Journée régionale AD-ESSOR Auvergne

Le 25 juin dernier ont été réunies 70 personnes pour une réunion en région Auvergne sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le département du Puy-de-Dôme. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, dans le contexte du programme VITAM et pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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La journée a été introduite par le département du Puy-de-Dôme, pour présenter ses actions relatives à l’archivage électronique.

En effet, plusieurs chantiers liés à la dématérialisation ont été lancés dans le département, et notamment en ce qui concerne la chaîne comptable, qui doit être totalement dématérialisée à l’horizon 2016, ou encore le dossier d’agent. Cette tendance amène inévitablement à poser la question de l’archivage électronique et de la mise en place d’un SAE (Système d’Archivage Électronique). Le département a acquis la solution d’archivage électronique Asalae de l’ADULLACT, à la suite des autres outils liés à l’administration électronique du même éditeur. En 2013 une plate-forme de test a été mise à la disposition des Archives départementales, dont les agents ont dès lors suivi diverses formations sur le sujet, et notamment sur le SEDA (Standard d’Échange de Données pour l’Archivage). Toutefois, en 2015, le SAE n’est toujours pas en production sur des flux archivés. S’étant uniquement positionnées sur le périmètre de l’archivage définitif, qui est leur mission première, les Archives départementales parviennent difficilement à intervenir en amont de la production sur support numérique pour être capable de structurer la donnée et d’accueillir des versements convenables, et il manque encore au sein de la collectivité une vision stratégique sur le projet. Un premier versement de dossiers de la MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées) est envisagé pour 2016. Dans tous les cas, des connecteurs seront à prévoir entre Asalae et les applications versantes.

Après un tour de salle de l’ensemble des participants et des points d’actualité sur l’archivage électronique, le département du Cantal a évoqué la réalisation d’un prototype de SAE. Il s’est adressé pour cela au syndicat mixte Cogitis, qui, jouant le rôle d’une assistance à maîtrise d’œuvre pour la DSI, fournissait déjà des solutions d’administration électronique. L’idée était de se concentrer d’abord sur la dématérialisation de la chaîne comptable, avec la création d’un prototype de SAE pour ce flux, reposant sur la solution Asalae de l’ADULLACT. Partant du principe qu’il faut, de toute façon, des infrastructures en interne pour l’archivage définitif, qui ne peut pas être externalisé, le département a décidé que le périmètre de la plate-forme comprendrait également l’archivage intermédiaire, ce qui pour les Archives départementales permettait de commencer rapidement à se confronter à l’archivage électronique sur des flux éliminables à terme. Un profil d’archivage a été élaboré par le service d’archives, après des formations au SEDA et au logiciel de création de profils AGAPE. Plusieurs facteurs expliquent que le SAE ne soit pas encore en production malgré les tests réalisés. En sus d’une baisse de moyens matériels et humains, la DSI et les AD ont dû faire face à un turn-over important sur le projet, dont l’aboutissement est conditionné à la résolution de problèmes techniques liés notamment à la mise à jour de l’outil de GED connecté au SAE. Les coûts de déploiement de la plate-forme de test peuvent être estimés à environ 23 000 euros. Une responsable a été nommée aux Archives départementales sur ce projet.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des annonces du SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement le département du Puy-de-Dôme pour son accueil chaleureux.


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