Dans le cadre de l’appel à projet AD-Essor, les Archives de France réunissent tous les ans les porteurs de projet afin de présenter quelques-unes des réalisations de l’année écoulée et de permettre échanges et partage de retours d’expérience entre les bénéficiaires du dispositif.

Cette année encore, l’Institut national du patrimoine a accepté d’accueillir les participants à cette journée, dont l’ordre du jour a permis d’aborder des problématiques d’archivage numérique dans des collectivités aux contextes très variés.

L’introduction de Françoise Banat-Berger a été l’occasion de rappeler l’impulsion décisive qu’avait constituée le programme VITAM pour l’archivage électronique sur l’ensemble du territoire, et de souligner que l’entrée dans la phase de Maintenance et Amélioration Continue (MAC) du programme sera l’occasion de poursuivre le travail de partenariat entre les acteurs publics et l’équipe VITAM.

Il a été souligné par ailleurs que les Archives de France souhaitent poursuivre leur soutien aux collectivités pour l’équipement en systèmes d’archivage électronique, outils de conservation des archives publiques au même titre que les bâtiments d’archives. La tenue d’ateliers et d’une journée de réflexion le 16 avril dernier autour du dispositif AD-Essor reflète les actuelles réflexions en cours pour conserver les points forts du dispositif et explorer des pistes d’amélioration.

Sept collectivités ont ensuite présenté un point d’étape de leurs travaux en cours. L’objectif du programme était d’introduire des problématiques et des contextes très différents autour du thème central de l’archivage électronique.

• conseil départemental des Deux-Sèvres
• conseil départemental de Haute-Garonne
• conseil départemental de Vaucluse
• ville de Saint-Etienne
• conseil départemental de Maine-et-Loire
• conseil départemental du Nord
• agglomération de Valence-Romans

La fin de la journée a été consacrée aux actualités du Programme Vitam ainsi qu’à une présentation des livrables de l’étude pilotée par le SIAF sur la pérennisation à long terme de l’information numérique.

Les échanges de la journée ont fait émerger plusieurs axes de réflexion, témoignant de la maturité croissante des services publics d’archives sur le sujet et de l’inscription de l’archivage électronique dans les politiques des collectivités autour de la donnée. Tout d’abord, plusieurs porteurs de projet ont inscrit l’archivage électronique dans un contexte plus global de gouvernance de la donnée au sein de leur collectivité. L’archivage électronique est ainsi pensé en lien avec le ou la délégué(e) à la protection des données, le ou la responsable de la sécurité informatique, de l’open data, etc.

De façon plus prégnante que les années précédentes, les porteurs de projet ont soulevé les questions de communication et d’accès aux archives, notamment dans un contexte où les outils d’archivage électronique peuvent prendre plusieurs formes : système d’archivage électronique, outil de gestion électronique de documents, etc.

Enfin, outre la mise en production d’un système d’archivage électronique, la prise en charge et le versement de nouveaux flux sont de plus en plus perçus comme des projets à part entière, qui doivent être réfléchis et planifiés pour éviter une sous-utilisation du SAE. Le temps parfois considérable nécessité par ce passage à l’échelle permet une dimension expérimentale et pédagogique, mais pourrait peut-être être réduit dans les années à venir grâce aux échanges et partages de compétences au sein du réseau des services publics d’archives sur le territoire.

Le SIAF tient à remercier l’ensemble des participants à cette journée. Toute question sur le sujet peut-être adressée à archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr