« Quand la démat’ devient obligatoire… » : journée d’information et de retours d’expériences à Tours

Compte-rendu par Marie-Hélène Bournay, archiviste aux Archives municipales de Limoges.

Ce jeudi 25 février 2016 était organisée, sous l’égide du préfet, une journée d’information centrée sur un sujet très particulier mais bien concret : la dématérialisation et ses incidences professionnelles. Cette rencontre, voulue comme un échange entre intervenants et participants, était conçue et organisée par une équipe d’archivistes de différentes structures tourangelles : les Archives départementales, l’Université François Rabelais, le CHRU, le CCAS de Tours, le SIEIL (Syndicat intercommunal d’énergie d’Indre-et-Loire).

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Plus de 150 inscrits ont participé à la journée, témoignant ainsi d’un réel besoin d’information et d’échanges. Ils étaient pour la plupart élus ou professionnels des collectivités territoriales et des organismes et établissements publics locaux.

Introduites par le président de l’Université, M. Vaillant, et le secrétaire général de la préfecture, M. Lucbéreilh, quatre interventions étaient programmées pour acquérir le vocabulaire et comprendre les enjeux et les méthodes de la dématérialisation.

Introduction : les concepts de la dématérialisation et de l’archivage numérique

La première intervention, présenté par Aude POUCE (SIEIL) et Anne-Marie BAILLOUX (CHRU), avait pour objectif de présenter, de façon très généraliste, le champ couvert par ce terme de dématérialisation, de décrypter le vocabulaire sans doute jargonnant souvent utilisé et de présenter les grands principes qui président à la mise en place d’un projet de dématérialisation, quelle que soit son ampleur. La dématérialisation est inscrite, principalement, dans la loi du 13 mars 2000 relative à la modernisation de l’action publique et l’ordonnance du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques.

À travers des exemples concrets de la vie quotidienne, comme l’utilisation du e-billet de train, la gestion des ordonnances à la pharmacie, et de la vie professionnelle (projet Hôpital numérique, gestion des dossiers RH…) il s’agissait de sensibiliser aux avantages (la rapidité de circulation de l’information, le partage des informations, l’harmonisation des pratiques) et aux risques liés à l’e-administration (confidentialité des contenus, piratage de données, obsolescence des supports informatiques ou encore perte d’information).

A ensuite été déclinée une série de concepts : émergence de la notion de données, distinction entre document scanné et document nativement électronique, entre stockage et archivage, intérêt de construire une démarche sur la notion de cycle de vie des documents, plans de classement, charte de nommage, importance des métadonnées à associer aux documents, niveaux d’authentification (improprement appelés « signature ») ou encore nécessité de tracer toutes les opérations. Sans oublier des termes tels que cloud ou big data. Et, avant tout chose, l’objectif était d’insister sur la nécessité de penser un projet de dématérialisation d’abord en termes d’organisation et de méthode, avant d’aborder le choix des outils, qui peuvent parfois être très simples ou déjà présents.

Le projet EDITIC de l’université de Tours

Après cette intervention généraliste, le retour d’expérience de l’université de Tours était présenté par Franck ESTAY, Vice-Président chargé du numérique. Le projet EDITIC a été engagé en 2010 auprès des services fonctionnels (2 500 agents). La démarche vise à simplifier les pratiques administratives, avec notamment la réduction des imprimantes et l’installation de copieurs multifonctions relais. Les failles de sécurité dans la messagerie mail et l’obésité documentaire ont été des déclencheurs.

Le projet, soutenu par la présidence de l’université et formalisé par des engagements financiers et l’association de sponsors à la démarche, a réuni plusieurs objectifs : pouvoir accéder aux documents, orchestrer la dématérialisation, partager et échanger.

Des partis pris ont été imposés comme la mise en place d’un seul outil de gestion électronique des documents (GED) et d’un plan de classement unique. L’avant-projet a duré deux ans et le dialogue compétitif 18 mois. Le calendrier de déploiement, commencé en septembre 2012, courrait jusqu’en janvier 2016.

Le personnel a été engagé dans la démarche à plusieurs reprises : lors de la présentation du projet, par la mise en place de groupes de travail et par la programmation d’actions de formation. Aujourd’hui, 250 agents du service des ressources humaines et du service facturier utilisent l’outil.

Les enjeux et les points de vigilance soulignés par Franck Estay portent notamment sur l’appropriation de l’outil numérique, qui demande un temps d’adaptation, ou sur des questions pratiques, par exemple le nombre de métadonnées à employer pour décrire les documents : au-delà de 4 ou 5 champs de métadonnées, la description des documents devient fastidieuse.

Reste à déployer progressivement l’outil dans l’ensemble des services fonctionnels de l’université, puis à repositionner l’outil de messagerie dans son rôle premier, car son emploi actuel comme base de données d’information posera des problèmes de conservation des données à terme.

L’action du Service interministériel des Archives de France

En début d’après-midi, Thomas BERNARD, du Service Interministériel des Archives de France, a précisé l’accompagnement du SIAF à l’aval de la chaîne de dématérialisation,dans le domaine de l’archivage électronique. Les systèmes d’archivage électronique, répondant au modèle conceptuel OAIS (Open Archival Information System) et à la norme NF Z 42013 [Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes], sont des organisations qui reposent sur des logiciels, des infrastructures et des procédures. Ils s’insèrent dans un écosystème applicatif comprenant différents logiciels, par exemple des applications métiers, une gestion électronique de document, un parapheur électronique, un tiers de télétransmission, etc.

Un langage, le SEDA (Standard d’Échange de Données pour l’Archivage), permet de définir les métadonnées qui interviennent dans les différentes transactions archivistiques autour du système d’archivage électronique. Celles-ci donnent la possibilité de caractériser les échanges et de définir pour les documents des règles de gestion archivistiques.

L’archivage électronique répond à deux impératifs, l’un juridique et l’autre patrimonial. La mise en place du système d’archivage électronique (SAE) peut se concevoir sous trois formes différentes dont la combinaison est possible : un SAE internalisé, un SAE externalisé ou encore un SAE mutualisé. Pour chaque situation, une solution adaptée est à construire. Il n’y a pas de solution unique.

Enfin, le SIAF est partenaire ou pilote de grands projets destinés à favoriser le développement de l’archivage électronique dans la sphère publique : le programme VITAM est destiné à développer une brique logicielle d’archivage électronique, en priorité pour les ministères. L’outil, qui sera développé en open source, pourra être utilisé par les collectivités de grande taille ou les structures de mutualisation afin de construire leur propre plate-forme. AD-ESSOR est, au sein du programme VITAM, le projet qui s’adresse plus spécifiquement aux collectivités, sous forme de conseil, d’actions de sensibilisation et d’accompagnement financier pour des projets d’archivage électronique, via un appel à projet annuel.

Chorus Portail Pro et la dématérialisation des factures

Puis Franck POULET et Annabelle PROUST de la Direction des Finances Publiques ont ensuite détaillé les modalités de la facturation électronique qui deviendra obligatoire à partir du 1er janvier 2017 en France. Un calendrier relatif à la facturation électronique définit les obligations concernant les entreprises selon leurs tailles et les personnes publiques : au 1er janvier 2017, obligation est faite aux grandes entreprises et aux collectivités publiques, organismes et établissements publics de transmettre les factures uniquement sous forme électronique.

L’intérêt d’une telle démarche est la simplification pour les entreprises, la mutualisation des coûts pour l’administration et le gain financier par la suppression du papier.

Un portail d’accès à la facturation électronique, « Chorus Portail Pro 2017 », est mis gratuitement à disposition des entreprises et des entités publiques pour déposer, recevoir, suivre et archiver les factures. Ce dispositif propose plusieurs modes d’émission et de réception des factures, ainsi que différents formats d’échanges, de manière à ce que chaque collectivité puisse s’y adapter en fonction des outils dont elle dispose déjà. Cette solution mutualisée facilite le traitement de la facture en proposant un flux pivot unique.

Conclusion : un nécessaire pragmatisme

En conclusion, Lydiane GUEIT-MONTCHAL, directrice des Archives départementales d‘Indre-et-Loire, a relevé dans les différentes interventions de nombreuses convergences. La dématérialisation est à concevoir comme un élément positif pour l’usager et les services même s’il y a des risques à ne pas négliger. Pour la mettre en œuvre, il est nécessaire de garder une vision d’ensemble, de se poser des questions sur les pratiques au sein de sa structure, car la dématérialisation est avant tout un processus, adossé à une méthodologie, pas seulement un problème technique. Un projet réussi sera un projet qui répond à ses propres besoins, il n’existe pas de recette unique pour y parvenir, et en tout état de cause aucune recette « clef en main » vendue par un prestataire. Et si parfois la déclinaison du modèle pratiqué à l’ère du papier pourra s’avérer pertinente, il convient aussi, dans certains cas, de s’en affranchir complètement.

Dématérialiser, c’est aussi apprendre à travailler avec des outils comme les métadonnées, le cycle de vie des documents, le plan de classement et la charte de nommage ; opérer des changements de pratiques professionnelles et s’orienter vers l’automatisation, la standardisation, l’harmonisation des pratiques, un vocabulaire issu des normes…

La dématérialisation, c’est enfin l’apparition de nouveaux métiers comme modeleur/modéliseur, ou encore administrateur de données ; en bref, un projet d’avenir.

À consulter :

  • Portail de la modernisation de l’action publique : http://www.modernisation.gouv.fr/
  • Agence pour l’informatique financière de l’Etat : http://www.economie.gouv.fr/aife
  • Portail de l’Etat pour les collectivités locales : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/
  • Portail de l’Université de Tours : http://patrimoine.univ-tours.fr/

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