Journée régionale AD-ESSOR Lorraine

Le 6 mars dernier ont été réunies 25 personnes pour une réunion régionale sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le Conseil général de la Meuse (CG55). Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux dans le cadre du programme VITAM, dont le lancement officiel a eu lieu le 9 mars dernier, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

IMG_0080La journée a été introduite par le Conseil général de la Meuse et en particulier son représentant M. Gérard Diwo, directeur des Archives départementales, pour présenter les actions du département au sujet de la dématérialisation et de l’archivage numérique. Celui-ci s’est lancé dans un mouvement de ré-informatisation, à la fois pour ce qui touche au Système d’Information Archivistique (SIA) et à l’archivage électronique proprement dit. En parallèle, des objectifs stratégiques ont été fixés pour encourager la dématérialisation (facilitation des échanges entre services et avec les usagers, diminution des coûts indirects). La collectivité, nouvellement adhérente à la Société Publique Locale (SPL) X-Demat, a acquis un ensemble d’outils compris dans le bouquet de services, du parapheur électronique aux solutions couvrant les besoins pour la dématérialisation d’un processus précis, répondant parfois à des impératifs légaux ou réglementaires. Au sein de cette offre se trouve le Système d’Archivage Électronique (SAE) X-Sacha, qui pourra être utilisé pour l’archivage intermédiaire, voire définitif, en lien avec la mise en place d’une GED transverse et la refonte de l’intranet de la collectivité. Le CG55 bénéficie donc d’un environnement complet dédié à la dématérialisation et à l’archivage numérique.

Afin de se mettre en ordre de marche pour préparer le versement des données dans leur futur SAE, les Archives départementales (AD) de la Meuse ont cherché à mieux maîtriser la production de documents bureautiques par la mise en place de plans de classement dédiés, auxquels sont associés des plans de nommage, qui reposent sur des tableaux de gestion intégrés à des chartes d’archivage établies service par service. La démarche a été pragmatique, en se concentrant d’abord sur quelques services du Conseil général relevant principalement de la direction de la culture. La charge de travail pour réaliser un plan de classement pour un service donné est estimée à quatre réunions avec celui-ci. Ces plans de classement s’étendent sur quatre niveaux, les trois premiers étant verrouillés. Les dossiers sont classés par grands domaines d’activité dans le but d’assurer la pérennité du plan par rapport aux mutations des services. Concernant les courriels, les services producteurs auront la responsabilité d’identifier les courriels importants, comportant notamment des mentions de validation, et de les enregistrer au format pdf/a dans l’arborescence bureautique. 380 Go de documents formant l’arriéré de « vrac » bureautique et identifiés comme ayant vocation à être archivés définitivement seront extraits et réinjectés dans les nouvelles arborescences. De façon parallèle au projet mené pour les services du CG, il est prévu de rationaliser la gestion des documents bureautiques au sein des communes, jusqu’aux plus petites, par des plans de classement, pour répondre aux risques de perte d’information. Concrètement, cela se traduit, pour les petites communes, par la rédaction d’une politique générale d’archivage et la création d’un espace de conservation des documents courants et intermédiaires à partir du cadre de classement de 1926, en y ajoutant des séries pour les secteurs nouveaux comme l’informatique. Pour les communes plus importantes, l’arborescence reprend les instructions de 2009 (1) et 2014 (2).

Après des actualités présentées l’après-midi sur l’archivage électronique par le SIAF, ainsi qu’un tour de salle de l’ensemble des participants, la région Lorraine a pu détailler son projet de SAE. Le périmètre choisi pour un premier prototype, qui s’appuie sur la solution As@lae de l’ADULLACT, réside dans les délibérations envoyées au contrôle de légalité dans le cadre du programme ACTES, l’idée étant de débuter par un flux restreint et relativement simple à maîtriser. Le choix d’As@lae a été favorisé par l’adhésion de la collectivité à cette association, qui promeut l’utilisation de logiciels libres dont les évolutions sont arbitrées démocratiquement et qui propose un ensemble d’outils liés à l’administration électronique ainsi que des interfaces avec les Systèmes d’Information Archivistiques (SIA). Une étude des scénarios a permis de définir la configuration dans laquelle le SAE serait déployé. Très vite, on a opté pour un système internalisé, fonctionnant autour d’un binôme formé par un informaticien et un archiviste, avec l’espoir de recruter un « e-archiviste » à plein temps sur ces questions. En effet, la mutualisation, bien que présentant de nombreux avantages, n’a pas été jugée sur le moment assez pertinente et efficace en ce qui concerne les gains de temps et la réduction des dépenses. Porté auprès des décideurs et jugé comme transverse au sein de la collectivité, le projet va désormais impliquer un travail sur les besoins en termes d’infrastructures techniques, la rédaction d’une politique d’archivage déployée dans les services par des chartes d’archivage et l’étude des conséquences de la fusion des régions.

Ayant continué par une série de réactions et d’échanges, la journée s’est achevée sur des annonces du SIAF à propos de l’archivage électronique. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement le Conseil général de la Meuse pour son accueil chaleureux.

 

(1) Instruction DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

(2) Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 sur le tri et la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques.


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