La Métropole Européenne de Lille et la collecte de données non structurées

Ce billet a été rédigé par Jérôme Bariselle, responsable du service d’archives de la Métropole Européenne de Lille (MEL). Il présente les modalités d’intervention des archivistes, de façon conjointe avec les informaticiens, dans le cadre d’une migration des documents bureautiques gérés au sein de la collectivité des répertoires partagés vers un système de gestion électronique de documents.

Genèse

Le projet de collecte de données non structurées trouve son origine dans la réflexion menée en 2013 par la Métropole Européenne de Lille sur la refonte de son intranet. Elle acquiert l’outil SharePoint (Microsoft) en 2013, destiné à devenir le support des échanges de documents et du travail collaboratif des agents.

À la suite d’une phase de test à laquelle le service Archives participe avec d’autres entités pilotes, le déploiement général de l’intranet SEZAM devient effectif en avril 2015.

Le rôle des archivistes

Le déploiement du nouvel intranet a constitué une excellente occasion pour le service Archives d’impulser une dynamique de gestion de la production documentaire numérique. Il s’agit d’effectuer un tri sur les répertoires partagés en distinguant les dossiers à migrer dans l’intranet, les dossiers à archiver, et les dossiers à éliminer. Il a donc été décidé de fermer à l’écriture puis à la lecture les partages réseaux à l’horizon 2017.

Évidemment, la volumétrie, l’ancienneté des données, mais aussi leur classement aléatoire au sein d’un grand nombre de répertoires partagés – situation finalement assez courante au sein d’une administration – ont fait naître des inquiétudes parmi les agents.

Deux problématiques émergent alors : premièrement, la manière d’appréhender le traitement d’une telle masse documentaire et deuxièmement, la conduite du changement. Comment amener les agents à changer leurs habitudes de travail en passant de l’environnement « classique » d’un répertoire réseau à l’environnement SEZAM ?

La première problématique implique le déploiement d’une organisation en mode projet, en partenariat étroit avec les services informatiques. De manière quasi-simultanée, la Direction des Systèmes d’Information et de Communication (DSIC) a lancé une réflexion sur la gestion des données, visant à rationaliser le stockage par un changement des infrastructures et une externalisation d’une partie des données de sauvegarde courant 2017. Aussi, la DSIC s’est montrée très intéressée par le projet : la réduction de la masse documentaire qui en résulte permet d’envisager une baisse des coûts liés à cette externalisation.

La seconde problématique implique une démarche de conduite du changement, qui s’avère être un enjeu déterminant pour la réussite du projet. En mai 2016, la MEL se donne les moyens de mener à bien la « reprise de l’existant » (nom donné au projet en question) avec le recrutement de cinq chargés de projet dédiés à cette tâche. Les profils retenus pour ces postes sont des archivistes/documentalistes possédant des bases en archivage électronique mais aussi, et surtout, des compétences en accompagnement afin de porter le projet auprès des agents.

Méthodologie de travail

L’équipe projet regroupe plusieurs acteurs : les Archives, la DSIC, la mission Modernisation et coordination des services et les agents métropolitains, par le biais de référents (en quelque sorte, des correspondants archives travaillant spécifiquement sur les partages réseaux).

Les référents (en moyenne un par direction) apportent leurs connaissances des dossiers, impulsent et animent la reprise de l’existant au sein de leur direction. Les cinq chargés de projet assurent le suivi des opérations et apportent un regard scientifique sur les documents à supprimer ou à archiver. Les chargés de projet et les référents demeurent en binôme tout au long des étapes de travail.

Après les étapes préliminaires d’identification et de diagnostic des répertoires, le tri des dossiers peut commencer.

Pour certaines directions, une charte d’archivage réalisée pour les documents papiers peut être utilisée. Pour les autres, les chargés de projet apportent leur expertise sur les documents à conserver.

La deuxième étape, la migration des documents vivant dans l’intranet SharePoint, est réalisée par les chargés de projet via un outil conçu spécifiquement pour ce transfert par la DSIC.

On retrouve ici les mêmes freins que pour un déménagement d’archives papiers : des volumétries importantes, des interlocuteurs parfois peu familiers des questions d’archivage, etc. À cela s’ajoutent d’autres sujets liés aux formats des documents rencontrés (documents générés par des bases de données Access et Oracle, formats de fichiers « métiers » comme Autocad, Indesign, etc.).

La troisième étape consiste à éliminer les documents qui n’ont vocation ni à être archivés, ni à être migrés. Un bordereau ad hoc élaboré en concertation avec les Archives départementales du Nord sera complété par les chargés de projet avant toute élimination.

En dernier lieu, les documents seront intégrés dans le système d’archivage électronique As@lae édité par l’ADULLACT Projet pour archivage.

***************

La Métropole européenne de Lille, qui compte plus de 2 500 agents, souhaite se positionner comme une administration innovante en matière de collecte de données non structurées. Elle n’est pas la première à engager cette démarche. En revanche, elle innove en ambitionnant un travail global à l’échelle de l’institution et non d’un service ou d’une direction. Elle a déployé pour cela des moyens techniques et humains en adéquation avec l’ampleur du projet. Cette démarche, qui prend place dans un contexte de déploiement progressif de l’archivage électronique, a été soutenue par l’État grâce à une subvention accordée dans le cadre du projet AD-Essor.


Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *