D’un standard national d’échange de données pour l’archivage à un projet de norme ISO

Les Archives de France élaborent le dispositif réglementaire et normatif qui permet aux services publics d’archives d’assurer leurs missions, notamment concernant l’archivage numérique. C’est ainsi que depuis 2006, elles maintiennent et font évoluer un Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) visant à faciliter les échanges entre les systèmes d’information des services publics d’archives et de leurs partenaires (administrations productrices d’archives publiques, utilisateurs…). Le SEDA constitue aujourd’hui un élément de structuration fort pour les services qui l’utilisent dans la mesure où le formalisme utilisé permet de contrôler finement les échanges, les objets qui sont échangés et une partie des accords établie dans les conventions entre les services qui échangent des données. Inscrit dans le Référentiel général d’interopérabilité (RGI), le SEDA fait partie des standards sur lesquels s’appuie la solution logicielle d’archivage numérique VITAM en cours de développement.

Pour consolider ces apports, les Archives de France ont travaillé et continuent à œuvrer dans plusieurs directions. Du point de vue de la gouvernance du standard, un comité de pilotage a été mis en place regroupant différents acteurs ayant déjà une expérience de la mise en œuvre du SEDA. Du point de vue de l’outillage, un outil a été spécialement conçu pour aider à la création de modèles de description associés à une typologie d’archives – les profils – (SHERPA). Enfin, après deux révisions successives, respectivement en 2010 et 2012, le SEDA a fait l’objet d’une normalisation dans le cadre de la commission « interopérabilité technique » (CN46-4) de l’Association française de normalisation (Afnor). Cette démarche normative était souhaitée tant par les services d’archives publics que les prestataires de tiers-archivage ayant obtenu l’agrément du ministère de la Culture pour la conservation d’archives publiques numériques pendant l’âge courant et intermédiaire ou encore les éditeurs de solutions logicielles. D’autres communautés (banques, éditeurs de coffres-forts numériques) manifestaient également leur intérêt pour une telle initiative. Le processus de normalisation s’est donc déroulé tout au long de l’année 2013, un groupe d’experts étant constitué au sein de la CN46-4 à partir de volontaires issus du comité de pilotage du SEDA et suite à un appel à participation diffusé par l’Afnor. Les travaux ont abouti à la publication, en janvier 2014, de la norme NF Z 44-022 « Modélisation des Échanges de DONnées pour l’Archivage » ou MEDONA.

Le processus de normalisation s’est poursuivi, avec le portage de la norme MEDONA auprès de l’Organisation internationale de normalisation (ISO). En lien avec les objectifs de l’État en termes de simplification administrative et de dématérialisation, le portage à la normalisation internationale de la norme Afnor répondait à plusieurs objectifs :

  • lui conférer une portée internationale et limiter ainsi le risque de se voir imposer une norme non compatible venue d’ailleurs ;
  • augmenter le rayonnement de la norme en élargissant le marché des éditeurs de logiciels qui la mettront en œuvre et faire baisser les coûts d’investissement pour les administrations qui voudront réaliser des versements dans des systèmes d’archivage numérique ;
  • élargir le domaine d’application des archives à toute entité chargée d’assurer à terme la pérennisation d’objets numériques (musées, bibliothèques) et au secteur privé (retrait des spécificités du secteur public) ;
  • renforcer et promouvoir l’expertise française en matière d’archivage numérique.

Relativement complexe, le processus s’est déroulé en cinq phases s’accompagnant à chaque fois du vote des pays membres de l’ISO : proposition, préparation, comité, enquête et approbation. La nouvelle norme  ISO 20614 « Protocole d’échange de données pour l’interopérabilité et la préservation » (DEPIP) a donc été publiée en novembre 2017 en anglais et en français, et la norme NF ISO 20614 vient de l’être à son tour.

Tout au long du processus de normalisation ISO, la principale difficulté a été de trouver un équilibre entre les attentes des pays et organisations membres du sous-comité sur l’interopérabilité du comité technique « Information et documentation » (TC46/SC4) et le respect du consensus auquel la commission nationale CN46-4 était parvenue. L’enjeu était de ne pas remettre en cause les implémentations et les spécifications auxquelles la norme MEDONA a déjà donné lieu. Ces échanges à un niveau international ont néanmoins entraîné des évolutions significatives. En effet, la norme ISO 20614 ne concerne plus seulement les services d’archives mais son périmètre a été élargi à toute entité chargée d’assurer à terme la pérennisation d’objets numériques. De plus, la norme DEPIP est davantage alignée sur d’autres normes, notamment le modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information (OAIS), ce qui a amené à revoir la terminologie et les concepts utilisés. Une liaison a par ailleurs été établie avec le TC20/SC13 « Systèmes de transfert des informations et données spatiales », qui est chargé de maintenir la norme OAIS, afin de faciliter le rapprochement entre les deux textes. La nouvelle norme NF prévoit également le développement de profils normalisés internationaux propres à un domaine ou génériques spécifiant différents niveaux d’interopérabilité qui pourront être développés en soutien aux responsables de la mise en œuvre de la norme. Enfin, le XML n’est plus la seule possibilité pour implémenter DEPIP, d’autres technologies (JSON) sont possibles et les parties les plus techniques ont été sorties de la norme (schéma xsd, cas d’usage figurant dans les annexes de MEDONA) pour être mises à disposition sur un site ISO qui sera enrichi progressivement d’exemples de mise en œuvre.

Un webinaire, organisé le 2 mai prochain par l’Afnor, sera l’occasion de revenir sur le déroulement du projet, ses différents acteurs et les évolutions significatives de la norme NF Z 44-022 à la norme NF ISO 20614.

Claire SIBILLE – DE GRIMOÜARD,
Sous-directrice de la politique archivistique.

Service interministériel des archives de France

 

NIVEAU DE
FORMALISATION

PÉRIMÈTRE

SEDA

Standard

Services publics
d’archives

MEDONA

Norme française
(NF Z 44-022)

Tout service
d’archives

DEPIP

Norme
internationale (NF ISO 20614

Tout entité
chargée d’assurer la conservation d’archives
numériques

Lancement d’une concertation nationale sur l’évaluation et la collecte des archives publiques

Quelles archives collecter aujourd’hui et transmettre demain aux générations futures ? C’est le débat qu’a lancé Françoise Nyssen, ministre de la culture, le 8 février 2018, lors d’une matinée organisée par les Archives de France au Conseil économique, social et environnemental.

En effet, de nombreux signaux en provenance des services publics d’archives et le récent rapport de Christine Nougaret, Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l’ère numérique, amènent à s’interroger sur la pertinence et la qualité des documents collectés aujourd’hui, sur la base de principes et de méthodes élaborés pour l’essentiel au moment de la parution de la première loi sur les archives, en 1979. Dans le même temps, les usagers demandent une plus grande transparence sur les processus de tri, de sélection et d’élimination menés par les archivistes.

« Nous ne ferons pas d’économie sur notre mémoire » a déclaré d’emblée la ministre qui a dissocié le débat sur les archives des nécessités budgétaires, tout en plaidant pour « un débat de société » rassemblant bien au-delà de la stricte communauté archivistique.

La première étape de ce débat se déroulera sur une plateforme de consultation accessible à tous sur internet et qui s’ouvrira le 16 avril prochain. La concertation se poursuivra ensuite au sein du Conseil supérieur des archives et fera l’objet d’une restitution au public au début de l’année 2019.

Restitution sonore de la matinée débat du 8 février 2018 : « Évaluation et collecte des archives publiques : vers une politique renouvelée ? »

Retrouvez ici les enregistrements sonores des différentes interventions* :

Mot d’accueil de M. Patrick Bernasconi, président du Conseil économique, social et environnemental (CESE).

Discours de Mme Françoise Nyssen, ministre de la Culture.

Allocution d’ouverture de M. Hervé Lemoine, directeur chargé des Archives de France.

Table-ronde 1 : « Craindre ou espérer ? Les enjeux de la collecte et de l’évaluation au prisme des archivistes ». Animée par Catherine Junges, cheffe du bureau du contrôle et de la collecte des archives publiques au Service interministériel des Archives de France avec Françoise Banat-Berger, directrice des Archives nationales, Céline Guyon, première vice-présidente de l’association des archivistes français, Mireille Jean, directrice des Archives départementales du Nord, et Hélène Laverdure, directrice de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Table-ronde 2 : « Craindre ou espérer ? Les enjeux de la collecte et de l’évaluation au prisme des usagers des archives ». Animée par Bruno Galland, directeur des Archives départementales du Rhône et de la métropole de Lyon avec Thierry Chestier, président de la Fédération française de généalogie, Antoine Djikpa, président de l’association professionnelle Généalogistes de France, Gilles Morin, historien et président du comité des usagers des Archives nationales, Annette Wieviorka, historienne et membre du Conseil supérieur des archives.

Débat

Discours de clôture de M. Jean-Louis Debré, président du Conseil supérieur des Archives.

 

* Dans le cadre de cette mise en ligne, l’accord des intervenants a été sollicité.

 

Le bureau du contrôle et de la collecte des archives publiques, Service interministériel des Archives de France.

Journées AD-Essor 2017 de retours d’expérience sur les projets de SAE

Les journées des 30 mars et 6 avril 2017 ont réuni, dans les locaux du ministère de la Culture, l’ensemble des porteurs des projets subventionnés au titre du troisième appel à projet lancé en 2016. Elles ont été l’occasion de faire le point sur l’état d’avancement de chaque projet en rapport avec les objectifs annoncés dans le dossier de demande de subvention et d’échanger au sujet des enjeux, difficultés et perspectives autour de ceux-ci.

L’appel à projet AD-ESSOR 2016 a permis de subventionner 21 projets portés en majorité par des services d’Archives départementales, mais également par des Archives municipales et communautaires ou par un syndicat mixte, pour un total de 446 253 €. La majorité de ces projets s’appuie sur des dispositifs mutualisés et touche à la mise en place d’un SAE intermédiaire et définitif.

Les différents porteurs de projet subventionnés ont présenté leur situation et leur état d’avancement. Les journées des 30 mars et 6 avril ont été l’occasion d’échanger sur des questions transverses partagées par les participants dont le présent compte rendu se propose de faire la restitution. Continuer la lecture de Journées AD-Essor 2017 de retours d’expérience sur les projets de SAE 

Journée régionale AD-Essor Bretagne

Le 8 décembre dernier s’est tenue une réunion en région Bretagne sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales du Morbihan. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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I. L’archivage numérique dans le département du Morbihan

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Journée régionale AD-Essor Poitou-Charentes

Le 29 novembre dernier s’est tenue une réunion dans l’ex-région Poitou-Charentes sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de la Vienne. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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