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Pérennisation des plans numériques d’un architecte

En 2013-2014, la Cité de l’architecture et du patrimoine (Centre d’archives d’architecture du XXe siècle) et la société PASS Technologie ont bénéficié d’une subvention du Service interministériel des Archives de France pour mener une recherche sur les fichiers numériques « techniques » (plans) d’un fonds d’archives d’architecte : celui de l’architecte Adrien Fainsilber.

Cette recherche visait à définir une chaîne de traitement complète pour ce fonds précis (caractérisé par le logiciel Arc+ que l’agence avait choisi à la fin des années 1980) et pour les outils documentaires du Centre d’archives. Toutefois, les réponses proposées aux problématiques soulevées dans ce cas précis peuvent être étendues à tout fonds comportant des fichiers numériques de dessin assisté par ordinateur. Il a donc paru utile de diffuser à l’ensemble du réseau des Archives de France les conclusions de cette étude. Le rapport complet et la présentation synthétique de l’étude comprennent donc des préconisations sur les formats, la structure interne et le traitement fichiers d’Arc+, la gestion et la description des dossiers et une évaluation du temps de traitement.

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Etude du NDSA sur le format PDF/A-3

Le consortium NDSA (National Digital Stewardship Alliance) vient de publier une étude sur les avantages et les risques de l’utilisation par les institutions de conservation du nouveau format de fichier PDF/A-3. Cette étude relève une fonctionnalité nouvelle de ce format qui conduit à reconsidérer notre perception des normes de la série PDF/A. Les précédentes normes PDF/A-1 et PDF/A-2 se présentaient comme des contraintes appliquées respectivement aux spécifications des formats PDF1.4 et PDF1.7 de nature à garantir la préservation de l’apparence visuelle statique de documents mis en page. Cette garantie de conservation était mise en oeuvre en restreignant des fonctionnalités (par exemple: impossibilité de mettre des scripts) et en faisant en sorte que le document soit auto-porteur c’est-à-dire porte en lui même toutes les informations nécessaires à son interprétation (par exemple: encapsulation de polices).

Le format PDF/A-2 ouvrait la possibilité d’encapsuler dans un document, d’autres fichiers, à la condition que ceux-ci soient eux-même des fichiers PDF/A bien formés. Cette possibilité d’encapsulation de contenus a été élargie dans le nouveau format PDF/A-3, lui permettant de contenir n’importe quel format binaire. Cette ouverture permet de nouveaux usages (encapsulation des sources ayant donné lieu au document mis en page, encapsulation d’autres formes de représentation de l’information, encapsulation de métadonnées dans des formats divers, encapsulation d’outils, etc.), mais ouvre aussi une brèche du point de vue de la conservation en encapsulant dans une forme bien maitrisée des contenus potentiellement moins maitrisés. On peut aussi se demander si cette dérive ne rapproche pas ainsi le format PDF de formats conteneur de type zip ou tar.

L’étude décrit quelques cas d’utilisation réalistes en donnant à chaque fois les avantages et inconvénients de l’usage du format PDF/A-3. Nous retenons de cette étude que ce nouveau format peut correspondre à des usages. Par exemple, ce qui est appelé dans la norme « hybrid archiving » mélange au sein d’un même conteneur PDF/A-3 un contenu de l’information mis en page dans une représentation à pérenniser et d’autres contenus potentiellement équivalents qui ne sont pas forcément à pérenniser sur la même durée. Cet usage permettrait d’archiver au plus tôt une information tout en conservant des usages qui disparaitront dans le temps. Dans les inconvénients, nous retiendrons que l’utilisation dans un contexte d’archivage de ce nouveau format introduit une plus grande complexité technique pour sa validation mais aussi pour la gestion de l’information (par exemple le cycle de vie peut être différent d’un contenu à l’autre au sein d’un même document) et demande donc d’encadrer très finement son utilisation (précision des formats acceptables, utilisation des métadonnées prévues à cet effet pour décrire le type de relation entre le document et ses pièces jointes, description des règles de gestion des contenus, etc.).

L’étude est téléchargeable à l’adresse: http://www.digitalpreservation.gov/ndsa/working_groups/documents/NDSA_PDF_A3_report_final022014.pdf

Etude sur les outils de conversion vers le format PDF

La deuxième partie de l’étude sur les formats PDF réalisée en collaboration entre le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) et la société NUMEN à la demande des archives de France et de la TGIR (Très Grande Infrastructure de Recherche) Huma-Num a été publiée.

Cette partie est consacrée aux outils qui permettent de produire des fichiers au format PDF à partir d’un autre format. Le domaine à couvrir étant trop vaste, cette étude s’est concentrée sur la conversion de trois types de formats d’origine a) des formats de traitement de texte issus des suites bureautiques OpenOffice, LibreOffice et MicrosofOffice, b) des formats d’édition scientifique issus des outils TeX et LaTeX c) et enfin du format DWG pour le dessin technique (format d’origine du logiciel Autocad). Pour réduire également le périmètre de l’étude, les formats cibles privilégiés ont été ceux de la famille PDF/A, souvent utilisés comme formats d’archivage.
L’étude présente les différents scénarios que l’on peut envisager pour effectuer des conversions vers PDF et montre pour chaque cas envisagé et chaque logiciel testé les résultats observés sur un panel de critères (critères extraits de ceux présentés dans la partie 1 de l’étude). Les observations faites sur les outils ne sont valables que sur les versions étudiées, mais la méthodologie décrite dans l’étude permet de reproduire ces tests pour évaluer d’autres outils ou d’autres versions de ces mêmes outils.

Les conclusions montrent que le marché ne porte pas d’outils parfaits, que l’on ne peut pas s’affranchir d’analyser le besoin et d’identifier finement l’information que l’on souhaite conserver, enfin que pour certaines catégories de données (en particulier pour les formats de dessin technique), une bonne connaissance métier sur le contenu des données et les fonctionnalités d’origine peut être nécessaire pour piloter la conversion.

Cette étude est accessible à l’adresse suivante :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/formats-et-supports/