Congrès 2015 de la SAA. Episode 1 : une gouvernance unifiée pour les standards d’encodage archivistiques

Du 16 au 22 août derniers a eu lieu le Congrès annuel de la Société des archivistes américains (SAA) à Cleveland sur le thème « the Ideas, the People, the Tools ». A cette occasion, les groupes chargés de la normalisation de la description archivistique et de son encodage se sont réunis et des projets spécifiques comme le modèle conceptuel pour la description archivistique ou la Coopérative d’autorité ont été présentés.

Anila Angjeli (BnF) a assisté au Congrès. Nous vous proposons de découvrir en quatre épisodes le résumé qu’elle a eu la gentillesse de nous transmettre.

Episode 1 : une gouvernance unifiée pour les standards d’encodage archivistiques

Depuis 2010, l’EAD et l’EAC-CPF sont maintenus par deux sous-comités distincts au sein du Comité des normes de la SAA, le TS-EAD (Technical Subcommittee on EAD – sous-comité technique sur l’EAD) et le TS-EAC-CPF (Technical Subcommittee on EAC-CPF – sous-comité technique sur l’EAC-CPF). Chacun des deux sous-comités est co-piloté par un membre de la SAA et un membre de la communauté internationale. Cette organisation est complétée par une équipe de développement des schémas (SDT), chargée d’assurer les développements techniques nécessaires à l’évolution et à la maintenance des deux standards.

Tant que chacun des standards ne subissait pas de révisions majeures, cette organisation paraissait appropriée. Elle s’est révélée déficiente lors de l’importante révision de l’EAD. Un des objectifs à atteindre était de mettre en cohérence l’EAD et l’EAC-CPF et de faire bénéficier les deux standards des évolutions apportées. Indéniablement, une importante partie des changements qu’apporte EAD3 s’appuie sur les avancées de l’EAC-CPF. Il n’en reste pas moins que l’objectif de cohérence annoncé n’a été que partiellement atteint, en partie à cause du fonctionnement parallèle des deux sous-comités techniques et en partie à cause d’une prise en compte insuffisante des commentaires du sous-comité technique de l’EAC-CPF.

La leçon a néanmoins été retenue et, au cours de l’année passée, les trois instances (TS-EAD, TS-EAC-CPF et SDT) ont réfléchi à une nouvelle gouvernance des standards de la SAA. Il s’agit avant tout de créer les conditions pour considérer l’EAD, l’EAC-CPF et tout autre standard d’encodage comme les composantes interconnectées d’un même ensemble complexe. S’ajoutent à ce principe d’autres motivations d’ordre opérationnel et administratif comme éviter la dispersion des efforts des professionnels, alléger les procédures de reporting, mutualiser les outils de communication, etc. Les nombreuses discussions ont également mis en avant le besoin d’une plus grande souplesse afin de permettre la création de groupes ad hoc sur des sujets ou projets spécifiques et d’encourager la mobilisation des compétences partout où elles se trouvent dans la communauté internationale des professionnels. Enfin, bien que gérés par la SAA, l’EAD et l’EAC-CPF sont de fait des standards internationaux. Ils ont été élaborés grâce à l’effort collectif de la communauté internationale des archivistes et sont mondialement utilisés. La France en est l’illustration par excellence, tant pour sa participation dans l’élaboration et dans la gouvernance des deux standards, que pour ce qui est de leur utilisation dans le réseau des services d’archives et des bibliothèques. Il va de soi que leur gouvernance au niveau international doit refléter cet état de fait.

Ces réflexions, portées au Conseil de la SAA, ont conduit celui-ci à fusionner les trois instances en un seul sous-comité technique, responsable de l’ensemble des standards d’encodage archivistiques, existants et à venir : le TS-EAS (Technical Sub-Committee on Encoded Archival Standards – sous-comité technique sur les standards d’encodage archivistiques). Ce sous-comité sera co-piloté par un membre de la SAA et un membre de la communauté internationale. Le mandat est en cours d’élaboration et ce nouveau sous-comité va bientôt voir le jour.

Cette réorganisation aura également un impact sur les instances et dispositifs déjà en place en soutien de l’EAD et des autres standards. En premier lieu, la Table ronde de l’EAD, instance de la SAA existant depuis la naissance de l’EAD en 1998 et dont le rôle a été d’aider la profession dans l’implémentation de l’EAD avec information, recommandations et outils, deviendra la Table ronde de tous les standards d’encodage de la description archivistique (table ronde des EAS). Une mise à disposition plus coordonnée de l’information en ligne sur ces standards est également en discussion. Le standard EAD 2002 (schéma et dictionnaire des balises) est actuellement hébergé par la Library of Congress et l’EAC-CPF (schéma, dictionnaire des balises et autres informations) est hébergé par la Staatsbibliothek zu Berlin.

Une décision importante, prise à l’occasion de la révision de l’EAD, a été d’effectuer le développement sur un service web d’hébergement et de développement de logiciel ouvert, accessible à tous, qui favorise le travail collaboratif en toute transparence. Il est également attendu que ce choix apporte un changement de méthode de gestion et de maintenance du standard au-delà de la phase de développement initial. Sur ce point, tous s’accordent sur le maintien de l’EAD de manière dynamique, comme c’est le cas pour d’autres schémas d’encodage, où corrections mineures et améliorations peuvent être apportées en continu sans attendre une révision qui justifierait le passage à une nouvelle version. Le service web d’hébergement et de gestion de développement GitHub a été choisi à cet effet. Ainsi, pour l’EAD3 1.0, le schéma, la documentation associée et les outils de conversion et de contrôle sont disponibles sur GitHub. L’intention est d’appliquer cette méthode de travail à tous les standards d’encodage de la SAA. D’ailleurs, une branche est déjà créée pour l’EAC-CPF.

Anila Angjeli (BnF)


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