Congrès 2015 de la SAA. Episode 2 : les Archives dans leur contexte (Records in context, RiC)

Du 16 au 22 août derniers a eu lieu le Congrès annuel de la Société des archivistes américains (SAA) à Cleveland sur le thème « the Ideas, the People, the Tools ». A cette occasion, les groupes chargés de la normalisation de la description archivistique et de son encodage se sont réunis et des projets spécifiques comme le modèle conceptuel pour la description archivistique ou la Coopérative d’autorité ont été présentés.

Anila Angjeli (BnF) a assisté au Congrès. Nous vous proposons de découvrir en quatre épisodes le résumé qu’elle a eu la gentillesse de nous transmettre.

Episode 2 : Archives dans leur contexte (Records in Context, RiC)
Rapport d’étape des travaux d’EGAD (Groupe d’experts sur la description archivistique de l’ICA) au Congrès de la SAA 2015 – session 109, présenté par Daniel Pitti (président d’EGAD), Bill Stockting et Aaron Rubinstein (membres d’EGAD).

Chargé par le Conseil international des Archives (ICA) d’élaborer un « modèle conceptuel » pour la description archivistique, EGAD s’appuie sur la longue tradition théorique et pratique de la description archivistique. Les travaux se fondent d’une part sur les principes archivistiques, notamment celui de Provenance et celui de Respect de l’ordre originel (ou Respect des fonds) et d’autre part, sur la séparation progressive des composantes de la description archivistique, évolution reflétée par l’élaboration successive des quatre normes, ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH. Cette séparation des composantes de la description pour mieux les mettre en relation les unes avec les autres et créer ainsi des modes d’accès plus efficients à l’information a pris forme sous l’influence de l’évolution des technologies de la communication (XML, SQL, etc.). Aujourd’hui, les technologies de graphes sémantiques et des Linked Data présentent pour les archivistes des opportunités encore plus expressives à saisir par la communauté des archivistes, bien que les défis à relever restent importants.

1 – Quelques considérations de base pour poser le cadre des travaux d’EGAD.

Un document archivistique (« Record« ) et un agrégat de documents (« Record Set« ) sont vus comme des entités distinctes. Au cours de son existence, un document d’archives peut appartenir, dans le même temps, à plusieurs groupements ou ensembles de documents (agrégats).

La description à plusieurs niveaux ou hiérarchique, n’est qu’une des méthodes possibles de la description. Aujourd’hui c’est la méthode prédominante de la description. EGAD s’oriente, cependant, vers une vision multidimensionnelle de la description. Celle-ci est vue comme englobant la description à plusieurs niveaux et ouvrant la voie pour une description plus souple (qu’elle soit relationnelle ou en graphe) et pouvant exprimer de manière bien plus riche les réalités complexes qu’une description en hiérarchie simple.

EGAD travaille actuellement en parallèle sur deux produits : un Modèle conceptuel archivistique d’une part et une Ontologie fondée sur le Modèle conceptuel d’autre part.

2 – Le modèle conceptuel archivistique (RiC)

Le Modèle conceptuel RiC décrira les concepts clés de haut niveau relatifs à la description archivistique, notamment : les entités (Record, Agent, etc.), leurs propriétés (identifiant, titre, description, etc.) et les relations entre les entités (Record ‘est créé par’ un Agent, etc.). Il donnera une vue générale de la description archivistique mais il ne se substituera en aucune manière aux modèles logiques et physiques de données, ni aux règles et pratiques de catalogage (DACS, RDA, etc.), ni aux schémas XML pour l’encodage des données (EAD3, MARC, etc.). Il sera élaboré sous forme d’un document textuel enrichi avec des représentations graphiques. Tout en rendant hommage aux pratiques, systèmes et processus existants, il fournira la base pour envisager les évolutions futures de ceux-ci. Il servira de référence dans les discussions entre professionnels ainsi que pour la formation. Le Modèle conceptuel archivistique permettra aux archivistes de mieux dialoguer avec d’autres professionnels de l’information sur les concepts et les approches métier.

EGAD a commencé par explorer, étudier et comparer les approches existantes en normalisation et modélisation, en analysant les normes ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH, ainsi que deux rapports du Comité des normes et bonnes pratiques de l’ICA (1) sur l’harmonisation de ces quatre normes et sur l’expression des relations dans celles-ci. Le périmètre d’étude s’est élargi aux travaux avancés en normalisation et modélisation de la description archivistique effectués dans différents pays, comme l’Espagne (2), la Finlande (3) et l’Australie (4). En parallèle, sont également étudiés les modèles conceptuels d’autres domaines culturels, notamment le CIDOC CRM et le FRBR. Ce travail d’analyse et de comparaison a permis de constater des différences de point de vue dues aux contextes différents de modélisation. C’est, entre autres, le constat de ces différences qui a motivé la démarche de la construction d’un Modèle conceptuel et d’une Ontologie propres au domaine des archives. En effet, si les modèles mentionnés comportent des définitions de concepts utiles pour la description archivistique, les réalités ne sont pas toujours exactement identiques, sans parler des concepts propres au domaine archivistique, pour la définition desquels seuls les archivistes possèdent les connaissances requises.

Cette étude a nourri la réflexion et a permis d’atteindre un premier consensus sur les entités clés pour la description archivistique : « Record », « Agent », « Function » (ou « Business ») et « Mandate ». Les entités contextuelles, notamment les sujets, les dates, les événements et les lieux sont également considérés, mais leur modélisation nécessite plus de réflexion. Les propriétés et les relations significatives entre les entités sont en cours de définition.

Trois entités concernant les documents archivistiques sont à ce jour définies :

  • « Record » : information créée, reçue et maintenue lors de l’exercice d’une activité (business or affairs, en anglais) – ‘un item’ ;
  • « Record Component«  : les parties qui constituent un « Record » ;
  • « Record Set«  : les groupes ou agrégations dont un « Record » peut constituer une partie. Plus explicitement, il s’agit de « Records » groupés par un ‘Agent’ sur la base de propriétés partagées : provenance, sujet, lieu, etc. Un « Record Set » peut contenir d’autres « Record Sets » dans une organisation hiérarchique afin de satisfaire la description traditionnelle à plusieurs niveaux, fondée sur la provenance au niveau du fonds ou de la série, ou encore d’autres types de collections. Le « Record Set » permet également d’exprimer d’autres manières des regroupements de « Records », effectués par les producteurs d’archives, par les archivistes ou par les utilisateurs, en une fois ou au fil du temps.

EGAD a également avancé dans la désignation des propriétés clés de ces entités, en faisant une distinction entre les propriétés servant à identifier une entité mais qui, en même temps, sont communes à toutes les entités (comme identifiant, nom ou titre, etc.) et les propriétés servant à décrire une entité mais qui peuvent différer d’une entité à l’autre (langue, conditions d’accès, étendue, etc.).

Concernant les dates et les lieux, toute entité conserve, pour l’instant, les propriétés Date et Lieu. Cependant, l’idée de définir Date et Lieu comme entités à part entières, afin de pouvoir les mettre en relation avec d’autres entités, est en cours d’étude. Des réflexions sont également en cours sur les relations entre les entités. Si les relations définies jusqu’à présent sont simples, de type binaire (« is creator of« / »is created by« , « is part of« / »has part« ), l’expression d’une plus grande complexité peut se révéler nécessaire. Par exemple, on pourrait avoir besoin de faire plusieurs assertions sur l’acte de la création lui-même. Aussi, la possibilité d’inclure une entité « Relation » ou « Event » est en discussion.

L’objectif d’EGAD est de diffuser une première esquisse du Modèle pour commentaires en automne 2015.

3 – L’Ontologie RiC

L’Ontologie RiC, quant à elle, se veut une expression informatisée (machine-readable) du Modèle conceptuel, en langage W3C OWL (Ontology Web Language, s’appuyant sur le RDF). Elle fournira le cadre sémantique pour exprimer les concepts archivistiques, les différents composants des collections, pour les mettre en relation entre eux, pour interconnecter les ressources relatives au même agent, etc. Le choix de construire l’Ontologie parallèlement à l’élaboration du Modèle conceptuel est un choix de méthode de la part de l’EGAD. Bien plus qu’une simple expression informatisée du Modèle conceptuel, l’Ontologie RiC sert, au fil de l’eau, d’outil de vérification de la cohérence du Modèle et nourrit la réflexion sur celui-ci. Elle offrira également à la communauté des professionnels la possibilité de tester le modèle et de formuler des commentaires. Il est aussi attendu que l’Ontologie RiC puisse aider à une plus large compréhension de la description archivistique par l’ensemble des professionnels de l’information sur le patrimoine culturel. Il a été souligné que l’ontologie RiC replace les pratiques courantes de la description archivistique, telles que mises en œuvre via l’EAD, dans un cadre conceptuel plus large et incite à développer un regard critique sur les approches descriptives actuelles.

L’ontologie RiC ouvre la possibilité de combiner des jeux de données multiples et de voir la description archivistique de manière ouverte, contrairement à la conception actuelle, monolithique, de l’instrument de recherche. Dans ce sens, l’ontologie ouvrira la voie pour établir des correspondances entre les concepts de la description archivistique et les concepts similaires d’autres domaines patrimoniaux pour une meilleure intégration et partage de l’information archivistique. Il est prévu d’élaborer des correspondances avec les autres ontologies du domaine culturel, mais aussi avec celles qui favorisent l’interopérabilité et la diffusion large sur le web. CIDOC-CRM, FRBRoo, FOAF, dcterms, PROV-O et schema.org s’imposent comme candidats naturels.

Une esquisse de l’Ontologie RiC est prévue pour l’hiver 2015 et la première version est prévue pour l’automne 2016. Toutes les versions seront accessibles à cette adresse.

Enfin, notons que la France est très active dans EGAD. Notamment, Florence Clavaud des Archives nationales pilote les travaux sur l’Ontologie RiC.

Anila Angjeli (BnF)

 

(1) A la création d’EGAD, en 2012, le Comité des normes et bonnes pratiques de l’ICA a cessé d’exister. EGAD a pris en charge partiellement ses fonctions.
(2) CNEDA, Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012. Un sommaire en anglais est également disponible : Report on the work of CNEDA (2007-2012 ): toward a conceptual model for archival description in Spain (11 juillet 2012).
(3) Kilkki, Jaana, Outi Hupaniittu, Pekka Henttonen, Towards the new era of archival description – the Finnish Approach, 2012. Finnish conceptual model for archival description, Draft version 0.1, 1.3.2013.
(4) National Archives of Australia, Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, 2008, et Archives New Zealand, Technical Specifications for the Electronic Recordkeeping Metadata Standard Version 1.0 (Archives New Zealand : 2008).


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