Réinformatisation des archives départementales (2011-2018) : bilan et perspectives 2/3

Cette étude est publiée en 3 parties :

  1. L’enquête SIAF 2018

  2. Les situations avant les réinformatisations

  3. Nouveaux systèmes d’information et synthèse

Partie 2 : les situations avant les réinformatisations

Résultats et premières analyses

Les axes forts de l’enquête comprenaient la description de l’utilisation des différentes fonctions avant et après la ré-informatisation, les motivations, les moyens humains et financiers, la reprise des données ainsi que l’adaptation du nouveau produit aux besoins.

Sur les 26 services ayant répondu, 50% utilisaient l’ensemble des fonctionnalités acquises. Pour certaines fonctions, plusieurs produits pouvaient être mis en œuvre de façon parallèle.

Les fonctions dites de gestion

Pour l’enquête, cette famille de fonctionnalités était constituée des aspects entrée, gestion du récolement et/ou des espaces, prêts et/ou communications administratives ainsi que salle de lecture. Elle ne correspond pas forcément à la partie « gestion » des éditeurs, qui incorpore souvent la production des instruments de recherche.

Il en résulte que la fonctionnalité d’entrée est utilisée, mais de façon hétérogène suivant les séries : par exemple pour les archives contemporaines mais pas pour les archives privées.

Pour le récolement, les attentes diffèrent d’un service à l’autre : dans certains cas, une importance forte est accordée à des aspects du type état matériel, dans d’autres la rapidité de saisie des informations est primordiale, la précision de la localisation étant bien entendu incontournable. Dans un tiers des situations, le module n’était pas utilisé car jugé insuffisant au regard des souhaits, ou était doublé d’un récolement sur tableur.

La gestion de la salle de lecture est la fonction la plus utilisée avec peu de difficultés signalées.

Enfin, la fonction prêt (pour exposition) et communication administrative pouvait être réalisée de façon manuelle en utilisant des formulaires papier ou via le logiciel suivant la quantité de demandes à traiter.

La description

C’est la fonction pour laquelle les situations prenaient les formes les plus diverses. Cinq services n’utilisaient pas du tout la fonction acquise, jugée complexe (et sans que cela concerne un produit en particulier), quatorze l’utilisaient de façon conjointe avec des outils bureautiques et/ou un autre produit.

L’indexation est pratiquée par une vingtaine de services : plutôt pour l’iconographie et la série W, et se concentre plus volontiers sur les lieux que sur les mots matières.

Concernant les producteurs, suivant les capacités de l’outil, les informations se limitaient au nom ou pouvaient aller jusqu’à l’élaboration de fiches, voire dans certains cas (en dehors du logiciel) par des productions bureautiques complémentaires.

La publication et l’interrogation des instruments de recherche

Interrogation et publication étaient généralement les fonctions les moins utilisées, soit parce qu’elles ne correspondaient pas au besoin soit parce que l’outil disponible ne le permettait pas. Dans plusieurs services, seule la consultation d’instruments de recherche papier était pratiquée. Dans une dizaine de services, l’interrogation des bases de données n’était possible qu’en interne, et dans deux cas dépendante de l’agent spécialiste.

Fonctions liées à la bibliothèque

Une grande variété de produits étaient utilisés. Parmi les produits dit « archives » figurent Arkheïa pour six services (sur les treize équipés de ce produit) et Avenio pour deux services. Les autres structures recouraient à des produits spécialisés tels que Orphée, Aloes, Loris, JLB, Alexandrie, Horizon ou encore PMB [télécharger Tableauequipementslogiciels].


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