Journée régionale AD-Essor Picardie

Le 26 mai dernier s’est tenue une réunion en Picardie sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de l’Oise. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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I. Introduction : l’archivage numérique aux Archives départementales de l’Oise

Le service a tout d’abord cherché à se former, de manière à pouvoir ensuite sensibiliser ses interlocuteurs. Pendant trois ans, une e-archiviste a été spécialement missionnée sur l’archivage numérique.

Il a également fallu établir un dialogue et une coopération avec les services informatiques, en affirmant la légitimité de l’archiviste sur ces questions. Le projet de Gestion Électronique de Documents (GED) à la MDPH et celui de SAE aux Archives départementales ont été des leviers de participation de ces dernières aux instances de pilotage, dans un contexte où les économies générées par la maîtrise du cycle de vie de l’information sont plus que bienvenues.

La dématérialisation a aussi eu un effet positif pour impulser un projet de mise en place d’une plate-forme d’archivage numérique définitif, la GED dédiée à la MDPH dans un premier temps devant progressivement étendre son périmètre et même assurer l’archivage intermédiaire pour le compte du département. Deux assistances à maîtrise d’ouvrage (AMOA) menées sur trois ans ont abouti à un état des besoins, à la proposition d’un scénario et, enfin, à la rédaction d’un cahier des charges pour l’acquisition du SAE. Par ailleurs, le département de l’Oise a bénéficié de deux subventions au titre de l’appel à projet AD-Essor, pour la deuxième AMOA et pour le déploiement du SAE. La consultation pour l’acquisition du logiciel d’archivage électronique est en passe d’être lancée.

Les Archives départementales ont identifié plusieurs pilotes pour le SAE, dont certains versements déjà accueillis dans un espace serveur sécurisé, comme la matrice cadastrale numérique. Les volumétries estimées pour la mise en route du SAE sont faibles, même si le service a veillé à diversifier les formats de fichiers.

II. Le projet des Archives municipales et communautaires d’Amiens

Le service des archives, commun à la ville d’Amiens et à Amiens Métropole, a initié de façon conjointe avec les services informatiques et depuis plusieurs années un projet de mise en place d’une plate-forme d’archivage numérique, pour lequel un arbitrage politique est encore attendu.

La réflexion sur le sujet a débuté en 2009. Mais c’est avec une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage qui a donné ses résultats en 2015 qu’une véritable démarche projet a été formalisée, avec une personne identifiée pour les archives et une autre pour la DSI. Cette prestation devait accompagner les collectivités par une étude d’opportunité en plusieurs phases :

  • recensement de l’existant

  • définition de la politique d’archivage

  • scénarios d’organisation

  • aide à l’acquisition d’un outil

La première étape a permis de faire un constat des données produites aujourd’hui dans les applications métiers, ainsi qu’un état des projets de dématérialisation. Associant l’ensemble des directions et visant notamment à identifier les originaux numériques, les doublons et les processus mixtes, le recensement de l’existant a mis en lumière des pratiques complètement différentes d’un service à l’autre.

Après avoir proposé un livrable pour définir une politique d’archivage, le prestataire d’AMOA a formulé des préconisations concernant l’organisation du SAE. Il a été envisagé de mettre en avant les quatre projets de dématérialisation menés en parallèle du projet SAE (PESV2, ACTES, marchés publics et dossier d’agent) comme des véhicules pouvant faire avancer celui-ci.

Enfin, la dernière phase de l’AMOA a amené le prestataire à recommander dans un premier temps de mettre en place une GED avec des fonctions d’archivage numérique et de gestion du cycle de vie, dont les archivistes seraient administrateurs fonctionnels. Par ailleurs, la nécessité de recruter un records manager et de susciter un changement d’organisation dans la gestion de l’information a été soulevée, de même que l’importance de mener une politique de communication dès le lancement du projet.

III. Le SAE XSacha dans le département de l’Aisne

Le département a mis en production en 2016 un SAE reposant sur le logiciel XSacha, qui est déployé dans le cadre d’une adhésion depuis 2013 à la Société Publique Locale (SPL) XDemat. Cet opérateur de mutualisation propose un ensemble d’outils autour de l’administration électronique, et accompagne leur installation et leur utilisation dans les collectivités adhérentes. Son premier périmètre réside dans le domaine social, au sein duquel les services métiers ont procédé à des numérisations de masse, mais la dynamique sur le sujet a également été portée par les grands chantiers de dématérialisation qui touchent les collectivités comme la chaîne comptable ou les marchés publics. Le SAE conserve déjà des documents produits dans le cadre des flux ACTES et PESV2.

Les Archives départementales ont choisi de se positionner à la fois sur l’archivage intermédiaire et sur l’archivage définitif, et d’ouvrir à terme le SAE aux communes de leur ressort par convention, en s’appuyant sur les dispositions prévues par le Code du patrimoine.

Les chantiers à mener concernent en priorité, outre les versements du social en 2017, le suivi des travaux sur la dématérialisation du dossier d’agent avec l’utilisation d’une signature électronique et le versement des dossiers dans le SAE en 2018. Il s’agira également de permettre une meilleure communication entre le SAE et le Système d’Information Archivistique (SIA).

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales de l’Oise pour leur accueil chaleureux.


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