Archives du mot-clé bureautique

La Métropole Européenne de Lille et la collecte de données non structurées

Ce billet a été rédigé par Jérôme Bariselle, responsable du service d’archives de la Métropole Européenne de Lille (MEL). Il présente les modalités d’intervention des archivistes, de façon conjointe avec les informaticiens, dans le cadre d’une migration des documents bureautiques gérés au sein de la collectivité des répertoires partagés vers un système de gestion électronique de documents.

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Préparation des versements : DataAccessioner

Ce billet fait partie du cycle de publications sur la thématique des outils de préparation des versements d’archives numériques. Il se concentre sur un outil particulier : DataAccessioner accessible à l’adresse http://dataaccessioner.org/.

DataAccessioner est un outil sous licence libre (sans réutilisation commerciale) disposant d’une interface graphique et destiné à la copie contrôlée et décrite de fichiers d’un support vers un autre. Écrit en Java, il est portable sur toutes les plates-formes. Il a été développé pour la David M. Rubenstein Rare Book and Manuscript Library de l’université Duke aux États-Unis afin de copier facilement des fichiers issus d’un support CD vers des serveurs pour des opérations de classement ultérieures. Le produit est aujourd’hui maintenu dans le cadre du projet POWRR. La dernière version (v1.0.0-beta) date du 13 août 2014.

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Préparation des versements : le renommage

Ce billet fait partie du cycle de publications sur la thématique des outils de pré-versement d’archives numériques.

Le renommage en masse des fichiers avant la constitution du paquet fait partie des besoins qui sont le plus souvent évoqués par les archivistes qui se sont confrontés à des versements d’archives numériques sous la forme de fichiers bureautiques ou de courriels. Cette action, qui consiste à modifier en partie ou totalement le nom d’un fichier, répond en général à deux impératifs distincts :

  • un impératif technique, qui réside dans la nécessité de formater les noms pour réduire le risque d’erreur dans les traitements (problèmes d’encodage des caractères spéciaux, contraintes liées à la longueur du chemin d’accès au fichier…).

  • un impératif fonctionnel, qui réside dans la volonté de certains archivistes de faire porter une information intellectuelle dans le nom (producteur, date, cote…) comme une métadonnée minimale, tout en conservant le nom originel du fichier.

Il existe plusieurs outils spécialisés dans cette fonction.

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Pré-versement : le dédoublonnage

Ce billet fait partie du cycle de publications sur la thématique des outils de pré-versement d’archives numériques.

L’une des particularités du numérique réside dans sa facilité à dupliquer les informations pour répondre aux divers besoins des utilisateurs :

  • sécuriser leur travail pour prévenir la dégradation des supports ou les mauvaises manipulations techniques pouvant endommager l’information.

  • échanger des données entre plusieurs contributeurs sur un même document.

  • disposer d’une version d’un document numérique dans leur propre environnement de travail…

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Pré-versement : le calcul d’empreintes

Le Service interministériel des Archives de France (SIAF) a initié une série de travaux sur la thématique du pré-versement d’archives sur support numérique. On entend par ce terme l’ensemble des opérations permettant de préparer un paquet à verser dans un Système d’Archivage Électronique (SAE), de manière à structurer, qualifier et garantir la qualité des données et métadonnées qui seront archivées. De la capture de l’information à son empaquetage, une série de traitements et de contrôles peuvent en effet être convoqués, qu’il s’agisse du dédoublonnage, du renommage, de la gestion des formats, de la vérification d’intégrité, du classement, de la description ou encore de l’identification des fichiers problématiques ou de la traçabilité des actions effectuées.

Cette réflexion a débuté dans le cadre d’un projet de développement d’un outil de pré-versement dans le contexte du programme VITAM et du projet AD-ESSOR. En effet, il est apparu qu’il était nécessaire de renforcer la veille technologique effectuée par le SIAF sur les outils liés à l’archivage électronique et de mener un benchmark des briques logicielles existantes et pouvant remplir des fonctions liées au pré-versement.

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