Le 26 janvier dernier ont été réunies 80 personnes pour une réunion en Nord-Pas-de-Calais sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les départements du Nord et du Pas-de-Calais. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

I. Introduction : le projet mutualisé des départements du Nord et du Pas-de-Calais

Les départements du Nord et du Pas-de-Calais ont décidé d’adopter une démarche mutualisée pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique (SAE). La réalisation d’une assistance à maîtrise d’ouvrage pour définir une stratégie commune aux deux départements en 2015 a été une première étape.

Dessiner les contours du SAE

Cette étude a d’abord permis de poser des définitions claires pour les concepts les plus importants autour de l’archivage électronique, tel celui de cycle de vie de l’information numérique. Elle a aussi éclairci les fonctionnalités du logiciel d’archivage électronique par rapport à d’autres outils que sont la Gestion Électronique de Documents (GED) ou les applications métiers.

Un périmètre a pu être esquissé pour le futur SAE, en tenant compte des contraintes juridiques qui interdisent, par exemple, l’externalisation de la conservation d’archives définitives. Même si traditionnellement les Archives départementales sont positionnées sur l’archivage définitif, il a paru indispensable pour le numérique d’intégrer dans le champ du SAE les archives intermédiaires des deux collectivités départementales, dans le but d’être au plus près de la création de l’information et de rendre la collecte plus aisée.

L’assistance à maîtrise d’ouvrage a mis en évidence le fait qu’un projet de records management et d’archivage électronique ne pouvait être mené que de manière transverse dans l’organigramme de l’entité concernée.

Quelle mutualisation ?

Les modalités de mutualisation étaient bien évidemment un point crucial à analyser dans l’étude. Entre les deux départements, la mutualisation prendra d’abord la forme d’une mise en commun des ressources et des compétences pour rédiger les livrables nécessaires à la bonne marche d’un projet de SAE (politique d’archivage, contrats de service, profils…) et sur l’installation d’un logiciel commun, le SAE Asalae développé par l’ADULLACT.

Il n’a pas été choisi d’ouvrir pour le moment le SAE à d’autres collectivités de la région. Il existe en effet des acteurs qui comptent se positionner à terme comme opérateurs de mutualisation, à l’image du Centre de gestion du Nord (CDG 59). Le département du Pas-de-Calais a estimé qu’un dispositif mutualisé aurait été prématuré.

Le calendrier prévoit une mise en production du SAE pour fin 2017.

II. Le projet de système d’archivage électronique de la Métropole Européenne de Lille

La Métropole Européenne de Lille (MEL) est intervenue à la suite d’une présentation du programme VITAM et d’un panorama de quelques actualités par le SIAF. Elle dispose d’un service d’archives composé de 9 agents dont 2 identifiés pour les problématiques d’archivage électronique. Le service a récemment été déplacé au sein d’une direction transverse portant les projets de dématérialisation.

Les outils du records management et de l’archivage électronique

L’archivage électronique a d’abord été abordé à la MEL dans un contexte plus large de réinformatisation du service. Il s’agissait d’acquérir à la fois un Système d’Information Archivistique (SIA) et un SAE. Cette piste a été abandonnée car aucun outil ne paraissait répondre au besoin. Les projets de SIA et de SAE ont donc été désolidarisés, et la collectivité a choisi le logiciel d’archivage électronique Asalae.

Le projet devait d’abord passer par la mise en place d’une politique de records management adéquate. Un diagnostic général a été établi sur les applications métiers et leur cycle de vie. L’outil de GED Sharepoint de Microsoft a été acquis pour devenir la pierre angulaire d’un projet de reprise des répertoires de fichiers bureautiques qui, à terme, seront tous transférés dans Sharepoint, afin de rationaliser leur gestion par un plan de classement et des métadonnées préalablement définies. Cette GED pourra servir de sas de préparation des versements vers le SAE. La transition vers la GED se fera par étape, avec une limitation progressive des droits sur les répertoires partagés et une interface dédiée à la reprise de l’existant.

En parallèle, le service d’archives de la MEL est associé à des projets de dématérialisation de flux comme la chaîne comptable et le courrier, qui, à terme, pourront également être archivés dans le SAE, dont le périmètre concernera à la fois l’archivage intermédiaire et définitif.

Bilan et perspectives

La réponse à l’appel à projet AD-ESSOR a été, pour la MEL, un levier qui a permis d’avoir de nombreux échanges avec la DSI et de structurer au mieux le projet de SAE. Ce projet a mis en lumière l’importance de la communication auprès des agents de la collectivité.

La MEL prévoit de commencer les premiers tests sur Asalae au 2^e semestre 2016 pour une mise en production en 2017. La mutualisation du SAE n’est pas pour le moment une priorité. Celle-ci pourra, à terme, passer par une articulation avec l’offre du CDG 59.

III. Les expérimentations de la région Nord-Pas-de-Calais

Comme bon nombre de collectivités, la région Nord-Pas-de-Calais s’est intéressée à l’archivage électronique en partant des problématiques de dématérialisation. Les premières études menées il y a quelques années donnèrent quelques recommandations pour l’archivage de certaines typologies comme les marchés publics ou le courrier, puis les subventions.

Une approche pragmatique

En parallèle de ces études et du développement des pratiques de records management, la collectivité a la particularité d’avoir voulu très tôt se confronter à la réalité de l’archivage électronique par des expérimentations concrètes. La région a choisi en 2013 d’installer la solution Asalae, outil libre déjà sélectionné par d’autres collectivités proches.

À partir de ce moment, le service d’archives de la collectivité et des membres de sa DSI ont construit une méthode de travail collaborative pour atteindre des objectifs de test et de montée en compétence rapidement. Les premières typologies pilotes choisies sont le livre de compte annuel, le livre de paie et l’accusé de réception du contrôle de légalité.

Des réalisations concrètes

L’équipe projet s’est ensuite confrontée à la réalisation de profils d’archivage conformes au SEDA grâce à l’outil AGAPE développé par le SIAF. Après une phase d’apprentissage non négligeable, deux profils opérationnels ont été réalisés. Le premier versement effectué sur la base de ces profils fait actuellement l’objet d’un bilan. Si l’automatisation des versements à venir semble relativement simple pour les accusés de réception du contrôle de légalité, les procédures demeureront à court terme manuelles pour le livre de compte et le livre de paie en raison du manque de connecteurs.

La création de la grande région a mis momentanément en veille le projet en attendant la stabilisation d’une nouvelle organisation.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des annonces du SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives nationales du monde du travail (ANMT) pour leur accueil chaleureux.

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