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Dématérialisation et archivage des dossiers d’étrangers à la préfecture de Seine-Maritime

Ce retour d’expérience est proposé par Matthieu Angebault et Thomas Bernard, Archives départementales de la Seine-Maritime

Le cas des dossiers d’étrangers en préfecture

Contexte

 L’archivage des dossiers numériques d’étrangers, et plus particulièrement des demandes de titres de séjour, est un sujet déjà largement analysé au sein de la profession. Tandis que la préfecture des Ardennes avait développé un module d’export des dossiers au format SEDA[1] fonctionnant avec le logiciel de GED[2] Gargantua, le groupe de travail constitué sous l’égide du Service interministériel des Archives de France a produit la circulaire DGP/SIAF/2011/021 du 15 novembre 2011, qui donnait des règles quant à la gestion du cycle de vie des dossiers d’étrangers et proposait un profil d’archivage. Cependant, force est de constater que les modalités d’application de ces dispositions dans les préfectures ont été variables, et le plus souvent presque inexistantes.

 En Seine-Maritime, la dématérialisation des dossiers d’étrangers a démarré en 2005. Elle porte en priorité sur le flux des demandes de titres de séjour, mais s’est également étendue au stock et à d’autres typologies comme les dossiers d’éloignement. La chaîne de numérisation repose sur une application nationale AGDREF, qui contient les données dont la conservation est à la charge des Archives nationales, et une GED locale, Gargantua[3], qui contient les documents dont la conservation est à la charge des Archives départementales. La préfecture est concernée depuis l’origine, tandis que la sous-préfecture du Havre vient de se lancer dans la dématérialisation. Le sujet n’est pas anodin dans la mesure où plus de 10 000 dossiers sont instruits chaque année en matière de séjour par la préfecture de Seine-Maritime.

 L’intervention des Archives départementales

 La numérisation des dossiers d’étrangers et la gestion des originaux papiers sont des questions qui sont suivies depuis le début par les Archives départementales de Seine-Maritime. Les échanges entre le service et la préfecture avaient fait apparaître un besoin de définition d’un périmètre précis pour la numérisation et de révision des procédures internes pour une meilleure efficacité. Par ailleurs, le classement et le nommage des dossiers et documents en GED n’étaient pas formalisés, et les mécanismes de gestion du cycle de vie et d’archivage déjà présents dans Gargantua (distinction entre base active et base archives) n’étaient pas maîtrisés.

 En 2017, le contexte est devenu favorable. Côté préfecture, la présence d’un référent Archives bien identifié, le recrutement d’un développeur au SIDSIC[4] et l’installation de la GED en sous-préfecture du Havre ont été des leviers. Aux Archives départementales, la mise en production d’un SAE en 2017, reposant sur le logiciel As@lae édité par Libriciel SCOP, a doté le service des outils nécessaires à l’archivage pérenne des dossiers numériques.

 Les contours d’un projet ont ainsi pu être délimités autour de trois axes principaux : l’organisation de l’arborescence des dossiers en GED par un plan de classement, l’export des dossiers qui se trouvent dans Gargantua pour archivage définitif dans le SAE[5] des Archives départementales et l’audit de la chaîne de numérisation en vue d’une autorisation de destruction anticipée des originaux papiers après numérisation. Seuls les deux premiers points ont été instruits à ce stade.

Organiser les dossiers en GED

 La première étape a consisté à travailler sur un plan de classement des dossiers d’étrangers en GED, en repartant d’un travail mené par les Archives départementales et la préfecture du Calvados. Cette organisation, voulue simple afin de ne pas transformer radicalement les habitudes de travail des opérateurs de numérisation, reflète les différentes procédures relatives aux événements qui peuvent survenir dans le parcours d’un étranger (asile, séjour, regroupement familial, éloignement, naturalisation, etc.). Des consignes de nommage ont également été diffusées afin de standardiser la structure des dossiers et sous-dossiers. Enfin, le traitement des dossiers en doublon sur la base d’un premier repérage demeure à mener.

Exporter les dossiers d’étrangers numériques

 L’export des dossiers numériques qui se trouvent dans Gargantua constitue la principale difficulté à laquelle les archivistes et la préfecture ont été confrontés. Vraisemblablement issu des expérimentations menées dans les Ardennes, un module d’export SEDA existe nativement dans Gargantua. Les tests menés à partir de ce module n’ont toutefois pas permis d’aboutir à un paquet conforme au standard d’échange, si bien qu’il a fallu repartir de zéro.

 En partant d’un bordereau modèle spécifié par les Archives départementales, le SIDSIC a pu développer un fichier de configuration au format JSON permettant de faire la correspondance entre les données et documents présents dans Gargantua et la structure du SEDA telle qu’elle est préconisée par la circulaire de 2011. Cet outil a permis de produire, pour chaque année, un paquet contenant un fichier XML au format SEDA 1.0 et un fichier ZIP contenant les objets-données. Le fichier XML est construit selon trois niveaux d’objets d’archives : le dossier, au nom de l’étranger, qui porte les métadonnées issues d’AGDREF (identifiants, dates, informations d’état civil, nationalité, etc.), le sous-dossier, pour chaque événement (première demande, renouvellement de titre, etc.) et le document.

 Les Archives départementales ont fait le choix d’opérer un versement intégral et non un échantillonnage, en raison de la valeur administrative de ces dossiers. Les dossiers papiers plus anciens déjà versé aux Archives départementales font en effet l’objet de nombreuses demandes de recherche de la part du public, surtout à des fins de preuve, mais aussi pour la recherche historique.

 

Structure XML-SEDA pour un dossier d’usager

Cycle de vie et métadonnées

 Il existe en théorie au sein de Gargantua une métadonnée au niveau de chaque dossier intitulée « date de fin de validité du dernier titre délivré », qui devrait permettre d’opérer un export des dossiers clos depuis plus de cinq ans en application de la circulaire susdite.

 Or, les premiers exports réalisés par le SIDSIC ont rapidement mis en évidence le fait que cette information n’est pas systématiquement mise à jour lorsqu’un nouveau titre est délivré à la personne, si bien que la date indiquée est régulièrement obsolète, le dossier pouvant même contenir des documents postérieurs à cette date. Le problème tient du mode d’alimentation des métadonnées dans Gargantua : les informations tirées d’AGDREF sont importées lorsqu’un dossier est ouvert par l’édition d’une « feuille patch » qui est lue par le scanner, mais elles ne sont pas écrasées lorsque de nouveaux événements surviennent dans la vie du dossier.

 Il a donc fallu adopter une approche « pragmatique » consistant à combiner la date de fin de validité du dernier titre délivré avec la date du document le plus récent. En appliquant un délai de sécurité de dix ans, soit la durée maximale d’un titre de séjour, cette méthode a permis de s’assurer que seuls des dossiers véritablement clos seraient exportés.

État de la volumétrie des versements de dossiers d’étrangers par année. Note : les premières années sont essentiellement constituées de dossiers vides constitués à partir de la reprise des données d’AGDREF.

Conclusion

 Bien que majoritairement composés de pièces justificatives, les dossiers d’étrangers sont un exemple de données issues d’un système d’information déconcentré de l’État pour lequel la continuité est très forte avec les dossiers papiers conservés aux Archives départementales dans les séries modernes et en série W. Permettant de retracer l’histoire de l’immigration au sein du département, ils ont une dimension locale et une valeur ajoutée manifestes.

 Le projet d’archivage numérique des dossiers d’étrangers a amené les Archives départementales de la Seine-Maritime à changer d’échelle en matière d’utilisation de leur SAE, dans la mesure où les exports annuels font état de volumétries importantes, non en taille brute des objets-données (il s’agit d’une numérisation de faible qualité), mais en nombre d’objets d’archives dans les bordereaux SEDA. De telles quantités posent la question de la capacité des outils actuels à traiter, à la fois lors de l’import puis au moment de la recherche, des cas réels de versements annuels concernant des procédures dématérialisées touchant un grand nombre d’usagers. Cette question est sans doute destinée à devenir cruciale dans un contexte où, en dehors des flux « traditionnels » liés aux finances, au contrôle de légalité ou aux marchés publics, il sera difficile de mettre en place des procédures d’exports fréquents et automatisés depuis les applications. Les Archives départementales sont en effet dans la plupart des cas confrontées à des systèmes vieillissants dans lesquels les mécanismes d’archivage sont embryonnaires, et où il importe en premier lieu d’obtenir une extraction exploitable. 

 À ce titre, le travail mené sur les dossiers d’usagers de la MDPH est un contre-exemple qui illustre une fois de plus l’intérêt du positionnement en amont de l’archiviste dans le déroulement d’un projet de dématérialisation.

__________

[1]     Standard d’Échange de Données pour l’Archivage.

[2]     Gestion Électronique de Documents.

[3]     À ce jour, le logiciel Gargantua édité par SIATEL équipe environ 55 préfectures.

[4]     Service Interministériel Départemental des Systèmes d’Information et de Communication.

[5]     Système d’Archivage Electronique

Construire des points d’accès unifiés vers les archives : l’expérience FranceArchives

Le portail FranceArchives, agrégateur national des archives, a vocation à proposer un accès fédéré aux métadonnées archivistiques à destination de tous types de publics. Ouvert en mars 2017, il est le fruit d’un développement en méthode agile, piloté par le Service interministériel des archives de France et réalisé par la société Logilab. Le lancement des développements d’une deuxième version – qui doit porter un certain nombre d’évolutions et approfondissements de la première version – est l’occasion de faire un premier bilan et de revenir ici sur les traitements spécifiques réalisés sur les données d’indexation des instruments de recherche.

Les possibilités offertes par la recherche plein texte n’ont pas fait disparaitre la nécessité de produire et de diffuser des métadonnées structurées et indexées. Dans la lutte contre le « bruit » les entités normalisées, non ambiguës et compréhensibles par les humains comme par les machines apparaissent aujourd’hui comme d’incontournables alliés. Le traitement des entités lieux, agents, sujets liés aux unités de description permet de construire des points d’accès cohérents vers les archives, à l’échelle d’une diffusion nationale, et plus largement à l’échelle du web. Les résultats de ces traitements mutualisés sur le portail FranceArchives ont été publiés sur le portail data.culture, ils sont ouverts à la réutilisation notamment celle des services producteurs qui souhaiteraient les exploiter dans leurs propres systèmes.

Point de départ : des inventaires et des entrées d’index

FranceArchives agrège des données de nombreux services, données qui témoignent de pratiques d’indexation hétérogènes : du point de vue de la granularité, de la normalisation du libellé, des référentiels utilisés. Par ailleurs, on constate que la part des instruments de recherche possédant des entrées d’index explicitement liées à un référentiel est faible. L’objectif des traitements décrits ici était de lier ces entités à des référentiels, et de grouper les entrées d’index faisant référence à la même entité afin de constituer un corpus d’autorités homogène, pérenne et normalisé pour mieux les valoriser.

Au départ, il y a l’indexation réalisée par les services d’archives : l’action d’associer une personne, un lieu, une collectivité, un thème à un fonds ou à un document d’archives. Le format de description le plus représenté sur FranceArchives est l’XML-EAD qui formalise le principe de description arborescent de la norme ISAD(G). Ce format permet une indexation spécifique à tous les niveaux de la description. Sur le portail, on applique aux entrées d’index le principe d’héritage des informations de niveau haut aux niveaux subordonnés : toutes les unités de description subordonnées héritent des entrées d’index liées aux unités de description parent. Le schéma ci-dessous explicite le modèle de données opérant sur le portail. Le niveau haut d’un instrument de recherche (findingaid) peut être lié à un ou plusieurs niveaux de description enfant (facomponent). On attribue automatiquement aux entrées d’index lieux, agents, sujets (geogname, persname, famname, corpname, function, occupation, subject) contenus dans un élément <controlaccess> d’une unité de description, une autorité miroir de l’entrée d’index. L’autorité devient en quelque sorte un double de l’entrée d’index qui va pouvoir être manipulé : aligné, regroupé, renommé, restitué. On ne manipule pas directement les entrées d’index afin de pouvoir conserver la trace de l’information initiale, telle qu’elle a été transmise par le service d’archive producteur de la donnée. Les autorités sont accessibles sur le portail et valorisées notamment à travers l’auto-complétion, voici par exemple l’autorité désignant la ville de Mâcon en Saône-et-Loire et les descriptions d’archives qui lui sont associées.

Modélisation partielle des instruments de recherche XML-EAD et des entités lieux, agents, sujets sur FranceArchives

Vers des autorités normalisées et unifiées

Plusieurs traitements automatisés ou manuels peuvent s’appliquer aux autorités une fois créées : l’alignement vers un référentiel externe, le groupement d’autorités désignant la même entité, la modification du libellé de l’autorité. Ces traitements peuvent s’appliquer à l’import de données sur le portail ou bien a posteriori, une validation humaine est systématiquement requise. Chaque manipulation est sauvegardée et rejouée lors des mises à jour de données. Les URI des autorités sont pérennes.

L’interface du back office permet d’exporter les autorités de chaque service partenaire au format CSV, de les traiter dans un logiciel tierce et de les réimporter. Elle permet également l’administration unitaire de l’autorité. L’alignement permet de lier explicitement une entité déjà référencée, identifiée sur le web et une autorité FranceArchives. C’est également l’opportunité d’enrichir l’autorité à partir d’informations existantes. Par exemple, lorsqu’on lie une autorité FranceArchives à une entité personne sur data.bnf.fr ou wikidata, une requête est envoyée à l’entrepôt SPARQL d’une de ces bases de connaissances. Une description ainsi que les dates d’existence sont récupérées et affichées sur le portail, exemple avec Robert Debré. Les alignements des noms de lieux ont permis la récupération des coordonnées géographiques disponibles dans les bases GeoNames et la base adresse nationale, voir la carte des lieux des archives. Enfin, les référentiels spécifiques archives sont également utilisés et valorisés. Les sujets sont alignés automatiquement vers le thésaurus-matières pour la description des archives locales (ex-thesaurus W), la prise en compte des termes rejetés dans la recherche est en projet. Le portail intègre des notices EAC permettant la description des personnes et collectivités liées aux instruments de recherche par l’intermédiaire des entrées d’index, exemple avec Alain Juppé décrit par les Archives nationales. Outre l’alignement, l’action de regroupement d’autorités vers une seule permet de rationaliser les entités produites par les différents services d’archives. En effet, on recense sur le portail de nombreuses entrées d’index qui désignent une même entité dans le monde réel. Par exemple les entrées « Nîmes (Gard, France) » et « Nîmes (Gard) » désignent la même ville, tout comme « Charles de Gaulle, général » et « De Gaulle, Charles (1890-1970 ; général) » désignent la même personne. Il s’agit alors de fusionner deux entités sans en supprimer : une redirection http est appliquée lorsqu’on groupe A vers B, on choisit comme cible l’autorité la plus normalisée.

Focus sur l’alignement des autorités lieux sur le portail

Le succès de ces différentes opérations de traitement est largement corrélé à la précision et au degré de normalisation des entrées d’index traités en entrée. En effet, les scripts d’alignements sont construits de manière à interpréter les informations telles qu’on s’attend à les trouver organisées dans les entrées d’index, c’est-à-dire en fonction des normes d’indexation actuellement en vigueur. La pratique d’indexation des lieux, à la différence de celle des personnes, nous est apparue relativement suivie et normalisée. Il s’est de ce fait avéré pertinent d’automatiser largement les opérations d’alignement et de groupement pour les lieux.

Le script d’alignement des lieux vers GeoNames et la Base adresse nationale a été réalisé en fonction de la norme NF Z44-081 Documentation – Catalogage des documents cartographiques – Forme et structure des vedettes noms géographiques. La norme prescrit une organisation spécifique des différents niveaux d’information au sein de chaque vedette géographique. La ponctuation offre un cadre, l’alignement s’appuie donc nécessairement sur ce cadre : avant la parenthèse ouvrante on s’attend à trouver un point d’accès, entre parenthèse : des descripteurs, après deux tirets une subdivision, exemple : Bagnères-de-Bigorre (Hautes-Pyrénées, France) — Tour des Jacobins. Les entités distribuées sur GeoNames sont quant à elles organisées dans une ontologie. Chaque entité appartient à une classe qui la définit en partie : par exemple l’entité du département du Doubs appartient à la classe administrative, la rivière du Doubs appartient à la classe cours d’eau, ces deux entités portent pourtant le même nom. L’enjeu de la construction du script d’alignement était de faire converger ces deux organisations : celle portée par le norme NF Z44-081 et celle portée par l’ontologie GeoNames. À titre d’exemple, la liste des principaux termes génériques recommandés en désignation (château, chaine de montagne, estuaire, forêt, etc.) a été rapprochée des différentes classes de GeoNames afin d’aiguiller l’alignement vers les entités appropriées : en fonction du terme identifié en désignation dans la vedette géographique, l’alignement est tenté vers une classe d’entité spécifique. On a pu constater que la formation de la vedette géographique, lorsqu’elle n’est pas complètement normalisée répond souvent à un besoin local de description : certains descripteurs sont simplement sous-entendus. Par exemple, un service d’archives municipal indexe uniquement les rues, puisqu’à son échelle la ville est sous-entendue, un service d’archives départemental inscrit le département en descripteur uniquement lorsqu’il se situe hors de son département. Dans un contexte de diffusion nationale, voire internationale, ces logiques sont inopérantes. Afin de contourner ce phénomène, on ajoute un paramètre supplémentaire : celui du département ou de la ville du service producteur de la donnée dans les cas d’absence de descripteurs.

Conclusion

L’objectif de ces traitements est de clarifier, d’enrichir et d’inscrire les métadonnées archivistiques dans le web de données. Ces travaux ne sont actuellement permis que par la présence d’entrées d’index au sein des instruments de recherche réalisés par les archivistes et le succès des opérations de traitement est largement corrélé au degré de structuration de ces dernières. L’équipe FranceArchives ne peut qu’encourager le renforcement d’une pratique d’indexation normalisée au sein des services d’archives, en lien avec les perspectives offertes par le modèle de données Record in Context (RiC-CM), modèle qui affirme la pertinence de construire des entités lieux, agents, sujets, gravitant autour des archives et contribuant indirectement à leur description et enrichissement. Enfin les projets de reconnaissance d’entités nommés au sein de textes bruts offrent des perspectives d’enrichissement automatisés considérables, notamment pour le traitement des masses d’instruments de recherche pas ou peu indexés. Ils convergent ainsi avec les intérêts et les besoins des historiens et autres utilisateurs du portail.

La boîte à outils numériques de l’archiviste

Le 24 octobre dernier s’est tenu au SIAF un lab « Prospective numérique » dédié aux outils utilisés quotidiennement par les archivistes (hors SAE et SIA). Les participants ont cité près d’une centaine d’applications, de plateformes ou de logiciels qui leur servent régulièrement pour des tâches aussi variées que la bureautique (au-delà des suite office classiques), l’animation de réunions, de communication, de gestion de projet, de traitement des fichiers, de production et analyse de données, de sécurité et partage etc.

Sur le modèle de la Cartographie des outils et pratiques de la vie privée de la CNIL, l’ensemble des logiciels cités vous est proposé sous forme de carte mentale., pour vous aider à construire la stratégie numérique correspondant à vos besoins.Carte mentale boîte à outils numériques archiviste

N’hésitez pas à signaler d’autres outils que vous trouvez pratiques au quotidien, ou à commenter la cartographie.

Note : vous pouvez télécharger la carte XMIND et les fichiers images ici.

Contact : merci d’avance de vos propositions pour compléter la carte et la tenir à jour. Envoyez-les à archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr  !

 

Trois outils contribuant à l’archivage numérique

Voici une présentation rapide d’Archifiltre, Octave et ReSip pour vous permettre de construire votre stratégie de traitement des documents numériques.

Evaluation, tri, traitements, descriptions, envoi vers un système d’archivage électronique, chaque outil a sa personnalité et ses ensembles de fonctionnalités cohérentes.

Après quelques éléments de présentation, un tableau des principales fonctionnalités couvertes par les versions de septembre 2019 vous permettra un premier aperçu. N’hésitez pas à essayer, et à suivre l’évolution de ces logiciels !

  • Son manifeste : L’objectif d’ArchiFiltre est de proposer à tout utilisateur de fichiers bureautiques un outil de visualisation d’arborescences complètes afin de pouvoir les appréhender rapidement en vue de les décrire, les organiser, les trier et aussi les enrichir en apportant de la contextualisation et de la qualification aux documents.
  • Son histoire : l’outil est né en 2018 dans le cadre du programme « entrepreneurs d’intérêt général » (porté par la DINSIC). Depuis avril 2019, il a rejoint l’Incubateur des ministères sous forme de startup d’Etat et les développements se poursuivent (corrections d’anomalies, nouvelles fonctionnalités). Le chef de produit (responsable du pilotage de l’équipe projet) est le bureau des archives (également mission des archives de France auprès des ministères sociaux). L’outil est libre et gratuit et se construit en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs.
  • L’équipe du produit peut être contactée à l’adresse archifiltre@sg.social.gouv.fr.
  • Où le trouver : https://archifiltre.github.io/ (application en téléchargement)
  • Un peu de technique : V12 Lucky Llama est une application locale, exécutable à la fois sur des postes en 32 bits et en 64 bits sans installation, la version 64 bits est disponible également sous Linux ; la V8, dernière version utilisable par navigateur web (Chrome ou Firefox) est toujours accessible sur le site.
  • Le code est entièrement accessible sur github (https://github.com/SocialGouv/archifiltre) et ouvert aux contributions.

 

  • Son manifeste : Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Versements Électroniques (OCTAVE) permet à l’archiviste de traiter après import des arborescences bureautiques (dédoublonnage, tri, fusion, classement, renommage), d’enrichir les métadonnées et de constituer des SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.1 accompagné d’un manifeste xml, tout en pouvant produire bordereau de récolement et d’élimination
  • Son histoire : il est le fruit d’un certain nombre d’actions menées par le SIAF pour répondre à la problématique du vrac bureautique et notamment l’animation en 2015 d’un groupe de travail transverse et d’un recueil de cas d’usage, un benchmark international des outils de préparation des versements déjà existants, pour prendre une tournure concrète avec le démarrage de développements en novembre 2017. Tests, échanges avec les utilisateurs, séances de sensibilisation ont permis de faire des ajustements et d’aboutir à la présente version qui a été l’objet d’un audit de sécurité informatique commandé par le RSSI du Ministère de la Culture à Ernst & Young.
  • Contact : le SIAF rassemble les retours d’expérience sur OCTAVE à l’adresse archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr
  • Où le trouver : https://francearchives.fr/fr/article/88482499 (Téléchargeable  accompagné d’un manuel d’utilisation)
  • Un peu de technique : Version de septembre 2019 basée sur la version 5.3 de Docuteam Packer, logiciel libre, développé en Java par la société Docuteam https://www.docuteam.ch/fr/.

 

RESIP
  • Son manifeste : L’application ReSIP, construite au-dessus de la bibliothèque sedalib, permet de construire et manipuler des structures arborescentes d’archives, d’en éditer les métadonnées, de les importer et exporter sous la forme de SIP, sous la forme de hiérarchie disque ou encore sous forme csv pour les plans de classement. Elle peut prendre en compte des fichiers bureautiques ou des conteneurs de messagerie.
  • Son histoire : L’objectif était initialement de créer un outil pour faciliter le travail de recette des archivistes de l’équipe Vitam. En effet, dans le cadre des développements Agile, ils sont amenés à tester les développements réalisés à l’issue de chaque itération et donc à effectuer de multiples tests d’entrées de paquets d’archives (SIP) dans Vitam. Au commencement des développements en 2016, ces jeux de tests étaient réalisés manuellement rendant très long et fastidieux le travail de recette. Un outil, le « générateur Seda » a donc été créé pour industrialiser la réalisation des jeux de tests. Cette moulinette, rapidement adoptée par les archivistes de l’équipe projets Vitam et des projets utilisateurs, a été plébiscitée et priorisée pour en faire un réel outil de production pour la préparation des entrées d’archives. Les fonctionnalités en ont été améliorées et complétée au fil des itérations, aboutissant à l’actuel RESIP.
  • Contact : contact@programmevitam.fr
  • Où le trouver: http://www.programmevitam.fr/pages/ressources/resip/
  • Un peu de technique : version courante 1.10.0-SNAPSHOT compilée le 01/09/2019, fichier exécutable portable nécessitant la présence de Java 8, une version Linux est disponible également.
Tableau des fonctionnalités d’Archifiltre, Octave et Resip, septembre 2019
Tableau des fonctionnalités d’Archifiltre, Octave et Resip, septembre 2019

La transition bibliographique en bibliothèque, un horizon pour les archives ?

L’installation en avril du SIAF dans ses nouveaux locaux a permis de créer un rendez-vous « Prospective numérique ». Sur le modèle des ateliers « Pérennisation » de VITAM, des « labs » de la CNIL ou du programme DCANT de la DINSIC, nous souhaitons :

  • Faire le lien entre évolutions technologiques et pratiques archivistiques
  • Rapprocher les professionnels intéressés par le numérique
Image Gerd Altmann / Licence CC0 Public Domain / https://www.publicdomainpictures.net/fr/view-image.php?image=212237&picture=monde-numerique

La première séance s’est déroulée le 5 juillet 2019. Emmanuel Jaslier, adjoint à la directrice du département des métadonnées à la BnF, a présenté la « transition bibliographique » en cours dans les bibliothèques. La discussion avec plusieurs experts du programme VITAM, du SIAF et des Archives nationales a ensuite été l’occasion d’envisager les transpositions possibles aux archives et notamment la convergence des outils de production des référentiels.

La Transition bibliographique

Capture d’écran du bandeau du site de la Transition bibliographique

Les catalogues au défi du web

Rendre visible et exploitable la richesse des données en tenant compte de l’évolution des pratiques de recherche sur le web, tel est le défi auquel sont aujourd’hui confrontées les institutions qui donnent accès à leurs ressources en ligne.  

Dès les années 70, les bibliothèques ont entamé une réflexion à l’échelle internationale afin de normaliser la description des documents et échanger les données de leurs catalogues, aboutissant à des normes et des formats communs. Si les standards issus de ces réflexions ont permis le signalement d’un nombre croissant de collections, ils ont en revanche perdu de leur pertinence avec le passage au web sémantique. Ce dernier coïncide avec un tournant où la productivité des requêtes diminue alors que la masse des données continue elle à croître. Dans un tel contexte, l’enjeu n’est plus tant la description du document en lui-même que le positionnement de son contenu au sein d’un réseau significatif de données. Le référencement insuffisant des notices de catalogues de bibliothèque au profit des résultats commerciaux dans les moteurs de recherche est symptomatique de cela.

Courbe d'évolution de la pertinence des requêtes sur le Web en fonction de la quantité de données.
Le Web 3.0 : une réponse à la baisse d’efficacité des requêtes.
Source : présentation BnF

 

Un nouveau modèle de données

Ces constats ont mené à l’élaboration de nouveaux modèles conceptuels basés sur une logique entités-relations pour la description des ressources. Depuis 2015, la profession s’est accordée autour du modèle IFLA-LRM dans lequel toutes les entités sont liées entre elles. Des autorités sont définies de manière autonome (par exemple un titre ou un auteur). Elles sont toutes susceptibles de servir de points d’accès pour l’utilisateur, et sont connectées les unes avec les autres selon les types de relations nécessaires, ce qui facilite considérablement les recherches en langage naturel.

Ces principes ont ensuite été traduits dans le code de catalogage RDA-FR (déclinaison française du code international RDA).

La transition bibliographique, programme national porté par le Comité stratégique bibliographique, consiste donc à implémenter RDA-FR dans les différents catalogues des bibliothèques. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un changement progressif, rythmé par ses livraisons successives depuis 2015. Au-delà de l’établissement de la norme, il s’agit en effet d’une adaptation majeure de la structure des systèmes informatiques  et d’un changement profond des pratiques métier.

Les premières réalisations

Le site data.bnf.fr agrège et organise depuis 2011 les données extraites du catalogue de la bibliothèque nationale selon les technologies du web sémantique. Aujourd’hui, le référencement du site dans les moteurs de recherche en fait le premier point d’accès vers Gallica.

La nouvelle application de catalogage de la BnF, NOEMI (pour Nouer les Œuvres, les Expressions, les Manifestations et les Items), suit les principes du code RDA-FR. Elle va progressivement remplacer l’ancien outil de catalogage.

Un projet à suivre : le Fichier national d’entités

Le Fichier national d’entités (FNE), base centrale destinée à regrouper toutes les entités produites en France par les organismes dépositaires de collections documentaires est un projet porté conjointement par l’Abes et la BnF. En phase pilote depuis 2019 avec un prototypage dans Wikibase, le FNE servira à aligner les données existantes et sera un outil de production national et collaboratif des autorités.

L’existence de ce projet ouvre de nombreuses perspectives d’échanges avec les services d’archives, également grands producteurs de données d’autorité.

Pour aller plus loin

Le site de la Transition bibliographique.

Le support de la présentation BnF du 5 juillet 2019.