Villeneuve-d’Ascq, une démarche volontaire et artisanale d’archivage électronique

Dans le cadre du projet AD-ESSOR d’accompagnement des collectivités territoriales pour le développement de l’archivage électronique, nous avons proposé à Céline Sename, chargée des archives électroniques aux Archives municipales de Villeneuve-d’Ascq, de présenter son expérience de mise en place d’un archivage électronique dans une collectivité, même avec des moyens limités.

 

En l’absence de commande politique et de moyens financiers dédiés à l’archivage électronique, on aurait tôt fait de baisser les armes et de renoncer… Pourtant, comme pour beaucoup de nos travaux d’archivistes, il faut d’abord démontrer concrètement leur utilité avant d’obtenir le cadre et les ressources nécessaires.

Atout de taille : l’archivage électronique s’intègre parfaitement à deux lames de fond qui font évoluer et rationaliser la gestion des systèmes d’information (SI) dans nos collectivités : le Référentiel général de sécurité (RGS) et la loi Informatique et Libertés qui réclament une mise en conformité progressive des SI. Un premier angle d’attaque consiste donc à contacter puis à s’allier avec les personnes référentes dans ces domaines.

Puis, une deuxième démarche consiste à éliminer des données, ou en tout cas les repérer et les signaler aux responsables informatiques. Quand on pense archivage électronique, on a sans doute trop tendance à penser d’abord aux données à conserver, alors qu’elles ne représentent pas la majorité. Comme face à un local d’archives bondé, on peut donc d’abord s’atteler à procéder aux éliminations afin de dégager le terrain et valoriser les documents à conserver.

La direction informatique apprécie aussi d’obtenir auprès des Archives des informations fiables et le fait de détruire les données dans les règles, après accord du service producteur et des Archives départementales. Plusieurs séries de données ont donc obtenu un visa d’élimination à Villeneuve-d’Ascq : registre électronique des demandes de carte d’identité et de passeport, enregistrement du courrier, suivi et organisation des visites médicales des agents, aides sociales légales, recrutement des animateurs vacataires…

Cette démarche a aussi un effet très rassurant : le travail y est strictement le même que pour le papier. Le plus difficile est de trouver le bon interlocuteur puis la bonne unité de compte pour estimer la volumétrie !

Sans être associé à un projet transversal d’envergure, comme la mise en place d’une GED, d’un e-parapheur,… on peut tout simplement se tenir informé des projets d’informatisation ou de ré-informatisation de services pour émettre des alertes à adresser soit à la direction informatique, soit au service producteur.

Vient ensuite le moment de collecter. En l’absence de SAE ou d’espace de stockage dédié, on pourrait se dire que c’est trop téméraire… Sans doute ! Mais notre histoire nous démontre à ce jour le contraire. Après avoir sondé l’organisation générale de la sécurité du SI de la collectivité (merci Astaré !), il s’avère que la situation villeneuvoise est loin d’être catastrophique. Rassurant donc. Avec l’appui de la DSI, nous avons simplement créé un dossier spécifique parmi nos dossiers bureautiques, à l’intérieur duquel les accès et droits d’écriture sont très restreints, pour stocker les premières données à conserver. Une première solution de stockage, à usage provisoire.

À ce jour, nous y stockons : délibérations municipales, données sociales, données de carrière et quelques archives intermédiaires relatives au courrier. Ces archives représentent environ 1 Go de données non parfaites, puisque nous avons en majorité des formats pdf et xml, mais aussi quelques fichiers xls que nous ne désespérons pas de convertir prochainement.

Ces actions ont progressivement fait l’objet d’une communication interne d’abord ciblée (chefs de service et directeurs généraux concernés), puis générale (comité de direction et outils de communication interne).

En janvier dernier, avec l’appui de la direction informatique, nous avons obtenu un budget de 40 000 € pour l’acquisition d’un système d’archivage électronique. Puis, suite à l’appel à projet ministériel relatif à l’archivage numérique, nous avons élargi le périmètre du projet en menant sur quelques semaines une réflexion sur l’architecture de stockage des données. L’obtention d’une subvention nous permet aujourd’hui d’envisager l’acquisition du SAE ainsi que de baies de stockage dédiées, avec des conditions de sécurité renforcées.

Céline Sename
chargée des archives électroniques aux Archives municipales de Villeneuve-d’Ascq

 


Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.