Consultation « Archives pour demain » : synthèse de la phase 1

Lancée le 16 avril, la première phase de la consultation en ligne « Archives pour demain » vient de s’achever. Trois cent quinze personnes  ont dressé un état des lieux commun de leurs approches, de leurs pratiques, de leurs outils et parfois de leurs interrogations en matière de collecte et d’évaluation des archives.

Les contributeurs étaient invités à explorer cinq thématiques : « quelles archives conserver ? », « Transparence de la sélection », « Outils et méthodes de collecte », « Contrôle scientifique et technique », « Politique(s) de collecte ».

Pour mieux rendre compte de la richesse des contributions, une synthèse plus détaillée sera produite à l’issue de la concertation. En attendant, toutes les contributions de cette phase restent accessibles sur la plateforme « Archives pour demain ».

Quelles archives conserver ?

Quels documents et données les archivistes doivent-ils aujourd’hui collecter pour que nous les transmettions aux générations futures ? La façon dont nous avons abordé ce thème a suscité de nombreuses réactions, souvent vives et parfois contradictoires. Des cinq thématiques retenues, il s’agit de celle qui a suscité  le plus de contributions et dans laquelle les non-archivistes se sont le plus investis.

Un petit nombre de contributeurs est venu dénoncer le principe même de la consultation : « Cette consultation est aussi scandaleuse que démagogique. Laissez les archivistes faire leur travail ». D’autres semblent avoir cru comprendre que nous demandions quelles archives conserver parmi celles déjà entrées dans les services d’archives. Rappelons donc que l’essentiel de notre réflexion porte sur la collecte des archives qui  sont encore dans les bureaux de l’administration qui les a produites. La réévaluation de l’intérêt des archives alors qu’elles sont déjà entrées dans un service d’archives n’a pas pour autant été éludée.  Elle a été traitée dans les thématiques « Outils et méthodes de collecte » et « Transparence de la sélection ».

La plupart des contributeurs ont dressé des listes de documents, de thématiques ou de domaines de l’action publique, reconnaissant parfois le caractère très subjectif de leur choix.  De nombreux généalogistes sont venus rappeler leur intérêt pour tous les documents permettant de retracer les histoires individuelles – et notamment les photographies d’identité – , dont ils ne comprennent pas toujours qu’on ne les conserve pas tous ou qu’on les échantillonne.  Certains contributeurs ont jugé la question vaine, voire dangereuse, notamment parce qu’« on ne peut pas savoir aujourd’hui ce qui sera utile demain ».

C’est pourtant une question à laquelle les archivistes ont à répondre tous les jours, soit en appliquant le cadre réglementaire que constituent les instructions de tri et de sélection produites par les Archives de France, soit – lorsqu’ aucune de ces dernières ne couvre le domaine considéré – en évaluant eux-mêmes les documents dans le respect des bonnes pratiques récapitulées par le Cadre méthodologique pour le l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives.

Dans cette perspective, la suggestion de certains contributeurs qui proposent de s’interroger non pas sur les archives qui doivent être collectées, mais sur les raisons qui doivent fonder la sélection, nous paraît particulièrement intéressante.

Transparence de la sélection

De récentes polémiques ont mis en lumière chez les usagers et les professionnels des archives une forte attente de transparence quant aux pratiques d’évaluation et de sélection des archives publiques. Cette première phase de la consultation a permis de mettre en évidence les points suivants  :

  • Les contributeurs intervenant en tant qu’usagers ou citoyens s’estiment globalement peu associés au processus de sélection et peu informés des résultats de la collecte.
  • Les professionnels rappellent quant à eux l’existence d’un cadre légal et réglementaire et de diverses ressources en la matière. Ils reconnaissent cependant que ces documents (code du patrimoine, instructions de tri et de sélection, cadre méthodologique, instruments de recherche, etc.), conçus dans des buts et à destination de publics spécifiques, sont souvent difficiles d’accès pour un public non- professionnel ou non -spécialiste.

Ce constat amène à soulever deux questions distinctes :

  • Quels outils imaginer pour informer des règles et du processus d’évaluation et de sélection, ainsi que pour rendre compte de la façon dont il est appliqué et du résultat de la collecte aux usagers, aux citoyens, mais aussi aux producteurs et aux décideurs ?
  •  Faut-il associer le citoyen, l’usager, et/ou l’administré au processus d’évaluation et de sélection des archives ?

Outils et méthodes de collecte

Dans cette thématique, les contributions sont celles d’archivistes, venus témoigner de leur expérience quotidienne en matière de sélection et de collecte. Elles mettent en évidence les points suivants :

  • L’existence d’un solide cadre réglementaire et méthodologique : Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives d’une part et instructions de tri et de sélection d’autre part.
  • L’unanimité autour de l’intérêt de ces instructions, ainsi que la richesse de l’information contenue dans celles qui ont été produites au cours des dernières années.
  • Une certaine inquiétude autour de la collecte des archives numériques, notamment en ce qui concerne l’articulation de l’échelon national et l’échelon territorial pour l’archivage des applications nationales alimentées localement.
  • Des actions de collecte  très tributaires des sollicitations des services producteurs d’archives.
  • La plupart des archivistes ayant contribué ont déjà pratiqué des opérations de réévaluation, notamment à l’occasion du classement ou de l’entrée d’un ensemble archivistique.  Certains sont en train ou prévoient de réévaluer d’une manière plus systématique tout ou partie des archives entrées depuis 1945 (série W).

Les contributions dessinent les perspectives suivantes :

  • Passer d’instructions de tri et de sélection centrées sur la production archivistique d’un service ou d’un type de services, à l’évaluation de l’ensemble des documents produits dans le cadre d’un domaine d’action publique ou d’une fonction, quel que soit le producteur concerné. Cela permettrait une meilleure coordination de la collecte.
  • Associer  à l’élaboration des instructions par fonction des représentants du contrôle scientifique et technique ainsi que de tous les services d’archives concernés (Archives de France, services d’archives des ministères, Archives nationales, Archives régionales, départementales, communales).
  • Tenir compte de tous les usages, et notamment la reconstitution des  histoires individuelles et, dans cette optique, reconsidérer la pratique de l’échantillonnage.

Le contrôle scientifique et technique

Reconnu comme “indispensable”, “utile et nécessaire au bon fonctionnement d’un état démocratique “, le contrôle scientifique et technique est aussi considéré, par une partie de ceux qui l’exercent et pour différentes raisons, comme “de plus en plus difficile à exercer” et comme manquant de poids auprès d’une partie des services contrôlés.

La place dévolue par le code du patrimoine au producteur dans la détermination de la durée d’utilité administrative,  est en général considérée comme pertinente. En revanche,  il semble que pour beaucoup, le producteur ne devrait intervenir que pour avis dans la détermination du sort final.

La question sur la place de l’usager dans le processus d’évaluation suscite des réponses contrastées. Certains archivistes ne comprennent pas qu’on puisse la poser, en tout cas  pas en ce qui concerne la durée d’utilité administrative. D’autres proposent des solutions permettant d’associer plus systématiquement que cela n’a été fait jusqu’à présent l’usager à l’évaluation. Une contribution enfin invite à poser la question en distinguant citoyen et usager, dont les intérêts en matière de conservation peuvent être divergents.

Quand certains contributeurs  insistent sur le lien de confiance établi ou à établir entre contrôleurs et contrôlés, d’autres rappellent que les services producteurs ont souvent, en matière d’archivage, une logique de gestion de stocks. Les archives deviennent alors des stocks à détruire ou à transférer au plus vite au service d’archives compétent. Durées d’utilité administrative et sorts finaux deviennent alors des enjeux entre deux, et souvent trois intervenants : contrôle scientifique et technique, service chargé de la conservation des archives définitives (qui se confond parfois avec le précédent), service producteur.

Dans ce contexte, deux problématiques ont été identifiées :

  • quelles pistes d’évolution pour un contrôle scientifique et technique plus crédible, et plus efficace ?
  • Comment resserrer les liens avec les producteurs autour de la conservation des archives définitives ?

Politique(s) de collecte

Cette thématique destinée aux archivistes est celle qui a intéressé le moins de contributeurs.

Beaucoup de contributeurs disent que leur service n’a de politique qu’en matière d’archives privées. D’ailleurs, la notion de politique de collecte appliquée aux archives publiques est-elle réellement pertinente ? Un contributeur observe qu’en « l’état actuel de la législation, parler de politique de collecte en matière d’archives publiques ne me semble tout simplement pas possible : on prend ce que la réglementation nous demande de prendre au moment où les services producteurs sont tenus de nous le verser. » La notion semble cependant avoir du sens pour certains, même une fois la part faite des contributions faisant peut-être plus état de priorités que d’une politique.  « La politique de collecte est intimement et par essence liée à l’entité au sein de laquelle nous œuvrons, que ce soit une collectivité, une institution, une entreprise, etc, ou l’État. Elle prend en compte à la fois les missions et compétences de l’entité et celles du lieu géographique et du contexte historique de cette entité. »

Quelques contributions abordent la question des moyens et ses répercussions en matière de collecte. L’espace est bien évidemment une préoccupation importante. Par manque de place ou par souci de la ménager, certains archivistes reconnaissent refuser des versements ou temporiser quand ils trouvent que la conservation prescrite par les instructions est « peu compréhensible ». Il est suggéré que l’impact des décisions sur les services d’archives  soit mieux pris en compte au moment de l’élaboration des circulaires. D’autres contributions évoquent également les ressources humaines, puisqu’il faut bien tenir « compte de nos capacités à accueillir et surtout à traiter les documents. Pour trier, il faut avoir du temps et des moyens humains… ».

Beaucoup soulignent les répercussions des réorganisations administratives, « incessantes depuis 15 ans qui impactent la vie de nos services et plus encore la cohérence de la collecte même ». Elles ont « entraîné une multiplication voire un chevauchement des acteurs, y compris chez les archivistes (différents niveaux de CST [contrôle scientifique et technique], différents niveaux d’archiviste interne aux services producteurs) dont la coordination est d’autant plus essentielle qu’elle devient plus complexe ». Nombreux également sont ceux qui soulignent que la concentration des systèmes d’information des services – pourtant –  déconcentrés de l’État pose problème pour la collecte. L’impression générale qui se dégage des contributions est que les solutions d’ores et déjà mises en œuvre dans ces domaines  ne sont pas jugées  satisfaisantes  :  la coordination régionale qui vient tout juste de se mettre en place (dont l’intérêt est cependant largement souligné) mériterait d’être renforcée ; une coordination nationale via une évaluation par fonction mériterait d’être mise en place (sur la coordination, voir aussi « Outils et méthodes de collecte ») ;   les principes appliqués à la collecte des données en provenance d’applications métier centralisées et ayant abouti à la redistribution de la matrice cadastrale vers les services départementaux d’archives, devraient être reconsidérés.

 

 


Une réflexion au sujet de « Consultation « Archives pour demain » : synthèse de la phase 1 »

  1. Bonjour,
    Merci beaucoup pour cette première synthèse. Est-il prévu de croiser le dessin des tendances apparaissant dans les contributions d’une part, avec la « nature » des contributeurs d’autre part, si les données d’inscriprion à la plateforme ont été saisies de manière à qualifier par grandes catégories les personnes dans leur rapport aux archives (citoyens usagers, généalogistes, archivistes, chercheurs, producteurs, …) ? L’exercice est délicat, mais il serait intéressant de croiser les propos avec la « posture » de leur auteur, de manière à pondérer toute forme de sur-représentation ?
    Et même sans aller jusqu’à ce croisement propos/auteur, est-il prévu de dresser un tableau statistique des 315 contributeurs, en fonction de ce que les données d’inscription (et la CNIL !) permettront de dessiner ?
    Merci beaucoup !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.