Lors de son 79e Congrès annuel, à Cleveland, la Société des archivistes américains (SAA) a adopté officiellement la version révisée de l’EAD (Description archivistique encodée), dite « EAD3 ». Après un travail de cinq années, auquel le Service interministériel des Archives de France a participé dès le début, le sous-comité technique pour l’EAD (TS-EAD) a soumis le projet au Comité des normes de la SAA, fin juin. Le Comité des normes, puis le Conseil de la SAA, ont validé les travaux en approuvant l’EAD3 comme norme officielle de la SAA. Le schéma, la documentation associée et les outils de conversion et de contrôle sont disponibles sur l’entrepôt Github de la SAA.
Contexte
Développée à l’initiative de la bibliothèque de l’université de Berkeley dans les années 1990, l’EAD (Description archivistique encodée) est un standard d’encodage permettant de structurer en XML (eXtensible Markup Language) les descriptions de fonds d’archives et de collections de manuscrits. Cet outil est compatible avec la Norme internationale générale de description ISAD(G). Sa première version a été diffusée en 1998 par la SAA, suivie en septembre 2002 d’une révision appelée EAD 2002.
L’EAD 2002 a été mise en œuvre dans de nombreux établissements aux États-Unis et dans le reste du monde. Les utilisateurs de l’EAD ont à leur disposition une DTD (solution presque exclusivement utilisée en France) et un schéma XML, dans une version qui date de 2007. En France, l’EAD est utilisé par les services d’archives et les bibliothèques, pour décrire des fonds d’archives ou des manuscrits isolés. Les Archives de France recommandent son usage dans leur réseau de services d’archives publics depuis 2002. Son utilisation dans les bibliothèques s’est généralisée dans la décennie 2000-2010, au département archives et manuscrits de la Bibliothèque nationale de France, dans le réseau des bibliothèques universitaires (réseau Calames) et dans les bibliothèques participant au Catalogue collectif de France (CCFr). L’EAD est également utilisée par des projets internationaux comme, par exemple, le Portail européen des archives.
L’EAD vient de faire l’objet d’une révision majeure au cours des cinq dernières années. En 2010, les groupes de travail internationaux hébergés par le Comité des normes de la SAA ont été réorganisés avec notamment la mise en place du sous-comité technique pour l’EAD (TS-EAD), co-présidé par Michael Rush (Université de Yale) et William Stockting (British Library), et la constitution d’une équipe restreinte (SDT), chargée du développement et de la maintenance technique des formats d’échange de la SAA et présidée par Terry Catapano (Université Columbia). La composition de ces deux groupes était internationale. Outre les États-Unis, étaient représentés la France, l’Allemagne, les Pays-Bas, le Royaume-Uni, l’Italie et la Suède. Le financement des travaux de révision de l’EAD a été assuré par la Fondation Gladys Krieble Delmas, la Fondation nationale des humanités (National Endowment for Humanities), les Archives nationales (Nationaal Archief) des Pays-Bas, la Bibliothèque Beinecke de l’Université de Yale, l’Institut de technologie avancée dans les sciences humaines à l’Université de Virginie et la branche Recherche du consortium OCLC. La France a été impliquée dès 2010 dans ce processus de révision, à travers les groupes d’experts EAD et EAC-CPF de la CN46-9 de l’Afnor, pilotés, pour le premier, par le Service interministériel des Archives de France, pour le second par la Bibliothèque nationale de France.
Principaux changements par rapport à l’EAD 2002
La principale évolution de l’EAD est sa transformation de DTD en schéma XML, technologie très majoritairement choisie après la première période des DTD en raison de contrôles plus précis qu’elle permet. Cette évolution permet aussi de rendre l’EAD3 interopérable avec d’autres schémas XML, notamment l’EAC-CPF (Contexte archivistique encodé – Collectivités, personnes, familles), développé en 2010 par la SAA pour l’encodage en XML des notices d’autorité décrivant des producteurs d’archives, qu’il s’agisse de collectivités, de personnes ou de familles. Le schéma de l’EAD3 a été développé selon la syntaxe RelaxNG, dont sont dérivées deux autres formes (schéma .xsd et DTD).
En ce qui concerne plus spécifiquement le modèle de contenu de l’EAD, le principal changement porte sur les métadonnées de l’instrument de recherche encodé, puisque l’En-tête EAD <eadheader> a été remplacé par un élément Contrôle <control>, directement emprunté à l’EAC-CPF, et qui sert à fournir des informations de gestion sur la description archivistique. Seule la Description du fichier <filedesc> de l’EAD a été maintenue pour permettre la description de l’instrument de recherche en tant que tel. Toutefois, toutes les métadonnées obligatoires en EAD2002 ont leur équivalent en EAD3.
Certains éléments de Identification et description <did> ont été modifiés, avec notamment la possibilité d’avoir des paires structurées/non structurées pour coder certaines données (unitdate/unitdatestructured pour les dates, physdesc/physdescstructured pour la description physique d’une unité archivistique) ou encore l’introduction d’éléments permettant de coder plus finement les données sur les producteurs d’archives (<origination>) et sur les institutions de conservation (<repository>). Le modèle de contenu des éléments d’indexation Nom de personne <persname>, Nom de collectivité <corpname>, etc. a également été revu avec l’introduction d’un élément <part>, obligatoire, permettant par exemple de faire la distinction entre les noms et les prénoms via l’attribut @localtype et de référencer des vocabulaires externes.
Enfin, la distinction entre les éléments de lien interne (d’une partie vers une autre partie de l’instance EAD) et de lien externe (d’une instance EAD vers d’autres ressources numériques) n’existe plus dans un souci de simplification, les anciens éléments de lien interne pouvant pointer vers des entités internes ou externes.
Malgré ces évolutions, l’EAD3 est pleinement compatible avec l’EAD2002 et les instruments de recherche conformes à la précédente version devraient pouvoir facilement être migrés en EAD3, sans perte d’informations.
Faut-il utiliser l’EAD3 ?
Des travaux sont en cours au Service interministériel des Archives de France afin d’élaborer un profil d’application spécifique afin de guider les utilisations futures de l’EAD3 en France, tant dans les services d’archives que dans les bibliothèques. L’EAD3 reste en effet un format très souple, prêtant facilement à interprétation. Il est donc nécessaire de fournir à tout utilisateur de ce standard d’encodage un cadre d’utilisation garantissant, au niveau national et quel que soit le contexte (participation ou non à un réseau, utilisation d’un outil spécifique, etc.), la cohérence des données à fins d’indexation, d’affichage et de recherche.
Toutefois, le passage à l’EAD3, du moins pour les archivistes, dépendra d’abord de son implémentation dans le portail européen des archives Apex, pour lequel le futur portail national interministériel des archives devrait jouer le rôle d’agrégateur de ressources. Les travaux en cours pour l’élaboration d’un profil français ont plutôt pour objectif d’anticiper les évolutions futures du portail européen quand celui-ci adoptera l’EAD3 comme format pivot. Une première version du profil sera donc rendue publique à l’automne et fera l’objet d’une série d’ateliers, organisés par les Archives de France à l’attention à la fois des utilisateurs de l’EAD, dans les archives comme dans les bibliothèques, et des éditeurs de logiciels métier.
Claire Sibille,
Sous-directrice de la politique archivistique.
OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Claire Sibille (26 août 2015). L’EAD3 adoptée officiellement comme norme de la Société des archivistes américains. Modernisation et archives. Consulté le 14 septembre 2024 à l’adresse https://doi.org/10.58079/u5x0
Merci beaucoup pour cette information très intéressante – qui était très attendue.
Nous avions aussi noté, outre les changements que vous indiquez, la possibilité de préciser les coordonnées géographiques dans les noms de lieux, qui nous sera très précieuse pour des restitutions cartographiques précises (lieux-dits, bâtiments…).
Votre dernière partie est très prudente. Il nous semble toutefois que, si l’on peut vivement regretter qu’EAD3 ne va pas assez loin (à cause de la résistance des éditeurs de logiciels archivistiques), ce nouveau format représente néanmoins de très réels avantages par rapport au vieil EAD 2002 et, donc, qu’il serait dommage de ne pas l’adopter rapidement.
Quand vous dites que des instruments de recherche au format EAD 2002 pourront être convertis sans perte en EAD3, ne faudrait-il pas ajouter qu’il s’agira quand même d’un EAD3 un peu pauvre, qu’il sera nécessaire d’enrichir ?
A-t-on une idée du délai d’adoption du nouveau format dans le format apeEAD utilisé par le portail européen des archives et dans le futur portail national ?
Enfin, nous attendons avec impatience le futur “profil d’application spécifique” qui devrait, en effet, permettre une plus grande cohérence entre les encodages de diverses origines.
Merci encore et bonne continuation.