Le dix décembre dernier ont été réunies 60 personnes pour une réunion en Normandie sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le département du Calvados. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

Après un tour de salle de l’ensemble des participants, durant lequel chacun a pu exposer sa situation au sujet de la dématérialisation et de l’archivage électronique, le service des archives de la ville et communauté urbaine d’Alençon a présenté l’organisation de son système d’archivage électronique récemment mis en production.

Le service comporte quatre agents. Il s’est lancé en 2008 dans l’archivage électronique en lien avec la DSI de la collectivité. En 2009, une étude globale des besoins autour de la dématérialisation a été effectuée, dans laquelle l’archivage apparaissait assez peu. En 2010 une architecture a été proposée pour un outil d’archivage mixte (papier et numérique), qui reposera sur la solution Mnésys de l’éditeur Naoned.

Mnésys est raccordé aux applications métiers et au Tiers de Télétransmission (TdT). Le SAE repose sur des infrastructures répliquées sur deux sites différents. Venant d’être mis en place, il a reçu des premiers versements de flux issus de la chaîne comptable dématérialisée, grâce à un tableau de gestion décrit dans Mnésys et un profil d’archivage. Bien que la procédure de versement soit pour le moment très manuelle, le service se concentre sur son automatisation via l’export de bordereaux SEDA par le TdT.

En sus des flux structurés, le service d’archives travaille sur l’archivage électronique des ressources bureautiques non structurées, comme la photothèque de la ville, avec des règles de nommage des fichiers et un plan de classement. Après un test réussi, la ville va passer en production pour l’archivage de ces fichiers, avec un profil dédié. Par ailleurs, le service souhaiterait à terme pouvoir intégrer ses documents numérisés à des fins patrimoniales dans le SAE.

La problématique de la sélection de formats pérennes pour l’archivage a été expérimentée par le biais des plans des services techniques au format DWG (AutoCAD), qui est un format propriétaire dont l’obsolescence est à anticiper, tout en gardant à l’esprit que la fixation des plans sous forme de fichiers PDF ne serait pas forcément pertinente car tous les liens entre les calques seraient perdus. Enfin, d’autres typologies sont ou seront à terme versées dans le SAE, comme les permis de construire, ou les pièces du dossier d’agent.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des annonces du SIAF et des actualités à propos de l’archivage électronique. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement le département du Calvados pour son accueil chaleureux.