Le Conseil international des archives poursuit actuellement ses travaux de normalisation de la description archivistique. Le Groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD) a reçu pour mission de concevoir un modèle global de la description archivistique (2012-2016). Présidé par Daniel Pitti (Université de Virginie), il rassemble des représentants d’une dizaine de pays, dont deux pour la France (Florence Clavaud des Archives nationales et Alice Motte du Service interministériel des Archives de France).

Pourquoi développer un modèle de la description archivistique ?

La normalisation de la description archivistique a abouti depuis les années 1980 à la publication par le Conseil international des archives de quatre normes internationales de description : ISAD(G) en 1994 et 1999 (norme générale de description des archives), ISAAR(CPF) en 1998 et 2004 (notices d’autorité des producteurs), ISDF en 2007 (description des fonctions) et ISDIAH en 2008 (description des institutions de conservation). La progression de l’utilisation des normes dans le réseau des archives s’est accompagnée d’effets très positifs : production de descriptions selon une structure identique, contribution à la formation des archivistes, gain d’efficacité du travail, accès du public à une présentation des données plus homogène. Le développement successif des quatre normes reflète l’évolution de notre conception de la description archivistique. Si ISAD(G) permet de produire des descriptions globales qui abordent à la fois les archives et leur contexte, la publication des trois normes suivantes correspond à une affirmation de l’importance et de la complexité de la description du contexte influant sur les documents (producteurs et fonctions). Chacune de ces normes a répondu à un besoin de description plus fin que ne le permettaient les autres normes ; les différentes composantes de la description archivistique s’individualisent et l’on encourage leur gestion séparée dans un système d’information plus fluide et plus structuré. Par exemple, les Archives nationales rédigent et mettent à jour leurs notices d’autorité au sein d’un référentiel des producteurs, qu’elles relient ensuite aux notices des fonds concernés. L’exploitation de ce référentiel sur Internet offre aux lecteurs de nouvelles clefs de recherche : point d’accès par producteur, rebonds entre les ressources utilisant les liens tissés entre les différentes notices.

L’idée de concevoir un modèle global de la description archivistique s’inscrit dans le prolongement de cette évolution vers une nouvelle logique de pratique de la description (gestion de plusieurs référentiels – archives, producteurs, fonctions – unis par un réseau de relations). Ce modèle doit permettre de réunir tous les éléments de description compris dans les quatre normes actuelles et de remédier à leur manque d’articulation (recoupement d’éléments, différence de structuration entre des zones similaires, zones de relations « à sens unique »…). Le schéma suivant constitue une modélisation simple de la description archivistique et du riche réseau de relations qu’il est possible de tisser entre les différentes informations :

En plus de la nécessité de répondre à un besoin pressant d’articulation des normes, l’élaboration d’un modèle de la description archivistique doit atteindre d’autres objectifs stratégiques. Il apparaît capital en effet de faire évoluer les descriptions archivistiques traditionnelles pour qu’elles s’adaptent à l’évolution des pratiques de recherche et des technologies du web sémantique. Disposer d’un modèle unique et global, exploitable informatiquement et adapté aux technologies nouvelles du web, est un prérequis indispensable pour envisager de faire fructifier des gisements de données archivistiques alors que celles-ci sont encore beaucoup gérées en silo et que les modes actuels de représentation de l’information restent pauvres. Le partage de données structurées et de confiance, auquel le web sémantique cherche à répondre, fait partie des missions des services d’archives, qui utilisent déjà des protocoles comme OAI-PMH pour améliorer l’interopérabilité et l’échange de données. Le modèle, composé d’une représentation graphique et d’une documentation, a donc vocation d’être accompagné d’une déclinaison informatique, appelée « ontologie », pouvant être mise en œuvre dans le contexte du web des données liées. Rapprocher les archives des autres secteurs culturels, dont les travaux de normalisation ont déjà abouti à des modèles internationaux (modèle FRBR des bibliothèques, modèle CIDOC-CRM des musées), est un autre enjeu fondamental.

Le groupe de travail du CIA prévoit de diffuser une première version du modèle conceptuel en mars 2015 et de lancer un appel à commentaires préalable à la poursuite des travaux.

Référence : page du site de l’ICA consacrée au projet.

Alice Motte,

Bureau de l’archivage numérique, des normes et référentiels