Le 29 novembre dernier s’est tenue une réunion dans l’ex-région Poitou-Charentes sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de la Vienne. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

I. Le département de la Vienne et la mutualisation de l’archivage numérique

Le département a été l’un des pionniers dans le domaine, ayant mis en production son Système d’Archivage Électronique (SAE) en 2012 avec des versements des actes transmis au contrôle de légalité conformes au Standard d’Échange de Données pour l’Archivage (SEDA). La plate-forme s’appuie sur le logiciel Asalae de l’Adullact Projet, avec laquelle la Vienne a signé une convention de développement.

Une fois le SAE solidement établi et les processus entièrement maîtrisés, le département a souhaité ouvrir la plate-forme à d’autres collectivités dans une configuration mutualisée. La Communauté d’Agglomération du Grand Poitiers a ainsi pris en charge, à la suite de la signature d’une convention, la réplication des données du SAE dans un autre site de stockage. L’ancienne région Poitou-Charentes souhaitant, dans la perspective de la fusion des régions, archiver sa production numérique jusqu’au 31 décembre 2015, a également bénéficié par la suite d’une instance de la plate-forme. Une réflexion est en cours, dans le contexte de la région Nouvelle-Aquitaine afin de mettre en place un troisième site de stockage très éloigné géographiquement des deux autres.

Enfin, le SAE pourra être ouvert à terme aux communes du département grâce à une instance d’Asalae opérée par le centre de gestion sous la responsabilité des Archives départementales.

II. Le projet de l’ex-région Poitou-Charentes

L’ex-région Poitou-Charentes a exprimé dès 2012 un besoin en ce qui concerne l’archivage numérique, certains flux de documents aux durées d’utilité administrative longues ayant été dématérialisés. En 2013, elle a mis en place un SAE reposant sur un logiciel qui a rapidement montré des limites dans ses aspects métiers et techniques. Cette solution a donc été abandonnée, mais l’expérience a permis de faire monter en compétence les chefs de projet dans le domaine, et de sensibiliser les services versants aux enjeux de la gestion du cycle de vie des documents numériques. Une solution transitoire suite à cet abandon a consisté à mettre en place un serveur bureautique sécurisé reposant sur un plan de classement défini avec le service d’Archives régionales.

La fusion avec l’Aquitaine et le Limousin annoncée, il a fallu réfléchir à la sécurisation des données de la région Poitou-Charentes, dans un contexte où les nouveautés introduites par la loi LCAP dans le Code du patrimoine (art. L212-4-1) allaient ouvrir la possibilité à une mutualisation avec le département de la Vienne. Fin 2015, une convention est passée avec celui-ci afin de verser dans une instance du SAE Asalae les archives de la région jusqu’au 31 décembre 2015. Le flux du contrôle de légalité y est désormais archivé, et les projets à venir concernent des archives orales d’anciens agents et élus de la collectivité, ou encore les sites internet et comptes sur les réseaux sociaux de l’ancienne région. Des fonds d’archives provenant de l’ex-région Limousin ont également été identifiés pour des versements dans le SAE.

La nouvelle région ayant une capacité d’hébergement forte sur trois sites éloignés géographiquement les uns des autres, un projet de mise en place d’un troisième site de réplication des données du SAE est à l’étude. Ce serait un service supplémentaire proposé par la région aux autres partenaires du SAE mutualisé, à savoir le département de la Vienne et l’agglomération de Poitiers. Cela passera par l’élaboration d’une convention. À terme, l’infrastructure pourra être ouverte à d’autres collectivités par des conventions d’adhésion et selon un modèle économique à définir.

III. Les réalisations du département de la Charente-Maritime

Une prise de conscience a eu lieu au sein du département entre 2014 et 2015 à la suite d’un projet de dématérialisation du courrier entrant. Un comité technique a alors été mis en place et a permis d’associer la DSI et les Archives départementales. Ces dernières ont porté une politique de gestion des documents d’activité numériques reposant notamment sur la sélection des métadonnées et la création de plans de classement. Une équipe projet s’est ensuite constituée et le département a choisi de répondre à l’appel à projet AD-Essor. Cette équipe doit rechercher en particulier les possibilités de mutualisation avec d’autres acteurs.

Les deux premières phases du projet ont permis de réaliser une cartographie de la production numérique du département, de définir le cycle de vie des principaux flux dématérialisés et enfin de tester concrètement des fonctionnalités d’archivage courant et intermédiaire dans le module de records management de la GED Alfresco (Alfresco Software). Ces tests ont mis en lumière la possibilité d’utiliser Alfresco comme un sas de préparation des versements vers le logiciel d’archivage numérique Asalae. La GED assurera les fonctionnalités d’accès aux documents et de gestion de leur cycle de vie grâce aux métadonnées héritées des branches du plan de classement défini en amont.

La Charente-Maritime entre maintenant dans la troisième phase du projet : le déploiement du système de gestion des documents d’activité, et le lien avec le système d’archivage électronique définitif.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales de la Vienne pour leur accueil chaleureux.