La dématérialisation au Conseil départemental de la Seine-Maritime : de la mise en place d’une chaîne de numérisation à l’archivage des données

Retour d’expérience proposé par Matthieu Angebault et Thomas Bernard, Archives départementales de la Seine-Maritime

Stratégie de dématérialisation et de numérisation

En 2015, le Conseil départemental de la Seine-Maritime a opté pour une stratégie de dématérialisation processus métier par processus métier (pas de numérisation de l’intégralité des flux entrants par exemple).

Pour un processus métier donné, la dématérialisation est cependant complète ou dite « de bout en bout » (full demat) : l’instruction des affaires est réalisée à l’écran et la collectivité ne gère pas de dossiers mixtes. Cela sous-entend la numérisation du flux entrant mais également la numérisation des dossiers de stock pour que l’instruction des nouvelles demandes puisse être réalisée avec l’ensemble des éléments à l’écran.

La numérisation est répartie entre deux acteurs. Un Centre de dématérialisation interne (CDD) a été créé. Sa vocation première est la numérisation du flux. Il est cependant capable de traiter ponctuellement des dossiers de stock. Ces derniers sont pour l’essentiel confiés à un prestataire externe de numérisation.

L’objectif de conférer aux dossiers numériques le statut de dossiers de référence a rapidement été validé avec, pour corollaire, la destruction anticipée des documents papier. Les jalons posés par le vade-mecum « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation »[1] ont alors pu être utilisés comme fil conducteur dans les groupes de travail.

Accompagnement des métiers

La Direction de l’autonomie du conseil départemental (DA) et la Maison départementale des personnes handicapées (MDPH) ont été retenues comme pilotes des projets de dématérialisation.

Le passage à une gestion dématérialisée a été l’occasion de réviser les plans de classement internes des dossiers et leur cycle de vie. Cela a particulièrement été le cas pour la DA où l’on est passé d’un dossier d’aide familial dont la DUA courrait à compter de la clôture de la dernière mesure à un dossier d’aide individuel géré, en matière de cycle de vie, mesure par mesure. Ce travail amont des AD avec les métiers a permis de présenter à la Direction des systèmes d’information (DSI) un cahier des charges négocié et partagé, coordonnant les besoins métiers et les besoins d’archivage.

La révision des plans de classement métiers et du cycle de vie des dossiers a également permis de préparer les dossiers de stock en vue de leur numérisation. Des opérations dites de « toilettage » ont été conduites par les agents de la MDPH et de la DA. Ces opérations consistaient tout d’abord à identifier les dossiers clos exclus du périmètre de la numérisation. Les dossiers vivants (55.000 pour la DA et 100.000 pour la MDPH) ont été épurées en application des nouvelles DUA et réorganisés afin de faire correspondre leur structure à la structure attendue pour le dossier numérique dans la GED.

Cadrage des prestations de numérisation des dossiers

Les AD ont été associés au cadrage des prestations de numérisation dès la rédaction du CCTP du marché de numérisation de masse. À ce stade l’objectif était de s’assurer de la présence de clauses faisant référence au vade-mecum : sécurisation des documents de la prise en charge jusqu’à la restitution, résolution et format des fichiers livrés, traitements autorisés sur les images, structure des livrables, métadonnées associées et contrôle qualité des prestations notamment. L’ensemble des exigences spécifiées dans le CCTP ont été affinées après notification du marché lors de points techniques préalables au lancement des prestations.

Dans la perspective de l’audit de la chaîne de numérisation, les AD ont également été fortement impliquées dans la mise en place des procédures de numérisation du CDD. La principale problématique rencontrée a été celle du contrôle qualité des prestations. Ce point a suscité de nombreuses inquiétudes tant sur le plan de l’intégration des tâches de contrôles au sein de la chaîne de numérisation que de la charge de travail représentée.

Les modalités de contrôle n’ont été arrêtées qu’après stabilisation des processus du CDD pour associer à chaque étape de la numérisation des contrôles adaptés. Pour assurer la fluidité des activités, les points de contrôles les plus fins et les plus chronophages sont positionnés en bout de chaîne, lorsque les lots numérisés répondent déjà à certains prérequis. Ainsi, on contrôlera, dans l’ordre, la cohérence entre le nombre de dossiers scannés et le nombre de dossiers à l’écran, la bonne indexation du dossier à l’usager et, enfin, la lisibilité des images et leur rattachement aux bonnes typologies documentaires.

Une fois les points de contrôles fixés, il convient de définir leur modalité précise de mise en œuvre et leur ampleur. Le premier contrôle est directement réalisé par l’opérateur de numérisation et porte donc sur l’ensemble des plis numérisés. Pour les autres contrôles, réalisés par des agents dédiés, les AD et le CDD ont opté, en complément des préconisations de la NF Z42-026[2], pour une méthodologie de contrôle par échantillon en s’inspirant de la norme NF ISO 2859-1[3]. La taille de l’échantillon contrôlé est déterminée en fonction de la taille du lot numérisé (nombre de dossiers ou nombre de page numérisés en une journée) et du niveau – plus ou moins fin – du contrôle. La norme permet également de s’engager sur un taux de qualité en faisant varier le nombre maximum d’erreurs acceptables pour un échantillon contrôlé. Cette possibilité a été retenue pour les derniers points de contrôle réalisés sur les images.

Lorsque le nombre maximum d’erreur est atteint, les contrôles s’arrêtent et le lot est rejeté. La numérisation ou l’indexation sont reprises et les contrôles relancés jusqu’à validation du lot. Un niveau de contrôle renforcé est appliqué à l’initialisation des prestations et jusqu’à leur stabilisation sur le plan qualitatif. Ce niveau de contrôle plus strict est réactivé dès que le contrôles mettent en évidence une dégradation de la qualité des livrables.

Audit de la chaîne de numérisation des dossiers de stock de la MDPH

Cet audit a été réalisé en trois phases : audit des méthodes de travail du prestataire de numérisation en juin 2017, audit des infrastructures informatiques de stockage du Conseil départemental, la même année, et audit du CDD en 2019, en clôture de la phase d’élaboration des procédures internes de numérisation.

Les audits ont été conduits sur pièce puis sur site en suivant la grille proposée par le vade-mecum. Ils n’ont laissé apparaître aucun point bloquant dans la démarche de dématérialisation. Une autorisation d’élimination anticipée 6 mois après numérisation a donc pu être délivrée. Cette autorisation est assortie de remarques portant principalement sur la sécurité des espaces dédiés à la conservation des dossiers papier, la répartition des tâches au sein du CDD pour assurer une continuité de service et la coordination des acteurs. Un bilan des actions correctives mises en place sera effectué en mai 2020 dans le cadre de l’instruction du renouvellement de l’autorisation d’élimination.

Les destructions de dossiers numérisés n’ont cependant été autorisées par les AD qu’après signature par la MDPH, le CDD, la DSI et les AD d’une Charte qualité pour la numérisation fidèle de documents[4]. Cette charte, basée sur le modèle proposé par le SIAF[5], définit les principes et les règles à mettre en œuvre afin de garantir la création de copies numériques fidèles et fixe les responsabilités de chacun. Cette charte sera déclinée pour chacune des chaînes qui seront auditées et, en premier lieu, le flux MDPH en 2020.

L’archivage des dossiers numériques n’a pas été exigé pour la délivrance de l’autorisation initiale. Un délai d’un an a été convenu entre la DSI et les AD. C’est donc le renouvellement de l’autorisation d’élimination qui est conditionné à la mise en production d’un outil d’export de données de la GED.

Gestion du cycle de vie et archivage des dossiers MDPH numériques

Le socle technico-fonctionnel sur lequel s’appuie la dématérialisation a fortement évolué en 2015. Les différents systèmes de GED nativement connectés aux applications métier ont été remplacés par un système de GED unique (Alfresco). Dans ce contexte d’urbanisation, les métadonnées présentes en GED ne permettent en aucun cas de gérer le cycle de vie des dossiers numériques. L’export des données repose donc sur la mise en relation et la combinaison de données de gestion issues de l’application métier et de la GED.

Le point de départ du processus d’archivage est une requête dans l’application métier permettant d’identifier les usagers de la MDPH disposant d’un dossier dont la DUA est échue. Un rapport de requête est livré sous la forme d’un tableur Excel contenant les métadonnées attendues pour la description de haut niveau des dossiers : nom de l’usager, sexe, date de naissance, dates extrêmes, etc. Le rapport contient également une métadonnée « clé GED » permettant d’associer un usager dans Génésis à son dossier en GED.

Un générateur XML SEDA, issu de développements internes au format JSON et connecté à la GED, est ensuite utilisé. Après avoir été éventuellement épuré pour sélection d’un échantillon, le rapport de requête est chargé dans cet outil et associé à un modèle de bordereau de transfert. Un bordereau de transfert SEDA 1.0 peut alors être produit : le générateur encode les données du rapport de requête et, lorsqu’il rencontre une métadonnée « clé GED », appelle Alfresco via un web service. Il récupère alors et encode dans le bordereau les métadonnées issues de la GED : intitulé des répertoires, sous-répertoires et documents. Dans un second temps, le générateur exploite le bordereau pour extraire les documents de la GED et générer un paquet SEDA (bordereau de transfert et pièces jointes sous la forme d’un fichier compressé).

Générateur interne XML SEDA. Colonne à gauche : liste des métadonnées disponibles, en haut de l’écran, les premières valeurs du tableur Excel chargé et sur la partie basse, le modèle de bordereau de transfert SEDA (partie dossier de l’usager).

Le paquet SEDA est versé dans le SAE As@lae (version 1.6.7) via la fonction « Transfert pré-formaté ». Les tests de performance réalisés fin 2019 ont permis l’export de 40 Go de données de la GED (2000 dossiers) et le versement d’un paquet de 13 Go de données (7000 fichiers / 600 dossiers) dans le SAE.

Fichier XML SEDA, balises correspondant à un dossier usager.

Le générateur dispose également d’une fonction de suppression de données qui permet, toujours sur la base d’un bordereau XML SEDA, de procéder aux éliminations réglementaires dans la GED.

Le choix de ne connecter le générateur qu’à la GED et non à l’application métier permettra de le mettre en œuvre facilement et sans développement complémentaire pour l’ensemble des flux documentaires pris en charge par Alfresco. La connexion au SAE sera examinée dans un second temps, lorsque le volume et la fréquence des flux le justifieront.

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[1] Dénommé « vade-mecum » dans la suite de l’article.

[2] Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations

[3] Règles d’échantillonnage pour les contrôles par attributs – Partie 1 : procédures d’échantillonnage pour les contrôles lot par lot, indexés d’après le niveau de qualité acceptable

[4] Le prestataire n’a pas été inclus car ses modes opératoires sont fixés par le CCTP et les documents de cadrage établis après notification du marché.

[5] https://francearchives.fr/file/ff3319f66e51aa8c35970bfde2f7bc12bbe68361/BDR_06_Charte_qualite.pdf


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