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Une expérience de mise en œuvre de GED : le Conseil Général du Calvados

Toujours en écho au projet AD-ESSOR mené par le SIAF pour encourager le développement de solutions d’archivage électronique dans les collectivités territoriales, nous avons demandé à Julie Deslondes, directrice des Archives départementales du Calvados, de nous présenter le projet de gestion électronique des documents qui est en cours de déploiement au sein du conseil général.

 

Le Conseil Général du Calvados a fait de la dématérialisation de ses procédures un axe majeur de sa modernisation depuis la fin des années 2000.

En 2009-2010, une étude de faisabilité sur l’archivage électronique mettait en évidence l’importance du travail en amont sur la gestion électronique de documents. Il s’agissait également bien entendu d’améliorer l’efficience générale de la collectivité. Tous les retours soulignaient en effet l’importance des documents bureautiques non structurés dans les processus décisionnels, alors même qu’ils ne faisaient l’objet d’aucune gestion maîtrisée. Une seconde étude était alors lancée sur la dématérialisation de la chaîne documentaire, avec à la clé le recrutement d’une chargée de projet en 2011.

Il avait d’abord été projeté la mise en œuvre ambitieuse d’une GED transverse agrégeant l’ensemble des processus documentaires de la Collectivité, y compris les bases de données, mails ou courriers numérisés massivement au préalable. Cependant, les premiers retours d’expérience en la matière ont conduit la collectivité à faire preuve de plus de prudence, et à déclencher un travail plus progressif. Les outils acquis (la GED Alfresco et l’e-parapheur de l’ADULLACT) devaient être mise en œuvre de manière graduelle processus par processus, en tenant compte des priorités, des besoins et des capacités de changement des services.

Chaque processus dématérialisé a fait l’objet d’une analyse documentaire. Les possibilités de simplification étaient analysées, ainsi que les conséquences en matière d’archivage, toujours dans l’objectif de la dématérialisation la plus grande, si possible en diminuant la quantité d’archives papier nécessaires en bout de chaîne. Ce travail a nécessité une étroite collaboration entre les Archives départementales, analysant le cycle de vie des documents et des données, les services métiers explicitant leurs besoins et contraintes, et les services dédiés à l’innovation technologique, selon une méthodologie en fait très proche de l’archivistique traditionnelle et très enrichissante pour tous.

Les projets pilotes ont été choisis en fonction de leur relative simplicité, du gain d’efficacité permis, et de manière à tester différents outils et modalités de mise en œuvre. Les premières expérimentations concernent les espaces collaboratifs et la dématérialisation du circuit des marchés publics. Les Archives départementales ont également fait partie des pilotes avec la dématérialisation des bordereaux de versement et d’élimination d’archives.

Comme toujours dans un projet de mise en œuvre d’un nouvel outil informatique, surtout aussi structurant, les difficultés ont été nombreuses : les processus sont toujours plus complexes que prévus, la technologie ne permet pas toujours de coller à la réalité d’un processus traditionnel fixé par des années d’habitude, les contraintes juridiques ou réglementaires ne sont pas si faciles à lever. Cependant, la démarche pragmatique et progressive adoptée, en permettant une adaptation régulière aux difficultés rencontrées, pour un investissement financier de ce fait raisonnable, paraît justement adaptée aux réalités des besoins et des moyens des collectivités territoriales d’aujourd’hui.

Julie Deslondes, Directrice des Archives départementales du Calvados