Utiliser des outils avant, pendant et après le confinement – échos du café atelier Octave du 21 avril 2020

Un café-atelier a été proposé par le Siaf le 21 avril 2020 à toutes celles et ceux qui, soit de longue date comme formateurs internes soit plus récemment, avaient manifesté de l’intérêt pour l’outil de pré-versement Octave, pour partager pratiques, projets et questions.

Il a rassemblé plus d’une quinzaine de collègues d’horizons variés : archives départementales des Bouches-du-Rhône, de la Drôme, Eure, Eure-et-Loir, Moselle, Oise, ou encore Saône-et-Loire, archives municipales et/ou métropolitaine de Brest, Chelles, Lyon, missions archives du Ministère de l’Agriculture et des Ministères sociaux, bibliothèque La Contemporaine, autour de questions portant sur :

  • L’expérimentation d’Octave
  • Le manuel
  • La formation d’autres collègues
  • La préparation de paquets pour versement dans un SAE
  • L’utilisation d’autres outils

L’expérimentation d’Octave

En ce qui concerne l’expérimentation d’Octave, la période du confinement dans  l’Eure-et-Loir a été l’occasion de réaliser des expériences de traitement à partir d’un lot de 67 000 partitions musicales numériques.

Les arborescences bureautiques ont été un terrain de tests notamment à Brest, Lyon, dans l’Eure ou encore dans l’Oise. Des arborescences ont ainsi pu être réorganisées et des paquets préparés mais dans plusieurs cas une difficulté s’est produite à l’entrée dans des SAE équipés avec une version antérieure à 1.6.9 d’As@lae (les versions type 1.6. se basaient sur des caractéristiques de versions préparatoires d’Octave). Cet écueil a disparu avec la publication de la version officielle d’Octave sur France Archives que la version 1.6.9 d’As@lae a bien prise en compte  et des paquets ont pu être effectivement versés. Avec le produit Maarch des paquets ont pu être transférés dans le SAE moyennant quelques modifications de balises dans le manifest.xml : message identifier, archival agency et transferring agency.

Former et s’auto-former à Octave

Pour ce qui est du manuel, il ressort qu’il permet de s’auto-former à l’outil dont l’approche se révèle par ailleurs assez intuitive. Il serait cependant intéressant d’expérimenter d’autres supports à visée pédagogique. Ainsi pourraient être élaborés un manuel « administrateur » et un manuel « agent de traitement », des vidéos pas-à-pas pour des fonctionnalités très précises d’un ou deux minutes, diffusées petit à petit. Une forme wiki du manuel dans l’esprit de celui mis à disposition pour Archifiltre https://github.com/SocialGouv/archifiltre/wiki/Wiki-Archifiltre serait également très appréciée. Par ailleurs disposer d’un manuel général ne dispense pas d’utiliser une forme plus personnalisée collant à des pratiques partagées par une même aire géographique, les collègues des départements de la région Centre Val de Loir ont à cet égard été précurseurs sur le volet guide pédagogique.

Les formateurs et formatrices Octave, qui avaient reçu une formation spécifique au Siaf en octobre 2018, se sont employés à transmettre les notions à leurs collègues de la même structure (services archives, DSI, services métiers), d’autres départements de la même région, auprès d’étudiants, lors d’échanges avec des collègues locaux ou encore dans des formations AAF. Quelquefois mitigé (réticence à l’emploi d’outils libres pour une DSI, liée à l’absence de visibilité sur la pérennité pour une autre) l’accueil est généralement positif. Des collègues faisant de l’assistance aux utilisateurs ont par exemple vu l’intérêt que cela pourrait présenter pour répondre aux questions récurrentes de gestion des données bureautiques. La formation au traitement des vracs bureautiques, quel que soit l’outil, comporte de grands principes qu’il est toujours utile de diffuser.

Déploiement, préparation de versement : de l’intention à l’opérationnel ?

Sur les intentions de déploiement d’Octave par les organisations, il ressort différentes tendances : mise à disposition des correspondants archives pour aider à la préparation des versements (Lyon), des services versants souhaitant réorganiser leurs arborescences (Drôme), outil de communication auprès des services producteurs et de sensibilisation des services d’archives constitués (Eure-et-Loir).

Quelques services d’archives disposant d’un SAE ont testé avec différentes versions d’As@lae et avec Maarch (voir plus haut), ceux qui ne sont pas encore équipés ont prévu de le faire.

Octave n’est bien sûr pas le seul outil utilisé et/ou expérimenté. La complémentarité des solutions comme celle évoquée sur le tableau https://siaf.hypotheses.org/1033 n’ayant pas échappé aux collègues. Ainsi Archifiltre, Windistats, Alldup, Data accessionner ou des outils internes sont utilisés. Le projet Cyvido en Saône-et-Loire continue quant à lui les campagnes de traitement systématiques des arborescences bureautiques déclenchées par les mises en place de plans de classement.

Et pour la suite ?

Exercice avec un lot de fichiers communs puis partage des stratégies adoptées via un atelier, Wiki, mini tutos vidéos, arbre d’outils, mise à jour de la page Hypothèses sur les outils, précisions sur les différences Docuteam/Octave, mise en place d’une communauté Octave, les idées ne manquent pas !


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