Le 18 octobre dernier s’est tenue une réunion dans les Pays-de-la-Loire sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de Maine-et-Loire. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

I. Le département de Maine-et-Loire et le projet de SAE mutualisé

L’archivage numérique est un sujet abordé depuis plusieurs années au sein du département de Maine-et-Loire, ce qui a été favorisé par l’habitude de travail entre les Archives départementales et la Direction des Systèmes d’Information (DSI). Celle-ci s’est manifestée, par exemple, à travers le domaine social et notamment la collaboration autour de la dématérialisation des dossiers de la MDPH.

Concernant le projet d’acquisition d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), la mutualisation avec les autres départements des Pays-de-la-Loire ainsi que la région, sachant que la Loire-Atlantique avait déjà pris beaucoup d’avance, s’est vite imposée, étant donné les difficultés qui caractérisent le contexte budgétaire dans les collectivités. Il a donc été décidé de recourir à une assistance à maîtrise d’ouvrage pour réaliser une étude de cadrage destinée à analyser les contours juridiques et techniques de la plate-forme.

Cette étude a permis de préciser un certain nombre de paramètres. Le logiciel d’archivage électronique retenu est le logiciel libre Asalae (ADULLACT), qui équipait déjà la Loire-Atlantique. L’infrastructure technique sera centralisée en Maine-et-Loire, avec un site de réplication synchrone dans la Sarthe, sachant que chaque partenaire disposera d’une instance propre du SAE. Il n’a pas paru pertinent de créer une structure juridique nouvelle, dans la mesure où les nouveautés introduites dans le Code du patrimoine par la loi LCAP confortent clairement les possibilités de mutualisation de l’archivage numérique intermédiaire et/ou définitif entre services publics d’archives de collectivités ou groupements à fiscalité propre (art. L212-4-1). La mutualisation s’appuie par conséquent sur une convention de partenariat assortie d’un groupement de commandes.

La cible principale du SAE est l’archivage définitif, mais l’étude de cadrage a démontré l’intérêt d’être également en capacité de prendre en compte l’archivage intermédiaire, si bien que chaque partenaire, qui est autorité d’archivage pour les archives de son ressort, peut choisir de mettre en place une instance d’Asalae dédiée à l’archivage intermédiaire. L’idée est de donner à chacun une grande marge de manœuvre pour que le projet global ne soit pas impacté par les particularités de chaque système d’information. Les demandes d’évolutions majeures du SAE sont toutefois portées de manière groupée.

L’ouverture du SAE vers d’autres collectivités, comme les communes, est une possibilité qui sera étudiée dans un second temps, la priorité étant donnée à sa mise en production sur le périmètre initial.

II. Le projet des archives de la ville et métropole de Brest

Le retour d’expérience du service d’archives de la ville et métropole de Brest a été l’occasion d’élargir le champ géographique des interventions dans un cadre dépassant les Pays-de-la-Loire. La collectivité adhère au syndicat mixte e-Megalis, qui propose des services liés à l’administration électronique, dont une prestation de tiers-archivage intermédiaire des flux dématérialisés, reposant sur le prestataire agréé Sewan. En parallèle, un groupe d’experts sur l’archivage numérique a été créé au niveau régional, chaque membre de ce groupe étant spécialisé dans l’archivage d’un flux particulier et dans la rédaction du profil d’archivage associé.

Le projet a démarré en 2012 par une période de formation et d’harmonisation des flux qui transitent par e-Megalis. Brest est désormais en production sur l’archivage de la chaîne comptable. En ce qui concerne l’archivage définitif, l’impossibilité juridique de recourir à une plate-forme reposant sur une prestation externalisée implique que la collectivité se penche sur un SAE interne utilisant le logiciel Asalae. Le premier pilote réside dans les enregistrements audio des séances des conseils, décrits dans un profil d’archivage conforme au SEDA.

Par ailleurs, la direction informatique a travaillé sur un générateur de bordereaux de versement SEDA destiné à éviter le développement systématique de connecteurs entre les applications et le SAE. Ce générateur a ainsi été utilisé pour le versement des enregistrements susdits.

Les prochains chantiers résident dans l’archivage des données du système d’information géographique et des factures, mais aussi la conservation des documents signés électroniquement et des ensembles de documents non structurés (messageries et répertoires bureautiques).

III. Les réalisations du département de Loire-Atlantique

Cela fait une dizaine d’années que le département a initié un chantier sur l’archivage numérique. Le projet en tant que tel a été lancé entre 2008 et 2009. Un comité projet transversal a alors été mis en œuvre, en faisant appel à un cabinet d’étude devant aider à la définition d’une stratégie. Le logiciel Asalae de l’ADULLACT a été choisi, pour un périmètre orienté essentiellement vers l’archivage définitif. Après une période de test démarrée en 2014, la solution a été mise en production et a accueilli des versements, comme les délibérations de la collectivité.

Il y a au sein du département une tradition de cartographie applicative permettant d’avoir une vision d’ensemble des 300 applications utilisées au sein de la collectivité. Cette cartographie a donné l’occasion de prioriser certains systèmes d’information pour une analyse du versement de leurs données dans le SAE. Chaque chef de projet est chargé de tenir à jour une fiche descriptive par application, celle-ci contenant des informations sur le cycle de vie des données.

En ce qui concerne les services de l’État, une enquête a été menée auprès des administrations pour mettre en valeur les applications dont la gestion est entièrement locale, et donc celles sur lesquelles les Archives départementales ont la plus grande marge d’action. Un versement du répertoire alphabétique des enfants adoptés émanant du parquet de Nantes a été organisé de manière à éclairer les dossiers. Celui-ci a été encadré par un contrat de service entre les Archives départementales et l’administration.

Beaucoup de documents de référence ont été produits par le service, comme des supports de formation, un glossaire ou des profils d’archivage dédiés à des flux. Une démarche qualité a pu être mise en avant pour insérer une clause archivage dans les cahiers des charges applicatifs ou pour intervenir auprès de la DSI au moment de l’expression des besoins.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales de Maine-et-Loire pour leur accueil chaleureux.