Journée régionale AD-ESSOR Alsace

Le 10 février dernier ont été réunies 45 personnes représentant 24 collectivités  territoriales, groupements et autres structures (centres de gestion, chambres de commerce et d’industrie, universités…) d’Alsace (services d’archives et directions des systèmes d’information) pour une réunion régionale sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le Conseil général du Bas-Rhin (CG67). Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

AD-ESSOR AlsaceLa journée a été introduite par Madame Pascale Verdier, directrice des Archives départementales du Bas-Rhin (AD67), qui a défini les enjeux de l’archivage électronique, avant de laisser la place à ses services pour présenter l’état de la dématérialisation et de l’archivage électronique dans le département. Si, à l’heure actuelle, les AD67 n’ont pas de projet d’acquisition de système d’archivage électronique (SAE), l’importance des procédures dématérialisées et la collaboration déjà ancienne entre les AD et la direction des systèmes d’information (DSI) laissent présager une évolution prochaine dans ce domaine. Il faut remonter en 2006 pour trouver les racines de la réflexion du service sur l’archivage électronique autour du projet COESIO. En 2011, à l’initiative de la DSI du Conseil général, le projet est relancé avec les AD. Des contacts sont pris avec les éditeurs de SAE, ainsi qu’avec d’autres collectivités plus avancées sur ce thème. Un premier cahier des charges fonctionnel reposant sur le modèle OAIS est rédigé. Cependant, le déménagement des AD en 2012 dans un nouveau bâtiment et la priorité donnée à la résorption de l’arriéré des versements papiers ainsi qu’à la finalisation d’un nouveau site internet ont retardé la mise en œuvre concrète de la prochaine phase du projet d’archivage électronique. Les AD et la DSI ont préparé le déploiement du futur SAE en sécurisant les infrastructures de stockage par un Plan de Continuité d’Activité (PCA) et de Reprise d’Activité (PRA) reposant sur les AD comme site de réplication des données. De plus, les Archives départementales, qui sont systématiquement associées à tous les projets de dématérialisation, mènent d’ores et déjà diverses actions en vue de maîtriser la qualité des données qui seront archivées, à terme, dans un SAE : charte de nommage, liste de formats pérennes, guide sur la dématérialisation des subventions, sensibilisation et formation des services. Le service d’archives s’assure également de l’interopérabilité des différentes applications métiers et solutions de gestion électronique de documents (GED) avec le futur SAE, en préconisant notamment la possibilité de gérer les transactions entre ces outils au format SEDA (Standard d’échanges de données pour l’archivage). Tout projet d’application doit désormais intégrer une composante archivage.

La réunion a continué par une présentation du projet de SAE porté par l’université de Strasbourg. En effet, un financement a été obtenu dans le cadre d’une Initiative d’Excellence (IDEX) pour se lancer dans le déploiement d’une plate-forme. Le service a d’abord « préparé le terrain » en diffusant des fiches de bonnes pratiques (notamment sur les courriels), des chartes de nommages et des règles d’utilisation des formats de fichiers, dans une collaboration, toute récente, entre le service d’archives et la direction informatique, et avec des échanges réguliers avec les AD en application du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques. Un état des lieux a mené à la décision de restreindre le périmètre premier du projet au domaine des ressources humaines, en raison de l’urgence de la situation et de la nécessité de rendre des comptes au bout d’un an dans le cadre de l’IDEX. En effet, l’université a hérité de vieilles bases de dossiers d’agents, qui étaient contenues dans des systèmes anciens, tandis qu’une partie des dossiers papiers a été perdue et que l’on a conservé des microfilms parfois dégradés. Il paraissait nécessaire de rationaliser cette fonction et d’envisager son archivage pérenne. Après une première phase de cadrage, l’université va élaborer une Politique d’Archivage (PA), listant les différents engagements liés au déploiement du SAE. Il faudra également articuler le projet avec la GED en passe d’être installée. Un groupe de travail a d’ailleurs été créé sur le cycle de vie des documents.

Après un tour de salle de l’ensemble des participants, l’après-midi, les Archives de la ville et Eurométropole de Strasbourg ont détaillé leur projet de SAE. En 2012 a été créé un poste à plein temps d’e-archiviste. Ce recrutement a inauguré le partenariat avec la DSI. Il est effectué de façon parallèle au lancement des grands projets de dématérialisation dans la collectivité.Le choix a été fait de s’orienter vers des outils libres. En 2013 débute un projet de diffusion de bonnes pratiques sur la gestion de l’information numérique. Cela a donné naissance à un guide, décliné en fiches en cours de validation au niveau de la direction générale. Finalement, le projet, baptisé « Schild » a été présenté en 2014 aux décideurs. Se voulant pragmatique et évolutif, il est subventionné fin 2014 par le ministère de la Culture dans le cadre de l’appel à projets AD-ESSOR. Le premier périmètre documentaire choisi pour le SAE est restreint et se concentre sur les flux dont la priorité est évidente, comme le PES V2. Mais, dans un second temps, le service envisage l’élargissement de ce périmètre et l’ouverture du SAE dans une configuration mutualisée reposant sur une organisation multi-instances. Les premiers flux candidats à l’archivage sont la chaîne comptable, les documents bureautiques issus de la GED-sas Sharepoint et les enregistrements audiovisuels des séances du conseil. Ainsi, le service pourra être confronté à des problématiques de format, de volumétrie et de communication d’archives intermédiaires et définitives diverses, qui serviront à forger une expérience pour la suite. Le coût du projet, additionnant les frais d’intégration, de paramétrage, de connecteurs, de stockage et de formation, est évalué à 109 000 €. La capacité de stockage mise en place est de 4 To, avec une configuration sur un site de production et deux sites distants de réplication. Le visa d’élimination des AD sera géré via un workflow intégré dans l’outil. Les prochaines étapes résident dans le choix du prestataire d’intégration de la solution et dans sa mise en œuvre.

Ayant continué par une série de réactions et d’échanges autour des trois projets décrits, la journée s’est achevée sur des annonces et actualités du SIAF à propos de l’archivage électronique. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement le Conseil général du Bas-Rhin pour son accueil chaleureux.


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