Journée régionale AD-ESSOR Île-de-France

Le 18 février dernier ont été réunies 65 personnes pour une réunion en Île-de-France sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives de Paris. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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I. Introduction : l’archivage électronique aux Archives de Paris

Les Archives de Paris ne disposent pas encore d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) opérationnel, mais une personne a été recrutée comme chef de projet sur le sujet. Les premiers jalons ont été posés à la suite d’une collaboration avec la direction informatique, ainsi qu’avec un audit de l’inspection générale de la ville de Paris sur l’archivage dans les directions, qui a produit des recommandations fortement axées sur le records management.

Une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA), subventionnée via l’appel à projet AD-ESSOR, va être conduite en 2016 afin de recenser la production numérique du ressort du service, de cartographier les applications métiers et de qualifier le cycle de vie des données qu’elles produisent. Un premier état des lieux laisse penser que les typologies qui seraient à archiver en priorité, comme les délibérations ou les permis de construire, ne sont pas encore complètement dématérialisées. Cette AMOA devrait permettre de sélectionner un logiciel d’archivage électronique correspondant au besoin et de donner des arguments pour décrypter les offres commerciales.

Pour leur SAE, dont elles envisagent le déploiement à l’horizon 2017-2018, les Archives de Paris se sont positionnées en priorité sur le périmètre de l’archivage définitif, ce qui ne veut pas dire qu’elles perdent de vue l’amont de la chaîne. L’archivage définitif est en effet perçu comme la vocation première du service d’archives. D’autres part, ce dernier a déjà des données numériques à conserver : les reportages photographiques concernant les hommages aux victimes des attentats du 13 novembre, ainsi que le site internet créé par la direction de la communication à ce sujet en sont des exemples.

II. L’archivage électronique intermédiaire dans la GED Alfresco en Seine-Saint-Denis

Le département de la Seine-Saint-Denis est intervenu à la suite d’un tour de salle où chaque participant a pu exposer sa situation.

Les Archives départementales ont été associées rapidement aux chantiers de dématérialisation, mais elles se sont surtout positionnées sur l’archivage définitif. Le service a réalisé des outils pratiques pour répondre aux questions des services producteurs, comme un guide de gestion des documents bureautiques ou encore une clause « archivage » à inclure dans les cahiers des charges d’acquisition de logiciels.

La réflexion sur l’archivage électronique intermédiaire a débuté par des audits des GED déployées dans le département, et notamment la solution Alfresco (Alfresco Software). En 2013, on a fait le constat que le département n’était pas prêt à acquérir un SAE pour l’archivage définitif, mais que l’on pouvait déjà exprimer des besoins pour inclure dans Alfresco une brique d’archivage intermédiaire.

Des développements, subventionnés via l’appel à projet AD-ESSOR, ont donc été réalisés pour ce module de records management au sein d’Alfresco, à partir de ce qui existait déjà, c’est-à-dire la possibilité d’identifier certains documents courants comme des records, ce qui permet de gérer et de tracer les actions qui constituent les différentes étapes de leur cycle de vie. Après transfert dans l’espace de records management pour archivage, le document reste disponible en lecture seule par les services.

Un premier prototype a été développé en 2014, en partant du cas de l’archivage des délibérations totalement dématérialisées, dont la DUA est courte et qui doivent faire l’objet d’un archivage pérenne. Ce prototype devait permettre de vérifier un certain nombre de fonctionnalités : la gestion des formats, la traçabilité des transferts, l’enrichissement des métadonnées ou encore l’accessibilité des documents avec une gestion des droits appropriée. Cependant, les processus restaient manuels, avec un risque d’engorgement dans le sas de versement. De plus, le module ne permettait pas de gérer finement une arborescence de dossiers.

De ce prototype ont découlé des demandes d’évolution pour améliorer l’ergonomie de l’outil, mais aussi les possibilités d’automatisation et la gestion des droits. Il s’agit aussi de prendre en compte d’autres typologies, comme la chaîne comptable. Une deuxième version doit donc être mise en production en 2016 pour l’archivage des actes envoyés au contrôle de légalité, avec un vrai workflow de validation, tout en conservant des fonctionnalités manuelles, comme l’archivage du journal des événements.

Concernant l’archivage définitif, après avoir réalisé une étude, les Archives départementales sont dans une phase de cadrage technique avec la DSI pour lancer un appel d’offres pour l’acquisition du logiciel d’ici fin 2016 ou début 2017. Le service a déjà identifié des gisements d’archives électroniques natives, comme les dossiers de la MDPH ou les données issues du système d’information décisionnel.

III. Le projet de la ville de Chaville

La ville de Chaville est entrée assez tôt dans un chantier de dématérialisation de ses procédures. Après l’envoi au contrôle de légalité, la chaîne comptable a été entièrement dématérialisée, avec la mise en place d’une signature électronique.

La réflexion sur la dématérialisation, à laquelle le service d’archives a été rapidement associé, a avancé plus vite que celle sur l’archivage électronique, même si l’adhésion des décideurs sur le sujet a été rapidement obtenue. La proposition du département des Hauts-de-Seine de nouer un partenariat pour un groupement de commandes mutualisé visant à externaliser l’archivage intermédiaire a été un accélérateur. La ville a estimé pouvoir mener un projet de SAE embrassant l’archivage intermédiaire comme définitif en interne. Cette dynamique nouvelle a été confortée par la réponse à l’appel à projet AD-ESSOR, qui a incité la collectivité à cadrer au mieux le projet.

La DSI a beaucoup investi dans la virtualisation de ses serveurs et dans la mise à niveau de ses infrastructures, avec deux sites distants reliés par fibre optique, ce qui ouvrait la voie à l’acquisition d’un logiciel d’archivage électronique, d’autant plus que des gisements de données dans des applications métiers ont été identifiés. La solution choisie, qui est le logiciel Asalae de l’ADULLACT, propose par ailleurs un connecteur avec le SIA (Système d’Information Archivistique) utilisé par les Archives municipales.

L’exemple de Chaville permet de relativiser le coût de déploiement d’un SAE, celui-ci s’élevant au total, pour l’installation du logiciel, l’achat de deux baies de disques, le développement de deux connecteurs et la reprise de 75 Go de données, à environ 30 000 euros.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives de Paris pour leur accueil chaleureux.


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