Le 22 septembre dernier s’est tenue une réunion en Bourgogne sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de l’Yonne. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

I. Introduction : l’archivage numérique dans le département de l’Yonne

Les Archives départementales de l’Yonne se sont penchées depuis plusieurs années sur la question de l’archivage numérique, mais sans parvenir toujours à avoir des contacts avec les services producteurs dès en amont d’un projet de mise en place d’une chaîne de numérisation ou d’une nouvelle application métier.

Récemment, une démarche projet a pu être mise en place avec le soutien de la direction informatique du département, qui doit débuter par une cartographie du système d’information de la collectivité. Ce travail permettra d’avoir une analyse proprement archivistique sur les données gérées par chaque application et de traiter la question des applications complètement spécifiques au département. À terme, l’intégration d’une clause « archivage numérique » dans les marchés applicatifs facilitera les exports de données pour archivage.

L’objectif est, ensuite, de se doter d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), avec l’accompagnement du GIP E-Bourgogne. La chaîne comptable et les délibérations signées électroniquement font partie des flux identifiés pour les premiers versements. La livraison par le SIAF des données de la matrice cadastrale numérique a favorisé une prise de conscience, et le passage d’un stockage sécurisé à un objectif de conservation pérenne.

II. La ville de Dijon et l’appel à projet AD-Essor

Dans le cadre de son projet de système d’archivage électronique, la ville de Dijon a été subventionnée via l’appel à projet AD-Essor 2016 pour une assistance à maîtrise d’ouvrage portant sur la définition d’une stratégie d’archivage numérique à l’échelle de la collectivité. Cette étude devait identifier les contraintes légales et réglementaires, établir la liste des premiers versements dans le système, donner la nature des outils utilisés et leurs liens avec l’existant, étudier les questions d’interopérabilité avec les systèmes à venir et réaliser une estimation des charges financières et humaines.

L’AMO a cependant été réorientée à la suite d’un changement de prestataire. L’idée est désormais de se concentrer sur l’archivage des marchés publics et des dossiers d’agents. Plusieurs questions demeurent à régler, comme l’extension du périmètre de l’étude à l’échelle de la communauté urbaine. Ce projet a permis, dans tous les cas, de renforcer le dialogue entre le service d’archives et le service informatique de la ville.

III. Les travaux du département de Saône-et-Loire

Conscient de la nécessité de structurer la gestion des documents bureautiques qui se trouvent au sein des répertoires partagés utilisés par ses services, le département de Saône-et-Loire a lancé en 2004 le dispositif CYVIDO (cycle de vie des données), qui est fondé sur la création de plans de classement bureautiques. Les agents utilisent désormais des espaces partagés disposant d’un plan de classement propre à chaque direction et dans les branches duquel ils enregistrent leurs documents et courriels. Sur la base des tableaux de gestion élaborés, les agents déposent les documents qui ont dépassé leur durée d’utilité courante dans une arborescence-miroir pour archivage intermédiaire.

Une importante démarche d’accompagnement des agents dans la mise en œuvre de CYVIDO a été décisive pour l’adoption du dispositif. Celle-ci passe par un quota sur les serveurs, des boîtes à outils (modèles de documents, règles de nommage), et une forte communication sur le projet. Les évolutions dans les plans de classement mis en œuvre ou la création de nouveaux plans sont priorisées dans un planning dédié. A notamment été identifié le besoin d’aller vers des dossiers transverses correspondant à de nouvelles méthodes de travail en mode projet au sein de la collectivité.

CYVIDO n’est qu’une partie de la stratégie du département pour la maîtrise de l’information numérique. En parallèle, le domaine des flux structurés commence à être traité grâce à une cartographie des applications métiers. En ce qui concerne le SAE lui-même, les Archives départementales sont en phase de test avec la solution proposée par le GIP E-Bourgogne pour l’archivage numérique courant et intermédiaire.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales de l’Yonne pour leur accueil chaleureux.