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Comment prendre en charge des documents numériques sans plate-forme d’archivage numérique ?

Dans le cadre du projet AD-ESSOR d’accompagnement des collectivités territoriales pour le développement de l’archivage électronique, nous avons demandé à Elise Manuélian et Nathalie Regagnon des Archives départementales de la Haute-Garonne, de présenter leur expérience de prise en charge de documents numériques sans plate-forme d’archivage numérique.

L’exemple des archives du procès AZF versées aux Archives départementales de la Haute-Garonne

En 2008, le premier président de la cour d’appel de Toulouse a décidé que le procès AZF ferait l’objet d’un enregistrement audiovisuel pour être conservé à des fins historiques. Le tournage a été confié à la société toulousaine IEC et les Archives départementales ont été contactées pour fixer les modalités de versement et les critères de production des images en vue de leur conservation définitive. La méthodologie de collecte décrite ci-après a pu être maintenue pour le procès en appel qui s’est déroulé en 2012.

1. Définition des conditions du tournage et des mesures de sécurité pour assurer la fiabilité des enregistrements

Le président de l’audience était chargé de faire en sorte que les prises de vue correspondent à l’exacte réalité (principe de neutralité : exclusivement des plans fixes, gros plans proscrits). Les enregistrements devaient être arrêtés en cas d’incident ou de suspension d’audience.

Quatre caméras ont été installées dans la salle d’audience à des points fixes. Les prises de vue ont été effectuées dans les conditions de luminosité éventuellement inégales entre la « scène » et la salle, le minimum admissible de luminosité étant de 400 lux. Le son a été enregistré sans compression, en PCM. C’est le produit réalisé en direct pendant le procès qui a été versé aux Archives départementales.

Le président du tribunal veillait à ce que la société IEC détruise les anciens enregistrements dès que ceux-ci étaient pris en charge par les Archives départementales. Les enregistrements étaient par ailleurs gardés dans des coffres fermés à clé avant leur versement.

Le réalisateur a tenu un carnet de bord sur lequel figuraient tous les incidents techniques survenus lors de l’enregistrement : il a également été versé aux Archives départementales.

2. Définition des livrables et des modalités de livraison

Il a été prévu trois types de livrables : les enregistrements audiovisuels du procès ; les métadonnées descriptives et techniques ; le procès-verbal de remise.

Les enregistrements ont été remis aux AD en deux exemplaires, conditionnés dans une mallette de sécurité.

3. Fixation sur supports, formats et règles de nommage

Un fichier correspond à une séquence et un répertoire correspond à une audience. Plusieurs séquences pouvant se dérouler lors de la même audience, on a alors autant de fichiers qu’il y a de séquences ; la coupure du fichier s’est faite au moment le plus adéquat (pause, changement de prise de parole…).

Chaque fichier est nommé suivant la règle suivante : aaaammjj_proces_AZF_numéro d’ordre.extension

Les enregistrements destinés à la conservation ont été réalisés au format MPEG 2 avec un débit de 10 mégabits minimum (pouvant être porté, après essais, à 15 mégabits en fonction de la luminosité de la salle) et copiés sur disques durs.

A leur arrivée aux Archives départementales, les fichiers ont été enregistrés sur bandes LTO-3 en deux exemplaires. Les modalités de fixation sur support de conservation et de contrôle de fixation sur ces supports ont fait l’objet de métadonnées techniques (fichiers TXT : poids des fichiers, nom du media, etc.).

L’exemplaire de consultation a été livré sur DVD au format Windows media.

4. Etablissement des métadonnées

Métadonnées descriptives
En plus des informations demandées dans l’arrêté du 19 janvier 1989, les Archives départementales ont demandé à disposer de descriptifs minutés de chaque séquence ; deux scriptes ont été engagées pour effectuer ce travail.

Les métadonnées descriptives ont été inscrites dans un fichier Excel pré-formaté par les Archives départementales pour permettre leur intégration automatique dans le logiciel de recherche et de description des Archives départementales (Thot/Cindoc).

Trois niveaux de métadonnées ont été différenciés :

– les métadonnées du procès – elles sont valables pour tous les enregistrements et ont été livrées à la fin du procès  : juridiction, dates et lieu du procès ; noms du président, du représentant du ministère public, des parties, des avocats, des témoins et des experts entendus par la juridiction, nature et noms des supports, etc.

– les métadonnées de chaque audience, avec indication pour chacune d’elle  du jour de l’audience ;

– les métadonnées de chaque séquence, de façon à obtenir un état chronologique des principales phases du procès, qui se composent entre autres du numéro de la séquence, du résumé de la séquence, des noms du ou des différents intervenants et de leur qualité (témoin, président, expert, etc.).

Métadonnées de pérennisation et de représentation
Le carnet de bord sur lequel figurent les incidents techniques survenus lors de l’enregistrement est un formulaire basé sur la date (heure:auteur:commentaire),  au format Word et TXT. En complément, les Archives départementales ont établi des fiches de contrôle.

La société IEC a fourni des métadonnées techniques sur les enregistrements destinés à la conservation, conformément aux recommandations des Archives de France relatives à la gravure, à la conservation et à l’évaluation des CD-R.

5. Contrôle des fichiers et métadonnées versés à l’entrée

Une grille de contrôle spécifique a été préparée et établie pour chaque livraison hebdomadaire. Les fiches de contrôle ont été conservées sur le réseau du Conseil général avec les autres documents donnant des métadonnées de pérennisation et de représentation.

a) vérification du poids des enregistrements et correspondance avec le procès-verbal de prise en charge.

b) contrôles d’intégrité : vérification de l’ouverture du disque dur et des fichiers, nombre de répertoires et fichiers présents sur le disque/sur le PV par exemple.

c) contrôles qualité : les fichiers ont été ouverts et lus sur quatre points de contrôles aléatoires.

6. Établissement des bordereaux de versement définitifs

Pour permettre aux chercheurs une lecture plus aisée de l’instrument de recherche, le plan d’audience a été inclus dans l’instrument de recherche servant ainsi de plan de classement.

Pour chaque audience, un résumé le plus neutre possible a été rédigé à partir du plan d’audience du procès et du blog de la Dépêche du Midi pour compléter l’intitulé global de l’audience (date et heures).

Exemple : 6697 W 1 Audience du 23 février 2009 (9h35-12h35). – Ouverture du procès, lecture de l’acte d’accusation ; citation et appel des témoins et de leurs avocats.

7. Conservation et veille technologique

Volumétrie du premier versement (hors procès en appel) :
– environ 400 heures d’enregistrement ;
– 68 DVD (exemplaire de consultation) ;
– 2 jeux de 19 bandes LTO (un jeu de bandes représente 2,1 To).

Courant de l’été 2010, le jeu de bandes conservé aux Archives départementales a été contrôlé (ouverture et bon déroulement des bandes) : il s’est avéré que deux bandes ne s’ouvraient plus (soit 10% du versement) mais les données ont pu être récupérées à partir du second jeu conservé à l’Hôtel du Département. Début 2011, les enregistrements du procès sont copiés sur les baies sécurisées des Archives départementales (avec système de réplication) pour plus de sûreté.

Aujourd’hui, les fichiers sont conservés dans l’espace de mise en sécurité des données électroniques du Conseil général (solution d’attente avant la mise en place d’un système d’archivage électronique). Le second exemplaire est toujours conservé sous forme de bandes LTO.

Elise Manuélian et Nathalie Regagnon
Archives départementales de la Haute-Garonne