Retour d’expérience sur la stratégie de préservation des Archives nationales

Article rédigé pour la Cellule nationale de veille sur les formats par Emeline Levasseur et Martine Sin Blima-Barru (AN)

Les Archives nationales collectent des archives numériques depuis 1983, grâce à la mise en œuvre du programme Constance (CONServation et Traitement des Archives Nouvelles Constituées par l’Électronique). Pionnier dans ce domaine, il a défini la politique, le processus et la méthode de traitement et de conservation des données numériques et de leurs métadonnées jusqu’à l’ouverture des modules numériques du système d’information archivistique (SIA) des Archives nationales en novembre 2018. Avec la mise en service de ces modules, les Archives nationales s’engagent dans un renouvellement de leur stratégie de pérennisation, afin de l’adapter aux enjeux actuels de l’archivage numérique.

La méthode Constance, qui a permis de collecter et de pérenniser les données issues d’enquêtes statistiques, a été utilisée pendant plus de 30 ans, en appliquant les mêmes processus : les fichiers, avec leurs métadonnées, sont gérés dans une base documentaire, puis archivés sur des bandes LTO ; les migrations de support sont planifiées régulièrement, etc. Elle s’adapte aussi dans une certaine mesure à la conservation des documents bureautiques, par exemple en convertissant les fichiers Word en fichiers PDF, format réputé plus pérenne à ce moment-là. Cependant ces ajustements sont insuffisants pour relever les nouveaux défis de la pérennisation et un renouvellement en profondeur est nécessaire.

Avec le programme ADAMANT (Administration des archives et de leurs métadonnées aux Archives nationales dans le temps), les Archives nationales souhaitent adapter les outils, les procédures et l’organisation de la chaîne archivistique aux enjeux du traitement des données nativement numériques de typologies très variées (données structurées, documents issus d’outils des outils bureautiques, documents audiovisuels et sonores, photographies numériques natives, messageries). A l’issue d’un chantier scientifique, technique et organisationnel, elles construisent ainsi leur plate-forme d’archivage électronique qui s’appuie sur la solution logicielle Vitam, et la mettent en service en novembre 2018.

Ce nouvel environnement induit un renouvellement des méthodes de traitement et de conservation des données. En premier lieu, les Archives nationales se dotent d’une nouvelle infrastructure d’hébergement des données, localisée sur deux sites distants, et comprenant un service de stockage à froid. Pour la suite, elles doivent construire leur politique de pérennisation, inscrite dans l’objectif « Mettre en œuvre une politique de conservation des données stratégiques de l’Etat » de la stratégie 2021-2025 des Archives nationales. Cet objectif matérialise la volonté de mutualiser des savoirs sur la pérennisation dans le but de construire une stratégie remplaçant l’approche de la méthode Constance et adaptée aux spécificités des archives collectées aux Archives nationales.

Les actions initiées

Parmi les chantiers en cours, celui de la reprise des données collectées depuis 1983, a débuté en 2019. Il consiste à migrer 73 téraoctets de données et leurs métadonnées afin de les garder intègres, authentiques, lisibles et accessibles dans le temps. Il nécessite de rassembler et de structurer des données et leurs métadonnées afin de créer des paquets d’informations à verser (SIP) conformes au Standard d’Echange des Données pour l’Archivage (SEDA) 2.1, compatible avec VITAM et la plateforme d’archivage électronique des Archives nationales. Il s’organise en lots présentant des caractéristiques communes permettant d’industrialiser le plus possible les processus de reprise. Dans un premier temps, trois lots ont été définis :

    • Environ 120 enquêtes statistiques, qui seront pérennisées dans la plateforme d’archivage électronique dans les semaines à venir ;
    • Les données (très souvent issues d’outils de bureautique) décrites par des instruments de recherche saisis selon la DTD-EAD ;
    • Les reportages photographiques et vidéos de la Présidence de la République ou des services du Premier ministre.

Parallèlement, des petits ensembles de versements de données structurées ou non, itératifs ou ouverts, sont repris au fil de l’eau. Des réflexions restent à mener sur les données plus complexes et sur les données audiovisuelles ne rentrant pas dans les différents périmètres évoqués.

Côté collecte, les Archives nationales ont mis à disposition une première politique formats (à ce sujet voir aussi le cas d’usage BNF décrit dans le billet précédent). Elle indique, pour les différentes catégories qui forment les entrées de données :

    • des formats « acceptés » que les Archives nationales s’engagent à préserver avec audit régulier ;
    • des formats « tolérés », collectés et conservés en l’état, sans engagement sur leur maintenabilité dans le temps ;
    •  des formats « refusés » qui ne sont pas collectés pour des raisons techniques et/ou en l’absence de valeur juridique ou d’intérêt historique.

Cette stratégie précise aussi les traitements à prévoir si cela est nécessaire (pour les messageries notamment).  La politique menée est vouée à être précisée, à évoluer et à être complétée en fonction des formats de fichiers proposés dans les projets d’entrée, selon l’offre de service proposée par les Archives nationales et ses moyens pour assurer la lisibilité et l’exploitabilité des données sur le long terme.

Plus spécifiquement sur les messageries, les Archives nationales demandent un traitement particulier avant ingestion dans la plateforme d’archivage électronique. Elles préconisent ainsi que chaque entrée de messagerie fasse l’objet de deux paquets d’information à verser (SIP) conformes au SEDA (voir la figure 1 ci-après) :

    • Un SIP contenant la messagerie extraite et traitée dans l’outil de constitution de SIP ReSIP de VITAM, représentée dans une arborescence. Chaque message est archivé au format EML et doublé d’une version en TXT, les pièces jointes, elles, sont extraites et reliées intellectuellement aux mails ;
    • Un SIP contenant l’export brut (la messagerie au format PST ou Mbox), tel que collecté auprès du producteur des archives.

Par ce biais, les Archives nationales garantissent la pérennisation des messages, de leurs métadonnées et de leurs pièces jointes, tout en permettant dans le futur des alternatives de représentation des messageries dans des environnements extérieurs à la plateforme. Ce choix de pérennisation « à la pièce » permettrait de répondre à des demandes d’accès si besoin. Actuellement, les Archives nationales réfléchissent déjà à une évolution de ces préconisations de préparation des messageries en entrée, du fait de leur meilleure connaissance des contraintes liées à leur pérennisation.

Figure 1. Organisation d’une entrée messagerie

 

A propos des archives audiovisuelles, un premier chantier se concentre sur les métadonnées, pierre angulaire de la pérennisation de ces données.  Pour ce faire, les Archives nationales ont initié un groupe de travail interne pour créer une extension des balises, c’est-à-dire un ensemble de balises ne faisant pas partie du schéma du SEDA en vigueur. Cette extension permettra d’y intégrer des métadonnées descriptives, techniques et de pérennisation, généralement encapsulées dans les documents audiovisuels (durée, codec, fréquence d’images, taille de l’image, profondeur de codage, fréquence d’échantillonnage, nombre de canaux, etc.), mais pas toutes (mentions de droit notamment). Ces métadonnées seront ainsi acceptées lors de l’ingestion des paquets d’information à verser (SIP) les utilisant puis gérées et requêtables dans la plateforme d’archivage électronique. Le groupe de travail, en s’appuyant notamment sur la norme MPG-7, a défini les noms des balises, leur organisation, leur cardinalité, et le format des valeurs attendues (texte, nombre entier, date, etc.). Une fois que l’extension sera mise en œuvre, le groupe de travail devra rendre possible l’automatisation de l’extraction des métadonnées techniques (à l’aide de l’outil MediaInfo par exemple).

Suite à la mise en service de la plate-forme d’archivage électronique, plusieurs actions ont été engagées pour renouveler les méthodes et processus de pérennisation des Archives nationales, que cela soit sur les archives déjà collectées ou sur celles à collecter. Elles doivent continuer à mutualiser les connaissances et les compétences aussi bien en interne qu’en externe, en travaillant de manière collaborative avec ses partenaires actuels ou prospectifs au niveau national ou international. Ancré dans la stratégie 2021-2025 de l’institution, l’objectif sur la préservation des données et de leurs métadonnées vise à produire une stratégie de pérennisation répondant aux enjeux et défis numériques de la production d’archives numériques contemporaines.



Citer ce billet
Dominique Naud (2022, 15 avril). Retour d’expérience sur la stratégie de préservation des Archives nationales. Modernisation et archives. Consulté le 21 février 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/u5yq

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