Congrès 2015 de la SAA. Episode 3 : intégrer les fonctions dans la description archivistique

Du 16 au 22 août derniers a eu lieu le Congrès annuel de la Société des archivistes américains (SAA) à Cleveland sur le thème « the Ideas, the People, the Tools ». A cette occasion, les groupes chargés de la normalisation de la description archivistique et de son encodage se sont réunis et des projets spécifiques comme le modèle conceptuel pour la description archivistique ou la Coopérative d’autorité ont été présentés.

Anila Angjeli (BnF) a assisté au Congrès. Nous vous proposons de découvrir en quatre épisodes le résumé qu’elle a eu la gentillesse de nous transmettre.

Episode 3 : intégrer les fonctions dans la description archivistique

Restitution de l’intervention de Katherine M. Wisser et d’Anila Angjeli à la réunion plénière de la Section de la description de la SAA.

Depuis fin 2013, un Groupe international s’est constitué sous l’égide du TS-EAC pour élaborer un schéma d’encodage pour les fonctions archivistiques. Bien plus qu’une simple présentation du contexte des travaux du groupe et de leur avancement, cette intervention visait l’inscription de ces travaux dans le cadre large des travaux archivistiques en normalisation et modélisation. Dans ce sens, il montre l’interdépendance et la collaboration entre les deux chantiers actuels : l’élaboration du schéma d’encodage des fonctions et les travaux d’EGAD sur le Modèle conceptuel et l’Ontologie RiC.

Il y a des pays, comme l’Australie, où l’approche fonctionnelle de la description archivistique constitue une forte tradition. Cette approche est fondée sur des raisons d’ordre organique comme la forte stabilité des fonctions comparée à celle des structures administratives chargées d’exercer des fonctions, ou la relation de cause à effet entre les documents d’archives et les fonctions – les documents d’archives sont créés lors de l’exercice des fonctions par les agents-producteurs de ces documents. L’approche fonctionnelle permet de créer une perspective autre que celle de la provenance sur l’organisation des archives et sur la description archivistique. Elle contribue ainsi à concevoir de manière plus modulable la description archivistique et à détrôner l’idée prédominante selon laquelle l’organisation des archives se fonde exclusivement sur la relation document d’archive – producteur (1).

La publication de la norme ISDF en 2007 a constitué une étape fondamentale pour la prise en compte des fonctions comme des entités à part entière de la description archivistique. Avec les agents (personnes, collectivités et familles), les fonctions sont considérées comme faisant partie du contexte de la description archivistique. ISDF souligne que « la description des fonctions a un rôle essentiel en permettant d’expliquer la provenance des archives. Les descriptions de fonctions peuvent aider à replacer avec plus de certitude les archives dans leur contexte de production et d’utilisation. Les descriptions des fonctions peuvent expliquer comment et pourquoi les documents d’archives ont été produits puis utilisés, la finalité ou la fonction pour l’exécution de laquelle les archives ont été conçues au sein d’un organisme, et comment les archives sont intégrées dans cet organisme avec et liées à d’autres archives produites par le même organisme » (p.7, §1.4). En 2010, à l’occasion de la publication du schéma EAC-CPF pour l’encodage des descriptions des personnes, collectivités et familles, la complexité du contexte de la description archivistique a été non seulement re-soulignée, mais il a été aussi plus largement défini : « Les descriptions archivistiques comprennent des informations sur le contenu, sur les caractéristiques intellectuelles et physiques des documents d’archives de même que des informations sur le contexte de leur production et de leur utilisation. Le contexte de la production et de l’usage des documents d’archives est complexe. Il est à plusieurs niveaux et peut impliquer des individus, des familles, des organisations, des sociétés, des fonctions, des activités, des processus de travail, des lieux géographiques, des événements et d’autres entités » (Contexte archivistique encodé : Collectivités, personnes et familles (EAC-CPF) : Dictionnaire des balises. Partie « Historique et principes généraux »).

En tant qu’entités contextuelles, les fonctions peuvent être décrites selon un modèle semblable à celui employé pour la description des agents (personnes, familles et collectivités), comme en témoigne la norme ISDF, qui s’appuie fortement sur la structure de la norme ISAAR-CPF et sur les éléments de données définis par celle-ci. Cependant, tout en s’alignant sur l’ISAAR-CPF, l’ISDF élabore ce qui est spécifique à la nature des fonctions. Notamment : dans la zone ‘5.1 Identité’ un élément ‘Classification’ est ajouté ; la zone 5.2 est appelée ‘Contexte’ (alors que dans la norme ISAAR-CPF cette zone est appelée ‘Description’) et comporte les éléments ‘Dates’, ‘Description’, ‘Histoire’ et ‘Législation’.

Si la norme ISDF a posé le cadre normatif pour la description des fonctions, il n’existe pas à ce jour de modèle d’encodage international pour les descriptions informatisées des fonctions, comme c’est le cas pour la description des documents d’archives, avec l’EAD, ou pour les agents en relation avec les documents d’archives, avec l’EAC-CPF. Or, plusieurs initiatives isolées, en Suède, en France (2), en Italie et en Suisse, ont vu le jour depuis 2009 et se sont concrétisées avec l’élaboration de quatre schémas XML différents (tous fondés sur l’architecture de l’EAC) afin de répondre aux besoins concrets de terrain. Néanmoins, les professionnels et institutions à l’origine de ces expériences déploraient tous l’absence d’une initiative unifiée internationale autour de laquelle ils pourraient se rallier et mutualiser leurs efforts. La communauté est en attente d’un schéma international pour l’encodage des fonctions archivistiques, élaboré en cohérence et interopérable avec les autres standards d’encodage archivistiques – l’EAD et l’EAC-CPF – et géré de manière centralisée et par la même instance que ceux-ci.

C’est dans ce contexte que le TS-EAC, instance chargée de l’encodage des entités contextuelles de la description archivistique, a pris l’initiative d’appeler la réunion de lancement des travaux pour un schéma d’encodage des fonctions. La réunion, sous forme d’un atelier d’un jour, s’est tenue le 22 novembre 2013, à Bruxelles, en marge du congrès annuel 2013 de l’ICA. Elle a réuni vingt professionnels venant de dix pays (3). Parmi les participants on comptait les professionnels à l’origine des quatre initiatives locales ci-dessus mentionnés, des membres du TS-EAC et des membres d’EGAD.

La réunion a permis de définir les principes de base suivants pour l’élaboration du schéma des fonctions :

  • Conformité globale avec l’ISDF, mais élargissement de la portée à tout type d’agent. Rappelons que la norme ISDF limite l’applicabilité des fonctions aux collectivités. Or, tous ont convenu qu’une fonction peut être exercée par des personnes ;
  • Architecture du nouveau schéma fondée sur l’EAC-CPF (4) ;
  • Approche de blocs (élément, attributs, etc.) partagés avec les autres standards d’encodage archivistiques (l’EAD et l’EAC-CPF) dans un souci d’interopérabilité ;
  • Attention particulière à l’élaboration de la partie sur les Relations ;
  • Collaboration étroite avec EGAD. S’appuyer sur les travaux de l’EGAD pour la catégorisation des fonctions, la définition des relations et la façon dont les concepts de ISDF seront raffinés.

Le Groupe de travail international pour l’élaboration du schéma des fonctions a été créé avec la participation d’archivistes et de records managers. Des membres d’EGAD ont également intégré le groupe. Du point de vue administratif, ce groupe travaille sous l’égide du TS-EAC et rapporte au Comité des normes de la SAA.

Depuis, l’EGAD s’est attelé à l’univers des fonctions dans l’objectif de définir les types d’entités concernées et leurs relations. Dans cette démarche, il s’efforce de répondre aux questions comme : pourquoi un agent (une personne, un organisme, etc.) fait quelque chose, autrement dit, quel est son but, son objectif, sa responsabilité ? De quelle manière un agent atteint-il son objectif ? Ou encore quelles sont les activités impliquées dans l’accomplissement de ses responsabilités ? Y a-t-il un mandat qui autorise l’agent à exercer des activités ? Qui mandate/autorise l’agent pour faire quelque chose ? Y a-t-il des règles qui gouvernent les activités ? Quelles sont les relations entre les entités concernées ? Etc.

Dans ce contexte, le Groupe de travail pour la construction du schéma des fonctions supporte l’EGAD dans la modélisation des entités relevant du domaine des fonctions, et agit comme Groupe d’incubation sur les fonctions. Il a été appelé à fournir à EGAD un vivier d’exemples réels, d’un spectre suffisamment large, couvrant des fonctions, des activités, des occupations, des mandats, des règles, des autorisations pour agir, des situations et contextes opérationnels, etc. La compilation d’exemples a commencé depuis juin dernier et s’enrichit au fur et à mesure.

Dans sa dernière réunion, en juin dernier, le Groupe d’incubation sur les fonctions a jugé plus sage de suspendre le travail pour la construction du schéma sur les fonctions jusqu’à la réalisation de la première esquisse de l’Ontologie RiC. Les entités de type fonction devraient être suffisamment clairement circonscrites dans cette esquisse pour permettre au Groupe la poursuite du travail de construction du schéma d’encodage des fonctions (5).

Enfin, notons que la France est très active dans le groupe d’incubation sur les fonctions, avec des représentants du SIAF, des Archives nationales et de la BnF.

Anila Angjeli (BnF)

(1) Sur ce sujet, voir aussi l’article publié par V. Doom et complété par F. Clavaud sur le blog des Archives nationales « Le labo des archives ».
(2) Le SIAF a produit en 2012 un schéma expérimental pour l’encodage des descriptions des fonctions archivistiques, fondé sur l’EAC-CPF et dans le respect de l’ISDF.
(4) Allemagne, Australie, Etats-Unis, France, Grèce, Italie, Pays Bas, Royaume Uni, Suisse, Suède.
(4) Voir plus haut les remarques sur le modèle comparable de construction entre ISAAR(CPF) et ISDF, ainsi que la preuve apporté par les expériences que l’EAC-CPF fournissait une bonne base de départ pour la construction du schéma des fonctions.
(5) Voir aussi sur le site de la SAA « Announcement of the Working group on a schema for Functions » 


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