Journée régionale AD-Essor Aquitaine

Le 23 juin dernier s’est tenue une réunion en région Aquitaine sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales des Landes. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

AD40-ESSOR (22)
I. Introduction : l’archivage numérique dans le département des Landes

Le département des Landes mène, comme beaucoup de collectivités, un chantier important de dématérialisation de l’information. De nombreux téléservices ont été mis en place dans les années 2000.

L’Agence Landaise Pour l’Informatique (ALPI), syndicat mixte assistant les collectivités adhérentes dans l’installation et l’utilisation des outils informatiques, est venue en appui sur certains projets. Aujourd’hui, les procédures liées à la chaîne comptable, à l’envoi au contrôle de légalité et au courrier sont en cours de dématérialisation, sachant que la signature électronique commence à être déployée.

En ce qui concerne l’archivage numérique, l’ALPI propose, via la plate-forme Archiland, un service de conservation externalisée d’archives courantes et intermédiaires sur support numérique agréé par le ministère de la Culture. L’ALPI opère Archiland en lien avec le centre de gestion des Landes pour assurer les traitements archivistiques, tandis que les Archives départementales des Landes ont un rôle de soutien et de contrôle, par exemple en ce qui concerne les plans de classement. Archiland repose sur une solution de Gestion Électronique de Documents (GED), Alfresco (Alfresco Software), et un logiciel d’archivage numérique, Asalae (ADULLACT). Cette organisation modulaire, couplée à un parapheur électronique, permet de gérer le cycle de vie des documents sur support numérique et d’assurer leur pérennisation.

Les Archives départementales des Landes sont également confrontées à la problématique de la mise en œuvre d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) pour les archives définitives de leur ressort, ce qui implique des besoins spécifiques, notamment pour accueillir les archives des services déconcentrés de l’État. Un projet a été lancé en lien avec les services informatiques du département, tout en sensibilisant l’ensemble des acteurs sur le sujet, dans un contexte de réorganisation des Archives départementales.

II. Le projet girondin SAEM

Le projet SAEM (Système d’Archivage Électronique Mutualisé)1 a été initié par le département de la Gironde puis rejoint par la ville de Bordeaux et Bordeaux Métropole. Ayant débuté en 2013, le projet a été, dès le départ, caractérisé par une volonté de mutualiser les moyens et les compétences, et de faire des développements libres et versés sur une forge à destination de la communauté.

Chaque collectivité partenaire finance à part égale le projet, qui a été séparé en trois phases : élaboration d’un prototype reposant sur Alfresco et Asalae, développements complémentaires sur certains modules et une dernière phase d’exploitation et de généralisation du SAE. Le SAEM a pu bénéficier de trois subventions successives du ministère de la Culture via lappel à projet AD-Essor.

La décision de réaliser un module référentiel de métadonnées a été prise à la suite de la première phase de prototypage. Celui-ci, fonctionnel aujourd’hui, permet de partager les métadonnées entre les différentes briques du SAEM, tels les profils d’archivage SEDA. Il évite également d’avoir à ressaisir les mêmes informations dans les différents outils, même si le paramétrage des circuits de traitement demeure toujours à faire.

Le périmètre du SAEM englobe à la fois l’archivage intermédiaire et l’archivage définitif. Le référentiel susdit permet de faire l’interface entre les applications métier, la GED-sas et le logiciel d’archivage électronique Asalae. Le référentiel peut être alimenté de façon automatisée (import de vocabulaires) ou manuelle, à l’image de la création de profils SEDA décomposés en petites unités réutilisables. La GED-sas offre la possibilité de proposer des espaces de préparation des versements aux services versants, pré-remplis à partir des profils d’archivage.

III. Les travaux du département de la Dordogne

Les relations riches qui existent depuis plusieurs années entre les Archives départementales et la Direction des Systèmes d’Information ont créé un terreau favorable pour l’archivage numérique. Le projet de mise en place d’un SAE a débuté en 2006, avec une première assistance à maîtrise d’ouvrage, actualisée par une nouvelle étude en 2008. Inscrit au schéma directeur des systèmes d’information, le projet a pris pour nom OPADE (Outil de Production et d’Archivage des Documents Électroniques) en 2011.

OPADE doit proposer un ensemble de services transverses, ouverts et pouvant être mutualisés, associés aux grands chantiers de gestion de l’information comme le courrier entrant, les documents bureautiques ou les téléprocédures. Reposant sur une GED et le logiciel Asalae, le système permet de faire converger l’ensemble de la production numérique en un seul lieu pour gérer son cycle de vie grâce à une organisation ouverte aux services en fonction de l’habilitation des agents.

La GED est utilisée pour l’archivage courant, tandis que deux instances d’Asalae sont chargées de l’archivage intermédiaire et de l’archivage définitif. Les circuits de traitement et de validation sont encore manuels mais ont vocation à être automatisés. L’équipe projet a fait le choix de structurer le système autour du dossier d’affaire, composé de sous-dossiers et de pièces. Celui-ci est alimenté par les flux pouvant provenir de différents canaux (courrier numérisé, courriels, notes…). Les informations de gestion (DUC, DUA, sort final…) sont attachées aux branches d’un plan de classement transverse dans lequel les dossiers sont positionnés et reposant sur un profil SEDA générique.

La matrice cadastrale numérique sera l’un des premiers versements opérés dans le SAE définitif.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales des Landes pour leur accueil chaleureux.

1 Voir le blog du projet à l’adresse http://saem.e-bordeaux.org/


Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *