Villeneuve-d’Ascq : une expérience concrète d’évaluation, tri et collecte de données relatives aux animateurs vacataires

Dans le cadre du projet AD-ESSOR d’accompagnement des collectivités territoriales pour le développement de l’archivage électronique, poursuivons avec Céline Sename, chargée des archives électroniques aux Archives municipales de Villeneuve-d’Ascq, la présentation de l’expérience de sa collectivité en matière d’archivage électronique.

Trois services de la mairie de Villeneuve-d’Ascq utilisent une application utile au recrutement et au suivi de carrière des animateurs vacataires de la ville (services Enfance, Jeunesse et Sports). Alimentée de 1994 à 2011, cette base de données comporte un peu plus de 4500 dossiers.

Un projet de changement d’application métier est lancé en 2010-2011. Sur la sollicitation du chef de projet informatique, les Archives interviennent conjointement avec la correspondante Informatique et Libertés afin d’évaluer les données concernées : définition de contenu, attribution des délais de conservation et des sorts finaux, analyse des procédures internes de gestion…

Plusieurs réunions se tiennent afin de cerner le périmètre de l’application. Le service Enfance qui coordonne ce chantier côté services métier, présente le contenu de l’application aux Archives.

Il apparaît vite que derrière une seule et même application informatique se cache plusieurs séries organiques de documents, avec des modalités de traitement différentes. Ici, des données de carrière avec délai de conservation long et susceptibles d’être remobilisées régulièrement (fourniture d’attestations aux anciens animateurs et, ponctuellement, d’informations sur les animateurs aux services employeurs) ; là, des données relatives au recrutement (dates et avis des jurys) à éliminer à l’issue d’une DUA de deux ans.

D’abord, nous procédons à l’instruction d’une demande de visa d’élimination auprès des Archives départementales au sujet des données de recrutement dont la DUA est échue. Les données plus récentes sont reprises dans la nouvelle application. Ce visa est obtenu sans difficulté et est l’occasion d’une communication conjointe Archives – DSI aux chefs de service et au directeur général concernés. Cette communication est faite symboliquement au moment de la signature officielle du bordereau d’élimination à envoyer ensuite aux AD.

En parallèle, nous entamons la réflexion et les tests sur les données de carrière. Nous les traitons quasiment comme des archives définitives, vu leur DUA. Deux besoins sont vite identifiés : des données de synthèse doivent être consultables facilement et sans délai ; la nécessité de conserver une base de données quasi complète de manière pérenne.

Nous choisissons donc de conserver deux jeux de données : une série d’attestations au format pdf, identifiées par le nom de l’animateur et son numéro matricule ; et le contenu de la base au format xml.

L’application métier permet des exports en xml. Tout son contenu à quelques exceptions près est exporté par le chef de projet chargé de la ré-informatisation. Nous nous sommes beaucoup questionnés sur la structure à donner à ce fichier xml. Fallait-il une présentation basée sur les animateurs ou bien sur les centres dans lesquels ils avaient travaillé ? Nous avons simplement fait le choix de respecter la structure d’origine de la base : par animateur.

Quant aux fichiers pdf, ils ont été réalisés par le référent de la DSI sur Business Object. Cela nous a permis de sélectionner les données utiles aux attestations : identification succincte et liste des affectations avec dates. À ces informations, nous avons ajouté le logo de la ville et un cadre de signature pour permettre la validation de cette fiche par la direction des Ressources humaines lorsque les anciens animateurs réclament ce document dans le cadre d’une procédure de validation d’acquis d’expérience. Le plus complexe a donc été à ce sujet de définir la procédure à suivre entre Archives, services producteurs et DRH ; de créer le modèle d’attestation en faisant en sorte que les informations tiennent sur un recto-verso maximum.

Un conseil à l’issue de ce travail : procéder à une lecture fine des données archivées une fois les exports réalisés, l’idéal étant de faire cette vérification avec un correspondant issu du service producteur. Nous avons en effet constaté plusieurs mois après la réalisation des exports qu’il y avait eu un problème de format de date dans les fichiers pdf : au lieu d’obtenir des dates au format jj/mm/aaaa, nous avions obtenu un format j/mm/aaaa… Les pdf ont donc été générés une 2e fois pour rectifier le tir.

Le bordereau de versement a été rédigé manuellement par les Archives. Les fichiers électroniques ont été cotés en série W. Les données xml ou pdf sont consultées environ une fois par mois, soit à la demande d’anciens animateurs, soit à la demande d’un des services producteurs.

Céline Sename
chargée des archives électroniques aux Archives municipales de Villeneuve-d’Ascq


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