’est-à-dire archivistes des collectivités territoriales et de leurs groupements, archivistes départementaux, archivistes en poste dans les services producteurs et dans les ministères, archivistes des Archives nationales. Certains contributeurs invitent à aller plus loin, voyant dans l’approche par fonction l’opportunité de renforcer :

• « (…) le rôle de coordination des Missions et favoriser une meilleure diffusion de l’information (tableaux de gestion, notes décrivant les processus administratifs de l’Etat…). »
• « la coordination interministérielle (…) avec un positionnement fort du Comité interministériel des Archives de France qui coordonne la politique sur les archives publiques et traite des questions transverses notamment de l’archivage des applications interministérielles (Chorus, PES V2, SIRHIUS, etc.). »

Des interrogations sur l’usage de la notion de durée d’utilisation administrative

Deux contributions nous invitent à nous interroger sur l’usage qui est fait de la notion de durée d’utilité administrative (DUA) :

• Ne serait-il pas pertinent de dissocier durée d’utilité administrative et délai de versement (laps de temps à l’issue duquel le service producteur doit transférer ses documents au service d’archives compétent) ? « La France gagnerait à s’inspirer de la législation britannique qui impose un délai maximal unique de versement (20 ans sauf dérogation motivée) qui donne un meilleur recul pour l’évaluation, simplifie considérablement les relations de collecte avec les producteurs et contribue à la complétude et à la cohérence des fonds. »
• Dans certains cas, ne peut-on imaginer « introduire, à côté des DUA impératives, des DUA simplement recommandées pour certains documents. Dès lors, (…) des éliminations “anticipées” sur la DUA deviennent possibles sous la responsabilité du service producteur.»

L’échantillonnage

Faire un bilan de l’application du cadre méthodologique ?

La pratique de l’échantillonnage, en général, et l’application des préconisations du cadre méthodologique, en particulier, continuent à susciter beaucoup de questions.  Est-il adapté aux spécificités des petites et moyennes communes ? A « une pratique de terrain » et aux multiples biais qu’induit la façon dont le producteur constitue ses dossiers, les range et les conserve ?

Plusieurs contributions pointent la nécessité d’une réflexion plus approfondie, nourrie de cas d’usages, qu’on pourrait concevoir comme une sorte de bilan de l’application du cadre méthodologique.

« Si les points de vue divergent autant, une concertation prolongée s’impose très certainement ».

« Il me semble essentiel d’avoir un groupe de travail sur l’échantillonnage au plus haut niveau de l’administration des archives qui rassemblerait principalement des archivistes communaux et intercommunaux ».

« La collecte de cas d’usage semble tout à fait pertinente ».

Point d’alerte

Voir aussi « Points d’attention » dans Quelles bases pour élaborer une politique de collecte ?

Transparence de la sélection

La publication d’informations par les services d’archives et les services producteurs

Les contributeurs sont favorables à la publication systématique du rapport annuel des services d’archives et s’interrogent sur les modalités les plus efficaces de validation et de diffusion de ce document.

Un débat s’est en revanche engagé sur l’intérêt de publier annuellement le registre des entrées. Ne faut-il pas privilégier le bordereau de versement et plus généralement, cela ne fait-il pas double emploi avec les instruments de recherche ? La question n’est pas tranchée mais la réflexion de l’un des contributeurs, qui rappelle au passage le but poursuivi : « révéler nos stratégies de collecte (à travers leur résultat) » permettra peut-être de la faire rebondir.

Le débat est encore plus vif en ce qui concerne la publication des bordereaux ou registre des éliminations : au prétexte de la transparence, ne risque-t-on pas de noyer l’usager sous une information inutilisable ? Est-ce aux services producteurs de le faire ou bien à l’administration des archives qui a donné l’autorisation d’éliminer ?

Enfin certaines contributions proposent que les services producteurs publient la liste des archives publiques qu’ils détiennent et rappellent qu’ils sont déjà tenus de le faire.  En ce qui concerne les services de l’État, une circulaire le prescrit depuis 2001. Mais, surtout, en application de l’article L322-6 du Code des Relations entre le Public et l’Administration (CRPA), « les administrations qui produisent ou détiennent des informations publiques tiennent à la disposition des usagers un répertoire des principaux documents dans lesquels ces informations figurent ».

Associer les parties intéressées aux travaux d’évaluation

Nouer des partenariats scientifiques autour de l’analyse des grandes fonctions administratives

Un contributeur voit dans une approche fonctionnelle de l’évaluation l’opportunité de nouer des partenariats scientifiques fructueux, qui viendraient nourrir une relation de confiance avec les usagers : « Il y aurait peut-être une piste qui consisterait à développer des axes de recherches sur les grandes fonctions administratives qui sont par ailleurs généralement communes à tous les niveaux (du central au local) et ce, en partenariat structuré avec les organismes de recherche. (….). » Ce travail menée en coopération permettrait de créer « un lien permanent avec ces usagers que sont les chercheurs, ici constitués en collectif et pas seulement en tant qu’individus associés à tel ou tel comité. »

Élus, usagers et experts

Il a été notamment proposé d’associer :

• les usagers lors des campagnes de réévaluation via, par exemple, des comités des usagers, sur le modèle de ce qui se pratique aux Archives nationales ;
• les élus aux processus d’acquisition ou d’élimination, par exemple dans le cadre de comités, qui pourraient également être ouverts à des usagers et citoyens ;
• des experts, au sein de commissions s’inspirant de celles mises en place à l’échelle régionale pour les acquisitions des musées de France, en tout cas pour les acquisitions d’archives privées (voir aussi ci-dessus la partie consacrée aux moyens de renforcer la coordination de la collecte).

Point d’attention

Les compétences exactes de ce type d’instance ont été discutées, certains craignant la paralysie. « Il ne s’agirait bien entendu pas dans mon esprit de l’imposer avant toute acquisition, publique ou privée, ni avant chacune élimination, mais de nous aider à construire et à coordonner notre politique d’archivage, de façon réfléchie et démocratique. Elle pourrait publier ses procès-verbaux, ce qui participerait à la transparence. »

 

Contrôle scientifique et technique et rapports avec les producteurs

Améliorer et éclaircir les rapports entre services producteurs et services chargés de la collecte et/ou du contrôle scientifique et technique

Les contributions permettent de dessiner les pistes suivantes :

• Renforcer la formation auprès des agents publics et assimilés, pour « faire entrer durablement l’archivage dans la conscience professionnelle ».
• Faire respecter les dispositions de la circulaire de 2001 sur la gestion de leur archivage par les services de l’Etat.
• Mieux contractualiser entre service producteurs et services d’archives « avec un renforcement [de leurs] obligations réciproques (…) et des conséquences réelles (donc juridiques) en cas de non-respect de ces obligations. »
• Enclencher les dispositions pénales prévues par le code du patrimoine en cas de détournement, soustraction ou destruction non autorisée d’archives publiques.

Modalités du contrôle scientifique et technique

Les évolutions suggérées pour le contrôle scientifique et technique sont de deux ordres :

– Focaliser le contrôle scientifique et technique sur les archives dont le sort final est la conservation définitive. Cette proposition, vivement débattue, apparaît comme particulièrement clivante.

– Moduler le contrôle en fonction des types de documents et/ou en fonction du service producteur, et notamment de la capacité de ce dernier à mettre en œuvre une véritable politique d’archivage.

De nouveaux outils pour le CST

D’autres contributeurs insistent sur un nécessaire renouveau des outils du contrôle scientifique et technique :

• Dématérialiser le contrôle scientifique « sur pièces (bordereaux d’élimination, tableaux d’archivage, rapports d’activités, etc.), sur une plateforme centralisée, constituerait un progrès essentiel pour tous les acteurs concernés : services producteurs, services d’archives intermédiaires, services d’archives définitives, agents exerçant le CST, usagers des archives».
• « Ouvrir une plateforme d’échange et de collaboration entre “contrôleurs” pour se transmettre et des outils et des questions ».

Points d’attention

En cas de modulation du contrôle scientifique et technique, comment continuer à assurer la traçabilité des éliminations si on la personne chargée du CST ne vise plus les éliminations ? Comment continuer à avoir une vision globale de la production archivistique ?