Journées AD-Essor 2017 de retours d’expérience sur les projets de SAE

Les journées des 30 mars et 6 avril 2017 ont réuni, dans les locaux du ministère de la Culture, l’ensemble des porteurs des projets subventionnés au titre du troisième appel à projet lancé en 2016. Elles ont été l’occasion de faire le point sur l’état d’avancement de chaque projet en rapport avec les objectifs annoncés dans le dossier de demande de subvention et d’échanger au sujet des enjeux, difficultés et perspectives autour de ceux-ci.

L’appel à projet AD-ESSOR 2016 a permis de subventionner 21 projets portés en majorité par des services d’Archives départementales, mais également par des Archives municipales et communautaires ou par un syndicat mixte, pour un total de 446 253 €. La majorité de ces projets s’appuie sur des dispositifs mutualisés et touche à la mise en place d’un SAE intermédiaire et définitif.

Les différents porteurs de projet subventionnés ont présenté leur situation et leur état d’avancement. Les journées des 30 mars et 6 avril ont été l’occasion d’échanger sur des questions transverses partagées par les participants dont le présent compte rendu se propose de faire la restitution.

Le périmètre d’archivage

Tous les acteurs de l’archivage présents se sont interrogés à un moment ou à un autre sur le périmètre à donner à leur projet. Faut-il se focaliser uniquement sur l’archivage définitif ? Ou l’archivage intermédiaire doit-il également être pris en compte dans les démarches actuelles ? Cette question ne peut être tranchée définitivement et plusieurs pistes de réponses ont été données.

Certains services ont fait le choix pragmatique de se concentrer uniquement sur les archives définitives, considérant qu’elles correspondaient à leur périmètre d’activité dans le monde papier. D’autres acteurs ont décidé d’inclure dans leur démarche le traitement des archives intermédiaires, tenant là l’occasion de tester concrètement de nouvelles procédures et de pouvoir monter en compétence sur la question de l’archivage numérique.

Ce qui ressort des discussions, c’est que les problématiques liées à la pérennisation des données sont assez similaires, qu’il s’agisse d’archives intermédiaires ou définitives. Dans ce contexte, il n’apparaît pas inapproprié de lancer en parallèle des expérimentations sur l’un et l’autre versant de la question.

La définition du périmètre doit également se traduire par un travail à mener pour distinguer les documents vitaux des documents patrimoniaux. Ces deux notions, qui ne se recoupent pas ont un fort impact sur l’intégration ou non des archives intermédiaires dans un projet de déploiement d’un système d’archivage électronique.

Les priorités d’archivage

En plus du périmètre de l’archivage, la définition des priorités de traitement doit être déterminée en amont du projet et peut s’appuyer sur une cartographie des archives électroniques produites. Les Archives de Paris ont par exemple défini une méthodologie débouchant sur la rédaction de tableaux de gestion avec des spécificités sur les archives électroniques, ce qui leur permettra d’identifier les flux destinés à alimenter en priorité le futur système d’archivage électronique.

Il n’est cependant pas nécessaire d’attendre de disposer d’un état des lieux complet de la production documentaire pour mettre en place un système d’archivage électronique. Au contraire, beaucoup de projets insistent sur l’importance de démarrer avec un nombre limité de flux pour monter en compétence et acquérir de l’expérience.

Outre le traitement des flux dématérialisés comme PES ou ACTES, certains acteurs se sont positionnés sur des projets plus spécifiques comme celui de l’archivage de bases de données (exemple du Grand Livre comptable). Il apparaît que la sélection des données à conserver (définition des champs, familiarisation avec le logiciel, compréhension de l’alimentation de la base) prend beaucoup de temps.

Enfin, le traitement des documents bureautiques a été abordé à plusieurs reprises. Tous les services confrontés à cette question, qu’ils se soient posé la question lors du déploiement d’une GED ou non, ont travaillé en étroite collaboration avec les services informatiques et avec les services producteurs pour réorganiser les plans de classement et tenter de diminuer les volumes concernés. À ce sujet, le SIAF a présenté son projet de développement d’un outil de préparation des versements de fichiers bureautiques OCTAVE.

Le déploiement d’instances différenciées en fonction du périmètre

Parallèlement à la définition du périmètre d’archivage, une autre question très concrète se pose lorsqu’un projet a fait le choix d’inclure dans sa démarche le traitement d’archives intermédiaires. Dans ce contexte, est-il opportun de déployer des plate-formes d’archivage électronique distinctes, pour le définitif et pour l’intermédiaire ou peut-on conserver les deux types d’archives sur une même instance ?

En fonction des contextes, il est difficile de privilégier une solution par rapport à l’autre. Les discussions ont montré que d’un point de vue purement technique, les questions de dimensionnement des infrastructures, de compétence des équipes d’exploitation, ou de politique de sécurité du système d’information dans lequel est déployée la solution devaient être prises en compte dans le choix de l’architecture cible.

De même, des contraintes métier et organisationnelles comme le volume des données à traiter et les impacts en matière de performance de l’instance ou le montage du projet lui-même sur des aspects de mutualisation des ressources humaines et techniques (qui nécessitent de cloisonner un nombre important d’environnements de déploiement), peuvent entrer en ligne de compte.

Il n’existe pas de contre-indications à choisir l’une ou l’autre solution. En fonction des contextes, il est recommandé de réaliser une étude d’impacts pour arbitrer les choix d’architecture. C’est ce que l’on observe d’ailleurs dans les projets d’archivage en cours.

La mutualisation

L’appel à projets AD-ESSOR s’efforce d’encourager les projets qui s’inscrivent dans une démarche mutualisée. Au cours des deux réunions de restitution, plusieurs approches ont été présentées.

Certains porteurs s’interrogent sur la forme qu’il est possible de donner à la mutualisation. Par exemple, est-ce que des départements souhaitent proposer un service d’archivage aux communes dans leur ressort géographique ? Certains projets qui prévoient ce type de mutualisation ont travaillé sur un modèle économique et ont préparé des conventions type pour encadrer les versements. D’autres questions ont porté sur les modalités de mutualisation entre collectivités ayant des services d’archives constitués.

Les configurations choisies pour le système d’archivage électronique lui-même peuvent varier. Entièrement géré en interne, ou partiellement externalisé auprès d’un prestataire agréé par le SIAF (pour les archives courantes et intermédiaires), celui-ci acquiert souvent une dimension mutualisée, afin de réaliser des économies d’échelle et de pouvoir toucher les plus petites collectivités.

À cet égard, les évolutions récentes du Code du patrimoine confortent les possibilités de mutualisation de l’archivage numérique intermédiaire et/ou définitif entre les services publics d’archives de collectivités territoriales ou leurs groupements à fiscalité propre.

Le partage des connecteurs

La mutualisation ne concerne pas exclusivement la mise à disposition d’un service d’archivage d’une collectivité pilote à d’autres collectivités. Elle peut également se traduire par des partages d’expériences, de profils d’archivage ou de développements informatiques.

À ce sujet, les participants se sont interrogés sur la manière d’informer le réseau et de se tenir informés du financement et du partage de connecteurs permettant de garantir une certaine interopérabilité entre les applications de production et les systèmes d’archivage électronique. L’organisation des journées du tour de France de l’archivage numérique du projet AD-ESSOR a permis de réunir bon nombre d’acteurs de la question et de confronter les expériences, notamment en matière de connecteurs.

Certains projets ont montré combien il est indispensable de communiquer sur les actions menées et d’inscrire leur démarche dans un partage des initiatives. A titre d’exemple, le projet SAEM tient à jour un blog de travail et propose de réutiliser les développements réalisés autour de son module Référentiel.

Le bus applicatif Pastell développé par Libriciel Scop a par ailleurs été cité à plusieurs reprises pour sa capacité à orchestrer les échanges entre certains produits de dématérialisation et le système d’archivage électronique As@lae.

L’interfaçage du SAE avec le SIA

Le sujet de l’offre en solutions d’archivage disponibles a été évoqué à plusieurs reprises, certains projets s’interrogeant sur le degré de maturité du marché en la matière. Le SIAF entretient un dialogue régulier avec les éditeurs de ces solutions dans une démarche d’amélioration continue des produits au regard de l’état de l’art. Il apparaît en tout cas que de plus en plus de projets d’archivage électronique sont en production, en se basant bien sur des systèmes d’archivage électronique disponibles sur le marché. Les participants ont tous insisté sur l’importance de collaborer à la définition de la feuille de route des produits concernés.

Alors que le nombre de projets d’archivage électronique ne cesse d’augmenter, les services d’archives qui s’y impliquent sont la plupart du temps déjà équipés d’un système d’information archivistique qui répond à leurs besoins. Certains projets s’interrogent sur l’interfaçage des SAE avec leur SIA.

Les éditeurs de ces deux types de logiciels semblent avoir pris en compte le besoin d’interfaçage exprimé par leurs utilisateurs. L’option la plus répandue, lorsqu’un seul produit n’est pas déployé pour l’ensemble du périmètre de l’archivage papier et électronique, consiste à transférer des informations de gestion du SAE vers le SIA. Cette dernière brique contient ainsi un registre des entrées commun en proposant dans certains cas des fonctionnalités de classement archivistique. Cette interconnexion se base la plupart du temps sur le protocole OAI-PMH.

Certains SIA vont jusqu’à proposer des fonctionnalités de diffusion des contenus archivistiques gérés par les services. Dans ce cas, se pose la question de l’accès aux données archivées, notamment lorsqu’elles sont nativement électroniques.

L’accès aux données

Il a été rappelé par certains participants que l’accès aux informations conservées était la justification de la collecte et de l’archivage. Tout projet d’archivage numérique doit donc prendre en compte la problématique de l’accès qui devra être différencié en fonction des typologies documentaires et des utilisateurs (services versants, usagers).

La plupart des participants admettent qu’à l’heure actuelle, les projets se sont davantage concentrés sur l’entrée des archives électroniques dans les systèmes, sans prendre pleinement en compte la question des accès. Les solutions d’archivage électronique actuelles ne proposent pas encore de fonctionnalités très développées en la matière. Tous les projets s’accordent à dire que cette question devra être traitée dans un avenir proche.

Le SIAF mentionne l’exemple de l’archivage de la matrice cadastrale numérique dont le projet est allé jusqu’à développer une application de consultation des données. Toutes les typologies documentaires ne nécessiteront pas un tel choix. Ce qui est certain, c’est qu’une étude des usages et des besoins d’accès devrait être menée au préalable pour chaque typologie documentaire à archiver.

Le SIAF remercie à nouveau l’ensemble des participants pour la richesse des échanges et leurs retours d’expériences très complets.


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