Le 8 décembre dernier s’est tenue une réunion en région Bretagne sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales du Morbihan. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

I. L’archivage numérique dans le département du Morbihan

La collectivité dispose de trois instances d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) reposant sur le logiciel Asalae (Adullact Projet) : une instance opérée par le syndicat mixte E-Megalis Bretagne, qui sert à l’archivage courant et intermédiaire des flux de la plate-forme d’administration électronique mise en œuvre par cette structure et qui repose sur une externalisation auprès d’un tiers-archiveur agréé par le ministère de la Culture, une instance pour l’archivage intermédiaire des autres flux et, enfin, une instance pour l’archivage définitif. Les deux dernières instances sont déployées en interne au sein du département.

Un bus d’intermédiation permet de faire le lien entre les applications métiers et le SAE. Pour essayer de contourner les difficultés qui peuvent être rencontrées pour mettre en œuvre des connecteurs SEDA dans les logiciels métiers, le département a développé un générateur de bordereaux de versement, sous licence libre, qui se contente d’un export structuré des applications et qui se charge de le convertir en export SEDA¹.

Concernant l’accès aux documents, l’objectif est de parvenir à une communication entre le SAE et le système d’information archivistique pour synchroniser les entrées. Un connecteur a été développé à cet effet et est en voie de déploiement.

II. La refonte des arborescences bureautiques au centre de gestion des Côtes-d’Armor

Fin 2012, un nouvel organigramme devait fortement modifier l’organisation des ressources partagées sur les serveurs du centre de gestion, qui étaient saturées et gérées de façon aléatoire. Un projet de refonte des arborescences bureautiques a donc été constitué et inscrit au schéma directeur des systèmes d’information.

Les travaux ont commencé par une phase de collecte d’expériences similaires. Puis des plans de classement ont été spécifiés pour 4 lecteurs réseaux distincts. Ils épousent autant que possible les missions du centre de gestion déclinées selon des activités.

Le projet a été documenté par des rapports d’enquêtes, des livrables détaillant la procédure mise en œuvre et des supports de communication. Ses limites résident dans le fait que les arborescences bureautiques ne sont qu’une partie des ressources numériques manipulées par les agents, et qu’il faudra transposer ces plans de classement dans les applications ainsi que dans la future GED. Les fichiers bureautiques ne font l’objet pour le moment que d’un stockage sécurisé, sans véritable archivage numérique. Il faudra trouver un moyen d’automatiser ce processus, et de répondre à la problématique de la reprise du « stock » existant.

Néanmoins, cette refonte a permis à l’archiviste de s’insérer au cœur des activités quotidiennes des agents et de leur rendre un service immédiat. C’est une première étape qui pourrait déboucher vers une démarche de records management et de cartographie de la production numérique.

III. Une preuve de concept au département d’Ille-et-Vilaine

Dès les années 2000, le département a mené ses premières études sur l’archivage numérique. Les Archives départementales, qui suivent de nombreux projets de dématérialisation, se sont inspirées de la méthode de gestion de projet informatique mise en place par le ministère de la Culture (méthode Mozart) pour être identifiées comme une ressource à interroger systématiquement à titre d’expertise lors de l’expression des besoins durant un projet de déploiement d’une nouvelle application.

En 2015 le projet de SAE est inscrit au schéma directeur des systèmes d’information du département, puis une étude MAREVA permet d’analyser le retour sur investissement du projet. Les e-archivistes obtiennent par la suite une lettre de mission précisant leur mandat pour travailler sur la question.

Le versement de la matrice cadastrale numérique aux Archives départementales a été un accélérateur. La collectivité a alors fait le choix de s’engager dans une preuve de concept ou POC (Proof of Concept) autour du logiciel Asalae, afin de déterminer s’il permet de répondre aux besoins identifiés. Des données pilotes ont été sélectionnées dans ce cadre, à la fois pour l’archivage intermédiaire et l’archivage définitif.

Ce POC se déroulera sur deux ans, avec l’aide d’une assistance à maîtrise d’ouvrage au lancement. Il constitue un moyen pour les Archives départementales de monter en compétence sur le sujet et de tirer des conclusions à partir de réalisations concrètes.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales du Morbihan pour leur accueil chaleureux.