Journée régionale AD-Essor Rhône-Alpes

Le 28 avril dernier ont été réunies 66 personnes pour une réunion en région Rhône-Alpes sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de l’Ain. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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I. Introduction : l’archivage numérique aux Archives départementales de l’Ain

Comme bon nombre de collectivités, le département de l’Ain fait face à une augmentation exponentielle de la production d’information sur support numérique, dans un contexte où plusieurs chantiers de dématérialisation sont impulsés par l’État.

La collaboration entre les Archives départementales et la Direction des Systèmes d’Information (DSI) sur ces sujets date de 2011, au moment où un groupe de travail spécifique est constitué. Ce travail est conforté en 2012 par une réunion de sensibilisation des cadres du département à l’archivage numérique organisée avec le Service interministériel des Archives de France. Peu après, le déploiement d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) est inscrit au schéma directeur des systèmes d’information.

La collectivité adopte une vision pragmatique : le cahier des charges est rédigé avec l’objectif de déployer petit à petit un SAE à taille humaine, pour les archives intermédiaires du département et les archives définitives du ressort des Archives départementales. Ces dernières ont ciblé des versements prioritaires en croisant des critères archivistiques, juridiques et techniques : dossiers des séances du conseil, flux de l’envoi au contrôle de légalité, chaîne comptable et matrice cadastrale. Au vu de l’avancement des chantiers de dématérialisation et des forces mobilisables, les ambitions ont dû être, par la suite, revues à la baisse. À ce jour sont versés dans le SAE le journal des communications des Archives départementales et la matrice cadastrale numérique de l’année 2004. Les versements des dossiers de séances et des journaux de paie sont en préparation.

La rédaction du cahier des charges pour l’acquisition du SAE a débuté en juillet 2014. On a fait le choix d’un produit libre, le logiciel Asalae (ADULLACT), et des prestations ont été commandées autour de celui-ci, sachant que la mise à disposition d’une instance de découverte a permis de « se faire la main » et de préciser au mieux les objectifs du projet. La collectivité a reçu une subvention via l’appel à projet AD-Essor.

L’architecture du SAE s’articule autour de trois instances (test et formation, archivage intermédiaire, archivage définitif). Aucun lien n’est prévu pour le moment entre celles-ci. Ainsi, des documents voués à terme à une conservation définitive seront versés en même temps dans le SAE intermédiaire et le SAE définitif, avec des objectifs différents qui se traduisent par une organisation particulière des paquets. Le SAE intermédiaire capture les documents « en flux » qui demeurent consultables via les applications métiers, et met l’accent sur les fonctionnalités destinées à assurer la force probante des archives. Le SAE définitif reçoit des paquets beaucoup plus structurés de manière à faciliter la description et la recherche et se concentre sur les fonctionnalités de pérennisation. Ce mécanisme permet d’opérer des éliminations en masse dans le SAE intermédiaire sans aucun problème. Cette architecture s’appuie sur deux baies de disques répliquées avec une capacité utile de 20 To. Elles accueilleront également dans un espace serveur sécurisé les documents numérisés par les Archives départementales.

Le SAE est actuellement en production. Les perspectives d’évolution concernent surtout les possibilités d’automatisation des versements. Enfin, les possibilités de mutualisation avec d’autres collectivités sont encore à étudier.

II. Le projet des Archives municipales de Lyon

Les Archives municipales de Lyon sont intervenues à la suite d’un tour de salle où chaque participant a pu exposer sa situation.

Depuis 2000, le service a cherché à sensibiliser les décideurs sur le sujet de l’archivage numérique. En 2001, une note est rédigée pour les élus et une présentation des enjeux est faite à la DSI. En 2008, un chef de projet informatique est désigné, puis un chef de projet fonctionnel occupant un poste d’e-archiviste totalement dédié à l’archivage numérique. En 2010, le projet de mise en place d’un SAE est inscrit au schéma directeur des systèmes d’information. Il a donc fallu dix ans pour réunir les éléments essentiels au démarrage du projet. En 2012, ce dernier est réellement lancé.

Les Archives municipales ont, dans un premier temps, cherché à se former sur l’archivage numérique et à sensibiliser les services, en ayant recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) pour un accompagnement dans la mise en œuvre d’une véritable méthodologie projet. Dans un second temps, des entretiens ont été menés avec les directions métier. La formalisation des actions dans des livrables propres au mode projet, ainsi que diverses actions de communication (site, logo, plaquettes, articles) ont permis aux Archives municipales, dont deux agents sont alors mobilisés à plein temps sur le projet, de se faire comprendre par l’ensemble des partenaires. Ces travaux ont été l’occasion de préciser le périmètre du futur SAE, qui concernera uniquement l’archivage définitif. La mutualisation de la plate-forme avec des collectivités proches est une possibilité qui ne sera étudiée que dans une prochaine phase du projet.

À partir de 2013 a été initiée la phase de cadrage et d’expérimentation avec le logiciel Asalae (ADULLACT). Les Archives municipales de Lyon ont réalisé un benchmark national des projets d’archivage numérique portés par des collectivités et des logiciels présents sur le marché. Une politique d’archivage mixte, concernant à la fois les archives sur support papier et sur support numérique, a été rédigée. Le service d’archives a identifié des directions et des flux pilotes pour les premiers versements dans le SAE, en essayant de diversifier les formats ainsi que les enjeux patrimoniaux et/ou juridiques. Le bilan des expérimentations réalisées est positif, même si les procédures restent très manuelles. Enfin, la question de l’interface entre le Système d’Information Archivistique (SIA) et le SAE n’est pas encore résolue.

III. Le projet des Archives municipales et communautaires de Grenoble

Contrairement aux Archives municipales de Lyon, celles de Grenoble n’ont pas mis en place de démarche projet, préférant plutôt avancer au gré des opportunités qui se sont présentées à elles. Une problématique commune aux archivistes et aux informaticiens, la maîtrise des données stockées sur les espaces serveur, a permis de réaliser un travail important de rationalisation par des plans de classement et des bonnes pratiques visant à réduire les doublons. Désormais, tout service demandant une extension de place sur son espace est systématiquement renvoyé vers les Archives.

Fin 2014, le service d’archives a pu récupérer pour l’archivage numérique une enveloppe budgétaire importante en raison d’un projet d’informatisation d’un service qui a avorté. Un cahier des charges a été rédigé au moment où la collectivité déployait une GED transverse reposant sur le logiciel Alfresco (Alfresco Software), qui, associée au parapheur électronique, permettra de jouer un rôle « d’entonnoir » dans la préparation des versements dans le SAE.

C’est finalement le logiciel d’archivage numérique M@rine (SICEM) qui est choisi, et qui sera interfacé avec le SIA THOT, du même éditeur. La collectivité est en phase de test depuis plus d’un an avec cette solution. Il est prévu de verser dans ce SAE à la fois des flux automatisés, comme la chaîne comptable, et des paquets manuels via l’intranet service versant qui permet de construire le bordereau de versement ainsi que de restreindre le nombre de formats de fichiers acceptés en entrée. Cet intranet sera directement connecté au SIA pour assurer la consultation des archives et pour automatiser la création des entrées. Les Archives de Grenoble vont désormais s’atteler au déploiement de la plate-forme et aux formations.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales de l’Ain pour leur accueil chaleureux.


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