Journée régionale AD-ESSOR PACA

Le 19 janvier dernier ont été réunies trente collectivités territoriales de Provence-Alpes-Côte d’Azur (services d’archives et directions des systèmes d’information) pour une réunion régionale sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le Conseil général des Alpes-Maritimes (CG06). Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

P1220984_recadreLa journée a été introduite par Madame Marie-Claude Santini, DGA pour les ressources et les moyens du CG06, qui a présenté le projet « e-CG » du département. Initié dès 2011 dans le cadre du « département numérique », ce projet vise à développer la dématérialisation de la production administrative, avec une prise en compte des problématiques d’archivage électronique. Une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) réalisée en 2013 a permis de préciser les axes de travail à poursuivre, de la mise en place d’une GED transverse à l’acquisition d’un système d’archivage électronique (SAE), en passant par une rationalisation des workflows de signature dans le cadre de la mise en place d’un parapheur électronique. De leur côté, les Archives départementales des Alpes-Maritimes pilotent un sous-projet dédié entièrement au cycle de vie des données numériques. Des réunions et ateliers ont permis de dégager certains enjeux transverses avec les services métiers (données confidentielles, sécurité des infrastructures de stockage, destruction anticipée des documents sur support papier après numérisation…). Enfin, un plan de classement général a été proposé à l’ensemble des services, ainsi qu’une politique de sélection des métadonnées et de mise en œuvre des tableaux de gestion. Le Conseil général réunit maintenant l’ensemble des éléments fonctionnels nécessaires à la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition d’un système d’information archivistique (SIA) et d’un SAE.

Après un tour de table des collectivités participantes, qui a montré les difficultés que rencontrent parfois les services d’archives pour faire valoir leur légitimité dans le domaine du numérique, et des annonces du SIAF sur l’actualité des grands projets liés à l’archivage électronique (VITAM, AD-ESSOR, le SEDA), la Ville de Marseille a décrit son projet de gestion de l’information numérique, qui repose à la fois sur une GED transverse et sur un futur SIA-SAE. À Marseille, le service d’archives a été associé d’emblée aux réflexions sur le sujet, l’importance des effectifs de la collectivité ayant amené très tôt les décideurs à prendre en compte le risque d’une production de données non maîtrisée. En 2009, les conclusions d’une AMOA portèrent essentiellement sur la nécessité d’acquérir un outil de gestion de contenus ainsi qu’un SAE et de rédiger une politique d’archivage (PA) en lien avec une politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI). Des applications métiers aux messageries électroniques, des données parfois sensibles ne faisaient l’objet que d’une simple sauvegarde. La Ville a vite fait le choix d’une infrastructure internalisée, ayant l’intention d’éviter la rupture entre l’archivage intermédiaire et définitif et de maîtriser les coûts, notamment en termes de migration et de réversibilité.

La première étape a consisté à mettre en place la GED transverse (outil libre Alfresco), pour canaliser l’inflation numérique, garantir la force probante des documents et proposer une gestion efficiente de l’information au sein de la collectivité. Déployée progressivement, cette solution est maintenant prise en compte dès le déploiement de toute nouvelle application. Les applications métiers, le tiers de télétransmission (TdT), le e-parapheur et les outils de publication de contenu sont tous interfacés avec la GED, dont les documents sont organisés en fonction d’un plan de classement proposé par les Archives municipales.

La deuxième étape, en cours de réalisation, est l’acquisition du SIA-SAE pour l’archivage électronique intermédiaire et définitif, avec une gestion des flux hybrides sur support papier et numérique. Afin de se confronter de façon concrète au versement d’archives électroniques, les Archives municipales de Marseille ont déjà mis en œuvre des procédures de collecte d’urgence, concernant par exemple la production bureautique des élus. Le service a pu verser dans un espace sécurisé de la GED Alfresco des paquets signés électroniquement et documentés par des informations contextuelles sur le producteur et ses fonctions. L’arrivée du SAE permettra d’envisager un véritable transfert SEDA et une migration des formats vers des formats pérennes. Les données de flux, quant à elles, sont stockées temporairement chez le TdT. Le déploiement du SIA-SAE sera renforcé par une prestation d’AMOA devant livrer des préconisations techniques sur les infrastructures, mais aussi aider à la rédaction de la documentation du SIA-SAE, à son homologation par rapport aux préconisations du Référentiel général de sécurité (RGS) et à la conduite d’un premier audit sur son fonctionnement.

Ayant continué par une série de réactions et d’échanges autour des deux projets présentés, des actualités présentées par le SIAF et des retours faits à partir des questionnaires préparatoires envoyés par les participants, la journée s’est achevée sur des annonces à propos de réalisations à venir. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement le Conseil général des Alpes-Maritimes pour son accueil chaleureux !


2 réflexions sur « Journée régionale AD-ESSOR PACA »

  1. Une prochaine étape pourrait être organisée en Auvergne en juin mais nous cherchons encore un lieu d’accueil. Si vous êtes intéressée, n’hésitez pas à écrire à notre chef de projet, Thomas Bernard.
    Antoine Meissonnier.

  2. Bonjour, pouvez-vous nous informer sur les prochaines étapes de ce “tour de France” de l’archivage électronique ? passera-t-il par l’Auvergne ? Merci.
    Bien cordialement,
    Karole Bezut, AD Puy-de-Dôme

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