Réinformatisation des archives départementales (2011-2018) : bilan et perspectives 1/3

Cette étude est publiée en 3 parties :

  1. L’enquête SIAF 2018

  2. Les situations avant les réinformatisations

  3. Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Partie 1 : l’enquête SIAF 2018

Pourquoi une enquête ?

Depuis 2011, 30% des services départementaux d’archives ont mené ou entamé une démarche de réinformatisation, c’est-à-dire de modification substantielle de leur système d’information archivistique ayant un impact sur des fonctions de gestion et/ou documentaires et impliquant un ou plusieurs changements de logiciels ainsi que des opérations de reprise de données.

Ce phénomène, qui concernait jusqu’à présent deux à trois services par an, a pris de l’ampleur en 2016 puisque dix services se sont engagés dans cette démarche et plusieurs autres l’ont amorcé. Cette tendance semble toutefois se ralentir : d’après les rapports annuels, seuls cinq services en 2017 et trois en 2018 se sont lancés dans l’aventure.

Les clientèles des éditeurs sur le territoire s’en trouvent modifiées. Les acteurs connus de longue date, depuis les années 1980 pour Arkheïa (société Anaphore) et Gaïa (département de Seine-et Marne), les années 1990 comme Avenio commercialisé par la société Di’x ou Thot de la société Sicem, semblent céder du terrain à une génération logicielle plus récente voire disparaissent comme le produit Clara d’Ever Team. Ligeo (Empreinte digitale) et Arkothèque (1 égal 2), conçus initialement pour des besoins de diffusion au début des années 2000 ont incorporé les aspects gestion en 2010 et 2018. Mnesys (société Naoned), lancé en 2007, ambitionnait de couvrir également l’archivage électronique.

Pour répondre à l’émergence de nouvelles technologies et aux nouveaux concurrents, plusieurs éditeurs « historiques » ont renouvelé leurs offres, développé des fonctionnalités absentes, noué des partenariats ou encore incorporé les spécificités du web.

L’enquête sur les facteurs et les modalités de la réinformatisation visait ainsi à identifier les enjeux et les attentes concrètes des services engagés dans ces projets.

La méthode

Cette étude a été cadrée par une observation des différentes situations via les rapports annuels (https://francearchives.fr/article/37979), des sources en ligne et l’étude sur les sites internet commanditée par le SIAF (https://francearchives.fr/fr/article/37891).

Pour qualifier la réinformatisation et le déroulé des projets, un panel de trente-deux services a été identifié, dont 25 ayant mené une réinformatisation dite totale avec passage d’un système d’information vers un autre :

Avant

Après

  • 12 Arkhéïa

  • 5 Clara

  • 3 Gaïa

  • 3 Thot

  • 2 Avenio

  • 14 Mnesys

  • 8 Ligeo

  • 1 Arkothèque

  • 1 Thot / Arkothèque

  • 1 Ligeo / Arkothèque

L’enquête a été annoncée lors du séminaire des directeurs d’archives départementales à Rennes en novembre 2017, lequel a été également l’occasion de mener un atelier de réflexion sur « L’informatisation des services d’archives aujourd’hui: constats, réflexions et enjeux” qui a rassemblé de nombreux participants et s’est appuyé sur les situations concrètes de quatre services. [télécharger Synthese_atelier_Seminaire_Rennes]

La sous-direction de la politique archivistique du SIAF a ensuite diffusé l’enquête (un message et une liste de questions [télécharger Grille_Enquete_2018]) auprès des services faisant partie du panel : 26 départements se sont rendus disponibles pour des entretiens téléphoniques au cours du premier semestre 2018. Les réponses obtenues ont souvent été complétées par l’envoi de documentation (CCTP, fiches de procédure, etc.).


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