Le dossier de carrière : quelles évolutions, quelle sélection ?

Contexte

La ministre de la Réforme de l’État, de la Décentralisation et de la Fonction publique et la ministre de la Culture et de la Communication ont co-signé le 21 décembre 2012 un arrêté relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique. Cet arrêté établit une nomenclature des pièces constitutives du dossier individuel d’agent public, avec, pour chacune d’entre elles, une durée de conservation en gestion courante et un sort à l’issue de cette durée. Le Service interministériel des Archives de France (SIAF) a ensuite rédigé des mesures de simplification qui précisent les modalités d’application de cet arrêté pour l’ensemble des dossiers d’agent, y compris sur support papier. La question du sort final du dossier d’agent dans son ensemble restait à traiter.

Cette typologie se trouve dans l’ensemble des institutions. Elle a donc été jugée prioritaire pour être réévaluée à l’aune des préconisations du cadre méthodologique sur l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques, validé par le comité interministériel des Archives de France.

Un des principaux problèmes auquel est confronté l’archiviste pour son évaluation tient à la compréhension du processus de gestion des ressources humaines dans la sphère publique et ce, afin d’éviter la redondance d’informations. Ce questionnement devient primordial dans le cadre de la mise en place d’un projet de dossier d’agent dématérialisé : l’analyse fine des processus est indispensable pour remédier à l’actuelle fragmentation du dossier d’agent entre les différents niveaux de la hiérarchie administrative. Le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011, qui introduisait la possibilité de dématérialiser le dossier d’agent, rappelait en outre la nécessité de conserver les pièces du dossier d’agent sur un support unique (article 2) : cette obligation découle de l’article 18 de la loi du 13 janvier 1983 et de la jurisprudence liée qui interdisent l’existence à deux endroits de pièces constitutives d’un même dossier d’agent.

Au-delà de la dématérialisation, l’augmentation des effectifs de la fonction publique dans la première moitié du XXe siècle va confronter prochainement les services publics d’archives à la gestion prochaine d’une masse de plus en plus importante de dossiers d’agent dont la durée d’utilité administrative (DUA) sera échue, alors même que le contenu informationnel des pièces produites est parfois plus faible qu’auparavant.

Méthode de travail

Pour cette réflexion, un groupe de travail a été constitué regroupant des représentants des Archives communales, des Archives départementales, des Archives nationales, des missions des Archives de France auprès des ministères et des services d’archives des ministères économiques et financiers et de la Défense.

Le groupe a commencé par effectuer des dépouillements de dossiers d’agents d’époques, d’institutions et de corps variés afin de recenser les documents présents et d’apprécier la richesse des informations contenues. Ces travaux ont abouti au constat d’une importante hétérogénéité des pratiques de gestion et des documents contenus dans ces dossiers. Il serait donc illusoire de vouloir dégager des tendances générales à même d’orienter nationalement les choix de sélection. L’archiviste se doit d’évaluer au cas par cas, suivant l’époque, l’institution concernée et les autres sources conservées, l’opportunité d’une conservation à titre définitif.

Contenu des préconisations à venir

Le texte qui tirera les conclusions des travaux de ce groupe sera donc d’abord une aide à la décision pour les archivistes devant évaluer un ensemble de dossiers d’agent. Il présentera un bilan des critères de sélection de ces dossiers, suivant la grille d’évaluation recommandée par le cadre méthodologique sur l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques. Une chronologie et une bibliographie donneront des éléments de contexte historiques et historiographiques. L’ensemble des usages possibles de ces dossiers (de la généalogie à l’histoire ou la sociologie) doit être pris en compte avant de décider de leur sort final.

Le texte renouvellera aussi le sort final de chaque document constitutif du dossier d’agent afin de permettre, à l’issue de la DUA, un tri interne en cas de versement, particulièrement utile dans le cadre des projets d’archivage électronique de dossiers d’agent.

Enfin, le présent texte donnera également des recommandations pour le traitement de ces archives (classement, description et diffusion des instruments de recherche), pour tenir compte notamment de la spécificité de ces archives en termes de données à caractère personnel.


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